مبادئ إدارة المشاريع الأساسية للنجاح

إدارة المشاريع ليست مهمة سهلة. إنه مجال معقد. قد يكون الأمر مخيفًا، خاصةً عندما لا تكون مدربًا بما فيه الكفاية أو عندما لا يكون لديك إرشادات. بصرف النظر عن إدارة العمل الفعلي للمشروع، قد يكون من الصعب فهم المصطلحات والأدوات والمنهجيات المرتبطة بإدارة المشروع. يجب أن يفهم مدير المشروع كل ذلك ليكون ناجحًا. من المتوقع أن يكتسب مدير المشروع المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات اللازمة لإدارة المشروع بشكل جيد. كما نعلم أن المشروع هو مسعى مؤقت، لذا فإن تفرده يكمن في حقيقة أن جميع جوانبه يجب أن تساهم في تحقيق هدف معين ليس جزءًا منتظمًا من عمل المنظمة. تتمحور إدارة المشاريع حول تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات المكتسبة في عمل المشروع للوفاء بمتطلبات المشروع.
مع التغير المستمر في التكنولوجيا والأسواق وبيئة الأعمال، أصبحت المنافسة اليوم أكثر تحديًا وأصبحت المشاريع أكثر كثافة مع تزايد الطلب على التسليم السريع. ولكي تنجح المؤسسات في هذا السيناريو، يجب عليها أن تتبنى كل هذه التوجهات. تنتشر المشاريع الآن في مناطق جغرافية مختلفة وكبيرة الحجم. ولديها رؤية أكثر وضوحًا مع فرق العمل الموزعة، والجداول الزمنية أكثر إحكامًا من أي وقت مضى، والمتطلبات دائمة التغير. وللنجاح في هذا العصر الذي يشهد منافسة شرسة، يجب على مديري المشاريع تبنّي مبادئ وتقنيات معينة في إدارة المشاريع. يتمثل التحدي الرئيسي في إدارة المشاريع في تحقيق أهداف المشروع وغاياته ضمن قيود الوقت والميزانية والنطاق والجودة.
تُعد مبادئ إدارة المشاريع أصولاً ضرورية ونقاط انطلاق رائعة في طريقك إلى إدارة المشروع بنجاح. يمكن تطبيق هذه المبادئ الأساسية على أي مستوى أو جانب من جوانب المشروع ويمكن استخدامها كمبادئ إدارة المشاريع الرشيقة أيضًا. ومع ذلك، فهي ليست قواعد صارمة وسريعة. إنها مبادئ توجيهية للعمل. في هذه المقالة، سنناقش هذه المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع.
هذه المبادئ الأساسية لإدارة المشروع هي القواعد الأساسية لإدارة المشروع بنجاح.
المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع
1. إنشاء هيكل تنظيمي للمشروع
إن إنشاء هيكل تنظيم المشروع هو الخطوة الأولى التي ستتخذها عند تكليفك بإدارة المشروع. إنه هيكل لتخطيط وتنفيذ وتتبع أنشطة المشروع. سيتضمن هذا الهيكل التسلسل الهرمي لأعضاء الفريق وأدوارهم المحددة. سيكون لهذا الهيكل الرسمي أيضًا عمليات وأدوات وإجراءات يجب اتباعها في المشروع. بدون هيكل رسمي، قد تصبح إدارة المشروع والتحكم فيه أمرًا صعبًا للغاية. لذلك، يجب أن يكون لكل مشروع خطة مشروع وميثاق مشروع وفريق عمل مخصص للمشروع لتحديد الأولويات وإدارة المشروع. يتكون هيكل المشروع أيضًا من حزم عمل تمثل وحدات العمل التي يمكن إسنادها إلى شخص ما.
2. وجود أهداف وغايات واضحة للمشروع
هذا هو أحد أهم مبادئ إدارة المشاريع، وهناك سبب لذلك. تعمل أهداف وغايات المشروع المحددة بوضوح كمقياس لنجاح المشروع أو فشله. لن يكون من السهل قياس نجاح المشروع بدون متطلبات ومعايير موافقة محددة مسبقًا. تبرز أهداف المشروع التوقعات من المشروع. الفائدة الرئيسية من وضع أهداف واضحة للمشروع هي أن الجميع، بما في ذلك العميل وفريق العمل، يعرفون النتائج المرجوة من المشروع ويكونون على نفس الصفحة. يجب على جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين، بما في ذلك الراعي والعميل، مراجعة أهداف المشروع والموافقة عليها. يجب أن تكون الأهداف SMART كما يطلق عليها. وتعني SMART أهدافًا محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة زمنيًا. سيشكل تحديد أهداف المشروع وغاياته بوضوح الأساس لتخطيط نطاق المشروع وميزانيته وجدوله الزمني.
3. تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح
هناك أشياء قليلة فقط تسبب ارتباكًا وتوترًا في الفريق وفي نجاح أي مشروع أكثر من عدم وضوح تحديد أدوار ومسؤوليات الأشخاص المعنيين. وهذا هو الحال مع إدارة المشروع أيضًا. عندما لا يتم تحديد الأدوار والمسؤوليات بشكل واضح، فإن أعضاء الفريق يتجاوزون حدودهم، مما يؤدي إلى صراعات داخل الفريق ويؤثر في النهاية على المشروع بأكمله. من أجل الأداء السلس للمشروع، يجب أن يكون لفريق المشروع أدوار ومسؤوليات واضحة ومحددة بشكل جيد وعلاقة أعضاء الفريق ببعضهم البعض. يجب أن يعرف كل فرد من المشاركين في المشروع ما هو مسؤول عنه ولمن يكون مسؤولاً عنه. يجب تفويض السلطة بشكل صحيح حتى لا يكون هناك أي غموض. سيكون لتحديد المسؤولية والمساءلة فائدة إضافية. يمكن لمدير المشروع تحديد أصحاب الأداء الأفضل ومكافأتهم بينما يمكن رصد أصحاب الأداء المنخفض ومساعدتهم على التحسين. بمجرد تحديد الأدوار والمسؤوليات بشكل واضح، يمكن للفريق بأكمله العمل بانسجام دون التدخل في منطقة الآخرين وإرباك التدفق السلس للعمل. وهذا يمكّن مدير المشروع من تجنب التأخير بسبب الاحتكاك في الفريق.
4. وضع خطة لإدارة المخاطر
لا يوجد مشروع واحد يخلو من أي مخاطر. وهذا أمر مفروغ منه. يمكن أن تؤثر هذه المخاطر سلبًا على مواردك وعملياتك وتقنياتك. لذا، على الرغم من أنه ليس من السهل إزالة المخاطر في المشروع بشكل كامل، إلا أنه يمكن تقليل هذه المخاطر إلى الحد الأدنى، أو على الأقل يمكن محاولة القضاء على تأثيرها على المشروع. ولكن للقيام بذلك، يجب تحديد مجالات المخاطر والمخاطر في هذه المجالات وتقييمها بشكل صحيح أولاً، ومن ثم يجب مراقبتها باستمرار. إن تقييم المخاطر هو اعتراف بحقيقة أن الأمور قد تسوء أثناء سير المشروع. ولذلك، يصبح من المهم التخفيف من هذه المخاطر في بداية المشروع نفسه بدلاً من أن يتم اكتشافها في وقت لاحق. يمكن أن تشكل البيانات التاريخية ومعرفة أعضاء الفريق أساس خطة إدارة المخاطر. لا يمكنك فقط تحديد النقاط المحتملة التي قد تحدث فيها مخاطر على المشروع ولكن يجب عليك أيضًا وضع خطة للتعامل مع المشاكل قبل أن تأخذ أبعادًا خطيرة. وبموجب الخطة، وبمجرد تحديد المخاطر، يتم تعيين كل خطر لعضو معين في الفريق لمراقبة المخاطر والاستعداد للتعامل معها. لذا، يكون كل عضو من أعضاء الفريق مسؤولاً عن مراقبة خطر معين ومعالجته. من الواضح أنه لا يمكنك إزالة جميع المخاطر التي ينطوي عليها مشروعك، ولكن يمكنك على الأقل التخطيط لتحديد المخاطر الأكبر والتعامل معها وتدريب فريقك أيضًا.
5. ضع خطة تواصل
يعرف أي شخص عمل في إدارة المشاريع أن التواصل هو مفتاح نجاح المشروع. إنه 90% من العمل. إن التواصل السليم مع أنشطة المشروع والمخاطر والمشكلات والمشاكل والحالة لجميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين هو المتطلبات الأساسية لنجاح المشروع. يجب إنشاء إرشادات تواصل قوية والحفاظ عليها وشرحها وتنفيذها منذ بداية المشروع. لذا، فإن وجود خطة تواصل في مكانها الصحيح هو الطريقة الصحيحة لضمان التنفيذ السليم للقرارات وتدفق العمل. يجب أن يفهم جميع المعنيين بالمشروع أهمية التواصل في إدارة المشروع. يعطي استخدام التكنولوجيا دفعة كبيرة للتواصل الصحيح. قد يكون ذلك من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو الدردشات أو الرسائل أو بأي وسيلة أخرى ولكن يجب ألا يتوقف تدفق التواصل. هناك جانب آخر مهم وهو أن تكون واضحًا بشأن نوع المعلومات التي يجب أن يتم توصيلها ومن يحتاج إلى معرفة ماذا ومتى. ستساعد خطة التواصل المناسبة في الحفاظ على مشاركة أصحاب المصلحة وتسهيل تنسيق المهام والجداول الزمنية. سيسهل ذلك أيضًا عملية اتخاذ القرار وحل المشاكل. لذا، فإن مدير المشروع مسؤول عن إنشاء نموذج اتصال متوقع من جميع أصحاب المصلحة.
6. وضع خط أساس لأداء المشروع
مع تقدم المشروع، يجب وضع مقاييس أداء المشروع لقياس نجاحه. فبدون قياس الأداء، لا يمكنك مساءلة فريقك عن المهام المختلفة التي تم تكليفهم بها. إن وجود طرق لقياس الجوانب المختلفة للمشروع وتحديد ما إذا كانت النتائج الفعلية تتماشى مع ما تم التخطيط له أمر بالغ الأهمية لنجاح أي مشروع. هناك بشكل عام ثلاثة مكونات أساسية للمشروع. وهي النطاق والميزانية والجدول الزمني. يجب وضع خط أساس أو خطة لكل مكون يمكن قياس الأداء الفعلي على أساسه. ويعطي تجميع خطوط الأساس الثلاثة معًا خط الأساس لإدارة الأداء، وإذا حدث أي تغيير في أي من المكونات الأساسية، فإن تأثيره على المكونات الأخرى سينعكس على المكونات الأخرى. على سبيل المثال، إذا كان هناك تغيير في الجدول الزمني، سيساعدك خط الأساس لإدارة الأداء على معرفة كيف سيؤثر ذلك على نطاق المشروع والميزانية. سيساعدك هذا على مراقبة التأثير الكلي لهذا التغيير على المشروع بشكل أفضل. وهذا بدوره يساعد في اتخاذ قرارات أفضل. كما يساعد أيضًا في تقييم الأداء الفردي لجميع أعضاء الفريق والتعامل معهم وفقًا لذلك. لذلك، تصبح الصورة الكاملة واضحة ويمكنك تقييم تأثير القرارات المحتملة على المشروع.
7. إدارة التغيير في المشروع
يعلم كل مدير مشروع أنه سيكون هناك احتمال حدوث تغييرات في المشروع بمجرد أن يبدأ الفريق في تنفيذ المشروع. قد تستدعي العديد من المشكلات والمخاطر والتأخيرات إجراء تغيير في المشروع حول نطاق المشروع أو ميزانيته أو جدوله الزمني. يُطلق على مراقبة هذه التغييرات وإنشاء عملية للحصول على الموافقة على هذه التغييرات اسم إدارة التغيير، وهي أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع لأنها تساعد على تجنب العديد من المشكلات. إذا لم تكن إدارة التغيير قوية، فقد يعاني المشروع من زحف النطاق مما يعني أن المشروع قد يتجاوز ببطء المبادئ التوجيهية التي تم تحديدها في البداية للمشروع. لذلك، يجب إنشاء خطة لإدارة التغيير. وهي وثيقة تحدد كيفية التعامل مع التغييرات. سيضمن ذلك أنه إذا طلب أحد أصحاب المصلحة أو أحد أعضاء فريق إدارة المشروع تغييرًا أو اقترحه، فإن عملية إدارة التغيير جاهزة للتعامل معه. إذا لم تتم إدارة التغيير بشكل صحيح، فقد يؤدي ذلك إلى تصاعد التكلفة أو قد يؤدي إلى عرقلة الجدول الزمني.
8. قدرات تسليم القيمة
لكي ينجح أي مشروع، يجب أن يكون التركيز على توقعات العملاء وأصحاب المصلحة وما يطلبونه من المشروع وتلبية تلك المتطلبات. والخطوة الأولى نحو ذلك بالنسبة لمدير المشروع هي التأكد من أنه قد حدد أهداف وغايات المشروع العملية وأن الجميع بما في ذلك فريق المشروع وأصحاب المصلحة على نفس الصفحة بشأن ذلك. بعد الاتفاق على أهداف المشروع وغاياته، يمكنك الآن تقييم مخرجاتك وسلسلة القيمة وسلسلة التوريد ومعايير الجودة لمعرفة ما إذا كان بإمكانك تقديم القيمة المطلوبة. ما يجعلك قادرًا على تقديم القيمة المطلوبة هي أدوات مشروعك وعملياته وإجراءاته. وقد يشمل ذلك أنظمة معينة مثل برمجيات الجدولة أو حتى استخدام العمليات أو المنهجيات. إذا تم إنشاء أساليب تقديم المشروع بنجاح وتم اختبارها مسبقًا بشكل جيد، فإن ذلك سيعزز القدرات وسيكون مدير المشروع في وضع أفضل لتقديم القيمة المتوقعة للعملاء وأصحاب المصلحة.
9. الشفافية
في سياق إدارة المشاريع، تتعلق الشفافية ببناء نظام يمكن من خلاله الوصول إلى جميع المعلومات ذات الصلة بالمشروع من قبل كل عضو من أعضاء الفريق بسهولة. ويتضمن ذلك تقديم تقارير منتظمة عن تقدم المشروع إلى جميع الأطراف المعنية بما في ذلك أصحاب المصلحة والعملاء. بالتأكيد، لن يحتاج أصحاب المصلحة الرئيسيين إلى حساب دقيقة بدقيقة عن المشروع. بل يحتاجون إلى تزويدهم بتقرير عن التقدم المحرز في الجوانب الرئيسية للمشروع. إن بناء الشفافية في المشروع ليس بهذه الصعوبة. يصبح الأمر أسهل إذا تم استخدام النوع الصحيح من برامج إدارة المشروع. تساعد شفافية المشروع الجميع على رؤية الصورة الكبيرة. يتم توفير بيانات المشروع للفريق بأكمله ويزيد من التعاون. لذا، فإن إنشاء التقارير والتحديثات وتتبع تقدم المشروع باستمرار هو المفتاح لإبقاء الجميع على اطلاع. أن تكون شفافًا يحسن النتائج لكل من الفريق والمشروع.
إذن، هذه هي المبادئ والمنهجيات الرئيسية لإدارة المشاريع التي يجب اتباعها لضمان نجاح أي مشروع. هناك العديد من المبادئ الأخرى ولكن هذه تشكل جوهر الإدارة الناجحة للمشروع. يمكن أن تكون مبادئ إدارة المشاريع هذه نقطة انطلاقك نحو مهنة ناجحة كمدير مشروع. إن الحفاظ على الوضوح في كل مجال من مجالات إدارة المشروع وتحديد الأولويات بشكل صحيح سيقطع شوطًا طويلاً في ضمان الإدارة السلسة للمشروع. هذه المبادئ هي دليل للنجاح إذا تم تطبيقها بشكل صحيح.
الخلاصة:
كل مشروع لديه تحديات وتناقضات. بشكل عام، التحديات الأكثر شيوعًا هي تلك المذكورة أعلاه. لا يمكنك أن تتوقع أن يسير كل شيء في المشروع وفقًا لخطتك. ستكون هناك دائمًا بعض المشكلات أو العوائق التي تقف في طريق مشروعك. ومع ذلك، كمدير مشروع فعال، يجب عليك تحليل هذه التحديات وفهمها والتغلب عليها بشكل مناسب. قبل أن تتولى أي مشروع، قم دائمًا بتحليل التحديات التي قد تواجهها وضع خطة احتياطية جاهزة للتعامل معها. عندما تحل جميع المشاكل الحالية لإدارة المشاريع وتتغلب على جميع التحديات التي تواجهك، سينجح فريقك بالتأكيد. تقدم سبوتو دورات في إدارة المشاريع لمساعدتك على اكتساب المهارات اللازمة لإدارة هذه التحديات بفعالية.