مع وجود 49 عملية في دليل الهيئة المعرفية لإدارة المشروع (دليل PMBOK®) – الإصدار السادس ، قد يبدو من الصعب تصديق وجود أي وثائق رسمية أخرى متبقية للكتابة لمشروع ما. يوضح دليل PMBOK® بالتفصيل كيفية تنظيم تلك العمليات البالغ عددها 49 ، وكما يشارك John Filicetti و PMP و MBA ، تركز مجموعات العمليات الخمس الناتجة على نوع العمل الذي يتم تنفيذه. لا تتحدث عمليات دليل PMBOK® عن قواعد العمل ولا خطوات إنجاز العمل. هذا هو المكان الذي تتناسب فيه “السياسة” و “الإجراء” مع وثائق المشروع. تعمل العمليات الـ 49 في 5 مجموعات بشكل احترافي على التقييس ويجب أن تعمل جنبًا إلى جنب مع السياسة والإجراءات المحددة التي قد تكون لديك في شركتك أو مشروعك. تندرج العملية والسياسات والإجراءات جميعها في ساحة “التوثيق الإجرائي” والتي عندما يتم إجراؤها بشكل جيد ، يمكنها تقصير الجداول الزمنية للمشروع وتقليل المخاطر وتعزيز الاتصالات التي تؤدي إلى نتائج أكثر نجاحًا.
ما هي السياسة؟
تم تصميم سياسة shutterstock_732217162A لتوجيه القرارات وشرح “سبب” كيفية اتخاذ الإجراءات. يعرّف قاموس الأعمال التجارية عبر الإنترنت السياسة جزئيًا على أنها “… تصوغها أو تعتمدها منظمة للوصول إلى أهدافها طويلة المدى.” لن تخبرك السياسة بكيفية اتخاذ القرار ، لكنها ستضع المبادئ التوجيهية لما هو متوقع ومقبول من قبل الهيئة الإدارية أو الشركة.
ما هو الإجراء؟
قد تعلم أن شركتك لديها سياسة للمشتريات بالجملة من اللوازم المكتبية الأساسية ، ولكن هذا لن يساعدك في معرفة كيفية الحصول على ورق جديد لآلة النسخ. هذا هو المكان الذي يأتي فيه الإجراء حيز التنفيذ. يوفر الإجراء الخطوات التي يمكن من خلالها إكمال مهمة أو عملية أو نوع العمل. في مثالنا ، ستكون السياسة هي طلب اللوازم المكتبية بالجملة ، وبعد ذلك سيكون الإجراء هو إرسال نموذج عبر الإنترنت مع رمز الميزانية الخاص بك والذي يتم إرساله بعد ذلك إلى الفريق الإداري للمراجعة.
دور السياسات والإجراءات في مشروعك
قد لا يعرف مدير المشروع كل سياسة أو إجراء منفرد لشركة ما ، ولكن يجب أن يعرفوا كيفية العثور عليها والعمل دائمًا لضمان التزام فريق المشروع بها. يمكن للسياسات والإجراءات أن تساعد مدير المشروع في توجيه العمل بحيث تكون هناك مخاطر أقل على الأعمال ووقت أقل في محاولة اكتشاف الأنشطة المشتركة أو تصحيح الجهود غير المتوافقة. باختصار ، كما جاء في قاموس الأعمال عبر الإنترنت ،
تم تصميم السياسات والإجراءات للتأثير على جميع القرارات والإجراءات الرئيسية وتحديدها ، وتتم جميع الأنشطة ضمن الحدود التي وضعها. تضمن السياسات والإجراءات معًا ترجمة وجهة النظر التي يتبناها مجلس إدارة المنظمة إلى خطوات تؤدي إلى نتيجة متوافقة مع هذا الرأي “.
استخدم الرسم البياني أدناه للحصول على مرجع سهل للسمات المحددة لسياسة وإجراء.
خطوات تكوين السياسة
لا يتم تكليف مديري المشروع عادة بكتابة السياسة. ومع ذلك ، قد يكون من خلال عمل المشروع أن يحدد مدير المشروع فجوة في السياسة الحالية أو مجموعة السياسات التي ينبغي معالجتها. مثلما توجد إرشادات عملية في دليل PMBOK® ، تمتلك معظم الشركات إرشادات لإنشاء سياساتها ومراجعتها ومراجعتها. يوفر دليل لجنة DIY مخططًا مفيدًا لتطوير السياسة بما في ذلك الخطوات الرئيسية لـ: تحديد الحاجة ، وجمع المعلومات ، ومسودة السياسة ، واستشارة أصحاب المصلحة ، والموافقة على السياسة ، والنظر فيما إذا كانت الإجراءات مطلوبة ، أو التنفيذ ، أو المراقبة ، أو المراجعة ، أو المراجعة.
يتم تضمين الإجراءات في تطوير السياسة لأنها الوسائل التي يتم من خلالها تحقيق السياسة.
نصائح لكتابة الإجراءات الفعالة
في حين أن مدير المشروع قد لا يطور سياسة على مستوى الشركة ، ستكون هناك أوقات يساهم فيها مدير المشروع أو يقود جهود توثيق الإجراءات. يرجع ذلك إلى طبيعة إدارة المشروع التي تكون جزءًا لا يتجزأ من العمل ، وتتفاعل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين ، وتختبر تدفق العمل داخل المشروع.
تتناول الإجراءات جميع أنواع الأنشطة من طلب اللوازم المكتبية إلى ساعات التتبع ، ومن حيث يتم تخزين وثائق المشروع إلى كيفية تعيين المقاولين. في جميع الحالات ، يجب كتابة مستند إجراء قوي مع أي اختصار مكتوب (أو يتم تجنبه) وبعبارات بسيطة ، يجب أن يفتقر إلى المعلومات الدخيلة ، ويجب أن يحتوي على تسلسل واضح للخطوات.
بصفتك مدير مشروع ، فأنت تشعر بالراحة بالفعل في التقاط الوثائق حول ما حدث في المشروع أو وصف أهداف المشروع. كتابة الإجراءات مختلفة بعض الشيء. بالنسبة للإجراء الخاص بك ، ضع في اعتبارك الجمهور الأوسع بالإضافة إلى شرح الخطوات ، قم بتضمين معلومات حول الحصول على المساعدة وفي بعض الحالات ، سبب خطوات معينة للمساعدة في تشجيع الامتثال.
في مقالة MindTools ، كتابة إجراء ، ستجد هذه الأسئلة المفيدة لمساعدتك في تقييم الإجراء الخاص بك:
هل لدى المستخدمين معلومات كافية لإكمال الإجراء؟
هل توجد معلومات كافية لإرشاد المستخدمين في استخدام الحكم المهني الجيد؟
هل مستوى التفاصيل مناسب للموضوع؟
هل مستوى التفاصيل مناسب للقراء؟
فوائد السياسات والإجراءات المكتوبة جيدًا لمشروعك
في الطبعة التاسعة من كتابه “إدارة المشروع” ، هارولد كيرزنر ، ينص على أن سياسات وإجراءات إدارة المشروع توفر وسيلة يتم من خلالها التقاط البيانات المتعلقة بالمشروع ونقلها في شكل موحد. (صفحة 894) ولكن الأهم من ذلك هو فوائد إجراءات توثيق المشروع القوية التي يمكن أن تشمل:
تقليل المخاطر حيث يعرف الموظفون كيفية القيام بالعمل ضمن اللوائح
زيادة الاتساق في الأنشطة المماثلة ، مما يؤدي إلى تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون في محاولة معرفة كيفية إكمال مهمة معيارية أو مشتركة
تقليل وقت إعداد المشروع بحيث يتوفر المزيد من وقت الموظفين والمال للمشروع
تم تقليل الجداول الزمنية الإجمالية للمشروع لأن العمليات والإجراءات الداخلية معروفة
زيادة معنويات المشروع مع تقليل حالات الارتباك أو المناهج المتضاربة
يجب أن يبذل مدير المشروع اليوم كل الجهود لمعرفة كيفية العثور على سياسات وإجراءات الشركة بحيث يمكن إكمال العمل وفقًا لذلك. يعزز مديرو المشاريع أيضًا سمعتهم المهنية وقيمتهم عندما يمكنهم المساهمة في تطوير الإجراءات التي ستفيد المشاريع والشركة بشكل عام.
