ما يجب فعله وما لا يجب فعله في إدارة المشاريع

قد تكون مدير مشروع. ومع ذلك، فإن فن إدارة المشاريع ليس شيئًا يمكنك تعلمه على الفور. إنه ليس شيئًا يمكن تعليمه على الفور أيضًا. إنها مهارة يجب عليك تطويرها بمرور الوقت. يمكنك الوصول إلى مستوى الخبرة في إدارة المشاريع بالخبرة. بل قد تحصل على هذه الوظيفة الجديدة كمدير مشروع مع حصولك على دبلومات وشهادات في هذا المجال. ومع ذلك، ستجد أن هناك مجالاً لمزيد من التحسين. وبصفتك مدير مشروع، ستكون حريصاً على ضمان نجاح مشروعك بشكل خاص. لذلك، من الأفضل أن تكون على دراية بما يجب فعله وما لا يجب فعله في إدارة المشاريع:
أشياء معينة يجب القيام بها في إدارة المشروع:
1. اتبع خطة:
قد تكون أكثر تركيزًا على بدء المشروع على الفور. ولكن، تذكر أنه إذا فشلت في التخطيط للأشياء قبل بدء المشروع، فهناك فرص لفشل المشروع. إذا قضيت وقتًا في البداية، يمكنك توفير الكثير من الوقت مع تقدم المشروع. ليس فقط الوقت، ولكن أيضًا المشروع غير المخطط له يمكن أن يجعلك تنفق المزيد من الوقت. وفي المقابل، ستتأثر جودة المشروع بشكل عام.
دعنا نعتبر أنك تقوم بدور مدير المشروع مع وجود تخطيط مناسب. عندما تقوم بذلك، يمكنك التخفيف من النتائج والمخاطر في تقديم مشروع عالي الجودة. بمجرد أن تخطط ويبدأ المشروع في العمل وفقًا للخطة، يجب عليك الاحتفاظ بالخطة كوثيقة حية. بمعنى آخر، يجب عليك تحديث المستند باستمرار. يجب أن تظهر أي تغييرات في المشروع في خطة مشروعك أيضًا.
2. قم بإشراك الفريق في التخطيط:
في أي مشروع، لا يمكنك الحصول على أفضل المدخلات للمخاطر والجهود والوقت المطلوب إلا من أولئك الذين سيعملون بالفعل في المشروع. لذا، عندما تنخرط في تخطيط المشروع، لا تهمل الاستفادة من مجموعة المعرفة من أعضاء الفريق. عند الانتهاء من تخطيط المشروع، سيخلق ذلك انطباعًا جيدًا في أذهان أعضاء الفريق. سيشعرون بالتقدير لكونهم جزءًا من تخطيط المشروع. وفي المقابل، سيبذلون قصارى جهدهم لإنجاح المشروع.
3. احرص على حماية فريقك من المشتتات غير الضرورية:
بصفتك مديراً للمشروع، يجب أن تركز على الخروج بنتائج سهلة الاستخدام وجذابة وذات جودة عالية للمستخدم النهائي. يجب عليك التركيز على الحفاظ على تركيز أعضاء فريقك لتحقيق هذه الأمور. يجب ألا يتشتت انتباههم بالملاحظات والطلبات الخارجية. هناك فرصة للتشتت عندما يتعرضون لأهداف وأولويات متغيرة. من الأفضل أن تناقش الأمور مع فريقك للحفاظ على انتباههم وتحفيزهم. عندما تتحدث معهم، يمكنك معرفة ما يشتت انتباههم واتخاذ إجراءات تصحيحية.
4. اعتمد على الأدوات الذكية:
في الوقت الحاضر، يمكنك العثور على أدوات مختلفة تساعدك في إدارة المشروع. بعض الأدوات ستساعدك على مراقبة أنشطة أعضاء فريقك، وبعضها سيساعدك على تتبع تقدم المشروع. لذا، لا تنسَ استخدام أفضل الأدوات للحفاظ على سير مشروعك بسلاسة.
5. قم بإعداد فريقك لنجاح المشروع:
بصفتك مدير مشروع، يجب عليك التأكد من القيام بأشياء مختلفة لمساعدة فريقك على تحقيق النجاح. يمكنك تحفيز هذه العملية من خلال تحليل المشروع الذي تم إنجازه سابقًا في مؤسستك. ومن خلال تفاصيل المشروع تلك، يمكنك تخصيص مهام لأعضاء فريقك تناسب مهاراتهم بشكل صحيح. قد تكون مدركًا جيدًا للشعار القديم. وهو أن تتعلم من أخطائك. بالطبع، معظمنا يعرف هذه القاعدة. لكننا نميل إلى نسيانها في كثير من الأحيان. لا يمكنك إنهاء مشروع ما حتى تأخذ أصغر قطرة حكمة منه. خذ قطرات الحكمة تلك من المشاريع المنجزة سابقًا وطبقها على مشروعك الحالي.
على سبيل المثال، من المشروع السابق، قد تلاحظ وجود فجوة في التواصل أدت إلى تأخير إنجاز المشروع. لذا، في المشروع الحالي، حاول في المشروع الحالي تجنب فجوة التواصل. عندما يحصل كل عضو من أعضاء فريقك على المهام التي تناسب مجموعة مهاراته، يمكنه المساهمة بأفضل ما لديه من أجل نجاح المشروع، كما تعلم.
الآن، أنت تعرف الأشياء الخمسة التي يمكنك القيام بها لضمان نجاح مشروعك كمدير مشروع. ولكن يجب أن تكون على دراية أيضًا بالأشياء التي يجب ألا تفعلها. لذا، إليك خمسة أشياء لا يجب عليك فعلها لضمان نجاح مشروعك.
المحظورات في إدارة المشاريع
1. لا تضع أهدافًا غير واقعية:
في الواقع، تحديد الأهداف مهم في كل مرحلة من مراحل المشروع. ولكن، تذكر أنه يجب ألا تضع أهدافًا غير واقعية. عندما لا تكون أهدافك واقعية، فإنها قد تجعل فريقك يواجه تحديات. ونتيجة لذلك، ستزداد فرص فشل المشروع بأكمله. قد يجبرك التسرع والتخطيط المالي غير الكافي على وضع أهداف غير واقعية. لذا، لا تستعجل الموارد المالية وتأكد من عدم التضحية بالجودة لأي سبب من الأسباب. عندما تحدد الأهداف، يجب عليك التأكد من أنها واقعية وقابلة للتحقيق.
2. لا تعقد اجتماعات فارغة بدون جدول أعمال:
وفقًا لإحدى الدراسات، فإن ما يقرب من 63% من جميع الاجتماعات التي تُعقد سنويًا تُعقد بدون جدول أعمال مناسب. بصفتك مدير مشروع، قد تتوق إلى الاجتماعات. ولكن يجب أن يكون للاجتماعات معنى وجدول أعمال. وإلا فإنها قد تضيع وقتك الثمين ووقت أعضاء فريقك الثمين.
عندما تعقد اجتماعات لا معنى لها، حتى أن هناك احتمالات أن يفقد فريقك الاهتمام بالمشاركة في الاجتماعات. والسبب في ذلك هو أن لديهم بالفعل مواعيد نهائية لإنجاز المهام التي يجب الوفاء بها. لذا، تأكد من التخطيط للاجتماعات بجدول أعمال. دع فريقك على علم بجدول الأعمال مسبقًا. وفي المقابل، يمكنهم تقديم مدخلاتهم أيضًا. ونتيجة لذلك، يمكن أن تصبح الاجتماعات مفيدة ومثمرة بطريقة أو بأخرى لنجاح المشروع.
3. لا تغفل عن نطاق المشروع:
هل قمت بإدارة مشاريع في وقت سابق؟ إذا كان الأمر كذلك، فربما تكون قد واجهت حالات من الإفراط في الإنفاق على الموارد وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية. تحدث هذه الأمور عندما يتم تحديد نطاق المشروع بشكل سيء. يمكن لأي نوع من المشاريع أن ينمو ويتطور مع مرور الأيام. وبنفس الطريقة، يمكن أن تتغير الأولويات الرئيسية لمشروعك في ذلك الوقت وهناك. عندما تحدث هذه الأشياء، هناك احتمالات حدوث تأثير سلبي على نجاح المشروع بشكل عام. لا تغمض عينيك عن نطاق المشروع وفي هذا المسار ضع في اعتبارك أي تغييرات تحدث. تجنب أيضًا أي نفقات إضافية في طريقك إن أمكن.
4. لا تتجاهل أي تقصير في الإنجاز:
يمكن لبعض التهديدات في طريق المشروع أن تعرقل المشروع أو حتى تزعزع استقراره. أحد هذه التهديدات هو المقصرون في مشروعك. ويسمى أعضاء الفريق هؤلاء أيضًا بالمتقاعسين. في بعض الأحيان، في الفرق الأكبر، من الصعب تحديد هؤلاء الأشخاص. ولكن، في بعض الفرق الأصغر، يقفزون مباشرة إلى دائرة الضوء. وبغض النظر عن الموقف، يبقى الهدف واحدًا. وبطبيعة الحال، فإن التعامل مع المقصرين في المشروع أمر صعب بشكل عام. ومع ذلك، لا يمكنك التغاضي عنهم أيضًا. والسبب هو أنهم إذا ظلوا دون رادع، يمكنهم خلق ثقافة مناهضة للمساءلة. حتى أنهم قد يجبرون أعضاء الفريق ذوي الأداء العالي على مغادرة المشروع. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في التعامل مع هؤلاء المقصرين في مشروعك: يمكنك التحدث مع ضعاف الإنجاز. ولكن، عندما تتحدث، كن منفتحًا. يجب أن تكون على استعداد للاعتقاد بأن لديهم أسبابًا حقيقية لضعف الأداء. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لديهم مشاكل في حياتهم الشخصية. أو قد يكون لديهم بعض المشاكل مع زملائهم أو حتى مشاكل صحية. حاول إيجاد حل ممكن لهم. يمكنك تحسين أدائهم عندما تفعل ذلك. أيضًا، عند التحدث معهم قم بذلك على انفراد. لا تتحدث أمام أعضاء الفريق الآخرين. دع الشخص المعني وأنت وحدك يعلم أن أداءه ليس على قدم المساواة مع أعضاء الفريق الآخرين. عند التحدث، استخدم أمثلة معينة لتوضيح كيف يؤثر أداؤه على نتائج الفريق بأكمله. لا تستخدم نبرة عدائية أو اتهامية عند الحديث. تعامل مع المحادثة بمصداقية وتعاطف.
لذا، إذا حاول الشخص تحسين نفسه، فساعده في هذه المرحلة. ولكن، إذا لم تجد شيئًا يحدث، فمن الأفضل ترك الشخص من الفريق. والسبب هو أن وجوده/وجودها يمكن أن يؤثر على نجاح المشروع بأكمله.
5. لا تشارك التصميم قبل اختبار النموذج الأولي:
بصفتك مدير مشروع، أنت تعرف شيئًا واحدًا مؤكدًا. من الصعب الحصول على تصاميم معقدة بشكل صحيح من المحاولة الأولى. يحدث هذا على الرغم من أنك تولي كل الاهتمام والعناية أثناء مرحلة تصميم المشروع. في هذه العملية، لا شيء يمكن أن يكون أسوأ من السماح لطرف ثالث بتطوير واختبار وتصحيح وإجراء تغييرات على النموذج الأولي للتصميم الجديد. والسبب هو أن ذلك قد يؤدي إلى خيبة أمل الإدارة العليا لديك. لذا، تأكد من عدم مشاركة التصميم قبل اختبار النموذج الأولي.
الخلاصة:
الآن، أنت تعرف أهم 5 أشياء يجب القيام بها وما لا يجب القيام به في إدارة المشروع. سيساعدك اتباع هذه الأمور على ضمان النجاح. تقدم سبوتو دورات إدارة المشاريع المصممة لتزويدك بالمهارات والمعرفة اللازمة للتعامل مع المشاريع بفعالية. من خلال الالتزام بهذه الإرشادات، يمكنك تجنب المزالق الشائعة وقيادة مشاريعك إلى النجاح. وبالطبع، يمكن أن تجلب لك إدارة المشاريع الناجحة العديد من الفوائد في مؤسستك، بما في ذلك تحسين الكفاءة وارتفاع معنويات الفريق وإدارة الموارد بشكل أفضل. نفذ هذه الاستراتيجيات وشاهد مشاريعك تزدهر. إدارة مشاريع سعيدة!