ما هي WBS في إدارة المشاريع؟ كيفية الإنشاء؟ – سبوتو

إن إنشاء هيكل تقسيم عمل المشروع (WBS) هو أهم جزء من أنشطة إدارة النطاق لأنه المكان الذي تحدد فيه فعليًا جميع الأعمال التي ستقوم بها. إنها عملية تقسيم مخرجات المشروع وعمل المشروع إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة، من أجل توفير إطار عمل لما يجب تسليمه في نهاية المشروع.
تعريف نطاق المشروع
في سياق المشروع، يمكن أن يشير مصطلح “النطاق” إلى العمل المنجز لتسليم منتج أو خدمة أو نتيجة مع الميزات والوظائف المحددة. يُنظر أحيانًا إلى مصطلح “نطاق المشروع” على أنه يشمل نطاق المنتج.
يمكن أن تتراوح دورات حياة المشروع على طول سلسلة متصلة من النهج التنبؤية في أحد طرفيها إلى النهج التكيفية أو الرشيقة في الطرف الآخر. في دورة الحياة التنبؤية، يتم تحديد مخرجات المشروع في بداية المشروع وتتم إدارة أي تغييرات في النطاق بشكل تدريجي. في دورة الحياة التكيفية أو الرشيقة، يتم تطوير المخرجات على مدى عدة تكرارات حيث يتم تحديد نطاق مفصل والموافقة عليه لكل تكرار عند بدايته.
في المشاريع التنبؤية، يكون خط الأساس لنطاق المشروع هو النسخة المعتمدة من بيان نطاق المشروع وهيكل تقسيم عمل المشروع (WBS) وقاموس WBS المرتبط به. ولا يمكن تغيير خط الأساس إلا من خلال إجراءات رسمية للتحكم في التغيير ويستخدم كأساس للمقارنة أثناء تنفيذ المشروع ومراقبته.
يقاس إنجاز نطاق المشروع مقابل خطة إدارة المشروع، بينما يقاس إنجاز نطاق المنتج مقابل متطلبات المنتج. يتم تعريف مصطلح “المتطلبات” على أنه شرط أو قدرة مطلوب وجودها في منتج أو خدمة أو نتيجة لتلبية اتفاقية أو مواصفات أخرى مفروضة رسميًا.
يتمثل أحد أهم أنشطة تخطيط وإدارة نطاق المشروع في إنشاء هيكل تقسيم عمل المشروع (WBS)، والذي يمكن تعريفه على أنه تحليل هرمي لنطاق العمل الكلي الذي سيقوم به فريق المشروع لإنجاز أهداف المشروع وإنشاء المخرجات المطلوبة. تنظم WBS وتحدد النطاق الكلي للمشروع وتمثل العمل المحدد في بيان نطاق المشروع المعتمد الحالي.
إنشاء WBS في إدارة المشروع
لا توجد طريقة “صحيحة” لإنشاء هيكل تقسيم عمل المشروع (WBS). من الناحية العملية، يتم استخدام هيكل المخطط في كثير من الأحيان. (يشبه هذا الهيكل المخطط التنظيمي بمستويات مختلفة من التفاصيل). ولكن يمكن تكوين WBS في شكل مخطط تفصيلي أيضًا. الخيار لك.
إن التقنية التي ستعتمد عليها بشكل كبير أثناء إنشاء هيكل تقسيم العمل هي التحلل. التحلل هو تقنية تُستخدم لتقسيم وتقسيم نطاق المشروع ومخرجات المشروع إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة.
وحزمة العمل هي العمل المحدد في أدنى مستوى من هيكل تقسيم العمل الذي يمكن تقدير تكلفته ومدته وإدارته. وغالبًا ما يسترشد مستوى التفكيك بدرجة التحكم اللازمة لإدارة المشروع بفعالية. يختلف مستوى التفاصيل لحزم العمل باختلاف حجم وتعقيد المشروع.
وفقًا لمعيار معهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن التفكيك هو عملية من خمس خطوات:
تحديد المخرجات والعمل. تتضمن هذه الخطوة تحديد جميع مخرجات المشروع الرئيسية والأعمال ذات الصلة. يمكنك استخدام أسلوب حكم الخبراء لتحليل بيان نطاق المشروع وتحديد المخرجات الرئيسية.
تنظيم هيكل تقسيم عمل المشروع (WBS). تنطوي هذه الخطوة على تنظيم عمل المشروع وتحديد هيكلية WBS.
تحليل مكونات WBS إلى مكونات ذات مستوى أدنى. يجب تعريف مكونات WBS، مثل النواتج والمتطلبات، بمصطلحات ملموسة وقابلة للتحقق منها بحيث يسهل قياس الأداء والإنجاز الناجح والتحقق منه.
تعيين رموز التعريف. هذه الخطوة هي عملية تقوم فيها بتعيين رموز أو أرقام تعريفية لكل مكون من مكونات WBS.
التحقق من هيكل تقسيم عمل المشروع (WBS). هذه الخطوة هي خطوة تحقق. قم بفحص التفكيك لتحديد ما إذا كانت جميع المكونات واضحة وكاملة. حدد ما إذا كان كل مكون مدرج ضروريًا تمامًا للوفاء بمتطلبات النواتج القابلة للتسليم، وتحقق من أن التحلل كافٍ لوصف العمل.
يمكن إنشاء هيكل تقسيم عمل المشروع (WBS) من خلال أساليب مختلفة. تتضمن بعض الطرق الشائعة النهج التصاعدي من أعلى إلى أسفل، واستخدام المبادئ التوجيهية الخاصة بالمنظمة، واستخدام قوالب هيكل تقسيم العمل (WBS). يمكن استخدام النهج التصاعدي لتجميع المكونات الفرعية. يمكن تمثيل هيكل WBS في عدد من الأشكال، مثل:
استخدام مراحل دورة حياة المشروع كمستوى ثانٍ من التحلل، مع إدراج المنتج ومخرجات المشروع في المستوى الثالث، كما هو موضح في الشكل أدناه.
دمج المكونات الفرعية التي قد يتم تطويرها من قبل مؤسسات خارج فريق المشروع، مثل العمل المتعاقد عليه. ثم يقوم البائع بتطوير WBS العقد الداعم كجزء من العمل المتعاقد عليه.
يتطلب تفكيك مكونات WBS ذات المستوى الأعلى تقسيم العمل لكل من النواتج أو المكونات الفرعية إلى مكوناته الأساسية، حيث تمثل مكونات WBS منتجات أو خدمات أو نتائج يمكن التحقق منها. إذا تم استخدام نهج رشيق، يمكن تقسيم الملاحم إلى قصص مستخدمين.
قد يتم تنظيم هيكل تقسيم عمل المشروع (WBS) كمخطط تفصيلي أو مخطط تنظيمي أو أي طريقة أخرى تحدد التقسيم الهرمي. ويتطلب التحقق من صحة التقسيم التفصيلي تحديد أن مكونات المستوى الأدنى من هيكل تقسيم العمل هي تلك المكونات الضرورية والكافية لإكمال النواتج ذات المستوى الأعلى.
يمكن أن يكون للنواتج المختلفة مستويات مختلفة من التفكيك. للوصول إلى حزمة عمل، يحتاج العمل الخاص ببعض النواتج إلى تحليل بعض النواتج إلى المستوى التالي فقط، بينما يحتاج البعض الآخر إلى مستويات إضافية من التحليل. كلما تحلل العمل إلى مستويات أكبر من التفاصيل، تتعزز القدرة على تخطيط العمل وإدارته والتحكم فيه.
ومع ذلك، يمكن أن يؤدي التفكيك المفرط إلى جهد إداري غير منتج، واستخدام غير فعال للموارد، وانخفاض الكفاءة في أداء العمل، وصعوبة تجميع البيانات على مستويات مختلفة من هيكل تقسيم العمل.
مستويات هيكل تقسيم العمل
على الرغم من أن مدير المشروع حر في تحديد عدد المستويات في هيكل تقسيم العمل (WBS) بناءً على مدى تعقيد المشروع، إلا أن جميع هياكل هيكل تقسيم العمل (WBS) تبدأ بالمشروع نفسه. تُظهر بعض هياكل WBS المشروع كمستوى واحد. بينما تُظهر هياكل أخرى المستوى الذي يقع تحت المشروع، أو المستوى الأول من التفكيك، كمستوى أول.
قد يكون المستوى الأول من التحلل هو النواتج أو المراحل أو المشاريع الفرعية. تذكر أن المستوى الأول من التحلل هو في الواقع المستوى الثاني من WBS لأن مستوى المشروع هو المستوى الأول. تُظهر المستويات التالية المزيد والمزيد من التفاصيل وقد تتضمن المزيد من النواتج متبوعة بالمتطلبات.
يُطلق على كل من هذه التقسيمات مستوى في WBS. يسمى أدنى مستوى في أي WBS مستوى حزمة العمل. الهدف هو بناء WBS إلى مستوى حزمة العمل حيث يمكنك تقدير التكلفة وتواريخ الجدول الزمني بسهولة وموثوقية. ضع في اعتبارك أنه قد لا تحتاج جميع المخرجات إلى نفس القدر من التفكيك.
اعلم أيضًا أن إجراء الكثير من التفكيك قد يكون غير مثمر مثل عدم التفكيك الكافي. عندما يكون العمل الموضح في مستوى حزمة العمل مفهوماً بسهولة من قبل أعضاء الفريق ويمكن إكماله خلال فترة زمنية معقولة، تكون قد حللت ما يكفي من العمل. إذا قمت بالتحلل إلى الحد الذي تصف فيه حزم العمل أنشطة فردية مرتبطة بعناصر ذات مستوى أعلى، فقد تجاوزت الحد.
تعريف حزم العمل
حزم العمل هي المكونات التي يمكن إسنادها إلى شخص واحد، أو فريق من الأشخاص، مع وجود مساءلة ومسؤولية واضحة لإكمال المهمة، ويمكن مراقبتها والتحكم فيها طوال المشروع. يتم إجراء التعيينات بسهولة على مستوى حزمة العمل ولكن يمكن إجراؤها على أي مستوى في WBS.
مستوى حزمة العمل هو المكان الذي يتم فيه تحديد تقديرات الوقت وتقديرات التكلفة وتقديرات الموارد. يمكن أن تمثل مستويات حزم العمل في المشاريع الكبيرة مشاريع فرعية تتحلل إلى هياكل تقسيم العمل الخاصة بها.
قد تتكون أيضًا من أعمال المشروع التي سيتم إنجازها من قبل بائع أو مؤسسة أخرى أو قسم آخر في مؤسستك. إذا كنت تقوم بإسناد عمل المشروع إلى قسم آخر في مؤسستك، فسوف تقوم بتعيين حزم العمل إلى مديرين فرديين، والذين بدورهم سيقومون بتقسيمها إلى أنشطة.
قد يتم تعيين حزم العمل للبائعين أو غيرهم من خارج المؤسسة. على سبيل المثال، ربما يكون أحد المخرجات في مشروعك هو التغليف الخاص ويكون البائع مسؤولاً عن إكمال هذا العمل. من المحتمل أن يتعامل البائع مع هذا الناتج كمشروع داخل مؤسسته الخاصة ويقوم ببناء WBS الخاص به مع عدة مستويات من التحلل.
في الختام، يقوم هيكل تقسيم العمل في المشروع بتخطيط نواتج المشروع مع نواتج فرعية ومكونات أخرى نابعة من كل ناتج رئيسي في شكل شجرة أو مخطط. ببساطة، هيكل تقسيم العمل (WBS) هو عبارة عن تسلسل هرمي موجه نحو المنجزات يحدد وينظم نطاق عمل المشروع بأكمله وعمل المشروع فقط.
تأتي العناصر المحددة في WBS من بيان النطاق المعتمد. وكما هو الحال في بيان النطاق، تعمل WBS بمثابة اتفاق تأسيسي بين أصحاب المصلحة وأعضاء فريق المشروع فيما يتعلق بنطاق المشروع.
يجب أن توضح WBS بالتفصيل النطاق الكامل للعمل اللازم لإكمال المشروع. وسيمهد هذا التقسيم الطريق لتقدير تكلفة المشروع ووقته وجدولة الموارد وتحديد ضوابط الجودة لاحقًا في عمليات التخطيط.
سيعتمد تقدم المشروع على التقديرات والقياسات المخصصة لأجزاء WBS. لذا، مرة أخرى، فإن الدقة والاكتمال مطلوبان عند إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS).