ما هي وثائق المشروع الرئيسية؟

مهما كانت المنهجية التي تستخدمها ؛ Waterfall و Agile و Scrum و Kanban و Scrumban و Lean و XP – منهجية البرمجة القصوى أو إدارة المشاريع التي يتحكم فيها PRINCE2 والتي لا تترك شيئًا للصدفة أو PMBOK من PMI – تطبيق معايير عالمية لإدارة مشروع الشلال الذي تحتاج إلى توثيق جيد. إذن ما هي وثائق إدارة المشروع الرئيسية التي تحتاجها؟

ليس هناك شك في أن وثائق المشروع جزء حيوي من إدارة المشروع. يتم إثبات ذلك من خلال وظيفتين أساسيتين للتوثيق: التأكد من استيفاء متطلبات المشروع وإنشاء إمكانية التتبع فيما يتعلق بما تم إنجازه ، ومن قام به ، ومتى تم ذلك.

تتطلب كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع مستوى من التوثيق ، تذكر أنه لا أحد يريد التوثيق من أجل التوثيق ، يجب أن يضيف فائدة. يجب أن يكون لكل مستند غرض ، وهو المفتاح الذي يساعد فيه مدير المشروع على إدارة المشروع والحصول على الموافقة والقرارات عند الحاجة. التفاصيل أدناه هي المستندات الرئيسية المطلوبة بناءً على خبرتنا:

المبادرة

تعمل المستندات الثلاثة في البداية / البداية على فكرة مشروع من نظرة عامة من صفحة واحدة إلى ميثاق المشروع ، مدعومًا بحالة الأعمال ، وهي أداة تنفس حية تدفع الحاجة إلى المشروع.
يمكنك إضافة المزيد من التفاصيل في كل نقطة عندما تثبت أن الأمر يستحق التقدم ، والتحقق من الفوائد المتوقعة لا يزال من الممكن تحقيقها. لا يتم تكرار المعلومات من المستندات السابقة لأنه في المستندات اللاحقة تقوم بتوسيع المعلومات.

الفكرة: نظرة عامة من صفحة واحدة على أساسيات فكرة المشروع.

التوصية: عادةً ما يكون من خمسة إلى عشرة جوانب من الورق ، واستكشاف الخيارات ، والتوصية بواحد منها ، والتوصية بعدم المضي قدمًا بعد كل شيء أو ربما التوصية بأنه بينما يجب أن يتم العمل ، فإنه لا يحتاج إلى مشروع للقيام بذلك.

ميثاق المشروع: حسنًا ، يبدو أنه مشروع قابل للتطبيق الآن. يحدد ميثاق المشروع النطاق وحالة العمل الشاملة ويتم تطويره بشكل مثالي باستخدام خبرة المشروع والأعمال.

ستقوم أيضًا بتطوير سجل أصحاب المصلحة ، مع تحديد مصالح جميع الأطراف في المشروع ومصفوفة أصحاب المصلحة

ومصفوفة مواصفات المتطلبات وإمكانية التتبع ، وثيقة مواصفات المتطلبات هي وصف كامل للنظام الذي سيتم تطويره. يحتوي على جميع التفاعلات التي سيجريها المستخدمون مع النظام بالإضافة إلى المتطلبات غير الوظيفية ، والغرض من إمكانية التتبع هو جدول يتتبع أحد المتطلبات للاختبارات اللازمة للتحقق من استيفاء المتطلب. توفر مصفوفة القدرة على التتبع الجيدة القدرة على التتبع للخلف والأمام: يمكن تتبع أحد المتطلبات للاختبار والاختبار إلى أحد المتطلبات.

تخطيط

خلال مرحلة التخطيط ، يجب عليك استخدام ثلاث مستندات أخرى إلى جانب ميثاق المشروع الذي تم إنشاؤه أثناء مرحلة البدء.

خطة إدارة المشروع (PMP): النظرة التكتيكية لكيفية إدارة المشروع. ستحتاج إلى بعض أو كل ما يلي:

· خطة المشروع: مع المنتج ، هيكل تقسيم العمل ، قوائم النشاط والموارد والخطط ، ضع في اعتبارك استخدام أداة لإنتاج هذا مثل MS Project وكذلك الميزانية

· خطة المخاطر: كيف ستتحكم في المخاطر على المشروع ، بما في ذلك إجراءات الإبلاغ والتصعيد

· خطة الجودة: مستوى الجودة المطلوب تحقيقها وكيف ستحققها

· خطة الاتصالات: ما هي المعلومات المطلوبة وكيف سيتم توصيلها

· خطة أصحاب المصلحة: كيف ستدير أصحاب المصلحة

· خطة المشتريات: إذا كان مشروعك يتضمن قدرًا كبيرًا من المشتريات ، فإن هذه الخطة توضح ما سيتم شراؤه ومتى ، بما في ذلك المهل الزمنية التي تعتبر مهمة إذا كانت هناك تبعيات في المشروع

· ضوابط أخرى: تفاصيل أي ضوابط أخرى لاستخدامها ، والتي لم يتم تغطيتها في الخطط الأخرى في PMP

· خطة المرحلة: الخطة لمرحلة التسليم الأولى حتى تتمكن من المضي قدمًا على الفور عند الموافقة على الميثاق و PMP

مرحلة التخطيط هي الوقت المناسب للبدء في تطوير السجلات الأساسية للمشروع:

السجلات تعمل كمستندات لتتبع أشياء مثل المخاطر. قد لا تحتاج إلى كل العناصر الموجودة في القائمة أدناه ، ولكنك ستحتاج إلى معظمها. تقوم بإعداد السجلات في “مرحلة التخطيط” ، أو في بعض الأحيان قبل ذلك ، جاهزة للاستخدام طوال فترة المشروع.

لا تتجاهل السجلات باعتبارها غير ضرورية وبيروقراطية للمشروع. هم ضروريون. على سبيل المثال ، قد تقرر ألا تهتم بسجل المخاطر. بدلاً من ذلك ، ستحتفظ فقط بجدول بيانات بسيط مع كل خطر على التوالي. حسنًا ، ستحتاج بعد ذلك إلى بعض الأعمدة ذات العناوين. ربما تكون هناك عناصر مثل مدى خطورة كل خطر ، وما هي الإجراءات التي خططت للسيطرة عليها ، ومن المسؤول عن اتخاذ أي إجراء وإدارة المخاطر ، عندما قمت بمراجعة المخاطر في آخر مرة. تحصل على هذه النقطة؛ لقد قمت للتو بإعادة اختراع سجل المخاطر.

تعد إدارة المخاطر وتخفيفها عنصرًا حيويًا في إدارة نجاح المشروع.

سجل المشروع: يعمل هذا كمجلة لمدير المشروع. يحتوي على تذكيرات وملاحظات وسجلات للمكالمات والقرارات الهاتفية المهمة والدروس المستفادة من المشروع وما إلى ذلك. إنها بسيطة ومفيدة حقًا.

سجل الافتراضات وقضايا المخاطر: سجل آخر بسيط ولكنه قوي ، يحتوي سجل المخاطر على معلومات حول كل خطر وكيفية إدارته. يجب أن تكون متاحة “للقراءة فقط” لكل فرد في المشروع حتى يكون الجميع على دراية بالمخاطر ويراقبها. من المفيد أيضًا الاحتفاظ بسجل للافتراضات والتحقق من صحتها من وقت لآخر ، مع الأخذ في الاعتبار التأثير على المشروع إذا ثبت أن الافتراض غير صحيح.

التبعيات سجل ، والتقط ، وراقب جميع التبعيات التي لديك على الآخرين لتسليم المشروع والآخرين قد يكون لك. سجل التاريخ الذي تكون فيه التبعية مطلوبة وشارك التبعية بشكل مفتوح مع المالك / الشخص المسؤول عن التسليم.

سجل التغيير: لم يتم ذكره من قبل العديد من أساليب المشروع إلا أن هذا السجل قوي جدًا. إذا احتفظت بقائمة من التغييرات في هذا السجل ، يمكنك تتبع التغييرات التي تم قبولها ، والتي تم رفضها ، ومن اقترحها ، والأهم من ذلك ، التأثير على المشروع ، وتكلفتها وآثارها الزمنية.

التنفيذ والمراقبة

أثناء مراحل التسليم ومرحلة الإغلاق وتقييم المشروع ، ستحتاج إلى بعض المستندات الإضافية. تهدف هذه القائمة إلى مساعدتك في التفكير فيما ستحتاج إليه ، وربما ما لن تحتاج إليه ، تشمل المستندات الأساسية التي ستحتاجها ما يلي:

تقرير مرحلي / منتظم: لكي يقوم مدير المشروع بالإبلاغ عن التقدم المحرز إلى المجموعة التوجيهية وأصحاب المصلحة ، من الممكن نسخه إلى آخرين مثل أصحاب المصلحة الرئيسيين ومديري المشروع في أي مشاريع تفاعلية.

تقرير تقدم الفريق: عندما يكون لديك مشروع مع فرق متعددة ، سيحتاج قادة الفريق إلى إبلاغ مدير المشروع بالتقدم المحرز في مهام العمل الحالية الخاصة بهم.

مشكلة المشروع: اتصال من أي شخص في المشروع إلى مدير المشروع ، ولكن يمكنك اختيار استخدامها للاتصالات الكتابية بين مدير المشروع والمجموعة التوجيهية أيضًا.

إغلاق المشروع / المرحلة

تقرير إتمام المرحلة: يتم إنتاج هذا التقرير في نهاية كل مرحلة ، ويستخدمه مدير المشروع لإبلاغ الفريق التوجيهي للمشروع بكيفية سير المرحلة. إذن ، ما هو الوقت النهائي والتكلفة؟ هل كانت هناك أي مشاكل ستؤثر على المراحل المستقبلية؟ يمكن تقديم هذا التقرير كعرض تقديمي عند بوابة المرحلة.

تقرير إنجاز المشروع: تم إعداده بواسطة مدير المشروع في نهاية المشروع ، وهو يقدم تقريرًا عن كيفية سير المشروع بأكمله. كما يجب أن تسجل أي دروس مستفادة أثناء المشروع ، وتلتقط الدروس المستفادة طوال المشروع وليس النهاية فقط ؛ الجيد والسيئ ، قد يكون ذا قيمة للمشاريع المستقبلية. على هذا النحو ، يجب الاحتفاظ بسجل الدروس المستفادة أثناء المشروع.

تقرير تقييم المشروع: يتم إصداره بعد نهاية المشروع ، وهو يحدد معلومات حول تحقيق الفوائد ، ويوضح بالتفصيل الفوائد الفعلية التي تمت مقارنتها بما كان متوقعًا عند بدء المشروع ومدى ملاءمة مخرجات المشروع بعد فترة أولية من الاستخدام ، على سبيل المثال 3 الشهور.

تقرير الدروس المستفادة: ملخص لما سار بشكل جيد في المشروع وما حدث بشكل سيء والدروس المستفادة أثناء المشروع. يوفر إرشادات للمشاريع في المستقبل.

بشكل عام مع التوثيق ، اتبع مبدأ KISS المتمثل في الحفاظ على البساطة أو الغباء أو التذكر الأقل هو الأفضل. القرار بشأن مستوى التوثيق في المشروع هو قرار رقابي وهو إجراء موازنة. من ناحية ، لا تريد مستندات زائدة أو غير ضرورية ، ومن ناحية أخرى تحتاج إلى إبقاء المشروع تحت السيطرة ويحتاج الآخرون إلى مراقبة تقدمه.

قد يتم إملاء مستوى التحكم في الوثائق جزئيًا من خلال معايير مؤسستك ، وقد تطلب الشركات الهندسية إنتاج وثائق تصميم رئيسية (نماذج فنية منطقية ، تصميم عالي المستوى ووثائق تصميم مفصلة). ومع ذلك ، حتى هنا فكر مليًا ، إذا تم تحديد شيء ما على أنه إلزامي لكل مشروع ، فكن مستعدًا لتحديه إذا لم تكن هناك قيمة لمشروعك. قد تحتاج إلى إشراك الفريق التوجيهي للمشروع للقيام بذلك ، لأنه ليس من مصلحة PSG تكبد نفقات عامة غير ضرورية وتحويل الجهد عن تسليم المشروع بنجاح.

في حالات أخرى ، ليست المعايير التنظيمية هي التي تحدد درجة التوثيق بقدر ما تحدد مكتب إدارة المشاريع. كما هو الحال مع المعايير ، على الرغم من ذلك ، اسأل عن قيمة مشروعك المحدد لما يفعلونه. لديك حقًا ما يكفي للقيام به دون إضاعة الوقت والجهد في التوثيق غير الضروري من أجل التوثيق.

يمكن أن يوفر لك موقع جميع احتياجاتك من المستندات. تحتوي كل حزمة مستندات على نصائح مهمة وإرشادات ونموذج وقائمة تحقق.