08:54 ما هي مخرجات المشروع؟ دليل كامل [مع مثال] - SPOTO
preloader

ما هي مخرجات المشروع؟ دليل كامل [مع مثال]

تمر أغلب المشاريع بعدة مراحل اعتمادًا على مدى ضخامة المشروع أو تعقيده. في المراحل الأولية، يتم تحديد النتائج المتوقعة، ويتم التخطيط بهدف تحقيق تلك النتائج ضمن قيود الوقت والميزانية والجودة. في المشاريع المعقدة، هناك العديد من الأشياء التي يمكن أن تسوء. قد لا يكون التخطيط كافياً. قد تكون التوقعات مختلفة لكل صاحب مصلحة؛ قد تكون الميزانية غير كافية. عادةً ما تظهر هذه المشاكل في التخطيط أو التنفيذ فقط عندما يدرك شخص ما أن تقدم المشروع بطيء أو أن النتائج مختلفة عن التوقعات.
ما الذي يمكن عمله لضمان تجنب مثل هذه الجهود الضائعة؟ كيف يمكن تحديد المشكلات قبل أن تصبح عبئًا على جميع الموارد؟ هنا تلعب عملية تحديد وتحديد المنتجات النهائية للمشروع دورًا مهمًا.
ما هي مخرجات المشروع؟؟
لكي نبدأ في التعرف على مخرجات المشروع، دعونا أولاً نفهم “ما هو المشروع؟”
وفقًا لتعريف معهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن “المشروع” يعني “مسعى مؤقتًا له بداية ونهاية محددتان”. وبعبارات بسيطة، فإن المشروع عبارة عن مجموعة مدروسة مسبقًا من المهام والأنشطة التي يجب إنجازها للوصول إلى هدف معين أو أي من نتائج المشروع:

  • المخرجات: المنتجات التي تم إنشاؤها من خلال تنفيذ المشروع
  • على سبيل المثال، إدخال نظام مبيعات جديد
  • النتائج: التطوير/التغييرات التي تم تحقيقها باستخدام مخرجات المشروع
  • على سبيل المثال، التتبع الفعال لمراحل ما قبل البيع باستخدام نظام المبيعات
  • الفوائد: التحسينات/التحسينات التي تم إجراؤها نتيجة لنتائج المشروع
  • على سبيل المثال، زيادة في المبيعات ربع السنوية بنسبة 15% مع النظام الجديد
    وبعبارات بسيطة، فإن المخرجات تعني أي شيء ناتج عن جهد أو عمل متعمد. ووفقًا للاستشهاد أعلاه، فإن المخرجات، أي المنتجات التي يتم إنشاؤها من خلال أداء أنشطة المشروع، ليست سوى مخرجات المشروع. وبالتالي، في إدارة المشروع، تشير مخرجات المشروع إلى مخرجات محددة تم إنشاؤها نتيجة للعمل الذي تم إجراؤه أثناء المشروع. ومع ذلك، لكي يتم تصنيف المخرجات على أنها “مخرجات” من المشروع، يجب أن تلبي بعض الاتفاقيات:
  • يجب أن يكون نتيجة لنشاط/عمل مشروع متعمد
  • يجب أن يتفق مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع
  • يجب أن يكون مع نطاق المشروع الأساسي
  • يجب أن يكون هناك تاريخ محدد مسبقًا للإكمال/الإنشاء
  • يجب أن يكون له دور محدد في تحقيق هدف/غرض المشروع
    تتمتع مخرجات المشروع في إدارة المشاريع بخصائص محددة، وقد تكون:
  • ملموس أو غير ملموس
  • المنتج أو العملية أو التخطيط المتعلق
  • مكدسة، أي تؤدي إلى نتائج سابقة أو لاحقة
  • داخلي أو خارجي أي تم إنشاؤه لأصحاب المصلحة الداخليين أو الخارجيين على التوالي
    سنستعرض الآن كلًا من هذه السمات وما هي النتائج المترتبة على إدارة المشاريع بالتفصيل في الفقرات التالية. ابدأ مسيرتك المهنية كمدير مشروع واحصل على فهم شامل لجميع أنشطة إدارة المشاريع من خلال التدريب العملي الرائع الذي نقدمه لك اليوم!
    المخرجات الداخلية والخارجية للمشروع
    يمكن أن يكون منتج المشروع، أي نتيجة أي عمل يركز على الهدف تم إكماله ضمن عمليات المشروع، داخليًا أو خارجيًا:
  1. المنتجات النهائية الداخلية: وهي عبارة عن عناصر تم إنشاؤها داخليًا داخل المؤسسة. وهي غير مرئية أو معروضة للأشخاص خارج الكيان. وقد يتم إنشاؤها لدعم وظائف العمل وتحسين العمليات وتحسين طرق العمل. ومن أمثلة المنتجات النهائية الداخلية:
  • وثيقة التقييم الأولي/القبول للمشروع
  • بيان ميزانية المشروع مع معلومات الهامش
  • نموذج جديد للحوكمة/العملية
  • نموذج تتبع الجهد
  1. المنتجات النهائية الخارجية: وهي عبارة عن عناصر عمل تم إنشاؤها للعميل أو صاحب المصلحة أو العميل بهدف توليد الإيرادات. ويتم إنشاؤها بغرض جني الأموال من خلال توفير المنتجات أو الخدمات المطلوبة. ومن أمثلة المنتجات النهائية الداخلية:
  • تنفيذ الإرث إلى السحابة للعميل
  • استشارة عملية جديدة / تحسين عملية موجودة في مشهد العميل
    في كلتا الحالتين، تكون سمات المنتجات النهائية مشتركة، أي أنها تنشأ نتيجة لجهد متعمد في إطار جدول زمني محدد مسبقًا، وينبغي أن تساهم في تقديم القيمة، أي تحقيق الناتج للعميل مما يجلب له بعض القيمة في شكل فوائد أو تخفيضات في التكاليف.
    من يشرف على تسليم المشروع؟
    عادةً ما يشارك جميع أعضاء الفريق المعينين للمشاركة في المشروع في تسليم مخرجات المشروع، ولكن مدير المشروع هو الذي يتحمل المسؤولية الكاملة والوحيدة عن الإشراف على تسليم المشروع. إن مدير المشروع والراعي والفريق هم الذين يحددون بشكل جماعي معنى مخرجات المشروع في إدارة المشروع. ومع ذلك، فإن المسؤولية النهائية عن الحصول على موافقة أصحاب المصلحة المطلوبة لإنشاء خطوط الأساس للمشروع وبدء العمل حتى يتمكن الفريق من أداء الأنشطة والمهام واستخدام الموارد بشكل فعال في إنشاء هذه المخرجات تقع على عاتق مدير المشروع.
    أثناء عملية التنفيذ، يعمل مدير المشروع كحلقة وصل بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة لمواءمة التوقعات والتقدم ونتائج الأنشطة لإضافة قيمة بشكل متكرر إلى الناتج، أي منتجات المشروع. باختصار، يتحمل مدير المشروع المسؤولية الأساسية عن الإشراف على التسليم بينما يساهم الفريق بأكمله والراعي والمساهم وأصحاب المصلحة في هذه العملية.
    فئات مخرجات المشروع
    باختصار، قد تكون مخرجات المشروع ملموسة أو غير ملموسة في المقام الأول، وقد تحمل إلى جانب أي من السمات التالية؛ فقد تكون:
  • داخلي أو خارجي
  • متعلق بالمنتج أو متعلق بالعملية (أي توليد الإيرادات أو تمكين الوظيفة) أو متعلق بالتخطيط (أي وثائق/قطع أثرية المشروع)
  • كبير أو صغير في الجهد، التعقيد
  • مكدسة، أي لها تبعيات ذات صلة أو مستقلة ومستقلّة.
  • تختلف من مشروع إلى آخر حسب سيناريو العمل
  • مجال محدد (على سبيل المثال، مخرجات التسويق، ومخرجات محلل الأعمال، والمخرجات القانونية، والمزيد.)
    كيفية تحديد النتائج الرئيسية للمشروع؟
    غالبًا ما يكون تحديد النتائج الرئيسية في إدارة المشاريع أمرًا شاقًا لأي فريق. في حين قد يبدو الأمر أبسط نسبيًا من الناحية الخارجية لتحديد النتائج التي يمكن أن يحققها المشروع، فقد تتطلب العديد من النتائج المكدسة التعريف بها في طريق تحقيق النتيجة النهائية. تتضمن بعض الأنشطة التي قد تساعد في وصف نتائج المشروع ما يلي:
  • تحديد أصحاب المصلحة في المشروع
  • استيعاب متطلبات أصحاب المصلحة
  • تحديد مقاييس التحقق
  • وضع خطّة/أهداف لتحقيق المخرجات.
  1. تحديد أصحاب المصلحة في المشروع
    هذه هي الخطوة الأولى والأهم التي ستساعدك على فهم الجوانب المهمة للمشروع، مثل:
  • لماذا يتم تنفيذ المشروع؟
  • ما هي أهداف المشروع؟
  • ما الذي ينوي أصحاب المصلحة تحقيقه؟
  • ما هي الخطوات التي يجب اتباعها لتحقيق الأهداف؟
  • ما هو حجم الاستثمار الذي يتضمنه المشروع؟
  • ما هي أهمية المنتجات النهائية في المشروع ككل؟
  • كيف سيؤثر المشروع على المشهد الحالي؟
    إن تحديد أصحاب المصلحة في المشروع وفهم السياق التجاري للمشروع لن يساعد فقط في بناء أساس قوي للمشروع، بل سيساعد أيضًا في تحديد المخرجات، أي النتائج التي يهدف المشروع إلى تحقيقها.
  1. استيعاب متطلبات أصحاب المصلحة
    بمجرد تحديد أصحاب المصلحة، فإن فهم نقاطهم الرئيسية، وجمع التفاصيل، وربط توقعاتهم بجداول التسليم يساعد في تحديد المخرجات التي قد تكون مطلوبة للتسليم في فترات زمنية محددة. والأهم من ذلك، أنه يساعد أيضًا في فهم كيفية قبول أصحاب المصلحة المعنيين للمخرجات. ستؤدي متطلبات أصحاب المصلحة غير الواضحة/غير المجمعة إلى تغييرات في نطاق المشروع، مما قد يعرقل تقدم المشروع. لذلك، أثناء معالجة متطلبات أصحاب المصلحة، فإن القيمة المضافة للمستخدمين النهائيين أمر ضروري يجب وضعه في الاعتبار، وهو ما سيحدد في النهاية نجاح المشروع.
  2. تحديد مقاييس التحقق
    ستحدد هذه المرحلة الحاسمة مدى جدوى إنشاء المنتج النهائي، كما تساعد، من بين أمور أخرى، في مراجعة/إعادة النظر في الأولويات لتعديل جداول التسليم الخاصة بها. كما تساعد عمليات التحقق من الصحة في تقسيم المنتجات النهائية إلى أجزاء أصغر، مما يجعل عملية تسليم المشروع الإجمالية أكثر تنظيمًا للحوكمة.
  3. تحديد الأهداف/الخطة الأساسية لتحقيق المخرجات
    هذه هي المرحلة النهائية لتحديد مخرجات المشروع – بعد تحديدها وتحليلها وتحديد أولوياتها وفقًا لاحتياجات المستخدم. في هذه المرحلة، يسعى الفريق المشارك حتى الآن إلى العمل مع أصحاب المصلحة المعنيين في الموافقة على المخرجات وتحديدها كأهداف يجب على الفريق تحقيقها، إلى جانب الموافقة على معايير القبول، أي حدود قبول المخرجات.

  1. لماذا تعتبر النتائج النهائية مهمة لإدارة المشاريع؟
    إن المخرجات هي مخرجات المشروع التي تستمد منها النتائج والفوائد. وبدون المخرجات، لن تكون هناك طريقة واضحة لفهم جدوى العمل في المشروع أو تقييم العائدات من المشروع إلى المنظمة. بالإضافة إلى ذلك، توفر المخرجات معيارًا لقياس ربحية المنظمة من خلال موازنة التكاليف المتكبدة مقابل الإيرادات المكتسبة. ليس هذا فحسب، بل إنها تعمل أيضًا على تحقيق الشفافية للعميل من حيث تقديم القيمة من وقت لآخر في شكل مخرجات ملتزمة.
    إن المخرجات المحددة جيدًا تحافظ على مراقبة نشطة لرضا أصحاب المصلحة، مما يتسبب في حدوث تغييرات طفيفة على الخطوط الأساسية، وتجنب تجاوز التكاليف أو طلبات التغيير المكلفة في وقت لاحق من دورة حياة المشروع. باختصار، تعتبر المخرجات المقياس الرئيسي الذي يوضح كيف تم التخطيط لمشروعك وإدارته وتنفيذه بينما تعمل أيضًا كإضافات لإيرادات المؤسسة عند إنشائها كمخرجات خارجية. يمكنك الرجوع إلى شهادة PRINCE2 للحصول على جميع المعلومات اللازمة فيما يتعلق بـ PRINCE2 ومخرجات المشروع.
    دور مدير المشروع في بناء مخرجات المشروع
    يلعب مدير المشروع دورًا مهمًا في تحديد مخرجات المشروع. ومع ذلك، قد لا يعني هذا أن مدير المشروع هو الوحيد الذي يحدد المخرجات. بدلاً من ذلك، يساعدون الفريق في تحديد وتحليل ومراجعة ومناقشة وتحديد ما يمكن تسميته بالمخرجات، ومن بين جميع المخرجات، ما قد يكون المخرجات الرئيسية للمشروع. يتم تنفيذ هذا النشاط أيضًا من قبل مدير المشروع أثناء جدولة المشروع في شكل هيكل تقسيم العمل (WBS)، والذي، كما يوحي الاسم، يقسم المشروع الأكبر إلى أجزاء أصغر من نشاط العمل، مما يحدد بوضوح مخرجات المشروع.
    يمكن لمديري المشروع أيضًا استخدام المنتجات النهائية كآليات للحوكمة حيث يحددون بوضوح ما يجب القيام به/إنشاءه ومن يجب أن يجمع كل المشاركين في المشروع على نفس الصفحة أثناء العمل على تحديد التوقعات حول أنشطة المشروع.
    أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
    كيفية إضافة التغييرات إلى مخرجات مشروعنا؟
    الآن بعد أن رأينا ما هي مخرجات المشروع وفهمنا معنى مخرجات المشروع في إدارة المشاريع، فلنرى ماذا يحدث للمخرجات بمجرد وضع الخطة لإنشائها. بمجرد تحديد المخرجات، يتم تحديد خط الأساس لها بعد موافقة أصحاب المصلحة، وبعد ذلك يتم تحديد الأنشطة والمهام ذات الصلة لأداء عملية إنشائها. يجب إصدار أي تغييرات تحدث بعد ذلك، كأفضل ممارسة، لتتبع التغييرات وإدارتها بشكل فعال. وبالمثل، يجب مراجعة أي تغييرات مطلوبة لمخرجات المشروع أيضًا بدقة، ونقلها عبر استراتيجية الإصدار، وتقييم التأثيرات، ثم تطبيق التغيير بعد الحصول على الموافقات من الراعي وأصحاب المصلحة. سيتم تصنيف أي مخرج يفلت من خلال ثغرات هذه العملية على أنه زحف نطاق ويؤدي إلى التأثير على خطوط الأساس للمشروع، والتي قد تكون مقياسًا سلبيًا للمشروع.
    كيفية إدارة مخرجات المشروع؟
    إن إدارة مخرجات المشروع ليست بالمهمة السهلة وتتطلب جهدًا دقيقًا من مدير المشروع وأعضاء الفريق في إنشاء القيمة وإدارتها وتقديمها كجزء من إطار مخرجات المشروع. تتضمن بعض أفضل الممارسات التي يمكن لمديري المشاريع تطبيقها ما يلي:
  • وجود تعريف واضح للمخرجات
  • استخدام أدوات إدارة المشاريع لتبسيط العملية
  • ضمان الجودة المضمنة في عملية إنشاء المنتجات
  • الحفاظ على عملية التسليم منسقة وتعاونية
  • قم بمراقبة التقدم بشكل مستمر والإبلاغ عن أي اختلافات على الفور
    وتساعد هذه الممارسات، إلى جانب ممارسات أخرى مثل ردود الفعل المستمرة من العملاء، والمراجعات المتكررة، ومساحات العمل التعاونية لفريق، وما إلى ذلك، في سد الثغرات وإدارة مخرجات المشروع بشكل أفضل.
    كيفية تقديم النتائج إلى أصحاب المصلحة؟
    بمجرد إشراك أصحاب المصلحة في تحديد مخرجات المشروع، يجب إشراكهم باستمرار لضمان تقدم إنشاء المخرجات على المسار الصحيح، ومواءمة المخرجات مع التوقعات، مع مراعاة ظروف السوق المتغيرة باستمرار واحتياجات العمل. يصبح تقديم المخرجات لأصحاب المصلحة وإحضارها على صفحة مشتركة أسهل كثيرًا مع برنامج إدارة المشروع الذي يساعد في مواءمة توقعات أصحاب المصلحة، وتطوير منصة اتصال مشتركة، ودعم إدارة التغيير بشكل فعال، والتخفيف من أي مخاطر أو تغييرات قد تحدث أثناء عملية إدارة أصحاب المصلحة والمخرجات.
    أمثلة على مخرجات المشروع
    قد تتضمن قائمة مخرجات إدارة المشروع النموذجية المقسمة حسب المرحلة بعضًا أو أكثر من أمثلة مخرجات إدارة المشروع التالية:
    رغم أن النتائج المتوقعة للمشروع المذكورة أعلاه قد لا تكون شاملة، إلا أنها نتائج عامة للمشروع عبر مراحل مختلفة. وقد يحدد نضج العملية ونموذج الحوكمة الدقيق النتائج المتوقعة وإطار التخصيص المعتمد.
    قائمة مراجعة لإدارة المخرجات في المشروع
    توفر قائمة التحقق من مخرجات المشروع نظرة عامة واضحة لإكمال المشروع وتساعد في تتبع معلومات المشروع والمهام والنتائج. تعد قائمة التحقق من المخرجات حيوية لإعطاء فهم لما تم إنجازه مقابل ما تبقى من المشروع والانتقال إلى أي مدير مشروع آخر عندما تتطلب المواقف ذلك. فيما يلي قائمة تحقق موجزة سريعة لمراحل المشروع والمخرجات:

  • تنزيل قالب تسليم المشروع المجاني بصيغة PDF/Excel
    فيما يلي بعض قوالب تسليم المشروع الملائمة بتنسيقات مختلفة والتي قد تساعد في تخطيط تسليم المشروع وتتبعه وتقييم تقدمه.
  • نموذج ورقة بيانات تسليم المشروع
  • قالب PDF لنتائج المشروع
  • قالب Excel لتخطيط مخرجات المشروع
  • قالب وورد لمخرجات إدارة المشاريع
    ما هو الفرق بين المخرجات والمراحل الرئيسية؟
    غالبًا ما تختلط مخرجات مشروع البرمجيات بمراحل إنجاز المشروع – فبينما تمثل المخرجات مخرجات أنشطة المشروع، تمثل المراحل نقاط الهدف في فترات زمنية مختلفة في دورة حياة المشروع. تمثل المخرجات العمل الذي يتعين على الفريق إنجازه، بينما تحدد المراحل الأحداث المهمة في الجدول الزمني للمشروع لتصوير هذه الإنجازات.
    يمكن اعتبار المعالم بمثابة نقاط تفتيش في رحلة المشروع، والتي قد يتم تضمينها في نقاط رئيسية للإشارة إلى اكتمال النشاط/المهمة المحددة. لا ترتبط المعالم بأي مواعيد نهائية أو تأثير على أهداف المشروع – يتم استخدامها فقط كآلية لتتبع المشروع.
    قم بتعزيز إمكانات فريقك من خلال التدريب المعتمد على Agile. قم بتحسين عملية إدارة Agile الخاصة بك وحقق نجاحًا غير مسبوق.
    هل يجب عليك استخدام برنامج إدارة المشاريع لتسليم المشروعات؟
    تتضمن المشاريع العديد من المهام، وتتعامل جميع المنظمات، بغض النظر عن حجمها، مع العديد من المشاريع والأشخاص والعمليات يوميًا. يتطلب بناء أي تطبيق ناجح الكثير من الأيدي والعقول. إن عدم استخدام برامج إدارة المشاريع من شأنه أن يزيد من مشاكل المنظمة مع مشاركة العديد من الفرق وأعضاء الفريق والقيادات. لا يمكن إنكار أن الأداة تجعل حياتنا أسهل، ويتم فرز العديد من المهام في اليوم بسرعة عندما تدخل الأداة في الصورة، مما يزيل التكرار بسبب العمليات اليدوية. وبالمثل، فإن وجود أدوات يمكنها تغذية هيكل الأعمال في جميع مراحل المشروع سيساعد في تنظيم المشروع وتوفير أموال قيمة للمنظمة من خلال تقليل النفقات العامة/الثغرات في العمليات.
    في الأساس، توفر برامج إدارة المشاريع إرشادات للمنظمة ومديري المشاريع ومكتب إدارة المشاريع (PMO) جنبًا إلى جنب مع بعض الفوائد، مثل:
  1. تعزيز التعاون
    تعمل أدوات إدارة المشروع على تعزيز التعاون السلس ومشاركة الملفات والتوثيق بسهولة، مما يؤدي إلى مركزية جميع العمليات والتفاعلات لجمع جميع أصحاب المصلحة على نفس الصفحة والتخلص من الاختلافات التي قد تحدث لاحقًا في دورة حياة المشروع.
  2. تعزيز تنسيق وإدارة المشروع
    إن إدارة الموارد لتحقيق التوازن الصحيح والاستفادة من اقتصاديات الحجم مع البحث أيضًا عن فرص لتقليل/تقليص التكاليف عند الاقتضاء هي بعض الفوائد التي تتضاعف عند استخدام أداة ما. من المهم أيضًا ملاحظة أن مدير المشروع سيكون خاليًا من أنشطة إدارة المشروع الروتينية أو المكررة ويمكنه الاهتمام بالتحسينات عند الحاجة.
  3. تعزيز جهود التخطيط
    يتضمن المشروع النموذجي جهد تخطيط مفصل حيث يتضمن التخطيط تحليل جميع التدفقات الحرجة للمشروع وفصلها/تقسيمها للتقدير والإدارة والتتبع. تعمل أدوات إدارة المشروع على تعزيز جهود التخطيط التي يبذلها الفريق من خلال الحفاظ على هيكل قائم على التسلسل الهرمي للأعمال وتسلسل المكونات.
  4. مراقبة التقدم الشامل
    ستساعد أي أداة لإدارة المشروع، تم تكوينها بشكل صحيح وفقًا لعمليات المؤسسة وتدفق الأعمال، في تحسين إنتاجية مدير المشروع. وستسمح بمراقبة المشروع بشكل أكثر فعالية من خلال تفويض المسؤوليات والمساعدة حيثما ومتى دعت الحاجة والتركيز على الصورة الأكبر خارج المهام الروتينية.
  5. مشاركة البيانات/المعلومات
    تساعد أدوات إدارة المشروع الفرق على نشر المعلومات لجعل جهود المشروع والمخرجات والنتائج واضحة. يقدم كل فريق/عضو مشارك، من الفريق الأساسي إلى القيادة العليا، بيانات ولوحات معلومات ومعلومات في الوقت الفعلي في أشكال مختلفة من التقارير.
    ومع ذلك، وبصرف النظر عن الفوائد المذكورة أعلاه، فإن حالة استخدام برامج إدارة المشاريع تعتمد بشكل كبير على مجموعة من العوامل مثل نضج عملية المنظمة، ومدى التزام القيادة/الأعمال، وسيناريو العمل المحدد، من بين وجهات نظر أخرى.
    تمامًا مثل أي عملية صنع قرار أخرى في المؤسسة، فإن اختيار جدوى امتلاك برنامج إدارة المشروعات يخضع للرؤية وخريطة الطريق ومسار النمو. يتضمن هذا النوع من صنع القرار إلقاء نظرة مكبرة على التكاليف مقابل الفوائد من خلال طرق مختلفة، بما في ذلك العصف الذهني أو الاستطلاعات أو أشكال أخرى من جمع المعلومات.
    لماذا يجب عليك إدارة مخرجاتك باستخدام برنامج إدارة المشاريع؟
    تتمتع برامج إدارة المشاريع (التي يشار إليها من الآن فصاعدًا بأدوات إدارة المشاريع) بقدر كبير من الفوائد إذا تم تنفيذها بشكل صحيح وفقًا لمشهد الأعمال والتكنولوجيا في المنظمة. بدءًا من الرؤية والمساءلة ومركزية العمليات، تهدف أدوات إدارة المشاريع إلى خلق التماسك والترابط بين مختلف الإدارات وتدفقات القيمة في المنظمة. هناك بعض الأسباب الرئيسية التي قد تجعل المنظمة تختار إدارة المنتجات النهائية باستخدام برامج إدارة المشاريع:
  • توفير منصة موحدة لتتبع وإدارة العمل والوقت والمهام وغير ذلك الكثير.
  • تبسيط أنشطة التخطيط وجدولة المشاريع
  • توفير الشفافية للفريق/أصحاب المصلحة بشأن خريطة الطريق والمعالم والأهداف
  • إدارة التسلسل الهرمي للمهام والمهام وتتبع المهام على مستوى الوحدة
  • محاذاة الموارد بشكل فعال لتقليل الاختناقات وتحقيق التحسين
  • تعزيز الإنتاجية من خلال جعل المعلومات متاحة بسهولة وتقليص الأنشطة المكررة المملة
  • تحديد المخاطر وإدارتها بشكل فعال لتوفير الوقت والتكاليف وتعزيز الجودة
    رغم أن هذه القائمة قد لا تكون شاملة – إلا أن برامج إدارة المشاريع تقدم فوائد جوهرية متعددة مثل مركزية الوثائق والوصول إليها ومشاركة المعلومات، وإدخال طرق عمل تعاونية ومرونة في جميع أنحاء المؤسسة.
    الأهمية المتزايدة للمنتجات النهائية
    وبناءً على كل الفهم الذي حصلنا عليه حتى الآن، فلن يكون من الخطأ القول إن النتائج النهائية ليست مجرد نتائج/مخرجات للمشروع، بل إنها وسائل أساسية توضح كيفية تخطيط المشروع وتنفيذه ومراقبته وتسليمه.
    وبالإضافة إلى كونها مقياسًا بارومتريًا لنجاح المشروع، فإنها تساعد أيضًا في الحفاظ على توقعات أصحاب المصلحة، وضمان الوفاء بمتطلبات العملاء في الوقت المناسب، وتعزيز ثقافة الشفافية التي تربط في نهاية المطاف الثقة بين المنظمة وأصحاب المصلحة.
    مخرجات العملية مقابل مخرجات المنتج
    على غرار التصنيف أعلاه، يمكن أيضًا تصنيف المنتجات النهائية على النحو التالي:
  • مخرجات العملية: إنشاء/تحديثات غير ملموسة يتم إجراؤها لتحسين العمليات أو تحديد أساليب العمل البديلة. في معظم الحالات، تكون هذه مخرجات تساعد في تشغيل قسم/مسار عمل وقد لا تساهم بشكل مباشر في تلبية متطلبات المشروع الملموسة. يمكن أن يكون أحد الأمثلة الشائعة لمخرجات المشروع لمخرجات العملية هو متطلبات الديون الفنية لفريق يضع المسار لتلبية عتبات المشروع.
  • مخرجات المنتج: هذه هي المخرجات التي تساعد في تلبية متطلبات العميل/المنتج المذكورة أعلاه، أي أن مخرجات المنتج تلبي متطلبات المشروع الملموسة. ومن الأمثلة على ذلك تطوير تطبيق/تدفق جديد، والتوصل إلى مخطط، ونشر موقع ويب. هل تبحث عن فهم أفضل لإدارة المشاريع والحصول على شهادة معتمدة عالميًا – تعرف علينا اليوم واحصل على شهادة Prince2 بأقل تكلفة. استمع إلى الخبراء قريبًا.
    خاتمة
    باختصار، قد تكون مخرجات المشروع هي المخرجات الفعلية للمشروع التي تحقق نتائج وفوائد أو قد تكون أي شيء يتم إنشاؤه في الطريق لتحقيق متطلبات المشروع. يمكن أن يكون لها سمات مختلفة حسب المشروع والمنظمة واحتياجات العميل. تعمل المخرجات

About the Author

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

Related Posts