ما هي مجالات معرفة إدارة المشاريع؟

كيف يمكنك أن تصبح مدير مشروع فعّالاً؟ هناك إجابة دقيقة من خلال النظر في مجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشاريع الموضحة في مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK). وقد قام معهد إدارة المشاريع (PMBOK) بكتابة PMBOK كتجميع للأفكار الأساسية لإدارة المشاريع للمرشحين الطموحين.
ما هي الأنواع المختلفة لمجالات المعرفة في إدارة المشاريع؟
يحتاج مديرو المشاريع إلى مراقبة ما يُعرف بـ “مجالات المعرفة في إدارة المشاريع” من أجل تخطيط المشاريع وتنظيمها وتتبعها وتسليمها بنجاح بدعم من فريق المشروع وأصحاب المصلحة في المشروع.
يتم إنشاء المشروع باتباع نمط يسمى “دورة المشروع”. تتكون دورة المشروع كذلك من المراحل الخمس لإدارة المشروع. المراحل الخمس لدورة حياة المشروع هي:
البدء
التخطيط
التنفيذ
المراقبة/التحكم.
الإغلاق
تحتاج كل مرحلة من هذه المراحل إلى اهتمام واحد أو أكثر من مجالات المعرفة المذكورة لاحقًا في هذه المدونة. يصنف PMBOK PMBOK الخاص بمعهد إدارة المشاريع جميع المشاريع إلى هذه المراحل المتميزة ولكن المتسلسلة.
يمكن أن تكون مراحل المشروع هذه هي السياق الذي يتم فيه استخدام مجالات المعرفة في PMBOK. في هذا النموذج، تكون مجالات المعرفة عمودية، بينما تكون مجموعات المشروع أفقية. تمثل مجالات المعرفة الخبرات الفنية الأساسية المطلوبة لإدارة المشروع بنجاح. ستتعرف في هذه المدونة على المزيد من التفاصيل حول مجالات المعرفة في إدارة المشاريع.
10 مجالات معرفية رئيسية لإدارة المشاريع
تغطي خطة إدارة المشروع، التي تتضمن تفاصيل من جميع هذه العمليات، الخبرة المطلوبة لتنفيذ المشروع بنجاح. ويرد أدناه ملخص لمجالات إدارة المشاريع الأساسية التي تتكون من كل مجال من مجالات المعرفة العشرة لإدارة المشاريع.
1. إدارة تكامل المشروع
في أبسط أشكالها، تشتمل إدارة تكامل المشروع على العملية التي يقوم من خلالها مديرو المشاريع بتنسيق جميع الأنشطة والموارد وأصحاب المصلحة والتغييرات وعوامل المشروع الأخرى ذات الصلة التي تؤثر على مخرجات المشروع. ولضمان وجود ممارسات فعالة لإدارة تكامل المشروع، يمكن لمديري المشاريع استخدام مجموعة متنوعة من الأدوات والوسائل. فخطة إدارة المشروع، على سبيل المثال، مهمة للغاية في ضمان سلاسة عملية التكامل لأنها تحدد الخطوات اللازمة لإكمال المشروع بنجاح. وبعد أن يقوم فريق إدارة المشروع بوضع استراتيجية والحصول على موافقة أصحاب المصلحة و/أو الرعاة عليها، يقوم الفريق بمتابعة التقدم المحرز فيها.
إن التدريب في الفصول الدراسية بالإضافة إلى الدورة التدريبية عبر الإنترنت لإدارة المشاريع من قبل SPOTO يجعلها المكان المفضل لتعلم كيفية إدارة المشروع. فهو يسمح لمديري المشاريع ببناء خطة ومراقبة مجالات المعرفة بإدارة المشاريع والتفاعل مع فرقهم من أي مكان في العالم. يمكنك تخطيط مشاريعك وجدولتها ومراقبتها عبر الإنترنت من خلال طرق عرض مفيدة، مثل مخططات جانت، ولوحات كانبان، والتقاويم الأخرى. يتضمن SPOTO أيضاً تعليم المرشحين كيفية إعداد التقارير، مما يسمح للمديرين بإنشاء تقارير للتواصل والتوزيع على أصحاب المصلحة في المشروع.
كما يعد توجيه وإدارة نشاط المشروع، والذي يستلزم إنشاء مخرجات المشروع، جزءًا من مجال تكامل المشروع. يتم تتبع أي انحرافات أو مشكلات محتملة في هذه العملية وتحليلها والإبلاغ عنها.
يمكنك أيضًا تنفيذ أي إدارة تغيير ضرورية. قد يكون من الضروري الحصول على موافقة اللاعبين الرئيسيين والجهات الراعية وربما حتى مسؤول آخر. تتضمن المرحلة الأخيرة من أي مشروع اختتام هذا القسم أيضًا.
2. إدارة نطاق المشروع
أحد أهم مجالات الخبرة في إدارة المشروع هو إدارة النطاق. إدارة النطاق هي عملية تتبع كل ما يجب القيام به لإنجاح المشروع. يمكن تحديد ما سيتم إنجازه في المشروع من خلال إنشاء خطة إدارة نطاق المشروع.
تعد كتابة بيان النطاق الخطوة الأولى في تطوير استراتيجية لإدارة النطاق. يمكن أن يكون هذا البيان قصيرًا كسطر أو طويلًا كقائمة نقطية، ولكن يجب أن يكون شاملًا بما يكفي للتخفيف من أشد التهديدات لنجاح المشروع. الجانب الآخر من هذا المجال هو هيكل تقسيم العمل (WBS)، وهو تمثيل بياني للمهام المختلفة التي يتكون منها المشروع.
خلال مدة المشروع، قم بالتحقق من صحة النطاق من خلال ضمان موافقة الراعي أو صاحب المصلحة بشكل روتيني على المخرجات. يحدث هذا في المنظمات المسؤولة عن مراقبة العملية والإشراف عليها، ويتعلق الأمر كله بالموافقة على النتائج الفعلية بدلاً من أي مخطط مثالي تم وضعه مسبقًا.
للحفاظ على السيطرة على نطاق المشروع، من المرجح أن يتطور بيان النطاق مع تقدم العمل.
3. إدارة وقت المشروع
إن تقدير المدة التي سيستغرقها المشروع ووضع جدول زمني ومراقبة تقدم الفريق نحو هذا الجدول الزمني كلها جوانب من إدارة الوقت في المشروع. تتمثل الخطوة الأولى في تحديد نطاق مشروعك حتى تعرف الأنشطة التي يجب تضمينها في خطتك.
نقوم بترتيب المهام المدرجة في المشروع في تسلسل معقول، مع مراعاة أوجه الترابط بينها. ثم نقرر ما إذا كانت هذه التبعيات من البداية إلى البداية (SS) أو من البداية إلى النهاية (FF) أو من النهاية إلى النهاية (SF).
عادةً ما تستفيد المشاريع الأكثر شمولاً من ذلك.
الآن بعد أن تم ترتيب المهام، يمكننا تحديد مقدار الوقت والمال الذي سنحتاجه لإكمال المشروع. في هذا الوقت، نستقر أيضًا على المدة التي سيستغرقها كل نشاط. يجب أولاً تحديد المسارات الأساسية للمهام وأوقات تعويمها لإنشاء جدول زمني. يمكن أن تساعدك أدوات إدارة المشروع مثل مخططات جانت، ولوحات كانبان، والتقويمات في تنظيم مهامك مع مرور الوقت. ثم يمكنك التركيز على تسوية الموارد لضمان استخدام كل شيء بفعالية.
بعد وضع الجدول الزمني للمشروع، من الضروري أن يكون لديك خطط تحكم في جدوله الزمني. تضمن الفحوصات المنتظمة لإدارة القيمة المكتسبة تنفيذ الاستراتيجية الفعلية على النحو المنشود.
4. إدارة تكاليف المشروع
لبناء ميزانية المشروع، يشتمل هذا المجال من مجالات الخبرة في إدارة المشروع على تقدير التكلفة. ويضمن لنا استخدام أدوات ومنهجيات تقدير التكاليف أن تكون لدينا ميزانية كافية لتغطية تكاليف المشروع وأن نتتبعها عن كثب لإبقاء أصحاب المصلحة أو الرعاة على اطلاع دائم.
ستحدد خطة إدارة التكاليف عملية وضع الميزانية، بما في ذلك كيفية تغييرها وما إذا كانت ستتغير وما هي الأساليب التي ستنظمها، تماماً كما هو الحال بالنسبة للمجالات الأخرى لإدارة المشروع. يجب عليك تقدير الوقت والمال اللازمين لتنفيذ كل نشاط من أنشطة المشروع، وهذا يتطلب حساب جميع الموارد المعنية.
5. إدارة جودة المشروع
حتى لو اكتمل المشروع في الموعد المحدد والميزانية، فقد يظل المشروع غير ناجح إذا كانت الجودة أقل من المطلوب. ولذلك، فإن إدارة الجودة ضرورية لكل مدير مشروع في مجموعة أدواته. يجب عليك تحديد معايير مراقبة الجودة وضمانها في خطة إدارة الجودة الخاصة بمشروعك.
ونتيجة لذلك، تستلزم مراقبة الجودة فحص المخرجات لضمان مطابقتها لمواصفات خطة إدارة الجودة.
6. إدارة الموارد البشرية للمشروع
الصورة التالية مأخوذة من دليل PMBOK نفسه. وهي تُظهر إدارة موارد المشروع.
فريق المشروع الخاص بك هو أثمن أصولك، لذا فإن توظيف أفضل الأشخاص الممكنين والحفاظ على رضاهم طوال المشروع أمر بالغ الأهمية. لكنك تحتاج أيضًا إلى مراقبة مخرجاتهم لضمان تقدم المشروع كما هو متوقع. يمكن العثور على المناصب ومسؤولياتها وموقعها في إطار المشروع الأكبر في خطة إدارة الموارد البشرية.
بعد تحديد الأدوار، حان الوقت لتوظيف فريق المشروع. ويمكن تحقيق ذلك داخليًا من خلال مزيج من إعادة تعيين الموظفين والتوظيف الجديد. ويحتاج الفريق إلى صقله، في شكل تدريب وموارد أخرى، ليكونوا فعالين في أدوارهم في المشروع.
مدير المشروع مسؤول عن الإشراف على الفريق في جميع الأوقات. الجميع سعداء لأن إنتاجية الفريق يتم تتبعها ولا توجد خلافات بين الأعضاء.
7. إدارة اتصالات المشروع
قد تكون إدارة الاتصالات هي الجزء الأكثر أهمية في إدارة المشروع لأنها تؤثر على كل جانب آخر. يعد تخطيط إدارة الاتصالات أمرًا ضروريًا لأنه يُعلم الفريق وأصحاب المصلحة بتقدم المشروع.
في هذه المرحلة، نتخذ قرارات بشأن تواتر وطريقة نشر الرسائل. انتبه إلى من يحتاج إلى شيء ما ومتى. ضع في اعتبارك أنك ستستخدم قنوات الاتصال عندما تنشأ مخاوف وتعديلات في المشروع.
تحكم في تدفق المعلومات أثناء التنفيذ الفعلي للمشروع. كجزء من هذه العملية، من الضروري الحفاظ على التحكم في اتصالاتك من خلال مراقبتها وتعديلها حسب الضرورة.
8. إدارة مخاطر المشروع
توضح خطط الإدارة بالتفصيل كيفية تحديد هذه المخاطر وتصنيفها وتحديد أولوياتها. يتطلب منع وقوع الحوادث المؤسفة أثناء تنفيذ المشروع تجميع قائمة بالتهديدات المحتملة.
يجب عليك إجراء تحليل نوعي للمخاطر بعد تحديد المخاطر المهمة وتصنيفها بناءً على الاحتمالية والتأثير. بعد ذلك، قم بترتيبها حسب الأهمية. بعد ذلك، قم بإجراء دراسة كمية لكيفية تأثير كل متغير على مقاييس المشروع مثل التكلفة والجدول الزمني وما إلى ذلك.
يجب عليك الآن إعداد استجابات لأي مخاطر. قبل أن تتحول أي أخطار محتملة إلى مشاكل فعلية، يجب أن يكون لدى المنظمة خطة عمل مع وجود مالك يمكنه تحديد المخاطر والتعامل معها بفعالية. تعد مراجعة سجل المخاطر بانتظام ومحو الأخطار التي لم تعد ذات صلة جزءًا لا يتجزأ من إدارة المخاطر.
9. إدارة مشتريات المشروع
يندرج المقاولون من الباطن وخدمات الطرف الثالث الأخرى تحت نطاق هذا القسم من الخبرة في إدارة المشروع. وسوف يتأثر كل من الأسعار والجدول الزمني. يعد تحديد المتطلبات الخارجية للمشروع وأدوار أي مقاولين محتملين الخطوة الأولى في التخطيط لإدارة مشتريات المشروع.
قم بتعيين المقاولين وخوض عملية الشراء المتمثلة في إنشاء بيان العمل، والشروط المرجعية، وطلب تقديم العروض، واختيار البائعين. تحتاج إلى إدارة عملية الشراء والإشراف عليها، وبعد ذلك يمكنك وضع اللمسات الأخيرة على العقود عندما يكون الجميع راضين عن النتائج.
10. إدارة أصحاب المصلحة في المشروع
يجب أن يشعر جميع المشاركين في المشروع بالرضا عنه. لهذا السبب فإن التعامل مع أصحاب المصلحة في المشروع بنفس المستوى من الإدارة النشطة مثل البقية أمر بالغ الأهمية. أولاً، قم بإجراء تحليل لأصحاب المصلحة لتحديد الأفراد المعنيين والقضايا التي تتصدر اهتماماتهم. إن البدء هو العنصر الأكثر أهمية في أي مشروع، على الرغم من أنه قد يكون معقدًا.
تستلزم إدارة أصحاب المصلحة الآن تحديد كل من له مصلحة في نتيجة المشروع وترتيب اهتماماتهم وتأثيرهم المحتمل على المشروع حسب الأهمية. ونتيجة لذلك، ستكون قادرًا على إدارة توقعات أصحاب المصلحة وتلبية احتياجاتهم من خلال خطوط اتصال مفتوحة.
يجب على مدير المشروع التحقق من كل صاحب مصلحة للتأكد من تلبية مطالبه وإدارة مشاركة أصحاب المصلحة طوال فترة المشروع. إذا لم يكن الأمر كذلك، حدد ما الذي يتطلب الإصلاح لتلبية تلك الاحتياجات أو خفض التوقعات.
مع هذا الإلمام الجديد، دعنا نقارن بين فئات المعرفة في إدارة المشروع بأفكار متشابهة ولكن متمايزة.
ما الفرق بين مجالات إدارة المشروع مقابل مهارات إدارة المشروع
مرة أخرى، نحن نعرف منهجية المشروع القائمة على منهجية PMBOK باسم إدارة المشاريع. وهي توفر العديد من الأدوات لتنظيم المشاريع ومراقبتها. وتكمل الكفاءات في إدارة المشاريع، مثل فرق العمليات، مجموعة المعارف. على سبيل المثال، تندرج العديد من القدرات المطلوبة لإدارة المشاريع تحت فئة القدرات الصعبة. كل شيء من التخطيط إلى تحليل المخاطر وكل ما بينهما يندرج تحت هذه الفئة من مجالات المعرفة الأساسية لإدارة المشاريع.
ومع ذلك، فإن إدارة المشروع تتطلب أكثر من مجرد المعرفة التقنية. تشمل المواهب الناعمة صفات مثل القيادة الفعالة والتواصل الفعال والعمل بشكل جيد مع الآخرين. قد تكون هذه القدرات أكثر صعوبة في غرسها في الشخص، لكنها ضرورية لنجاح المشروع على أي حال. فبدون مهارات حل المشكلات وإدارة الوقت والتنظيم والتفكير النقدي، لن تؤدي كل المعرفة التقنية في العالم إلى مشروع ناجح.
بمساعدة SPOTO، يمكنك بسهولة تطبيق العديد من تخصصات إدارة المشاريع.
تحتاج مجالات المعرفة في إدارة المشاريع إلى رؤى قوية طوال دورة حياة المشروع. يمكنك بسهولة تخطيط ومراقبة ومتابعة التقدم المحرز في مشروعك في الوقت الفعلي بمساعدة أداة Project Insight من خلال SPOTO، وهو معهد إدارة المشاريع الأعلى تصنيفًا. أصبح بإمكان مديري المشاريع وفرقهم الآن إكمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية بمساعدة تقنيات إدارة المهام وإدارة المخاطر وإدارة الموارد.
تحليل المهام من زوايا مختلفة
يحتوي كل مشروع على مجموعة فريدة من نوعها تعمل على تحقيق أهداف مشتركة بمجموعات مهارات وأساليب مختلفة. يعد التنوع أمرًا ضروريًا عند تنفيذ الجوانب المختلفة لخبرات إدارة المشاريع. لهذا السبب، يوفر برنامج Project Insight لمديري المشاريع مخططات جانت المرنة للجدولة، بينما يمكن للفرق استخدام قوائم المهام أو لوحات كانبان. تعد الجداول الزمنية طريقة ممتازة لأصحاب المصلحة الذين ليسوا خبراء في هذا المجال لمعرفة كيف تسير الأمور. يمكن لجميع العاملين في المشروع البقاء على نفس الصفحة بفضل تحديثات العرض في الوقت الفعلي.
راقب مشاريعك من خلال المراقبة في الوقت الفعلي
لكي تعمل مجالات المعرفة المتعلقة بإدارة المشاريع بشكل صحيح، تتطلب مجالات المعرفة المتعلقة بإدارة المشاريع المراقبة والتحكم. لا يمكنك أن تفترض أن المشروع المكتمل سيتطابق مع خطة المشروع؛ ستحتاج إلى تحليلها وإجراء التعديلات حسب الضرورة. وبالتالي، فإن برنامج Project Insight الذي نقدمه يحتوي على رؤى مخصصة ويتضمن العديد من آليات التتبع المختلفة. توفر لوحة التحكم في الوقت الفعلي نظرة عامة عالية المستوى للمشروع، مما يسمح لك برؤية البيانات التي يتم تتبعها تلقائيًا مثل الوقت والتكلفة وغير ذلك في رسوم بيانية ومخططات مباشرة. بالإضافة إلى ذلك، على عكس البرامج الأخرى، ليست هناك حاجة لإجراء إعداد يستغرق وقتاً طويلاً. نحن نقدم جداول زمنية آمنة لتتبع تقدم عمل فريقك. إلى جانب مخطط عبء العمل المرمز بالألوان الذي يجعل من السهل موازنة عبء العمل والحفاظ على فرق منتجة تعمل بطاقتها أو بالقرب منها.
الخاتمة
يمكن أن يكشف كل مجال من هذه المجالات الفرعية لإدارة المشاريع الآن عن مشهد واسع. قائمة المهام هذه طويلة عند أخذها في الاعتبار. قد تشعر أنك لا تملك السيطرة على الوضع. وقد تتساءل أيضًا كيف ستنجز كل شيء على الأرض.
من ناحية أخرى، إذا قمت بدمج هذه المهارات في مشاريعك، فلن تضطر إلى التعامل مع إدارة الأزمات على الإطلاق. على الأقل، لن تضطر إلى التعامل معها في كثير من الأحيان، ويمكنك بدلاً من ذلك الانتقال إلى حالة من الاستباقية في حل المشكلات. إذا وضعت مفاهيم إدارة المشاريع هذه موضع التنفيذ وسعيت باستمرار إلى تحسين هذه المبادئ، فسوف تصعد بسرعة إلى قمة السلسلة الغذائية.