تشير متطلبات المشروع إلى الأهداف والأغراض والوظائف والميزات المحددة التي يجب أن يفي بها المشروع أو يمتلكها حتى يُعتبر ناجحًا. عادةً ما يتم تحديد هذه المتطلبات في بداية المشروع وتعمل كدليل طوال دورة حياة المشروع.
تعتبر متطلبات المشروع هي الأساس للمشروع وتضمن أن كل المشاركين يعملون نحو هدف مشترك. الميزة الرئيسية لهذا هي أنها تعمل كخريطة طريق لتطوير المشروع، مما يضمن تلبية توقعات أصحاب المصلحة واستكماله في الإطار الزمني المحدد والقيود الميزانية. للحصول على رؤى أعمق حول متطلبات المشروع، يمكن أن يساعدك التسجيل في برامج شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت.
ما هي متطلبات المشروع؟
يمكن أن يختلف تعريف متطلبات المشروع. يحددها أصحاب المصلحة المختلفون بطرق مختلفة. بكلمات بسيطة، يشير متطلب المشروع إلى كل ما يلزم القيام به لإكمال مشروع معين. يمكن أيضًا ذكره كقدرة أو شرط يجب أن يكون موجودًا في خدمة أو منتج أو نتيجة لتلبية احتياجات العمل على النحو الأمثل.
لماذا تعتبر متطلبات المشروع مهمة؟
الآن بعد أن أصبحت على دراية بمتطلبات المشروع في إدارة المشاريع، من المهم أن تفهم أهميتها. في الأساس، متطلبات المشروع هي ماذا ولماذا وكيف يتم تنفيذ المشروع. إنها توفر لك فكرة واضحة عن أهداف المشروع ونهجه ودوافعه.
فيما يلي نظرة سريعة على سبب أهمية هذه العناصر في عملية إدارة المشروع:
- توفر متطلبات المشروع لأعضاء الفريق فهمًا كاملاً للأهداف والأغراض المحددة للمشروع.
- يسمح لأعضاء الفريق بتحديد نطاق المشروع وموارده وميزانيته والإطار الزمني له.
- يساعد في تجنب الصراعات المحتملة بين أصحاب المصلحة.
- يوفر خط أساس لقياس فعال لمدى تقدم المشروع.
إن تطوير المتطلبات لا يضمن نجاح المشروع فحسب، بل ويسعد العملاء أيضًا. إن مراجعة أهداف دورة PMP يمكن أن تسلط الضوء على أهمية متطلبات المشروع بشكل أفضل.
أنواع متطلبات المشروع
وفيما يلي أبرز أنواع متطلبات المشروع:
- متطلبات العمل
تشير متطلبات العمل في متطلبات المشروع إلى الاحتياجات والأهداف المحددة للشركة أو المنظمة التي يهدف المشروع إلى معالجتها أو تحقيقها. وهي عبارة عن مجموعة فرعية من متطلبات المشروع الإجمالية وتوفر وصفًا تفصيليًا لما يحتاج المشروع إلى تقديمه لتلبية احتياجات العمل.
تعتبر متطلبات العمل ضرورية لضمان أن المشروع يلبي احتياجات العمل ويتماشى مع استراتيجيته وأهدافه الشاملة.
إنها تشكل أساسًا لنطاق المشروع وأهدافه وتوفر خريطة طريق لتطوير المشروع. تشكل متطلبات العمل عادةً جزءًا من وثائق متطلبات المشروع ويستخدمها فريق المشروع طوال دورة حياة المشروع لضمان تلبية المشروع لاحتياجات العمل وأهدافه. - متطلبات أصحاب المصلحة
تشير متطلبات أصحاب المصلحة في متطلبات المشروع إلى الاحتياجات والتوقعات المحددة لأصحاب المصلحة المشاركين أو المتأثرين بالمشروع. يمكن أن يشمل أصحاب المصلحة العملاء والمستخدمين النهائيين ورعاة المشروع وأعضاء فريق المشروع والسلطات التنظيمية والمجموعات أو الأفراد الآخرين الذين لديهم مصلحة في نجاح المشروع.
تعتبر متطلبات أصحاب المصلحة أمرًا بالغ الأهمية لضمان تلبية المشروع لاحتياجات وتوقعات جميع أصحاب المصلحة المعنيين. وهي بمثابة الأساس لنطاق المشروع وأهدافه وتوفر خارطة طريق لتطوير المشروع. - متطلبات الحل
تحدد متطلبات الحل الوظائف والميزات والخصائص المحددة التي يجب أن يتمتع بها المنتج أو الخدمة لتلبية احتياجات العمل وأصحاب المصلحة. وهي مقسمة إلى متطلبات وظيفية وغير وظيفية:
- المتطلبات الوظيفية: تحديد السلوك المطلوب للمنتج.
- المتطلبات غير الوظيفية: تحديد الظروف البيئية الضرورية لفعالية المنتج.
تعتبر هذه المتطلبات ضرورية لمواءمة المشروع مع أهداف العمل، وتوجيه التصميم والتطوير، وتوفير خارطة طريق للجوانب الفنية والوظيفية. يتم توثيقها في متطلبات المشروع، وهي توجه الفريق طوال دورة حياة المشروع.
أمثلة على متطلبات المشروع
للحصول على فهم واضح لمتطلبات المشروع، قد يساعدك إلقاء نظرة على بعض الأمثلة. فيما يلي الأمثلة البارزة.- متطلبات العمل: يجب أن يوفر المشروع تطبيقًا جوالًا يسمح للعملاء بتصفح وشراء المنتجات من متجر الشركة عبر الإنترنت.
- متطلبات أصحاب المصلحة: يجب أن يوفر المشروع واجهة سهلة الاستخدام تسمح للمستخدمين بالعثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجون إليها وإكمال المهام بأقل جهد.
- متطلبات الحل: يجب أن يوفر المشروع منصة للتجارة الإلكترونية تتكامل مع أنظمة إدارة المخزون والطلبات الموجودة لدى الشركة.
- المتطلبات الوظيفية: يجب أن يسمح المشروع للعملاء بالبحث عن المنتجات حسب الاسم والفئة ونطاق السعر.
- متطلب غير وظيفي: يجب أن يكون المشروع قادرًا على التعامل مع عدد كبير من المستخدمين والمعاملات المتزامنة دون تباطؤ أو تعطل.
- متطلبات التصميم: يجب أن يتمتع المشروع بواجهة حديثة وجذابة بصريًا ومتوافقة مع علامة الشركة التجارية.
- متطلبات التكنولوجيا: يجب تطوير المشروع باستخدام أحدث تقنيات وأطر تطوير الويب، مثل React أو Angular.
- متطلبات البيانات: يجب أن يقوم المشروع بجمع وتخزين بيانات العملاء، بما في ذلك الاسم والعنوان وسجل الشراء، بطريقة آمنة ومتوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات.
الخطوات المتبعة في عملية متطلبات المشروع
فيما يلي الخطوات الهامة التي يمكن أن تسهل عليك تحديد متطلبات المشروع.
الخطوة 1: قم بإعداد قائمة بأصحاب المصلحة وناقش المشروع
تتضمن الخطوة الأولى للحصول على وضوح بشأن متطلبات المشروع تحديد أصحاب المصلحة المهمين في المشروع. وقد يشمل ذلك قادة المنظمة والعملاء والمنظمات الراعية والمستخدمين النهائيين والعملاء وغيرهم.
بمجرد حصولك على قائمة كاملة بجميع أصحاب المصلحة المعنيين، فأنت بحاجة إلى تحديد موعد لاجتماع ومناقشة المشروع معهم. سيمكنك هذا من فهم المتطلبات المختلفة ووجهات نظر أصحاب المصلحة. سيمكنك تلخيص كل شيء من الحصول على صورة واضحة وشاملة لمتطلبات المشروع.
الخطوة 2: تحديد الجمهور
الخطوة التالية هي تحديد المستخدمين النهائيين للمنتج. لتطوير متطلبات المشاريع، من المهم معرفة من سيستخدم المنتج. سيمكنك ذلك من تخصيص المنتجات وفقًا لاحتياجاتهم المحددة. حاول فهم الجمهور من الداخل والخارج. قم بتطوير الشخصيات واكتساب رؤى حول التركيبة السكانية، والتفضيلات، والمعرفة للمستخدمين النهائيين. الهدف الأساسي هو تحديد الخصائص النموذجية للجمهور المستهدف.
الخطوة 3: العمل مع فريق التطوير واللاعبين الأساسيين الآخرين
إذا كنت مسؤولاً عن إنشاء متطلبات المشروع، فمن المهم أن تعمل بالتعاون الوثيق مع فريق تطوير المنتج. كما سيتعين عليك التعاون مع مديري المنتجات ومحللي ضمان الجودة وغيرهم من اللاعبين الأساسيين في المشروع. يمكنهم المساهمة بشكل كبير في الانتهاء من متطلبات المشاريع بشكل فعال.
الخطوة 4: تحديد نطاق المشروع
في الخطوة التالية، عليك تحديد نطاق المشروع. ويتضمن ذلك تحديد كل ما يجب تضمينه في المشروع. تأكد من تدوين جميع العناصر المهمة. بدءًا من الجدول الزمني المتوقع وحتى المراحل المعنية، يجب عليك تحديد كل شيء.
الخطوة 5: تصنيف المتطلبات
هل تريد تنفيذ المشروع بطريقة منظمة؟ حسنًا، في هذه الحالة، سيكون عليك تصنيف متطلبات المشروع. بشكل أساسي، الفئتان هما وظيفية وغير وظيفية. ومع ذلك، يمكنك تضمين فئات إضافية، مثل الأعمال والتقنية. حاول تقييم المتطلبات وتحديد الفئة التي تنتمي إليها. يساعد ذلك في تبسيط عملياتك وزيادة كفاءة المشروع.
الخطوة 6: حافظ على الأمور بسيطة
عند كتابة متطلبات المشروع، من المهم أن تكون كل الأمور بسيطة وسهلة الفهم. تجنب جعل المتطلبات معقدة للغاية. يجب أن تكون واضحة ومباشرة للغاية. يساعد ذلك في تجنب أي نوع من الارتباك ويضمن قدرة كل من يشارك في المشروع على فهم المتطلبات.
الخطوة 7: ارسم ارتباطًا بين كل متطلب والغرض من البرنامج
بمجرد تدوين جميع متطلبات المشروع، يتعين عليك مراجعتها مرة أخرى. تأكد من أن كل متطلب مرتبط بشكل مباشر بالغرض الرئيسي للمشروع. الهدف النهائي من كل شيء هو ضمان الرضا الأمثل للمستخدمين النهائيين والعملاء. لذا، تأكد من أن كل شيء موجه نحو تحقيق الهدف المحدد.
الخطوة 8: استخدم لغة واضحة ودقيقة
يعد توثيق متطلبات المشروع جزءًا مهمًا من إدارة المشروع. أثناء عملية التوثيق، تأكد من استخدام لغة دقيقة وواضحة. يمكن للغة الغامضة أن تزيد من فرص وقوع الحوادث بسبب الافتقار إلى التحديد أو الوضوح. لذا، تأكد من تجنب استخدام هذا النوع من اللغة.
الخطوة 9: إنشاء مواصفات متطلبات البرنامج
في عملية التطوير، تعد مواصفات متطلبات البرمجيات (SRS) وثيقة حيوية. فهي تقدم ملخصًا كاملاً للمشاريع والمكونات المهمة المشاركة. العناصر الأساسية المدرجة في الوثيقة هي الغرض الرئيسي والنطاق واحتياجات المستخدم والشخصيات والتعريفات الضرورية. وهي بمثابة وثيقة إرشادية تساعد أصحاب المصلحة في فهم ما هو متوقع من المشروع.
الخطوة 10: تتبع المتطلبات
بمجرد توثيق متطلبات المشروع، من الضروري متابعة جميع المتطلبات. سيمكنك تتبع المتطلبات من فهم ما إذا كنت على المسار الصحيح أم لا. في هذه المرحلة، يمكنك الاستفادة من أداة إدارة المشروع لإدارة المتطلبات بشكل فعال. يمكن أن يوفر لك تتبع المتطلبات أيضًا رؤية كاملة للعملية وتمكين أعضاء الفريق من تحديد أدوارهم في خطوات مختلفة.
الخطوة 11: توثيق كافة التغييرات
من الشائع جدًا ألا تسير الأمور كما هو مخطط لها أثناء المشروع. فمع عملك في المشروع، قد تتغير المتطلبات وقد تظهر متطلبات جديدة. لذا، تأكد من توثيق جميع المتطلبات المتغيرة للمشروع. والآن بعد أن أصبحت لديك فكرة واضحة عن الخطوات المتبعة، فقد حان الوقت لاتباعها والتعامل مع مشاريعك بكفاءة.
اكتشف الدورات التدريبية الرائدة في فئة SPOTO:
انغمس بعمق في دورات إدارة المشاريع الرائجة في SPOTO
كيفية تحديد متطلبات المشروع؟
إن تحديد متطلبات المشروع في إدارة المشاريع يعد خطوة مهمة. لجمع كافة المتطلبات، سيتعين عليك مناقشتها مع فريقك بالكامل وتوثيق الملاحظات. علاوة على ذلك، سيتعين عليك أيضًا مراجعة المشروع بأكمله كفريق.
فيما يلي قائمة بأفضل التقنيات التي قد تكون مفيدة لك. دعنا نتعمق في الأمر:
- العصف الذهني
إن إحدى أفضل الطرق لتحديد متطلبات المشروع هي العصف الذهني. حاول إجراء بحث خارجي وداخلي لجمع أكبر عدد ممكن من الأفكار. سيمكنك هذا من طرح العديد من الأسئلة المتعلقة بالمشروع المطروح. علاوة على ذلك، يمكنك أيضًا ترتيب اجتماع مع أعضاء فريقك والمشاركة في العصف الذهني الجماعي. ونتيجة لذلك، ستتمكن من إنشاء قائمة طويلة بالمتطلبات. - أخذ المدخلات من ميثاق المشروع
توفر ميثاق المشروع وصفًا كاملاً لخريطة الطريق الخاصة بالمشروع. يمكنك مراجعة هذه الوثيقة والحصول على مدخلات قيمة لتطوير المتطلبات. وسوف يسهل عليك التأكد من أن جميع متطلباتك تتوافق مع أهداف المشروع. وعلاوة على ذلك، يسمح لك بالبقاء ضمن نطاق المشروع. - إجراء المقابلات مع أصحاب المصلحة
هناك طريقة أخرى بسيطة ولكنها فعّالة لجمع متطلبات المشروع وهي إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة المهمين. حاول طرح أسئلة تتعلق بالوظائف أو الميزات الأساسية للمنتج. تحدث إلى العديد من أصحاب المصلحة في المشروعات للوصول إلى استنتاج صحيح. - إرسال الاستبيانات
إذا لم تتمكن من إجراء مقابلة مع أصحاب المصلحة، فيمكنك التفكير في إرسال استفساراتك إليهم. في هذه التقنية، سيتعين على أصحاب المصلحة الإجابة على عدد من الأسئلة المتعلقة باحتياجات المشروع. تأكد من تضمين أكبر عدد ممكن من الأسئلة للحصول على فكرة شاملة عن متطلبات المشروع. - قم بإجراء تحليل الفجوة
تحليل الفجوة هو في الأساس تقنية يجب عليك من خلالها مقارنة الحالة الحالية بالحالة المستقبلية أو المرغوبة. كل ما عليك فعله هو تحديد الفجوات المحتملة أو المجالات التي تتطلب تحسينًا كبيرًا. سيساعدك ذلك على فهم ما يمكن تضمينه في متطلبات المشروع. - مراقبة المستخدمين النهائيين
هناك طريقة أخرى فعّالة لتحديد متطلبات مشروعك وهي ببساطة ملاحظة المستخدمين النهائيين للمشروع. سيمكنك هذا من فهم تفضيلاتهم وسلوكياتهم بشكل أفضل. - مراجعة المتطلبات مع أصحاب المصلحة
بمجرد الانتهاء من كتابة المتطلبات، سيتعين عليك مراجعتها مع أصحاب المصلحة المهمين. وهذا يضمن أن كل المشاركين في المشروع على نفس الصفحة ويتفقون على اتجاه المشروع. بعد مراجعة متطلبات المشروع، يمكنك المضي قدمًا في الانتهاء منها.
كيفية توثيق متطلبات المشروع؟
عندما تنتهي من متطلبات المشروع، يمكنك توثيقها. تأكد من توثيقها بتنسيق قابل للقراءة. علاوة على ذلك، تأكد من إمكانية مشاركتها بسهولة لجعلها في متناول جميع أعضاء الفريق. حسنًا، قد تجد تنسيقات متعددة لتوثيق المتطلبات.
ومع ذلك، أثبتت جداول البيانات أنها الخيار الأكثر شيوعًا وسهولة. تعد الوثائق أمرًا حيويًا لأنها تساعد في الاحتفاظ بسجل لكل ما يجب القيام به لإكمال المشروع بنجاح.
فيما يلي بعض فوائد توثيق المتطلبات: - توقعات واضحة للمشروع
إذا لم يتم توثيق متطلبات المشروع، فقد يؤدي ذلك إلى نشوء حالة من الغموض بين أعضاء الفريق. من ناحية أخرى، تساعد الوثائق في تحديد توقعات المشروع بطريقة واضحة للغاية. كما تضمن أن يكون جميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على دراية بالنتائج المترتبة على المشروع. - تحسين التواصل والتنسيق
من خلال توثيق متطلبات المشروع، يمكنك تحسين التواصل بين أعضاء فريقك وتعزيز التوافق. ويمكن أن يساعد ذلك في زيادة وضوح ووعي أهداف المشروع ورؤيته. لتعزيز مهارات التواصل والتوافق، فإن التسجيل في دورة تدريبية عبر الإنترنت للحصول على شهادة PRINCE2 سيعزز مهاراتك في إدارة المشاريع المستقلة عن الصناعة.
نصائح لكتابة متطلبات المشروع
المهوسون للمهوسين
عندما يتعلق الأمر بكتابة متطلبات المشروع، يجب أن تضع في اعتبارك الحفاظ على البساطة قدر الإمكان. يجب أن تكون مختصرة ومباشرة ومصممة خصيصًا للجمهور المستهدف.
فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في كتابة متطلبات المشروع بأفضل طريقة ممكنة. - إشراك المستخدمين النهائيين
قبل أن تبدأ في كتابة متطلبات المشروع، فكر في التحدث إلى المستخدمين النهائيين. سيمكنك هذا من فهم وجهة نظرهم وتحديد متطلبات المستخدم بشكل أفضل. - كن مختصرا وواضحا
لجعل المتطلبات تبدو أكثر جاذبية، قد تفكر في استخدام مصطلحات معقدة أو تقنية. ومع ذلك، لن يتمكن جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة من فهمها. لذا، تجنب استخدام المصطلحات المعقدة. بدلاً من ذلك، فكر في استخدام لغة واضحة وبسيطة يسهل فهمها. حاول كتابة المتطلبات بشكل مباشر. ولكن تأكد من عدم أن تكون محددًا للغاية بحيث يحد ذلك من إبداع أعضاء الفريق. تأكد أيضًا من وجود رابط قوي بين المتطلبات والهدف الرئيسي للمشروع. - الاستفادة من الأدوات عالية الدقة
هل تريد أن تجعل متطلبات المشروع أكثر إثارة للاهتمام بالنسبة لأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق؟ في هذه الحالة، يمكنك التفكير في استخدام أدوات مثل النماذج والنماذج الأولية المرئية والنماذج المجسمة. يمكنها أن تصور صورة واضحة للمتطلبات. - كن مرنًا
كما تمت مناقشته أعلاه، قد تتغير متطلبات المشروع في إدارة المشاريع بمرور الوقت. لذا، أثناء كتابة المتطلبات، يجب أن تضع هذه الحقيقة في الاعتبار وأن تكون مرنًا بما يكفي للتغيير. تأكد من ترك مساحة كافية لضبط التغييرات في متطلبات المشروع لاحقًا. - تطوير عملية
إذا كنت ترغب في الحفاظ على الاتساق، فقد يكون تطوير عملية منهجية فكرة رائعة. حاول تصميم عملية تستوعب بسهولة مقترحات المتطلبات، وموافقة أعضاء الفريق، والموافقة على إدارة التغيير، والتحكم في الإصدارات. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل التأخيرات المكلفة. - تأكد من اكتمالها
تأكد من كتابة متطلبات المشروع بطريقة تجعلها تبدو كاملة. فالمتطلبات غير المكتملة أو العشوائية قد تكون مربكة للغاية وقد تؤدي إلى أخطاء مكلفة في المشروع.
نموذج متطلبات المشروع بصيغة PDF قابل للتنزيل
هل تبحث عن متطلبات المشروع بصيغة PDF؟ إليك نموذج ونموذج:
- تنزيل قالب متطلبات المشروع البسيط – Microsoft Excel | Microsoft Word | Adobe PDF | Google Sheets
- تنزيل نموذج مواصفات متطلبات المشروع – Microsoft Word | Adobe PDF | Google Sheets
- تنزيل نموذج متطلبات المشروع – Microsoft Word | Google Docs
خاتمة
بحلول هذا الوقت، يجب أن يكون لديك فهم كامل لمعنى متطلبات المشروع. تعد متطلبات المشروع في الواقع عنصرًا أساسيًا في كل مشروع ناجح. لا يمكن تجاهل أهمية متطلبات المشروع في إدارة المشاريع. فهي تسمح لك بفهم ما يجب القيام به أثناء المشروع وما هو المتوقع. كما توفر معلومات واضحة لجميع أعضاء الفريق حول النتائج المتوقعة للمشروع. ونتيجة لذلك، يصبح تبسيط العمليات وإكمال المشروع في الوقت المحدد أمرًا بسيطًا وسهلاً.
تأكد من تخصيص الوقت لتطوير متطلبات المشروع الجيدة وتوثيقها بالتنسيق الصحيح. استفد من النصائح المذكورة في هذه المقالة للحصول على أفضل النتائج. سجل في تدريب إدارة المشاريع من SPOTO واحصل على دعم شامل لاجتياز امتحانات مثل PRINCE2 وPMP والمزيد.
الأسئلة الشائعة
- لماذا يجب عليك التخطيط لمتطلبات المشروع في وقت مبكر؟
إن التخطيط لمتطلبات المشروع في وقت مبكر قد يوفر لك الوقت الكافي لفهم الأهداف الرئيسية للمشروع وإنشاء المتطلبات وفقًا لذلك. ويساعد ذلك في تجنب احتمالات الأخطاء ويضمن دقة أفضل. - ما هي المتطلبات العالية المستوى في إدارة المشاريع؟
تشير متطلبات المشروع رفيعة المستوى إلى المعلومات الأساسية التي يستخدمها أصحاب المصلحة لتحديد نقطة البداية للمشروع والموافقة عليها. إن معرفة متطلبات المشروع رفيعة المستوى يمكن أن يساعدك في فهم الميزات والعمل الذي يجب إكماله أثناء المشروع. - كيف يتم التحقق من صحة متطلبات المشروع؟
توجد طرق مختلفة للتحقق من متطلبات المشروع والتحقق من صحتها. ومن بين أفضل الطرق إشراك فريق المشروع بأكمله، واستخدام الأدوات المناسبة، وتحسين المتطلبات، واستخدام قائمة مراجعة. - كيف يتم التعامل مع متطلبات المشروع في حالة حدوث تغييرات في النطاق أو التوسع في النطاق؟
في حالة حدوث تغييرات في النطاق أو التوسع فيه، يجب معالجة التغييرات بشكل فعال، وإبلاغها إلى جميع أعضاء الفريق، وتوثيقها بشكل صحيح.
