ما هي مبادئ إدارة المشاريع؟

تعتبر الإدارة أمرًا بالغ الأهمية لجعل أي مشروع ناجحًا، بغض النظر عن الصناعة ونطاق العمل. تخصيص الموارد، وتلبية القيود الزمنية، وضمان معايير جودة المنتجات النهائية. علاوة على ذلك، هناك جوانب متنوعة يجب إدارتها لضمان نجاح تسليم المشروع. فقط الخبراء الماهرون الذين لديهم مجموعات مهارات معتمدة وخبرة عملية في مجال إدارة المشاريع يمكنهم التأكد من الحصول على النتائج المرجوة في غضون وقت محدد وموارد محددة. يتبع هؤلاء الخبراء مبادئ راسخة لإدارة المشاريع ويديرون التعقيدات بكفاءة لتقديم المنتجات النهائية المتوقعة. تتضمن جميع المهام في عملية إدارة المشاريع خطوات متعددة واستخدام أدوات مختلفة تساعد في تحقيق الكفاءة. إذا كنت تخطط لبناء مهنة في هذا المجال، فمن المهم أن تعرف كل شيء عن إدارة المشاريع والمبادئ الأساسية التي يمكن أن تساعد في هذا المجال.
ما هي إدارة المشاريع؟
إن إدارة العمليات هي عملية تفصيلية للتخطيط للمشاريع وتنفيذها وإغلاقها بنجاح. وهناك حاجة لإدارة كل خطوة بكفاءة، بدءًا من التعرف على المشاريع حتى تسليم المنتجات التي تلبي جميع متطلبات المستخدم. وتتضمن عملية إدارة المشاريع بأكملها تطبيق وتنفيذ المعرفة والمجموعات المهارية والتقنيات لتلبية متطلبات المشروع ضمن قيود محددة. والدور الحاسم في هذه العملية برمتها هو دور مديري المشاريع. فهم يتمتعون بالمهارات والمعرفة العملية بالأدوات التي تعمل بشكل جيد في عملية إدارة المشاريع. ولا يقتصر دورهم على هذا؛ بل إنهم ينسقون أيضًا مع أعضاء الفريق ويتواصلون مع أصحاب المصلحة ويضمنون أن يتكيف الفريق مع أي تغيير يمكن أن يحقق نتائج إيجابية في تنفيذ المشروع. والآن، هناك مبادئ معينة للمشروع يتبعها الشخص المعني للحصول على أفضل النتائج. دعونا نناقشها بالتفصيل.
لمعرفة المزيد عن أنماط إدارة المشاريع المختلفة، اقرأ Agile مقابل إدارة المشاريع التقليدية.
12 مبدأ لإدارة المشاريع
مبادئ إدارة البرنامج هي القواعد الأساسية التي يتبعها الخبير أو الفريق العامل في مشروع ما لتحقيق إدارة فعّالة. هناك 12 مبدأ أساسيًا تتبعها الفرق. فيما يلي بعض منها.
تحديد هيكل المشروع
الهيكل هو المخطط التفصيلي الواضح للمشروع والذي يحدد جميع العناصر الرئيسية فيه. عندما يكون الهيكل أمامك مباشرة، فمن الأسهل الحصول على فكرة عن المشروع بالكامل ودفعه نحو الاكتمال بنجاح. وبالتالي، فإن المبدأ الأول الذي يتبعه الخبراء هو تحديد هيكل المشروع. أثناء إنشاء هيكل المشروع، هناك ثلاثة جوانب يجب عليك تضمينها بدقة. وهي:
ميزانية
يتعلق الأمر بمقدار المال الذي ستنفقه على المشروع المعني. يمكنك تحديد الميزانية على أساس كمية الموارد المتاحة والمطلوبة.
جدول
يشير هذا المصطلح إلى الجداول الزمنية التي ستتبعها لإكمال المشروع ككل وفي كل جزء من أجزاء المشروع. وعادةً ما يقسم الخبراء المشروع إلى وحدات أصغر ويخصصون إطارًا زمنيًا لكل قسم، والذي يصبح بمثابة جدولهم الزمني للمشروع.
منعطف
يشير هذا إلى النتيجة بعد فترة زمنية محددة. كل مرحلة مهمة تقرب المشروع من الاكتمال وتدل على نجاح الفريق.
حدد أهدافًا واضحة
تشير الأهداف إلى ما تريد تحقيقه من خلال مشروعك والتأثير الذي تريد تجربته. إذا كانت أهدافك واضحة وتعرف ما تريد الحصول عليه كمنتج نهائي، يصبح من الأسهل وضع استراتيجيات لتحركاتك وفقًا لذلك وتدريب فريقك بالكامل على الاقتراب من الأهداف النهائية. المنهجية المثبتة لتحديد أهداف مشروعك هي معايير SMART. إنها تعني محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومرتبطة بالوقت. سيساعدك هذا المعيار في تحديد أهداف واقعية بحد أدنى. بمجرد تحقيقها، يمكنك اعتبار مشروعك ناجحًا.
إنشاء خطة لإدارة المخاطر
بغض النظر عن مدى سلاسة عملياتك، فهناك دائمًا مشكلات أو قضايا محتملة ذات احتمالات عالية للحدوث. وبالتالي، فإن المبدأ الثالث هو الاحتفاظ بخطة جاهزة لإدارة المخاطر. يجب أن يكون لدى مدير المشروع والخبراء الآخرين العاملين في قطاعات المشروع المختلفة استراتيجية لتحديد المشكلات المحتملة. علاوة على ذلك، يجب أن يكون لديهم حل لكل مشكلة محتملة من المحتمل أن يواجهوها. سيوفر عليهم ذلك إهدار الوقت والموارد في التعامل مع المشكلات، إذا حدثت على الإطلاق أثناء تنفيذ المشروع.
تنفيذ القدرات الصحيحة
لا يمكنك تسليم حتى جزء من المشروع لشخص غير قادر على إكماله. وبالتالي، فإن المبدأ هو أن يضمن المدير أن كل شخص يعمل في المشروع قادر بما يكفي لتحقيق نتائج فعالة. وعلاوة على ذلك، يجب أن يكون لديهم جميع الموارد، مثل الأدوات والأموال اللازمة للعمل في المشروع. والاستراتيجية الصحيحة التي يمكنهم استخدامها هي اختيار المحترفين فقط الذين يتمتعون بمهارات معتمدة وخبرة سابقة في مجالهم. بناءً على القدرات الفردية، قم بتعيين الأدوار لكل عضو في الفريق، وكن مطمئنًا إلى أن الكفاءة ستتبع ذلك.
التواصل بشأن الأدوار والتوقعات
من المبادئ المهمة الأخرى لإدارة المشاريع هو توصيل الأدوار والتوقعات إلى كل عضو في الفريق. يجب أن يعرف كل شخص مشارك في المشروع أدواره وما هو المتوقع منه. مدير المشروع مسؤول عن نقل أدواره ومسؤولياته إليهم والتحقق مما إذا كانوا يلتزمون بتوقعاتهم. يقلل التواصل الفعال قبل بدء المشروع من الارتباك والصراع بين أعضاء الفريق. على سبيل المثال، إذا كان مشروع تطوير برمجيات، فتأكد من أن كل فرد في الفريق يعرف من هو المسؤول عن التطوير وأي فريق يجب أن يعمل على الاختبار.
تحديد خط الأساس لأداء المشروع
يتألف كل مشروع من ثلاثة مكونات أساسية: التكلفة والجدول الزمني والنطاق. وإذا تمكنت من تحقيق المنتج النهائي من خلال الحفاظ على هذه المكونات ضمن القيمة المحددة، فيمكنك اعتبار ذلك نجاحًا. ويجب أن يكون لكل من هذه المكونات الثلاثة خط أساس للأداء، ويطلق على مجموع هذه المكونات خط أساس أداء المشروع. وإذا أجريت أي تغييرات في أي من هذه المكونات الثلاثة، فسيكون التأثير واضحًا بشكل مباشر في المكونين الآخرين. ولوضع الأمر في المنظور الصحيح، إذا غيرت نطاق المشروع، فسيتعين عليك إجراء تغييرات كبيرة في التكلفة والجدول الزمني. وبالتالي، فمن العدل أن نقول إن خط أساس أداء المشروع يؤثر على عملية اتخاذ القرار، ومن المفيد تحديده قبل بدء التنفيذ.
إنشاء خطة إدارة التغيير
التغيير أمر لا مفر منه. إذا كنت قد أدرت عددًا كافيًا من المشاريع مؤخرًا، فأنت تعلم أن عملاءك يمكنهم المطالبة بالتغيير في أي وقت أثناء تنفيذ المشروع. أنت بحاجة إلى خطة إدارة التغيير لاستيعاب التغييرات بشكل ملائم دون التأثير على إعداد المشروع الحالي. وبالتالي، فإن أحد أهم مبادئ إدارة المشاريع والممارسات هو الاحتفاظ بخطة إدارة التغيير في متناول اليد. استخدم المشورة والتدخل من الخبراء لتحديد طلبات التغيير المحتملة وبناء خطة إدارة التغيير لاستيعاب أي تغيير بسلاسة.
مراقبة التقدم
من المهم للغاية التأكد من أن الاستراتيجيات التي خططت لها والعمل الذي يقوم به فريقك يساهم في نجاح المشروع. علاوة على ذلك، عليك التحقق والتأكد من أن مشروعك يسير وفقًا لجدول زمني محدد وأنك لا تتأخر بأي شكل من الأشكال. لذلك، يجب على مدير المشروع أن يطلب من جميع قادة الفريق تقديم تقرير عن العمل الذي أكملوه في مدة زمنية محددة. يجب عليهم مراجعة هذه التقارير بدقة للتأكد من أن كل فريق على المسار الصحيح ويتبع الإطار الزمني بدقة. يمكن لمديري المشروع تحديد جدول زمني لاجتماع المراجعة لمراقبة التقدم والتأكد من عدم تأخر أي عضو في الفريق عن الجدول الزمني المحدد مسبقًا للمشروع.
ضبط الأولويات
هناك عوامل متعددة في المشروع، والتي قد تتغير الأولويات أيضًا بسببها. يمكن أن يحدث ذلك بسبب الطلبات المتغيرة باستمرار للعملاء أو قيود الميزانية التي قد تنشأ بسبب الاستخدام غير المسؤول للموارد. مبادئ إدارة المشاريع التي يجب على المديرين التركيز عليها هنا هي تعديل الأولويات. يجب عليهم إجراء تعديلات على المشروع بناءً على أولويات المهام التي قد تستمر في التغير أثناء دورة حياة المشروع. سيساعد ذلك في التخفيف من المخاطر المحتملة التي قد تنشأ عند كل تغيير مطلوب. بهذه الطريقة، سيعمل المديرون على تعديل المشاريع على الفور في كل مرة تتلقى فيها طلب تغيير.
إنهاء المشروع
تعتبر مرحلة الانتهاء من المشروع مرحلة بالغة الأهمية بالنسبة لمدير المشروع. ففي هذه المرحلة يتعين عليه التأكد من أن الفريق قد استوعب كل المتطلبات وأن جودة المنتجات النهائية ممتازة. لذا، بمجرد أن يعلن الفريق اكتمال العمل، يتعين على المديرين مراجعة المشروع بالكامل وإرساله إلى أصحاب المصلحة. وهنا، قد يطلب أصحاب المصلحة بعض التغييرات الإضافية. بمجرد إجراء هذه التغييرات والحصول على موافقة أصحاب المصلحة، يمكن اعتبار مشروعك نهائيًا أو مكتملًا.
تحليل النجاحات
بمجرد الوصول إلى مرحلة إكمال المشروع، يحصل المديرون على فرصة لإجراء تحليل أعمق لدورة حياة المشروع بالكامل. يساعدهم هذا التحليل على تحديد مجالات التحسين وتعليمهم دروسًا متعددة. كل هذه المعلومات تساعدهم في المشاريع المستقبلية. النهج الصحيح خلال هذه المرحلة هو الجلوس مع فريقك ومناقشة كل جانب من جوانب المشروع والسماح للجميع بمشاركة ملاحظاتهم. ناقش كل شيء بالتفصيل وقم ببناء قائمة بالاقتراحات التي يمكنك استخدامها في المشاريع القادمة لتحقيق التميز فيها.
التركيز على تقديم القيمة
أخيرًا، ركز على تقديم القيمة كجزء من إتمام المشروع بنجاح. تأكد من التركيز على الحفاظ على الموارد في حالة ممتازة ومثالية. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم برنامجًا للجدولة، فيجب عليك استخدام إصدار محدث والإصدار الذي يحتوي على جميع الميزات المتقدمة. علاوة على ذلك، يجب أن تعتمد فقط على العمليات الناضجة لدفع مشاريعك نحو النجاح النهائي. افهم أن هذه هي الموارد التي يجب أن يمتلكها فريقك للوصول إلى النجاح النهائي للمشروع.
إن الحصول على شهادة PMI يمكن أن يعزز هذه المهارات والمعرفة بشكل أكبر.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
قم بتطوير مهاراتك في إدارة المشاريع من خلال دورات إدارة المشاريع الرشيقة لدينا. استمتع بالابتكار والعمل الجماعي والإنتاجية بشكل لم يسبق له مثيل.
ما الذي يحدد نجاح المشروع؟
في ظاهر الأمر، يمكن تعريف إتمام مشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية على أنه نجاح للمشروع. لكن نجاح المشروع يتجاوز هذين المعيارين. يكون المشروع ناجحًا إذا ساعد في تقديم ما يريده أصحاب المصلحة، من حيث الجودة والمتطلبات. يعتمد نجاح المشروع على مدى تعاملك الجيد مع أصحاب المصلحة أثناء المشروع في سياق كونك منفتحًا وشفافًا واصطحابهم معك في رحلة تطوير المشروع. يتم قياس نجاح المشروع أيضًا من حيث مدى سعادة فريقك في نهاية المشروع.
دعونا نلقي نظرة على بعض المعايير التي تحدد نجاح المشروع:
نطاق المشروع: لقد حقق المشروع ما كان مقصودًا به من حيث المتطلبات التي ذكرها أصحاب المصلحة.
جدول المشروع والتكلفة: تم إكمال المشروع في الوقت المحدد ولم يتجاوز الميزانيات.
فرق راضية: كان الفريق سعيدًا وحافزًا ومنخرطًا في المشروع وعمل في بيئة ساعدت الفريق على تقديم الأفضل.
عملاء سعداء: حصل أصحاب المصلحة على ما توقعوه من حيث الجودة والكمية. سيستمر العملاء السعداء في العودة وهذا بدوره سيساعد في رفع سمعة المنظمة في السوق.
خاتمة
إن إدارة المشاريع أمر بالغ الأهمية، وأي استراتيجية تستخدمها للتعامل مع مشاريعك يجب أن تكون مدروسة جيدًا وفعالة. إذا كانت استراتيجيات الإدارة مناسبة، فستكون النتائج النهائية كما هو مرغوب، وسيتبع ذلك النمو. هذا هو السبب في أن الشركات تستعين بخبراء يفهمون تمامًا على الأقل المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع وتنفيذها. لذا، إذا كنت تخطط لبناء مهنة مثمرة كمدير مشروع، ففكر في الالتحاق ببرنامج تدريبي معتمد لاكتساب المعرفة العملية في مجال إدارة المشاريع. تأكد من فهمك لمبادئ إدارة المشاريع جيدًا وتنفيذها أثناء إدارة المشروع لتحقيق نتائج أفضل. سيساعدك ذلك في إثبات جدارتك كمدير ويمكن أن يوفر لك فرص عمل ممتازة آمنة ماليًا. لذا، خطط للأمور جيدًا وجرب جميع مزايا مهنة مهنية واعدة.
قم بتعزيز آفاقك المهنية ومهاراتك في إدارة المشاريع من خلال التسجيل في دورة التدريب على شهادة PMP.
الأسئلة الشائعة
1. ما هي المبادئ الأساسية للمشروع؟
هناك ثلاثة مبادئ أساسية لأي مشروع يتم على أساسها تشكيل الإدارة بأكملها. هذه المكونات الثلاثة هي التكلفة والجدول الزمني والنطاق. وتعتمد هذه المكونات على بعضها البعض. لذا فإن تغيير أحد العوامل سيؤثر بشكل مباشر على العاملين الآخرين.
2. كيف نتذكر مبادئ إدارة المشاريع؟
أفضل طريقة لتذكر مبادئ إدارة المشاريع هي إكمال دورة تدريبية معتمدة تدربك وتضمن لك ترسيخ كل جانب في ذهنك. علاوة على ذلك، حاول تطبيق المبادئ السبعة المثبتة قدر الإمكان حتى تتذكرها لفترة طويلة.
3. ما هي أهمية مبادئ إدارة المشاريع؟
بمساعدة مبادئ إدارة المشاريع، يمكنك ضمان إدارة فعّالة للمشروع المعني. علاوة على ذلك، يمكنك ضمان استخدام الموارد بكفاءة وتسليم المنتجات النهائية المطلوبة في الوقت المناسب.