ما هي فوائد ورؤى التدريب على مايكروسوفت بروجكت MS Project؟

من الضروري للغاية أن تكون لديك معرفة سليمة بإدارة المشاريع لكي تكون مدير مشروع جيد، ولكن هل هذا كافٍ حقًا….? خاصة لإدارة مشاريع طويلة المدة، ومشاريع معقدة ومعقدة، وإدارة مشاريع ذات ترابطات كثيرة مقترنة بتخبط متكرر في الموارد، وثغرات في قدرات الموارد، ومتطلبات متغيرة، ومتطلبات إبلاغ متنوعة من أصحاب المصلحة؟ ……. في حين أن مدير المشروع المتمرس قد يكون قادرًا على الاستمرار في إدارة المشروع من خلال استثمار الكثير من الوقت والطاقة في التخطيط اليدوي وتتبع الأنشطة والتحكم فيها وتحديث المخططات الثابتة، فإن معظمهم سيواجه صعوبة في القيام بذلك.
حتى مدير المشروع المتمرس سيجد صعوبة في توفير الوقت الكافي لتقديم خدمات ذات قيمة مضافة حقيقية للمشروع والتي تتطلبها بيئات المشروع المتغيرة ديناميكيًا. هذا هو المكان الذي تكون فيه أداة إدارة المشاريع مثل Microsoft Project مفيدة. فهي تسمح لك بتخطيط المشروع بالتفصيل من خلال بناء نموذج جدول زمني ديناميكي وتجعل التتبع والتحكم أسهل من خلال التحديث التلقائي للمناطق المتأثرة استجابةً للتغييرات والتحديثات التي تجريها، مع تسليط الضوء على أي تعارضات. هذا يحرر النطاق الترددي الخاص بك للعمل ذي القيمة المضافة الحقيقية مثل إشراك أصحاب المصلحة، وتحليل البدائل، ومسح البيئة بحثًا عن التغييرات والمخاطر وما إلى ذلك.
MS-Project هو أداة قياسية في الصناعة ذات حضور اجتماعي ضخم. يستخدمه أكثر من 22,000,000 مستخدم في الشركات الكبيرة والصغيرة. على الرغم من أنه كان يُستخدم تقليديًا لإدارة المشاريع على مستوى المؤسسات الكبيرة، إلا أن 67% من الشركات حتى الصغيرة منها تستخدمه اليوم. وتفرض العديد من الشركات على مديري مشاريعها أن يكونوا بارعين في مايكروسوفت بروجكت.
لقد استخدم الخبراء وممارسي إدارة المشاريع على نطاق واسع MS-Project وشهدوا تطور المنتج على مدى فترة من الزمن ويمكنهم القول بأمان أنه أحد أفضل برامج إدارة المشاريع في فئته التي تستحق الاستثمار.
دعونا نلقي نظرة على بعض الأفكار حول إمكانيات وميزات MS-Project.
تطوير وإدارة جداول المشروع: يمكنك إنشاء المهام بناءً على المدة أو الجهد وتعيين الموارد إما بدوام كامل أو جزئي باستخدام تقويمات المهام والموارد والمشروعات التي تم إنشاؤها خصيصًا. يسمح لك MS-Project بتعيين 11 خط أساس و10 خطط مؤقتة للمساعدة في إنشاء لقطات من جداول المشروع للمقارنة.
تخصيص موارد المشروع وإدارتها: يمكنك إنشاء أنواع مختلفة من الموارد وتعيين التكاليف لها وإدارة تخصيصها للمهام. يتيح لك MS-Project إنشاء تقويم موارد مختلف لكل مورد – وهي ميزة مفيدة للمشاريع متعددة البلدان.
مشاركة الموارد مع تجمع موارد مشترك: يمكنك إنشاء تجمع موارد مشترك يساعد في تحديد تعارضات الموارد المشتركة مع المشاريع الأخرى في وقت مبكر. يساعد ذلك في إدارة بيانات الموارد بشكل مركزي ويؤدي إلى إدارة الموارد واستخدامها بشكل أفضل.
إدارة القيمة المكتسبة: يساعدك على مراقبة الأداء المتكامل للمشروع والتحكم فيه فيما يتعلق بالعمل والجدول الزمني والتكلفة.
القدرة على تلبية الاحتياجات المتنوعة لإعداد التقارير باستخدام – كل من التقارير المدمجة والمخصصة: يوفر برنامج MS-Project الكثير من التقارير الجاهزة (المعلبة مسبقًا) مثل التقارير المدمجة والنظرة العامة على المهام والنظرة العامة على الموارد وما إلى ذلك. يمكنك إنشاء تقارير مخصصة وحفظ قوالب التقارير المخصصة لاستخدامها في مشاريع أخرى وكذلك إنشاء لوحات معلومات لمشاريع متعددة باستخدام خطة المشروع الرئيسية.
القدرة على إدارة مشاريع متعددة باستخدام خطة مشروع رئيسية: يمكنك تتبع مشاريع متعددة أو مجموعة من المشاريع.
القدرة على توفير طرق عرض مختلفة يمكن تخصيصها: يمكنك إنشاء عدد من طرق العرض المختلفة مثل Gantt، واستخدام الموارد، وورقة المهام، والتقويم وما إلى ذلك لرؤية بيانات المشروع من زوايا مختلفة للتركيز على مجالات وتحليلات معينة.
عرض الجدول الزمني للمشروع: يمكنك إنشاء طريقة عرض مخصصة للمشروع يمكن استخدامها مباشرةً في العروض التقديمية لأصحاب المصلحة والبريد الإلكتروني.
إنشاء حقول مخصصة لالتقاط تفاصيل محددة: يسمح لك MS-Project بإضافة أنواع مختلفة من الحقول المخصصة مثل النص والرقم والعلامة ثم استخدام الصيغ لتعبئتها. يمكنك إنشاء حقول مخصصة مثل التعليقات وأسماء الفرق وما إلى ذلك لتخزين معلومات حول مؤسستك وفريقك وما إلى ذلك، وكذلك ربط الصور أو الرسومات الأخرى بدلاً من النصوص. يمكنك تنفيذ مؤشرات إشارات المرور الضوئية مع الحقول المخصصة للتواصل الفعال للحالة داخل الفريق.
الفلاتر والمجموعات والإبرازات للمساعدة في إدارة المهام: يوفر MS-Project بعض الميزات المريحة للغاية مثل الفلاتر والتمييزات والمجموعات. يمكنك استخدام الميزات لتصفية وتمييز الموارد أو المهام بناءً على معايير معينة مثل المهام المتأخرة. يمكنك استخدام ميزة المجموعات لتجميع الموارد أو المهام بناءً على معايير معينة. يمكنك إنشاء تمييزات أو فلاتر أو مجموعات مخصصة.
يتكامل بشكل جيد مع الأدوات الأخرى: يمكنك استخدام MS-Project مع أدوات أخرى مثل MS-Excel و Jira وما إلى ذلك. كما يمكنك استخدام MS-Project مع الحلول القائمة على المؤسسات مثل Project Server و Sharepoint.
دعونا نلقي نظرة على بعض الفوائد التي يمكننا الحصول عليها من خلال الاستخدام الفعال لإمكانيات MS-Project.
ابق مسيطراً دائماً. معرفة حالة المشروع والإبلاغ عنها بدقة عند الطلب. عدم فقدان التركيز على المسار الحرج والحفاظ على الوعي بإمكانية حدوث تعارضات من خلال تنفيذ إشارات المرور ومؤشرات الإنذار المبكر.
تشغيل سيناريوهات ماذا لو بسرعة لتقييم تأثيرات البدائل المختلفة.
تساعد سهولة التكامل مع الأدوات الأخرى على التواصل مع مختلف أصحاب المصلحة بسهولة.
مزيد من الوقت للتركيز على الأعمال والبيئة والقيمة المضافة
إعداد تقارير متناسقة أحادية الحقيقة بالتفاصيل المطلوبة على جميع المستويات بدءًا من الإدارة العليا وأصحاب المصلحة الخارجيين وحتى أعضاء الفريق
الاستفادة المثلى من الموارد عبر المشاريع في المؤسسة باستخدام مجموعة الموارد المشتركة والاستخدام الفعال للتقويمات المختلفة.
MS-Project سهل الاستخدام للغاية وسهل التعلم. فهو يحتوي على واجهة مستخدم بديهية للغاية تعتمد على التجربة، وسيحصل أي شخص لديه القليل من الخبرة في إدارة المشاريع على الثقة لاستخدام الأداة بفعالية بمجرد 16 ساعة من التدريب المنهجي مثل التدريب الذي تقدمه سبوتو. نظرًا لأنها أداة مستخدمة على نطاق واسع، هناك الكثير من المحتوى والمساعدة المتاحة عبر الإنترنت لمايكروسوفت بروجكت. يمكن لمستخدمي مايكروسوفت بروجكت أن يحافظوا على تحديث أنفسهم واستغلال الميزات التي يوفرها أحدث إصدار من مايكروسوفت بروجكت على أكمل وجه باستخدام هذه الموارد عبر الإنترنت.
نوصيك بشدة باكتساب الكفاءة في MS-Project إذا كنت تفكر بجدية في بناء حياتك المهنية كمدير مشروع أو برنامج أو مدير محفظة.
إذا كنت مهتمًا بالتدريب على إدارة المشاريع وتعلم MS-Project مع الخبراء، يمكنك التسجيل على www.SPOTO.co.in أو الاتصال بنا على 8422907604 أو البريد الإلكتروني info@SPOTO.co.in