ما هي فوائد إدارة وقت المشروع؟

:
ما هي فوائد إدارة وقت المشروع؟
ما هي إدارة الوقت؟
هل يمكنك إنجاز المزيد من الأعمال في وقت أقل؟
هذا هو التحدي في الوقت الحاضر عندما يكون هناك دائمًا المزيد من الأشياء التي يجب القيام بها والوقت دائمًا ما يكون في نقصان.
تسمى عملية تنظيم الوقت وتقسيمه بين الأنشطة من خلال خطة فعالة إدارة الوقت. تمكّن الإدارة الفعالة للوقت العمل الذكي من إنجاز المزيد من الأعمال في الوقت المحدد على الرغم من الضغط المتزايد والمواعيد النهائية الأكثر صرامة.
أولئك الذين يتم الإشادة بهم على أنهم من أصحاب الإنجازات العالية هم الذين يديرون وقتهم بشكل جيد للغاية لاستيعاب المزيد في الجدول الزمني المتاح. في كثير من الأحيان يُفسر الانشغال في كثير من الأحيان على أنه فعالية ولكن ليس الجهد المبذول بل النتائج هي التي تُحسب. ومن ثم فإن إدارة الوقت أمر بالغ الأهمية لكي تكون كفؤًا ومنتجًا بشراسة.
إن الإدارة السيئة للوقت هي التي تؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية، وضعف جودة العمل، وزيادة الضغط، وعدم الكفاءة، وضعف السمعة المهنية وإعاقة النمو الوظيفي واختلال التوازن بين العمل والحياة.
تتمحور الإدارة السليمة للوقت حول إدارة الوقت بكفاءة لتوفير الوقت فعليًا. فهي توفر مساحة للمبادرة والإبداع في إنجاز المهام. تُعد مهارات إدارة الوقت القوية أحد العوامل الحاسمة في تحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة من خلال توفير صورة واضحة لما يجب إنجازه ضمن الجدول الزمني المحدد مما يعزز الإنتاجية.
لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة؟
تضمن الإدارة الجيدة للوقت إنجاز المزيد من العمل في فترة زمنية أقصر مما يوفر المزيد من الوقت أو النطاق الترددي الذي يمكن الاستفادة منه في تولي مهام إضافية. كما أنه يتيح فرصًا حيث يمكن الاستفادة من الوقت الإضافي لصالح المشروع مما يخفف الضغط على الجدول الزمني بشكل أساسي، ويريح طاقم العمل ويقلل من التوتر ويعزز التركيز – مما يؤدي في النهاية إلى نتيجة ناجحة للمشروع.
إليك 5 أسباب تجعل إدارة الوقت أمرًا بالغ الأهمية:
1. الوقت محدود
قسّمه بأي شكل من الأشكال، لكن اليوم له 24 ساعة فقط. لا يمكنك تمديده أكثر من ذلك. لذلك من المهم الاعتراف بهذا القيد والتخطيط لليوم بفعالية للاستفادة القصوى من الساعات من خلال العمل الذكي. سيساعدك الابتكار والارتجال في إنجاز الأمور على الارتقاء في الرتب وإدارة الموارد المحدودة والاستفادة منها بفعالية – وفي هذه الحالة، الوقت أيضًا هو قيد.
2. إنجاز المزيد بجهد أقل
تتعزز القدرة على التركيز من خلال التحكم الفعال في الوقت. وهذا يتيح القدرة على التركيز مما يعزز الزخم ويعزز الكفاءة. والنتيجة الصافية هي إنجاز المهمة في وقت أسرع بكثير مما كان متوقعًا.
3. تحسين القدرة على اتخاذ القرار
عندما يكون الوقت ضيقًا، تضعف القدرة على اتخاذ القرار بسبب الضغط المتراكم مما يجعل من الصعب التوصل إلى قرار مستنير. مهارات الإدارة الجيدة للوقت تقضي على الضغط الناجم عن عدم كفاية الوقت، وتهدئ العقل ليكون أكثر تحكماً في دراسة جميع الخيارات بعناية في اتخاذ القرار الصحيح.
4. كن أكثر نجاحاً في حياتك المهنية
أحد مفاتيح النجاح هو إدارة الوقت التي تتيح لك التحكم في نفسك بدلاً من اتباع الآخرين. عندما تكون قراراتك سليمة، ستحظى النتائج بالتقدير. سيلاحظ الناس من حولك وسيتوجه إليك الأشخاص الذين يتصدرون الصفوف الأمامية لمساعدتك في إنجاز المهام أو الأنشطة، مما يسلط الضوء على ملفك الشخصي ويساعد على تسريع وتيرة حياتك المهنية.
5. تقليل التوتر
يمكن أن يؤدي عدم التحكم في الوقت إلى تعقيدات حيث قد تتأخر المواعيد النهائية أو تفوتك بعض المهام. تساعدك الإدارة الفعالة للوقت على التحكم في الوقت والتفاوض مع القيود والمطالب المتعلقة بالوقت من خلال التقدير السليم وإنجاز المهمة المحددة ضمن الجدول الزمني. هذا يقلل بشكل أساسي من مستوى التوتر لأنك تتحكم في الجدول الزمني وتثق في التسليم كما هو مخطط له.
ما هي عمليات إدارة الجدول الزمني للمشروع؟
هناك ست عمليات في إدارة الجدول الزمني للمشروع: تخطيط إدارة الجدول الزمني تحديد الأنشطة تحديد الأنشطة تسلسل الأنشطة تقدير مدة النشاط تطوير الجدول الزمني مراقبة الجدول الزمني
1. خطة إدارة الجدول الزمني
إدارة خطة الجدول الزمني هي العملية الأولى لإدارة الجدول الزمني التي يتم فيها وضع سياسات وإجراءات مختلفة. يتم توثيق المعلومات المتعلقة بتخطيط الجدول الزمني للمشروع وتطويره وإدارته وتنفيذه ومراقبته بتفاصيل دقيقة. وهذا يوفر التوجيه لمدير المشروع في إدارة المشروع من البداية إلى التسليم النهائي. يتم تنفيذ هذه العملية مرة واحدة أو نقاط محددة مسبقاً في دورة حياة إدارة المشروع بأكملها.
2. تحديد الأنشطة
في عملية تحديد الأنشطة، يتم تحديد وتوثيق جميع الإجراءات المطلوبة لإعداد المخرجات النهائية. يتم تقسيم حزم العمل إلى مهام أصغر. تعمل هذه المهام الأصغر كخط أساس لتقدير وجدولة وتنفيذ ومراقبة ومراقبة ومراقبة عمل المشروع ككل.
3. تسلسل الأنشطة
يتم تحديد جميع العلاقات بين أنشطة المشروع المختلفة وتوثيقها في أنشطة التسلسل. وتحدد هذه العملية التسلسل المنطقي للعمل الذي يساعد في تحقيق أقصى قدر من الكفاءة على الرغم من القيود. يتم تنفيذ هذه العملية طوال دورة حياة المشروع.
4. تقدير مدد الأنشطة
تقدّر مدة تقدير النشاط عدد فترات العمل اللازمة لإكمال النشاط الواحد الموثق في الجدول الزمني للمشروع إلى جانب الموارد اللازمة والكافية. يتم حساب الوقت المقدر المطلوب لإكمال الأنشطة الفردية في هذه العملية. تُنفذ هذه العملية طوال دورة حياة المشروع.
5. تطوير الجدول الزمني
في عملية تطوير الجدول الزمني يتم إنشاء نموذج الجدول الزمني لتنفيذ المشروع ومراقبته وإدارته والتحكم فيه. يتم تحليل التفاصيل الدقيقة لأنشطة المشروع من حيث التسلسل والمدة الزمنية ومتطلبات الموارد والقيود. عملية تطوير الجدول الزمني وتنتج جدولاً زمنياً نموذجياً كاملاً مع تواريخ أنشطة المشروع المختلفة ويتم تنفيذه طوال دورة حياة المشروع.
6. التحكم بالجدول الزمني
العملية الأخيرة في إدارة الجدول الزمني للمشروع، يتم تنفيذ عملية التحكم في الجدول الزمني طوال دورة حياة المشروع. وبناءً على حالة المشروع، يتم تحديث الجدول الزمني للمشروع في هذه العملية، ونتيجة لذلك، يتم دمج التغييرات في الجدول الزمني الأساسي. وبسبب هذه العملية، يتم الحفاظ على خط الأساس للجدول الزمني طوال فترة تطوير المشروع.
ما هي فوائد إدارة الوقت؟
الإدارة السليمة للوقت لها فوائدها الخاصة. فيما يلي بعض فوائد إدارة الوقت:
1. التسليم في الوقت المحدد
لإتمام العمل في الوقت المحدد، يجب تخصيص وقت محدد لإنجاز العمل، مما يساعد أيضًا على إدارة عبء العمل. عندما تكون هناك مهام محددة الوقت، يكون تحقيق الهدف في الجدول الزمني المحدد ممكنًا من خلال جدول زمني منظم. تؤدي إدارة الوقت بفعالية إلى التسليم في الوقت المحدد.
2. تحسين جودة العمل
من خلال الاستخدام السليم للوقت والاستخدام الفعال للموارد، من الممكن إنجاز العمل بالجودة والمعايير المتوقعة. يمكن تحويل التركيز إلى المهام المهمة ذات الأولوية القصوى في قائمة الأنشطة باهتمام وتفانٍ غير مجزأ مما يؤدي إلى تحسين جودة العمل.
3. الإنتاجية والكفاءة
تساعد مهارات إدارة الوقت الفعالة والكفؤة في إنجاز المهام مع الالتزام بأعلى المعايير م- ويتطلب ذلك التخطيط والجدولة المناسبة، حيث يتم أخذ المهام العاجلة على رأس الأولويات وتحديد المهام غير المهمة وبالتالي موازنة الوقت والالتزام بالجدول الزمني دون حدوث أي انزلاق مما يزيد من الإنتاجية الكلية.
4. تسويف أقل بكثير
إن تأجيل العمل إلى “وقت لاحق” ليس فقط أسوأ عذر، بل إنه مكلف للغاية من حيث العواقب، حيث أن العمل المؤجل سيكون له تأثير متتابع يؤثر سلبًا على تقدم المشروع. إن تطبيق الإدارة الجيدة للوقت أمر ضروري لتحفيز الموظفين على إنجاز المهام وإزالة العائق المتمثل في المماطلة.
5. تقليل التوتر والقلق
دائمًا ما تكون الأوقات الصعبة نتيجة لسوء إدارة الوقت. عندما يكون هناك عمل زائد في الجدول الزمني، فإن تقدير الوقت لم يتم التفكير فيه بشكل صحيح، مما قد يثقل كاهل الموظف دون داعٍ. وهذا يؤدي حتمًا إلى زيادة التوتر والقلق نظرًا للمواعيد النهائية غير المعقولة التي تؤدي إلى الاكتئاب وارتفاع ضغط الدم وأمراض أخرى.
6. تحسين نوعية الحياة
لا تفيد مهارات إدارة الوقت الحياة المهنية فحسب، بل تساعد في تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية أيضًا. فالتوازن بين العمل والحياة الشخصية ممكن جدًا إذا تم تحقيق التوازن الصحيح في تقسيم الوقت وفقًا لذلك. تضمن الإدارة الفعالة للوقت أن تكون المهام في مسارها الصحيح، وهذا بدوره يوفر الوقت للتركيز على الاحتياجات الشخصية. هذا الانسجام يحسن من جودة الحياة.
7. المزيد من الفرص والنمو الوظيفي
عندما تُنجز المهام في الوقت المحدد، يصبح العمل الجيد جديرًا بالملاحظة ويحظى العمل الجيد دائمًا بالتقدير والثناء. أولئك الذين يستطيعون إنجاز العمل باستمرار مع سرعة إنجازه في الوقت المحدد هم “المنجزون” الذين يتم تكليفهم بالمزيد من العمل. الشخص الذي ينجز العمل يحصل دائمًا على فرص الترقية في العمل التي تساعده على الصعود في السلم الوظيفي.
ما هي الـ 4 دال من الإدارة الفعالة للوقت؟
غالبًا ما يعاني مديرو المشاريع في إدارة الوقت لأسباب مختلفة – ربما لم يكن العميل واضحًا بشأن المواصفات أو إدخال تغييرات في اللحظة الأخيرة أو ضغط الموارد أو قد يكون أي شيء. إدارة الوقت ليست بالأمر السهل. تُعرف واحدة من أكثر استراتيجيات الإنتاجية شيوعًا لإدارة الوقت بفعالية باسم “أربع دس”.
احذفها.
من المهم جدًا تحديد المهمة أو النشاط الذي يحتاج إلى التركيز. تأكد مما إذا كان ذلك يحتاج إلى تركيزك واهتمامك الكامل. إذا كان لا يستحق وقتك، فمن الأفضل حذفه. وينص مبدأ باريتو (قاعدة 80/20) في هذا السياق على أن الناس يقضون 80% من وقتهم في أنشطة إما غير منتجة أو مضيعة للوقت.
قم بتفويضها.
التفويض هو طريقة رائعة لتوفير الوقت لقضائه في المهام الهامة التي تقع على عاتقك. لا ينبغي إساءة فهم التفويض أو مجرد إسناد المهام إلى المرؤوسين. يمكن تفويض العمل عبر أو إلى أعلى أو حتى الأقسام الأخرى. يتعلق الأمر بتحديد المسؤولية والملاءمة المناسبة للقيام بمهمة معينة. ليس من الضروري أن يقوم مدير المشروع بإدارة المحاسبة المالية وبالتالي تفويضها إلى محاسب. لا يعني التفويض التخلص من المسؤولية. إنه الفن الرفيع لإنجاز العمل.
قم بذلك.
إذا كانت المهمة مهمة ما مهمة جداً ويمكن إنجازها أنت وكان هناك وقت متاح، دون تأجيل أو حذف أو تفويض، فمن الأفضل القيام بها. فهذا يجنبك التأجيل أو التسويف. يساعدك ذلك على الحفاظ على تركيزك وعدم الانشغال عنه. إذا كان الأمر يستحق وقتك وجهدك في تلك المهمة، فقم بها وامضِ قدمًا.
قم بتأجيلها.
هناك بعض المهام التي يمكن تأجيلها. إذا لم يكن هناك ضرورة ملحة أو إذا كان من الممكن التعامل معها لاحقًا، فقم بتأجيلها. قد لا يكون الأمر مهمًا خلال يوم العمل، ولكن لا يزال من المهم إنجازه. على سبيل المثال، يمكن أن يكون بريدًا إلكترونيًا لا يحتاج إلى اهتمامك الفوري – قم بتأجيله حتى تحصل على وقت فراغ. أما تلك التي لا تستدعي إجراءً فوريًا ويمكن تناولها في وقت لاحق، فيمكن تأجيلها ولكن يجب القيام بها في النهاية.
تفضل بزيارة تدريب الشركات لمعرفة المزيد عن العروض الأساسية للمؤسسات في تمكين القوى العاملة لديها.
قم بتحميل اختبار تدريبي مجاني لامتحان PMP® مع 200 سؤال PMP®.
اختبار نموذجي كامل الطول لاختبار PMP مع 200 سؤال للتحضير لامتحان PMP.
قد تكون مهتماً أيضاً بالاطلاع على عينة من أسئلة التحضير لامتحان PMP® قبل تنزيل الاختبار التدريبي المجاني لامتحان PMP®.
قم بتنزيل كتيب PMP المجاني لمزيد من المعلومات.
تُجري SPOTO دورات تدريبية في إدارة المشاريع، وإدارة الجودة، وتحليل الأعمال، والرشيقة، وسكروم، وشهادة DevOps في مواقع مختلفة في الولايات المتحدة.
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
التدريب على إدارة المشاريع من سبوتو:
التدريب على إدارة الجودة بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم من سبوتو: دورات تدريبية للحصول على شهادة CSM (ScrumMaster) معتمد (CSM)
تدريب أجايل من سبوتو: الدورات التدريبية لشهادة PMI-ACP (محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع)
تدريب DevOps بواسطة SPOTO: دورات تدريبية للحصول على شهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال CCBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية التي يقودها مدرب ودورات تدريبية مباشرة عبر الإنترنت يقودها مدرب للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للحصول على الشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية في العام الجديد. نتمنى لكم كل التوفيق في مبادراتكم التعليمية في العام الجديد.