في الحياة الشخصية والمهنية، يكون التحكم موجودًا في كل مكان. بدءًا من القرارات المالية الشخصية وحتى الأهداف التنظيمية، فإن إتقان فن التحكم له أهمية قصوى.
الآن، يمكنك طرح الاستفسارات المتعلقة بعملية التحكم في النطاق وكيفية عملها من منظور الأعمال.
تشير عملية نطاق التحكم إلى التخصيص الفعّال للعمل اللازم لإتمام المشروع على النحو اللائق. وهذا يعني مراقبة الأنشطة بشكل منهجي، وتقييم الأداء، والاستعانة بالخطوات التصحيحية لضمان تحقيق الهدف العام للمنظمة. ويتمثل الهدف الأساسي لنطاق التحكم في توفير التوافق الفعّال بين التخطيط والنتيجة التي تسمح للمنظمات بالتكيف مع الظروف المتغيرة.
تتكون عملية نطاق التحكم الفعالة في إدارة المشاريع من خطوات مختلفة تعمل على توجيه المنظمة نحو أهدافها وأغراضها الشاملة.
هل تخطط لأن تصبح مدير مشروع؟
احصل على التفوق في دورة إعداد امتحان PMP مع إرشادات SPOTO المتخصصة من خبراء الصناعة.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول المتطلبات الأساسية والأدوات المستخدمة في إدارة نطاق التحكم داخل المؤسسة والخطوات اللازمة لتحقيقها.
ما هو نطاق التحكم في المشروع؟
نطاق التحكم في المشروع هو عملية إدارة وتخطيط خط الأساس للنطاق (وثيقة تتكون من قائمة المنتجات النهائية ضمن المشروع). إنها عملية متكررة تشكل نطاق التحكم في المشروع ويمكن أن تتغير في أي وقت حتى اكتمال المشروع.
لمعرفة المزيد عن نطاق التحكم في إدارة المشاريع، عليك أولاً أن يكون لديك فهم واضح للمدخلات المختلفة ضمن عملية نطاق التحكم. وهي:
جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع
خطة إدارة المشروع المناسبة
العدد الإجمالي للتغييرات التي تم تنفيذها طوال عمر المشروع
الأصول المطلوبة للمشروع
ما هو هدف عملية نطاق التحكم؟
تشكل عملية نطاق التحكم جزءًا لا يتجزأ من إدارة المشروع لضمان إكماله ضمن الإطار الزمني المحدد.
واصل القراءة لمعرفة المزيد حول أغراض عملية نطاق التحكم، بما في ذلك الحفاظ على التحكم المناسب في المشروع الجاري، وتنفيذ التغييرات عند الحاجة، وتسليم المشروع.
تتضمن بعض أهداف عملية نطاق التحكم ما يلي:
التحقق: الفكرة الرئيسية لتطبيق أساليب التحكم في النطاق هي ضمان إمكانية تسليم المشروع في الإطار الزمني المتفق عليه. ويتضمن ذلك مقارنة الأداء والكفاءة الفعليين بخط الأساس لنطاق المشروع (هياكل تقسيم العمل) للتحقق مما إذا كان المشروع يعمل وفقًا للمتطلبات.
الإدارة: مع تقدم المشروع، قد يواجه العديد من المشكلات التي لا يمكن التخطيط لها. تقوم عملية التحكم في تغيير النطاق الفعّالة بتقييم هذه الحواجز لمعرفة مقدار التأثير الدقيق الذي تحدثه على المشروع وإعادة صياغة خط الأساس للنطاق وفقًا لذلك. أيضًا، في بعض الأحيان، قد تكون هناك أنواع مختلفة من الطلبات من الفريق لتغيير أو تعديل أي قاعدة نطاق، والتي يجب تقييمها بدقة قبل قبولها أو رفضها. قم بزيادة مهاراتك الإدارية من خلال التدريب عبر الإنترنت لإدارة المشاريع من SPOTO بقيادة خبراء الصناعة.
التحكم: هناك هدف مهم آخر لعملية نطاق التحكم وهو التقييم المستمر لأي نوع من الانحرافات عن الأداء الفعلي الذي تم تحقيقه والأداء المخطط له وتنفيذ التدابير التصحيحية اللازمة.
التواصل: يعد التواصل السليم جزءًا حيويًا من الإنجاز الفعّال لأي مشروع. ويضمن نطاق التحكم التواصل الواضح بين أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق لتحقيق أقصى قدر من الشفافية. ويساعد هذا في تقليل أي نوع من فجوات التواصل ويضمن تنفيذ المشروع بفعالية.
المتطلبات الأساسية لعملية نطاق الرقابة
هناك شرطان أساسيان لعملية نطاق التحكم الفعالة. وهما:
1. تعريف واضح
إن الشرط الأول والأهم لعملية التحكم في النطاق المناسبة هو وضع مجموعة من تعريفات النطاق الواضحة والموجزة. ويرجع هذا إلى حقيقة مفادها أن المنظمات تحتاج إلى مجموعة واضحة من توقعات الأداء المحددة مسبقًا لإجراء تحليل التباين المناسب. ثم تكتشف المنظمة الانحرافات عن هذه التوقعات وتقوم إما بتعديل خط الأساس للنطاق المذكور أو تنفيذ التدابير التصحيحية وفقًا للمتطلبات.
2. إكمال العمل
الشرط الأساسي الثاني لعملية نطاق التحكم هو ضمان تسليم المشروع للعميل. ويساعد ذلك المؤسسات على تكوين فكرة واضحة عن كفاءة موظفيها وتنفيذ التغييرات اللازمة وفقًا لذلك.
خطوات عملية نطاق التحكم
على الرغم من أن العديد من الشركات/المنظمات تتبع خطوات مختلفة لإدارة نطاق التحكم بكفاءة، فإن الطرق الأكثر اتباعًا خطوة بخطوة تشمل:
وضع معايير المقارنة: تبدأ عملية تحديد نطاق التحكم في إدارة المشاريع داخل المنظمة بوضع مجموعة واضحة من الأهداف ومعايير معينة يتم تقييم الأداء على أساسها. ستساعد هذه المعايير المحددة مسبقًا الإدارة في تحديد مجالات الكفاءة العالية. اختر دورة PRIME2 Foundation and Practitioner التدريبية واحصل على منصبك الإداري.
مراقبة الأداء: بمجرد أن تضع المنظمة مجموعة واضحة من المعايير، فإنها تراقب الأداء بنشاط للتأكد من أنه يتماشى مع الخطة. تستخدم المنظمات أدوات وتقييمات مختلفة لجمع البيانات للتحليل.
مقارنة الأداء الإجمالي بالمعايير المحددة مسبقًا: بعد أن تجمع المنظمات بيانات الأداء اللازمة، تبدأ في تحليلها للبحث عن أي انحرافات عن المعايير المحددة مسبقًا. يساعد هذا الشركة/المنظمة على تنفيذ التدابير التصحيحية اللازمة في المجالات الأقل كفاءة.
اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة: بعد تحديد كافة الانحرافات المستمرة، تقوم عملية نطاق التحكم بإجراء تقنيات تنفيذ الاستراتيجية اللازمة لمعالجة مجالات الكفاءة الأقل. قد تخطط المنظمات لتنفيذ التدابير التصحيحية، أو مراجعة استراتيجياتها، أو توفير موارد إضافية حسب الطلب.
الملاحظات والتحسينات المستمرة: ضع دائمًا في اعتبارك أن إدارة عملية التحكم ليست شيئًا لمرة واحدة تنفذه المنظمة. إن التحقق الفعال من النطاق والتحكم في التغيير هو عملية مستمرة تزداد كفاءتها مع الملاحظات والتحسينات المناسبة. تساعد هذه التحسينات المنتظمة المنظمة على إعادة ضبط استراتيجياتها ومعاييرها، وبالتالي تعزيز كفاءتها.
مدخلات ومخرجات نطاق التحكم
من أجل الإدارة السليمة، تتضمن بعض مدخلات عملية نطاق التحكم ما يلي:
خطة إدارة المشروع: تشير خطة إدارة المشروع المناسبة إلى إنشاء خط الأساس للنطاق بعد تحليل متطلبات المشروع المختلفة. تتضمن عملية التخطيط هذه تحديد المكونات التي تتطلب أي تعديل لحساب خط الأساس لقياس الأداء.
مستندات المشروع: تشير مستندات المشروع إلى تسجيل جميع التغييرات التي تم تنفيذها والدروس المستفادة أثناء إكمال المشروع. لتحقيق عملية فعالة لنطاق التحكم، يجب على المنظمات الاحتفاظ بسجل يساعد مدير المشروع في تحديد أي نوع من الانحرافات عن سير العمل المقترح وتوقع الأداء.
بيانات أداء العمل: تشبه إلى حد ما توثيق المشروع، حيث تسجل بيانات أداء العمل عدد طلبات التغيير الواردة أثناء مدة المشروع، وعدد الطلبات المذكورة التي تمت الموافقة عليها بالإضافة إلى بعض المشاريع التي تم تسليمها جزئيًا ضمن مشروع كبير.
أصول العملية التنظيمية: تشير إلى عدد السياسات والقواعد واللوائح، بالإضافة إلى إجراءات العمل التي تم إنشاؤها أثناء إنشاء خط الأساس للنطاق.
تتضمن بعض مخرجات عملية نطاق التحكم ما يلي:
معلومات أداء العمل: تشير إلى المقارنة بين الأداء المتوقع ضمن نطاق الأساس والأداء الفعلي. يتضمن مؤشر أداء العمل أيضًا أي تغييرات ضمن نطاق الأساس إلى جانب النتائج اللاحقة.
طلبات التغيير وتحديثات خطة إدارة المشروع: تسجل أي نوع من التغييرات أو طلبات تحسين الأداء التي يتم تنفيذها ضمن خط الأساس أثناء المشروع. تتضمن تحديثات خطة إدارة المشروع التغييرات المتعلقة بالأصول والموارد المخصصة، بالإضافة إلى كل تغيير يتعلق بخط الأساس لقياس الأداء.
تحديثات وثيقة المشروع: تتكون من معلومات مفصلة حول كيفية تلبية متطلبات المشروع للاحتياجات العامة للشركة.
أدوات وتقنيات نطاق الرقابة
لضمان إدارة نطاق التحكم بشكل صحيح، هناك بعض أدوات وتقنيات عملية نطاق التحكم التي تستخدمها الشركات:
تحليل التباين: يساعد المديرين على حساب أداء أي مشروع جارٍ. تتضمن هذه الطريقة حساب الفروق بين أداء تنفيذ المشروع الفعلي والخط الأساسي الذي تم إنشاؤه.
تحليل الاتجاه: تقوم هذه الطريقة بتقييم الأداء الفعلي للمشروع من وقت لآخر للتحقق مما إذا كان الأداء يتدهور أو يتحسن.
خاتمة
تعتبر عملية نطاق التحكم بمثابة إجراء إداري بالغ الأهمية للشركات، حيث تضمن الاستخدام الأمثل للموارد وكفاءة تنفيذ المشروع. كما أنها تمكن الشركات من تمييز ضرورة تنفيذ استراتيجيات سير عمل جديدة لتعزيز الكفاءة.
من خلال استيعاب المدخلات المتنوعة، تكتسب المنظمات القدرة على مراقبة المخرجات وتنفيذ عمليات إعادة تخصيص الموارد المطلوبة. إن الاستخدام الفعال لتحليل التباين والاتجاهات ضمن عملية نطاق التحكم يمكِّن المديرين من الإشراف بيقظة على فعالية فريقهم في تحقيق أهداف المشروع. لا يعمل هذا النهج المنهجي على تعزيز تسليم المشروع فحسب، بل إنه يعزز أيضًا ثقافة التحسين المستمر داخل المنظمة، مما يؤدي إلى تحقيق النجاح المستدام والقدرة التنافسية في السوق.
هل تخطط لأن تصبح مدير مشروع كبير في مؤسستك؟
احصل على شهادات إدارة المشاريع عبر الإنترنت من SPOTO وكن جزءًا من الشبكة الإدارية العالمية.