ما هي عملية نطاق التحكم: شرح كامل

تعلم كيف يمكن لمحترفي إدارة المشاريع إتقان عملية التحكم في النطاق لضمان نجاح المشروع من خلال إدارة تغييرات النطاق بفعالية.
في هذه الصفحة
إتقان التحكم في النطاق لمحترفي إدارة المشاريع
لماذا تعتبر عملية التحكم في النطاق مهمة لمديري المشاريع
بيان نطاق عملية التحكم في النطاق بيان نطاق عملية التحكم في النطاق
خطوات عملية التحكم في النطاق
أدوات وتقنيات التحكم في النطاق
التحديات والحلول الشائعة للتحكم في النطاق
أمثلة على نطاق التحكم في نطاق إدارة المشروع
الخاتمة
إتقان التحكم في نطاق التحكم لمحترفي إدارة المشاريع
المشروع عبارة عن مجموعة من المهام التي يجب إكمالها بحلول تاريخ محدد لتحقيق هدف محدد. لكل مشروع نطاق، أي المبادئ التوجيهية للمهام والميزانية للبقاء ضمن حدود المشروع. يجب تحديد النطاق لأنه بخلاف ذلك، سيتجاوز عمل المشروع جميع الموارد ويفشل في تلبية المتطلبات أو تحقيق النتائج المرجوة. في معهد إدارة المشاريع (PMI) ®المواضيع المميزة للتعلم، يتم تقديم تعريف في معهد إدارة المشاريع (PMI):
“نطاق المشروع هو العمل المطلوب لإخراج مخرجات المشروع. ويحدث التغيير، وتتضمن إدارة نطاق المشروع عملية إدارة تغييرات النطاق والتأكد من أن المشروع سيستمر في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. وغالبًا ما يتم تحديد النطاق من خلال هيكل تقسيم العمل، ويجب ألا تتم التغييرات إلا من خلال إجراءات رسمية للتحكم في التغيير.”
كجزء من مجال المعرفة في معهد إدارة المشاريع، نطاق المشروع، يجب أن يكون مدير المشروع قادراً على تحديد ما هو داخل أو خارج النطاق وإدارة العمل في جميع مراحل المشروع مقابل النطاق المحدد من أجل ضمان أن مخرجات المشروع تتناسب مع متطلبات المشروع والميزانية والجدول الزمني. كجزء من المجال المعرفي لنطاق المشروع، يوفر دليل معهد إدارة المشاريع (دليل إدارة المشاريع) الإصدار السابع [MR1] من دليل إدارة المشاريع (PMBOK®) ومصدر المعجم على الإنترنت تعريفات مصطلحات نطاق المشروع هذه:
خطة إدارة النطاق | أحد مكونات خطة إدارة المشروع أو البرنامج التي تصف كيفية تحديد النطاق وتطويره ومراقبته والتحكم فيه والتحقق من صحته.
خط الأساس للنطاق |النسخة المعتمدة من بيان النطاق وهيكل تقسيم العمل (WBS) وقاموس WBS المرتبط به والذي يمكن تغييره باستخدام إجراءات مراقبة التغيير الرسمية ويستخدم كأساس للمقارنة مع النتائج الفعلية.
زحف النطاق |التوسع غير المنضبط في نطاق المنتج أو المشروع دون إجراء تعديلات على الوقت والتكلفة والموارد.
ضمن أنشطة عملية التحكم في النطاق ما يلي:
استخدام خطوات عملية التحكم في التغيير للتحكم في النطاق
إنشاء الوثائق والحفاظ عليها (بيان نطاق المشروع، وهيكل تقسيم العمل، إلخ)
استخدام عملية التحكم في التغيير التي تتضمن وثائق طلب التغيير
الحفاظ على تواصل التغيير مع الفريق وأصحاب المصلحة لإدارة التوقعات.
يعتمد فريق المشروع على مدير المشروع لاستخدام عملية التحكم في النطاق لإدارة النطاق وضمان نجاح المشروع بشكل أفضل.
لماذا يعد التحكم في النطاق أمرًا مهمًا لمديري المشاريع
التغيير أمر لا مفر منه، ويمكن أن يجلب تحسينات أو مشاكل. يستخدم مدير المشروع إدارة النطاق، بما في ذلك بيان النطاق وهيكل تقسيم العمل وهيكل تقسيم العمل من أجل:
ضمان توافق مخرجات المشروع مع الأهداف والغايات الأصلية للمشروع.
تمكين التخفيف من المخاطر من خلال إجراء تغييرات منهجية على خط الأساس للنطاق الذي تم إكماله من خلال عملية متسقة للتحكم في التغيير باستخدام نماذج طلبات التغيير الموحدة.
إدارة الموارد بحيث يكون هناك تخصيص فعال مع تقليل فرص العمل الزائد أو غير الضروري.
تأمين دعم العملاء وأصحاب المصلحة كجزء من التواصل المستمر لعملية التحكم في التغيير.
لا يمكن منع التغيير، ولكن يمكن إدارته. يجب على مدير المشروع استخدام عملية رسمية للتحكم في التغيير لإدارة كل طلب تغيير بحيث تلبي مخرجات المشروع توقعات أصحاب المصلحة.
بيان نطاق عملية التحكم في نطاق عملية التحكم في النطاق
يحتاج مدير المشروع إلى معرفة أن يكون ضمن نطاق المشروع منذ البداية للتحكم في التغيير. يضمن بيان النطاق أن يكون لدى فريق المشروع وأصحاب المصلحة والعملاء فهم تأسيسي مشترك واتفاق على مخرجات المشروع وميزانيته وجدوله الزمني. تتضمن المكونات النموذجية لبيان النطاق ما يلي:
أهداف المشروع وغاياته
حدود المشروع (ما هو “داخل النطاق” وما هو “خارج النطاق”)
قائمة مخرجات المشروع مع معايير القبول
تعريف نطاق المشروع
قيود المشروع
افتراضات المشروع
ميزانية المشروع
الجدول الزمني للمشروع والمعالم المعروفة
لاحظ أن هناك فرقاً بين نطاق العمل (SOW) وبيان النطاق. يعمل نطاق العمل بمثابة اتفاق بين أصحاب المصلحة الرئيسيين على دعم المشروع والموافقة عليه بشكل عام. بيان النطاق هو وثيقة تخطيطية توجه إدارة المشروع المعتمد.
الغرض من عملية نطاق التحكم
ضمن عمليات إدارة المشاريع، تراقب عملية التحكم في النطاق حالة النطاق بحيث يمكن إدارة التغييرات مقابل خط الأساس للنطاق، ويمكن منع زحف النطاق، ويمكن تحقيق أهداف المشروع.
خطوات عملية التحكم في النطاق
يمكن تطبيق إدارة نطاق المشروع على أي نوع من المشاريع تقريبًا في مختلف الصناعات. إن الهدف المتمثل في تقديم نتائج المشروع في الوقت المحدد وضمن الميزانية هو هدف عالمي! هناك حاجة إلى إجراء تعديلات للتخصيص لمشروع ما؛ ومع ذلك، في جميع الحالات، تكمل خطوات عملية التحكم في النطاق بعضها البعض حتى يتمكن مدير المشروع من
قياس أداء المشروع مقابل خط الأساس للنطاق.
إدارة التغييرات في نطاق المشروع.
تحديث وثائق النطاق وخطط المشروع.
خطوة عملية التحكم في النطاق 1 | الخطة
يتم إنشاء خطة إدارة النطاق ضمن هذه الخطوة لبيان كيفية تحديد النطاق ومراقبته والتحكم فيه. للتحكم في النطاق، يجب أن تكون هناك خطة لإدارة النطاق تتضمن:
ميزانية المشروع
متطلبات المشروع (من العملاء وأصحاب المصلحة والإدارة)
الجدول الزمني للمشروع
خط الأساس للنطاق
بيان النطاق
قاموس (هيكل تقسيم العمل) WBS (هيكل تقسيم العمل)
جدول تقسيم العمل
يكون مدير المشروع مسؤولاً عن وثائق النطاق الشاملة والمحددة والمفصلة التي يتم إبلاغها إلى فريق المشروع وأصحاب المصلحة. زحف النطاق، حيث لا يمكن منع زحف النطاق، حيث لا يمكن منع المتطلبات والأعمال التي لا تقدم أهداف المشروع الأصلية ولكنها تستخدم ميزانية المشروع وموارده، بدون خطة نطاق مقبولة. يلعب الاتفاق منذ البداية على ما هو داخل نطاق المشروع وما هو خارج النطاق دورًا حاسمًا في فرص نجاح المشروع.
خطوة عملية التحكم في النطاق 2 | التحكم
مع وضع خطة إدارة نطاق المشروع وبدء تنفيذ المشروع، يجب على مدير المشروع الآن التحكم في النطاق. تتعلق خطوة إدارة المشروع هذه ضمن إدارة نطاق المشروع بمراقبة التقدم المحرز وإدارة التغييرات الطارئة ومنع زحف النطاق. يجب تحديث وثائق نطاق التحكم، ويجب توثيق طلبات التغيير ومعالجتها، ويجب التحقق من صحة مخرجات المشروع لقبولها أو رفضها.
وكما هو الحال مع أي عملية إدارة مشروع، يجب أن يتم التواصل المتسق والشفاف والملائم خلال أعمال الرقابة. يجب أن يقدم مدير المشروع تحديثات مجدولة مع تقارير عن التقدم المحرز وطلبات التغيير والحالة حتى يعرف الفريق وأصحاب المصلحة تقدم المشروع نحو تحقيق الأهداف.
خطوة عملية نطاق التحكم 3 | إغلاق
التسليمات المتنافسة التي تلبي متطلبات المشروع ليست نهاية المشروع! يجب أن يغلق مدير المشروع المشروع، وهو ما يعني ضمن عملية التحكم في النطاق توثيق مواءمة مخرجات المشروع النهائية مع نطاق المشروع الأصلي ومتطلباته. يضمن الإغلاق أن يتمكن فريق المشروع من اكتساب قيمة من الدروس المستفادة وتطبيقها على العمل المستقبلي.
أدوات وتقنيات التحكم في النطاق
يستخدم محترفو إدارة المشاريع أدوات وتقنيات لتحقيق التحكم الفعال في التغيير.
إنشاء هيكل تفصيلي للعمل (WBS) والحفاظ عليه لتصور مكونات نطاق المشروع ودعم جهود التحكم والمراقبة طوال فترة المشروع.
إجراء مراجعات مجدولة للنطاق لتحديد تغييرات النطاق والزحف المحتمل للنطاق في الوقت المناسب لإجراء التعديلات والتصحيحات اللازمة.
إجراء تحليل التباين لمقارنة أداء المشروع مع خط الأساس للنطاق وتحديد الانحرافات والأسباب الجذرية واحتياجات العمل.
استخدام نظام التحكم في تغيير النطاق مع إجراءات رسمية متسقة لتوثيق تغييرات النطاق وتقييمها ثم الموافقة عليها أو رفضها.
اتخاذ إجراءات تصحيحية للحد من تأثير الاختلافات وإبقاء العمل ضمن النطاق وعلى المسار الصحيح.
استخدام برنامج إدارة النطاق لتتبع التغييرات والوصول إلى الوثائق بشكل أفضل والاحتفاظ بسجلات للتدقيق والمحفوظات.
التحقق من مخرجات النطاق للتأكد من أنها تفي بالنطاق المحدد، بما في ذلك متطلبات الجودة والوظائف.
استخدام أدوات نطاق التحكم لضمان بقاء المشروع متوافقاً مع الأهداف الأصلية.
تحديات وحلول نطاق التحكم الشائعة
لو كان التحكم في النطاق سهلاً، لما كانت هناك حاجة إلى عملية التحكم في التغيير. يختلف كل مشروع عن الآخر، لكن التحديات الشائعة في نطاق التحكم تشمل:
عدم كفاية وثائق نطاق المشروع، مثل عدم كفاية خط الأساس للنطاق أو بيان النطاق أو طلبات التغيير، وهو سبب شائع لزحف النطاق وسوء إدارة المشروع.
الإخفاق في التواصل بشأن النطاق: نقص التوثيق والمراجعات والتواصل كلها مصادر لسوء فهم المشروع وخروجه عن مساره وتجاوزه.
تأثير العميل أو أصحاب المصلحة: قد يتم ممارسة الضغط (أو حتى التهديد) لتحقيق تغيير خارج النطاق ويمكن أن يكون له تأثير سلبي بعيد المدى على المشروع.
كجزء من أفضل الممارسات، يمكن لمدير المشروع استخدام هذه النصائح لمنع التحديات الشائعة أو العمل على تجاوزها:
الحفاظ على وثائق قوية للمشروع، بما في ذلك جميع الوثائق المتعلقة بالنطاق.
إشراك أصحاب المصلحة في عمليات التحكم في النطاق ومع اتصالات متسقة ومتكررة للتحكم في التغيير لإدارة التوقعات.
تمكين ثقافة إدارة التغيير، بما في ذلك التدريب والموارد، لضمان فهم الغرض من عملية إدارة التغيير وفوائدها.
أمثلة على نطاق التحكم في إدارة المشروع
تحتوي سجلات إدارة المشاريع على حكايات مؤلمة عن التغييرات التي سارت بشكل خاطئ لتحذير مديري المشاريع الجدد من مخاطر المشاريع التي لا توجد فيها عملية للتحكم في التغيير. تأمل هذين المثالين:
دار أوبرا سيدني
تم التغلب على التجاوزات الهائلة في الجدول الزمني والتكاليف في بداية المشروع بمجرد تنفيذ نظام قوي للتحكم في إدارة التغيير – مع الوثائق والعمليات. وبمجرد وجود عملية صارمة لمراجعة تغييرات النطاق المقدمة والموافقة عليها، بالإضافة إلى المراقبة المستمرة للأداء، عاد المشروع إلى المسار الصحيح. واليوم، أصبحت دار أوبرا سيدني رمزاً عالمياً للثقافة والهندسة المعمارية.
مبنى الركاب رقم 5 في مطار هيثرو
تتجلى قيمة المراجعات المنتظمة للنطاق، ونظام التحكم في التغيير، وبرنامج التغيير، ومراقبة الأداء في إدارة مشروع إنشاء مبنى الركاب رقم 5 في مطار هيثرو. تم الانتهاء من هذا المشروع الضخم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية بسبب عمليات التحكم في التغيير في المشروع والموارد والوثائق والأدوات منذ البداية.
يجب أن يتجنب مدير المشروع تجاوز الميزانية، والتأخير في الجدول الزمني، والعملاء غير الراضين، والتسليمات الفاشلة. ولتجنب ذلك، يجب استخدام عملية قوية للتحكم في النطاق مع عناصر متكاملة للتحكم في التغيير.
الخاتمة
يجب تنفيذ كل مشروع من خلال خطة إدارية، بما في ذلك خط أساس للنطاق، وعملية للتحكم في التغيير، ومراجعات منتظمة للنطاق، ومشاركة أصحاب المصلحة. سيحدث زحف محتمل للنطاق وتغييرات غير متوقعة على طول الطريق. ومع ذلك، مع الالتزام بالعملية وعقلية التحسين المستمر، يمكن تحقيق نتائج ناجحة للمشروع.