ما هي خطة إدارة المشروع وكيفية إنشاء خطة إدارة المشروع

بالنسبة لأي مدير مشروع، فإن إنشاء خطة إدارة المشروع هو الجزء الأكثر أهمية. فهي تقدم تمثيلاً مفصلاً للخطة، وتحدد المهام والموارد والجداول الزمنية والمخاطر التي يمكن أن تنطوي عليها عملية إنهاء المشروع. كما أنها توفر استراتيجية لجميع المعنيين، أي مدير المشروع، وأصحاب المصلحة، وفريق المشروع، وما إلى ذلك، مع تحديد الأدوار والمسؤوليات والحصول على نتائج واضحة. لذا، فإن خطة إدارة المشروع بشكل أساسي أمر بالغ الأهمية للمضي قدمًا في المشروع من البداية إلى فترة الإنجاز والتأكد من أن كل شيء يسير بدقة وفي حدود الميزانية ويحقق أفضل النتائج.
في هذه المدونة، سنتعمق في هذه المدونة في معرفة ما هي خطة إدارة المشروع واستخداماتها وأهميتها والمكونات الرئيسية للخطة، ومناقشة الخطوات المتبعة في إنشاء خطة مشروع فعالة.
ما هي خطة إدارة المشروع؟
خطة إدارة المشروع هي بمثابة دليل إرشادي لك لإكمال مشروعك بنجاح. إنها وثيقة مفصلة تحدد كيفية بدء المشروع بطريقة رسمية، من البداية إلى النهاية. فكر فيها كسيناريو حيث تساعدك أنت وفريق مشروعك على التعامل مع جميع التحديات التي تعترض طريقك ومراقبة العملية. تغطي هذه الخطة كل شيء من كيفية استخدام الوقت والمال بحكمة، إلى كيفية التعامل مع المشاكل غير المتوقعة.
يجب عليك العمل بشكل وثيق مع فريق المشروع الخاص بك وأصحاب المصلحة لإنشاء خطة إدارة مشروع فعالة حقًا. يمكن أن تكون هذه الوثيقة الرسمية بأي طول. يمكن أن تكون إما ملخصاً قصيراً أو خطة أكثر تفصيلاً. يمكنك تضمين أشياء مثل المعايير والخطط الأصغر ووثائق التخطيط الأخرى ضمن خطة إدارة مشروعك. والفكرة من وراء ذلك هي الكشف عن استراتيجيات إدارة المشروع الخاصة بفريقك لإنهاء المشروع بالطريقة التي ينبغي أن يكون عليها.
كونك مدير مشروع، تحتاج إلى قضاء الكثير من الوقت في التأكد من أن الأمور تسير كما هو مخطط لها، حتى يتمكن راعي المشروع والشركة من جني الفوائد الكاملة للمشروع. لا يجب عليك أن تكون جيدًا في التخطيط فحسب، بل يجب أن تكون جيدًا أيضًا في الحفاظ على توافق الأمور والتأكد من أن كل شيء يتم إنجازه، باتباع الخطة التي تم إنشاؤها.
ما هي خطة إدارة المشروع المستخدمة؟
تعد خطة إدارة المشروع بمثابة خريطة مهمة لتوجيه مشروعك نحو التفوق. فهي تساعد في تخصيص الموارد، وتفويض المهام، وترتيب الأشخاص، وإدارة الشؤون المالية والميزانيات. علاوة على ذلك، يتم استخدامها لتحقيق ما يلي:
إشراك الجميع: تتأكد الخطة من أن كل من هو جزء من هذا المشروع يفهم ويوافق على أهداف المشروع، بحيث يكونون على استعداد للمساعدة والمعاونة.
لتقديم مساعدة الخبراء: للتأكد من أن الأشخاص الذين تعمل معهم لديهم المهارات والمعرفة المناسبة للتعامل مع مختلف أجزاء المشروع بكفاءة.
للتعامل مع المخاطر: عندما يتم إعداد خطة، يصبح من السهل تحديد المشاكل المحتملة التي يمكن أن تنشأ ويمكن اكتشافها وحلها بسهولة.
للتواصل بوضوح: من خلال التخطيط السليم، يتيح ذلك للأشخاص معرفة كيفية التواصل، والطرق التي يجب استخدامها، ومتى يجب توقع التحديثات. تساعد هذه التقنية على تجنب سوء الفهم وتبقي الجميع على قدم المساواة.
لبلوغ المعالم الرئيسية: أثناء التخطيط لمشروعك، يمكنك إنشاء أهداف واضحة على طول الطريق بحيث يصبح من السهل تتبع التقدم المحرز. علاوةً على ذلك، تضمن خطة إدارة المشروع الفعالة عدم تأخير أي شيء والحصول على جميع النتائج كما هو متصور.
لإدارة الموارد: يساعدك التخطيط على التأكد من مقدار الموارد التي تحتاجها لإنجاز المهمة ومتى ستحتاج إليها. وهذا يمنع ندرة الموارد ويساعد في الحفاظ على سير العمل بسلاسة.
إنها الخطوة التي يمكنك من خلالها تحليل الصورة الكاملة وتقسيمها إلى مهام محددة. في النهاية، فإن الغرض من خطة إدارة المشروع هو الحفاظ على تركيز الجميع وفي الموعد المحدد.
ما هي أهمية خطة إدارة المشروع؟
للتأكد من أن المشروع الذي خططت له يعمل بسلاسة طوال فترة تنفيذ المشروع، يجب عليك القيام ببعض التخطيط المسبق الجاد. وإليك سبب أهمية التخطيط
زحف النطاق: عندما تبدأ أهداف المشروع ومهامه الأصلية في الزيادة عن ما تم تحديده في الأصل، فإننا نطلق عليه “زحف النطاق”. إنه أخطر شيء بالنسبة لمعظم المشاريع، وأنت تعلم ذلك! يمتد نطاق المشروع إلى أبعد مما هو مقرر، مما يؤدي إلى زيادة العمل والتأخير ومشاكل في الميزانية. ومن ثم، فإن التخطيط السليم للمشروع مهم جدًا لاكتشاف وتجنب زحف النطاق.ذات صلة: إدارة نطاق المشروع
أهداف واتجاهات المشروع: عندما يكون لديك خطة واضحة لمشروعك، يكون لديك فكرة واضحة عن أهدافك واتجاهاتك. لذلك، لا توجد مشاكل أو مفاجآت غير متوقعة. تحدد خطة إدارة المشروع المنظمة جيدًا جميع التواريخ والمهام المهمة بالتفصيل، بحيث يعرف الجميع بالضبط ما يتعين عليهم القيام به وكيف يتعين عليهم القيام به. وبهذه الطريقة تمنع أي ارتباك أو سوء فهم بين الفريق.
يمنح الثقة: يبث التخطيط السليم للمشروع الثقة في الجميع بقدرتك على التعامل مع المشروع وجعل المؤسسة تحقق أهدافها بوضوح دون أي ارتباك. وبالتالي، يجب أن يثق بك فريق المشروع والقيادة والرعاة وأصحاب المصلحة في المشروع.
ما هي العناصر الرئيسية لخطة إدارة المشروع؟
يجب أن تلتزم العناصر الرئيسية لخطة إدارة المشروع بالمبادئ الأساسية لإدارة المشروع. يجب مراعاة عوامل مثل الموارد والتواصل وإدارة المخاطر إلى جانب ضمان الجودة. أثناء إنشاء خطة المشروع، تأكد من إضافة هذه العناصر:
الملخص التنفيذي:
الهدف من خطة المشروع هو تقديم كيفية تنفيذ الخطة ورعايتها والتحكم فيها طوال فترة التنفيذ. وهو في الأساس بمثابة دليل كامل يساعد أصحاب المصلحة في المشروع على فهم نطاق المشروع وأهدافه وجدوله الزمني وموارده ومخاطره ومخرجاته ونتائجه.
الجدول الزمني للمشروع أو مخطط جانت:
يتم تضمين مخطط جانت في العديد من خطط إدارة المشروع. وهو يوضح تاريخ بداية الخطة وتاريخ انتهائها، وتواريخ بداية ونهاية المعالم الرئيسية التي ستقودك إلى إكمال المشروع. إذا تم اتباع الجدول الزمني والجدول الزمني المصمم بشكل جيد من قبل الجميع بشكل صحيح، فإنه يضمن أن الجميع يقومون بمهامهم في الوقت المحدد ويمكنهم تجنب تفويت المواعيد النهائية.
إدارة الموارد:
بمجرد تقديم فريق المشروع وتحديد الأدوار والمسؤوليات، يأتي بعد ذلك تخصيص الموارد. في تخطيط المشاريع، تتمحور إدارة الموارد حول التأكد من أن لديك الأشخاص المناسبين الذين يتمتعون بالمهارات والمعرفة المناسبة لإكمال المشروع (إلى جانب الميزانية بالطبع). أولاً، تقوم بتحديد ما تحتاجه، مثل العمال المهرة والمواد والمعدات والتمويل. بعد ذلك، يصبح من الأسهل تحديد من سيقوم بماذا بناءً على معرفته ومهاراته، عندما يكون بإمكانه إنجاز المهام بشكل واقعي. كما أنه يبقيك حذرًا من أي قيود محتملة على الميزانية.
مع وجود خطة فرعية لإدارة الموارد جاهزة، يمكنك مراقبة مشروعك بمجرد أن يبدأ. يمكنك أن ترى ما إذا كان الفريق يستخدم الموارد بكفاءة، أو إذا كنت تثقل كاهل الفريق في أي وقت من الأوقات، أو إذا كان هناك خلل كبير في التفويض. يمكنك مراقبة تقدم المشروع عن كثب بشكل مستمر وإصلاح أي مشاكل تنشأ.
مخرجات المشروع ومعالمه الرئيسية:
تعتبر نواتج إدارة المشروع ومعالمه الرئيسية مثل نقاط التحقق في خطة إدارة مشروعك. فهي تعرض التواريخ والمهام والقرارات المهمة التي تحتاج إلى إكمالها. لذلك يصبح من السهل عليك وعلى فريقك تتبع التقدم المحرز في المشروع. تكتشف معالم المشروع التغييرات أو الانحرافات في أي مرحلة من مراحل التطوير. ويتأكد من أن كل شيء يسير بشكل صحيح. بدون تتبع المعالم، فأنت تراقب المهام فقط ولا تتبع بالضرورة المسار الصحيح في مشروعك.
إدارة المخاطر:
إدارة المخاطر في المشروع أمر صعب بعض الشيء. تحتاج إلى معرفة خطواتك التالية مسبقًا لتجنب أي تناقضات أخرى. في بعض الأحيان بسبب أسباب غير متوقعة أو أي تحديات غير متوقعة، قد يكون هناك تأخير يمكن أن يفسد خطة مشروعك. وهنا يأتي دور إطار عمل إدارة المخاطر الخاص بك. فهو يساعد على تحديد المشاكل المحتملة، ومعرفة مدى احتمال حدوثها، والتخطيط لما يجب القيام به في حال حدوثها. إنه بمثابة خطة بديلة للمشروع حتى لا يحدث أي شيء خارج نطاق الحراسة. وبهذه الطريقة يمكنك البقاء على المسار الصحيح وإنهاء مشروعك بنجاح، حتى لو لم تسر الأمور وفق الخطة أ.
خطة التواصل:
من خلال خطة تواصل دقيقة، يصبح من الأسهل نقل معلومات المشروع إلى أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. تنص الخطة على طريقة التواصل المناسبة، وقنوات الإبلاغ، ووتيرة التكرار. وبالتالي، فهي تضمن بقاء الجميع على اطلاع دائم وسير التواصل بشكل جيد خلال المشروع.
ضمان الجودة وتدابير الرقابة:
يلعب ضمان الجودة دورًا مهمًا في خطة المشروع للتأكد من أن العمل أو المهام المخصصة لك أو لأعضاء فريقك، يبذلون قصارى جهدهم ويحصدون نتائج جيدة منه. والسبب وراء القيام بذلك هو تجنب الأخطاء المستقبلية التي قد تظهر في الصورة لاحقًا. تحتاج إلى التركيز على القيام بالأمور بطريقة صحيحة حتى يسهل عليك تحقيق جميع أهداف مشروعك وتحقيق النجاح.
من ناحية أخرى، يأتي دور مراقبة الجودة بعد الانتهاء من جميع الأعمال أو المهام، للتحقق من جودة العمل المنجز، سواء كان جيدًا بما فيه الكفاية أو لا يزال هناك شيء ناقص. أنت كمدير مشروع تحتاج إلى مراجعته والتحقق مما إذا كان يفي بالمعايير التي قررتها وما إذا كان هناك أي أخطاء يجب إصلاحها. وكلاهما يساعدان في التأكد من أن مشروعك ذو نوعية جيدة وناجح.
كيف تكتب خطة إدارة المشروع؟
وفقًا لأفضل ممارسات إدارة المشاريع، يجب عليك إنشاء خطة مشروعك باتباع هذه العملية المكونة من 6 خطوات:
1. تحديد خطوط الأساس لمشروعك
قبل إعداد خطوط الأساس لمشروعك بشكل جيد، عليك أولاً تحديد ما يجب أن يغطيه المشروع. بعد ذلك، قم بتخطيط موعد تنفيذ كل مهمة ومقدار تكلفتها. هذه هي نقطة البداية لتخطيط كل شيء.
ولتحقيق ذلك، تناول المؤشرات التالية:
ضع قائمة بالأشياء التي تحتاج إلى تحقيقها وحدد الأولويات المتوقعة.
حدد المعالم المهمة والحاسمة لإنجاز المشروع.
تحديد حدود النطاق، مع الإشارة إلى ما لا يجب أن يركز عليه المشروع.
تحديد تاريخ بدء المشروع.
معرفة الموعد النهائي للمشروع.
ذكر ميزانية المشروع، مع مراعاة هوامش الربح إن أمكن.
2. تحديد تبعيات المشروع
تعد تبعيات المشروع جزءًا أساسيًا من تخطيط المشروع. يساعد وجود تسلسل واضح للمهام على ضمان إكمال الفرق للعمل بشكل صحيح وفعال. حافظ على التنظيم وتجنب التأخير وإدارة المشاريع المعقدة من خلال تحديد التبعيات.
التقنيات التي يمكن تحقيقها:
تخطيط التبعيات: قم بإنشاء صورة أو مخطط يوضح كيفية ارتباط المهام ببعضها البعض. يساعدك هذا على معرفة المهام التي تحتاج إلى انتظار مهام أخرى، والمهام التي يمكنك القيام بها في نفس الوقت. ويحدد أوجه الترابط بين المهام والمهام التي يجب القيام بها بشكل متزامن.
مدخلات أصحاب المصلحة: التشاور مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق والخبراء المتخصصين لجمع المعلومات والرؤى حول أوجه الترابط بين المهام بناءً على معارفهم وخبراتهم ومهاراتهم.
مراجعة وثائق المشروع: مراجعة وثائق المشروع، مثل بيان نطاق المشروع، وهيكل تقسيم العمل (WBS)، والجدول الزمني للمشروع، لتحديد أي تبعيات محددة صراحةً أو ضمنيًا.
حكم الخبراء: اطلب التوجيه من مديري المشاريع ذوي الخبرة أو خبراء الصناعة الذين يمكنهم تقديم رؤى حول التبعيات المشتركة بناءً على مشاريع مماثلة أو معرفة المجال.
أدوات تحليل التبعيات: استخدم أفضل برامج أو أدوات إدارة المشاريع التي توفر ميزات لتتبع التبعيات وتحليلها. يمكن أن تساعد هذه الأدوات في أتمتة العملية وتوفير عروض مرئية للتبعيات.
من خلال دمج هذه التقنيات، يمكنك تحديد التبعيات بفعالية. ومن خلال تخطيطها بفعالية في خطة إدارة المشروع، يمكنك ضمان الأداء السلس والتسليم في الوقت المناسب للمشروع.
3. رسم الجدول الزمني للمشروع
من خلال استخدام مخطط جانت، يمكنك تخطيط الجدول الزمني لمشروعك الذي يُظهر بصريًا تواريخ بدء الأنشطة وانتهائها. هذه الأنشطة هي معالمك الرئيسية التي تشكل أقسامًا أصغر من مشروعك والتي توضح الأشياء التي ستحققها ومتى. يساعد مخطط جانت على منع التوسع غير الطبيعي في حجم مشروعك. يجب أن يكشف هذا المخطط عن الترابطات المتبادلة للمشروع أيضًا.
4. تحديد أصحاب المصلحة في المشروع
أصحاب المصلحة في خطة إدارة المشروع هم أشخاص أو مجموعات فردية. وهم الأشخاص الذين يهتمون أو يمكن أن يتأثروا بالطريقة التي سينتهي بها المشروع. دورهم هو المساعدة في إنجاح المشروع من خلال ممارسة أدوارهم ومسؤولياتهم بكفاءة. يجب أن يعرف كل فرد في الفريق أدوار كل صاحب مصلحة، وما الذي سيفعلونه لتحقيق النجاح. لذلك، يصبح من الأسهل على الجميع التواصل مع أصحاب المصلحة المناسبين ويشجع الناس على العمل معًا.
5. إجراء تقييم للمخاطر
يجب أن يشير تقييم المخاطر إلى العقبات أو المشكلات التي قد تتسبب في تأخير المشروع أو حدوث خلل فيه. تجنب المشكلات من خلال وضع خطة لكل خطر وأسبابه وكيفية التغلب عليه وحلها في حال حدوثه. تخصيص أعضاء الفريق لإدارة حالات عدم اليقين والوقاية والتخفيف من المخاطر. لهذا يعد تحليل SWOT فكرة جيدة للمساعدة في معرفة نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات في هذه المرحلة.
لنعرف كل خطر، من خلال الإجابة على الأسئلة التالية:
ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث في المشروع؟
متى من المرجح أن يحدث الخطر؟
ما مدى احتمال حدوثه؟
ما الذي يمكن أن يسبب الخطر؟
كيف يمكننا منع حدوثه؟
إذا حدث ذلك، ما هي النتيجة المحتملة؟
كيف يمكننا تقليل التأثير؟
من المسؤول عن إدارته؟
6. دمج الاقتراحات في خطة إدارة المشروع الخاص بك
من المهم أن تأخذ بملاحظات أو اقتراحات فريقك أثناء وضع خطة إدارة مشروعك. من خلال دمج أفكارهم ورؤاهم في الخطة، فإن ذلك يبني الحافز والحماس لديهم. وبالتالي، يؤدي ذلك إلى إبداء رأيهم بنسبة 100% ويبقيهم ملتزمين بتنفيذ المشروع.
اجمع فريقك معًا وتحقق من خططهم واستمع إلى أفكارهم. اقتراحاتهم مهمة في بناء خطة ناجحة. إلى جانب ذلك قم بإشراك العملاء في اقتراحاتهم القيّمة وتأكد من موافقتهم على ما تقدمه لهم وما يجب القيام به ومتى. وإذا ظهرت أي تغييرات من جانبهم، تعامل معها بسرعة حتى يبقى المشروع على المسار الصحيح.
الخلاصة
لذا فإن وجود خطة جيدة للمشروع أمر ضروري لأنها تحدد الأهداف، وتدير الموارد، وتحدد المخاطر وتخفف من حدتها. وبالتالي، مع وجود خطة (أو خطط) مثالية لإدارة المشروع، يمكنك ضمان سير مشروعك دون أي انقطاع. كمكسب ثلاثي، فهو يحقق نتائج أفضل في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية!
اقرأ أيضًا:
معضلة المماطلين: هل شهادة PMP تستحق العناء؟