يعتمد كل مشروع على إدارة فعّالة لأصحاب المصلحة. تُعَد عملية إدارة أصحاب المصلحة نظامًا استراتيجيًا يستخدمه مديرو المشاريع الناجحون لتحقيق والحفاظ على دعم العمليات من الآخرين، سواء داخليًا أو خارجيًا، للمشروع وشركته. إذا كنت ترغب في تعلم كيفية إدارة برامج إشراك أصحاب المصلحة، فنحن نقترح برنامج CCBA للحصول على بداية سريعة في رحلتك.
ما هي إدارة أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع؟
يمكن وصف خطة إدارة أصحاب المصلحة في المشروع بأنها عملية مراقبة المشروع وتنظيم وتحسين علاقات أصحاب المصلحة. ويشمل ذلك تحديد أولويات أصحاب المصلحة بشكل منهجي، وتحليل احتياجاتهم وتوقعاتهم، والتخطيط وتنفيذ المهام المختلفة لإشراكهم.
يجب عليك إشراك أصحاب المصلحة في رحلتك بشكل منتظم. ويجب الاعتراف بتوقعات ومتطلبات أصحاب المصلحة. إن إدارة الأولويات المتضاربة وإشراك أصحاب المصلحة في القرارات والأنشطة الرئيسية للمشروع أمر بالغ الأهمية. كل هذه الأمور مهمة عند محاولة إدارة عملية إشراك أصحاب المصلحة.
عملية إدارة أصحاب المصلحة
يتعين على مديري المنتجات أن يحرصوا على إقامة علاقات قوية مع أصحاب المصلحة بنجاح. ويتعين على مديري المنتجات أيضًا أن يفهموا تمامًا وجهات نظر واحتياجات أصحاب المصلحة المختلفة. ومثل أي علاقة قوية أخرى، تتطلب هذه العلاقة مشاركة وجهودًا استراتيجية مستمرة.
ما هي خطة إدارة أصحاب المصلحة؟
استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة هي وثيقة تحدد كيف يعتزم فريقك معالجة أهداف وتوقعات أصحاب المصلحة الأساسيين طوال عمر المشروع. إن إنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة التي تحل النزاعات وتلبي التوقعات وتضمن تلبية مطالب أصحاب المصلحة هو أحد مكونات إدارة أصحاب المصلحة في المشروع.
إن برنامج إدارة أصحاب المصلحة الفعّال سوف يعمل أيضًا على تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين وتحديد استراتيجيتك ونهجك لإدارة كل منهم. هناك بعض الدورات التدريبية الممتازة في إدارة الأعمال والتي سوف تساعدك على فهم الطرق التي يمكنك من خلالها إنشاء خطة جيدة لإدارة أصحاب المصلحة. تسمى تقنية ترتيب الاجتماعات مع أصحاب المصلحة وإدارة توقعات أصحاب المصلحة بإدارة أصحاب المصلحة في المشروع. يتم تنسيق العديد من أجزاء العمليات، بما في ذلك إدارة أصحاب المصلحة، من قبل مديري المشروع. أصحاب المصلحة لديهم عمومًا مصلحة أو تأثير على المشروع.
يمكن أن يشمل أصحاب المصلحة ما يلي:
- أعضاء الفريق:
يعتبر أعضاء فريق المشروع أصحاب مصلحة مباشرين حيث أن نجاح المشروع يمكن أن يؤثر على أدائهم في العمل. - التنفيذيون:
قد يكون المسؤولون التنفيذيون في الشركة أصحاب مصلحة في مشروع ما، حيث أن المشاريع يمكن أن تؤثر على سمعة الشركة ونجاحها. - العملاء:
ويشكل العملاء مجموعة أساسية إضافية من أصحاب المصلحة لأنهم يستثمرون اقتصاديًا في المشاريع في كثير من الأحيان ولديهم مصلحة حقيقية في المشروع، مما يلبي توقعاتهم.
لماذا تعتبر خطة إدارة أصحاب المصلحة مهمة؟
إن خطة إدارة أصحاب المصلحة ضرورية لنجاح علاقات المشروع، وتعزيز الثقة والأهمية. فهي تساعد في مواءمة مساهمات أصحاب المصلحة في نجاح المشروع وتعزز الشفافية والثقة، مما يضمن التفاهم المتبادل لأهداف المشروع. إن إشراك أصحاب المصلحة في وقت مبكر يساعد في تحديد المخاطر والقيود، مما يؤدي إلى نتائج أفضل للمشروع.
- تقديم الخبرة: لن يكون جميع أصحاب المصلحة على نفس القدر من المعرفة، ولكن رؤاهم، المستندة إلى الخبرة في الصناعة أو البيانات، يمكن أن تكون ذات قيمة.
- تقليل المخاطر: يمكن لأصحاب المصلحة تحديد المخاطر المتعلقة بمتطلبات المشروع أو حدوده، مما يساعد في تطوير استراتيجيات التخفيف.
- زيادة احتمالات النجاح: إن إشراك أصحاب المصلحة في تحديد متطلبات المشروع يضمن مشاركتهم، مما يعزز احتمالات النجاح.
تنفيذ برنامج إشراك أصحاب المصلحة: يسمح هذا البرنامج بالتخزين المركزي لمعلومات أصحاب المصلحة، وتعيين الأدوار والمسؤوليات، وتوفير تقارير في الوقت الفعلي لإدارة مشاركة أصحاب المصلحة بشكل أفضل.
من الذي يقوم بإعداد خطة إدارة أصحاب المصلحة؟
يقوم مدير المشروع عادة بتطوير خطة إدارة أصحاب المصلحة. ومع ذلك، فإن هذا لا يضمن أن يكمل مدير المشروع الخطة بمفرده. لتحديد أصحاب المصلحة المهمين وتقييم احتياجاتهم وأهدافهم ومستوى نفوذهم، يجب عليك طلب المدخلات من كل من شارك في المشروع.
كيفية استخدام خطة إدارة أصحاب المصلحة
إن خطط إدارة أصحاب المصلحة ضرورية لضمان إدارة ناجحة لأصحاب المصلحة، وهو أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع بشكل عام. قد يكون من الصعب فهم أصحاب المصلحة دون وجود خطة لإدارة أصحاب المصلحة، مما يجعل من الصعب معرفة ما يحفزهم وكيفية اكتساب ثقتهم. تضمن خطة إشراك أصحاب المصلحة إشراك أصحاب المصلحة بنجاح في القرارات والتنفيذ طوال دورة حياة المشروع، والحصول على الدعم للمبادرة والتنبؤ بالمعارضة أو الصراع أو الأهداف المتعارضة بين أصحاب المصلحة في المشروع.
ما الذي تشمله خطة إدارة أصحاب المصلحة؟
عند إنشاء تحليل لأصحاب المصلحة في المشروع، يجب أن تكون حريصًا على تضمين جميع المعلومات الضرورية. تتضمن عمليات إدارة أصحاب المصلحة في المشروع البيانات التالية.
قائمة كاملة بجميع أصحاب المصلحة الذين تم تحديدهم – تتضمن الاسم والمسمى الوظيفي أو الدور وتفاصيل الاتصال.
- تحديد أولويات أصحاب المصلحة
قم بتقييم أصحاب المصلحة بناءً على قدرتهم على التأثير على مشروعك ومدى اهتمامهم بنجاحه. يعد تحليل أصحاب المصلحة الخطوة الأكثر أهمية. - توقعات أصحاب المصلحة
لا يمكنك تحديد توقعات واقعية إذا لم تتعرف عليها. يجب تسجيل كل شيء، بما في ذلك كيفية رغبتهم في التواصل وما يرغبون في المشاركة فيه. - التواصل أمر ضروري
ينبغي أن تحدد الاستراتيجية حجم وتواتر ونوع الاتصالات مع كل صاحب مصلحة ومن في الفريق سيكون جهة الاتصال الخاصة بهم. - خطط العمل
هذا هو الوقت الذي تحدد فيه كيفية التعامل مع مشاركة أصحاب المصلحة وما هي التدابير التي يجب اتخاذها لضمان تلبية التوقعات.
ما هي فوائد خطة إشراك أصحاب المصلحة؟
هناك خطوات معينة لإدارة أصحاب المصلحة، وإذا اتبعتها، فستكون قادرًا على وضع خطة جيدة لإدارة أصحاب المصلحة. وهناك أيضًا العديد من الفوائد المترتبة على ذلك، مثل: - زيادة الشفافية والتركيز على الأدوار
تتيح استراتيجية أصحاب المصلحة لمديري المشاريع تحديد أهداف معقولة لكل نوع من أصحاب المصلحة في أي مشروع، مما يوفر الوضوح حول أدوارهم. وهذا يعزز إنتاجية أصحاب المصلحة واهتمامهم إذا تمكنت من تحديد أدوات وتقنيات أصحاب المصلحة. - زيادة المشاركة
قد يكون من الصعب إشراك أصحاب المصلحة في المبادرات، وخاصة إذا كانوا بالفعل غارقين في الأعمال اليومية أو لديهم العديد من المشاريع التي يتعين عليهم إدارتها. يجب إلهام أصحاب المصلحة للمشاركة، مما يتطلب خطة مدروسة جيدًا تشرح كيف سيؤثر المشروع عليهم وكيف يمكن أن يساعدهم في أدوارهم اليومية. - تقليل المخاطر
إن زيادة وضوح العمل والمشاركة يقلل من الصراعات، وبالتالي من المخاطر. إن إحدى أكثر المشاكل تحديًا أثناء المشروع هي فهم طرق تقليل المخاطر التي قد تعرض نجاح المشروع للخطر. إن استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة المدروسة والمنفذة جيدًا تضع جميع أصحاب المصلحة معًا على نفس الصفحة وتكون مسلحة بشكل أفضل لمواجهة الصعوبات.
ماذا يحدث إذا لم يكن لديك خطة لإدارة أصحاب المصلحة؟
إن فشل تحليل أصحاب المصلحة قد يؤدي إلى مخاوف أكثر جوهرية، مثل تأخير المشروع لعدة أشهر لإعادة العمل عليه أو عدم رضا أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين عن المشروع. وفي غياب خطة إدارة أصحاب المصلحة المنظمة بشكل جيد، فقد يؤدي ذلك أيضًا إلى مطالبة أحد أصحاب المصلحة الغاضبين باستبدال مدير المشروع.
كيفية إنشاء خطة فعّالة لإدارة أصحاب المصلحة في 7 خطوات
هناك العديد من الأمور التي يجب أن تضعها في اعتبارك عند إنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة في المشروع. عند البحث عن مثال لاستراتيجية إدارة أصحاب المصلحة، من الضروري تحديد مصدر جيد والتعلم منه. سيساعدك برنامج SPOTO CCBA في إنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة الأكثر كفاءة، بشكل أفضل من أي كتاب تحليل أصحاب المصلحة PMBOK. تم سرد خطوات عملية إدارة أصحاب المصلحة هنا.
الخطوة 1: إنشاء قائمة بأصحاب المصلحة
قم بإجراء تحليل لأصحاب المصلحة لإدراج جميع أصحاب المصلحة لديك. قم بإنشاء سجل يغطي اسم كل صاحب مصلحة، والدور الحالي، والمساهمة في المشروع، وتفاصيل الاتصال، والتأثيرات المحتملة على نجاح المشروع. هذا السجل مفيد لتتبع كل صاحب مصلحة وكيف يمكن أن تؤثر مساهمته على المشروع. كما أنه أمر حيوي لتحديد توقعات التواصل مع أصحاب المصلحة.
الخطوة 2: الاجتماع مع كل أصحاب المصلحة
للتعرف على المزيد حول دور كل صاحب مصلحة، تفاعل معه. قد يساعدك هذا على فهم أفضل لكيفية تأثيره على المشروع وما الذي يشجعه على رؤية نجاحه. تابع بحثك في سجل أصحاب المصلحة.
الخطوة 3: إعطاء الأهمية لجميع أصحاب المصلحة
بعد التعرف على جميع أصحاب المصلحة والتحدث معهم، قم بتصنيفهم وفقًا لمساهمتهم واهتمامهم بالمشروع. فكر في إنشاء مصفوفة أو شبكة لعرض أولويات أصحاب المصلحة المختلفة.
الخطوة 4: إنشاء خطة الاتصالات
قم بإنشاء خطة اتصال توضح كيفية تفاعلك مع كل صاحب مصلحة. وهذا يضمن أن كل شخص مشارك يفهم نوع حالة المشروع التي يمكنه توقعها ومدى انتظام توقعه لها. من الأهمية بمكان لاستراتيجية الاتصال أن تنشئ ما يلي في عملية إدارة اتصالات المشروع:
- نوع التواصل
- انتظام التواصل
- طريقة الاتصال
- من يشارك في كل شكل من أشكال التواصل؟
- استراتيجية توزيع الاتصالات
- المخرجات النهائية للاتصال
الخطوة 5: تحديد التوقعات
إلى جانب خطة الاتصالات الخاصة بك، من المهم إنشاء توقعات المشروع. ابدأ في إنشاء أطر زمنية ووصف الإجراء الذي يتعين على أصحاب المصلحة اتباعه لتقديم الملاحظات. قد يساعدك هذا في إدارة المشروع وأهداف كل صاحب مصلحة بشكل أفضل.
الخطوة 6: تنفيذ الخطة
قم بوضع خطة لإدارة أصحاب المصلحة كجزء من استراتيجيتك الشاملة. ومن المهم أيضًا التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة في شركتك لديهم إمكانية الوصول إلى هذه الرؤى. وهذا يشجع الشفافية داخل المشروع، مما يعزز من تطوير الثقة بين جميع أصحاب المصلحة.
الخطوة 7: مراقبة نجاحها
راقب فعالية وكفاية استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة لديك. يجب فحصها ومراجعتها حسب الحاجة طوال المشروع. وهذا يضمن أن خطتك تظل دقيقة من حيث هوية كل صاحب مصلحة، وكيف سيتم إشراكهم في المشروع، ومتطلبات المشروع بالكامل.
ما يجب وما لا يجب فعله أثناء إنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة
فيما يلي بعض الأمور التي يجب عليك فعلها وتجنبها عند إنشاء خطة فعالة لإدارة أصحاب المصلحة.
افعل
- ابدأ في أقرب وقت ممكن: حتى قبل أن يبدأ مشروعك في العمل، يمكن لأصحاب المصلحة الرئيسيين أن يؤثروا على المشروع. إن التعرف المبكر على أصحاب المصلحة ومشاركتهم قد يؤدي إلى نجاح المشروع أو فشله.
- التحديث بانتظام: سوف يختلف أصحاب المصلحة على مدار مسار المشروع. فقد يغادر بعضهم المشروع، في حين ينضم آخرون إليه. بالإضافة إلى ذلك، قد يتغير مستوى مشاركتهم وتوقعاتهم بمرور الوقت. تأكد من تحديث الاستراتيجية التي تبنيها مرة واحدة على الأقل شهريًا.
- الحفاظ على الشفافية: تعمل الشفافية على تعزيز الثقة، وإذا كنت تتمتع بثقة أصحاب المصلحة، فمن المرجح أن تكتسب مشاركتهم ودعمهم. عند إنشاء معايير الاتصال الخاصة بك في استراتيجيتك، تذكر أن التواصل المتكرر والمفتوح في كلا الاتجاهين يعزز شفافية المشروع.
- حدد أولوياتك بوضوح: اعتمادًا على الاهتمام والتأثير، يمكن أن تساعدك شبكة أو مصفوفة أصحاب المصلحة في رؤية وفهم المكان الذي يجب أن تركز فيه جهودك على الفور.
- كن دقيقًا: لكي تنجح، يجب أن يصل نهجك إلى قلب ما يهتم به الناس ويصفه بعبارات واضحة وبسيطة يمكن لأي شخص يقرأها أن يفهمها.
- استخدم قالبًا: أنشئ قالبًا لخطة إدارة أصحاب المصلحة التي يمكنك استخدامها في هذه العملية. وهذا يضمن الاتساق في جميع خططك، ويمنع إغفال المعلومات الأساسية ويسمح لك بتطوير الخطط بشكل أسرع. إن استخدام قالب خطة إدارة أصحاب المصلحة سيجعل هذه العملية أسهل كثيرًا.
- فكر في الصراعات: عند وضع خطتك، كن استباقيًا وفكر في الصراعات المحتملة. قم بتضمين استراتيجيات لكيفية إدارة المشكلات وحلها حتى يفهم كل المشاركين الإجراءات قبل بدء المشروع.
لا تفعل - كن متيقظًا: ستتمكن من العثور على الكثير من المعلومات عند إنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة. تأكد من القيام بذلك واحدًا تلو الآخر، أو قد تتجاهل بعض المؤشرات الأساسية.
- سوء الحكم على أصحاب المصلحة: كما ناقشنا بالفعل، فإن أصحاب المصلحة يقدمون الكثير. تأكد من قدرتك على تحديد أدوات وتقنيات أصحاب المصلحة.
أفضل النصائح لإنشاء خطة إدارة أصحاب المصلحة
ليس من السهل إدارة مشاركة أصحاب المصلحة في المشروع. ستساعدك النصائح التالية حول كيفية إنشاء تحليل لأصحاب المصلحة في المشروع. - تطوير قاعدة بيانات لأصحاب المصلحة
تتمثل الخطوة الأولى نحو إدارة بيانات أصحاب المصلحة بنجاح في إنشاء قاعدة بيانات لأصحاب المصلحة تلخص المعلومات الأساسية لجميع أصحاب المصلحة. بعد مراجعة جميع البيانات، تكون الخطوة التالية هي تحديد أولوياتها، مع وضع أصحاب المصلحة الأكثر فعالية في أعلى السلم. - تنفيذ برامج إشراك أصحاب المصلحة
باستخدام برنامج إشراك أصحاب المصلحة، يمكنك تخزين سجل مركزي لجميع أصحاب المصلحة لديك وتعيين المنظمات والمشاريع لهم. يمكن للمديرين استخدام برنامج إشراك أصحاب المصلحة لرسم خريطة لأصحاب المصلحة لديهم وإعداد تقارير في الوقت الفعلي لفهم واجبات ومسؤوليات أصحاب المصلحة الحاليين بشكل أفضل. - إنشاء أنظمة للتعامل مع الشكاوى
يجب أن تتضمن خطة أصحاب المصلحة أنظمة لإدارة الشكاوى لمعالجة مخاوف أصحاب المصلحة أو شكواهم. ويضمن مثل هذا النظام معاملة أصحاب المصلحة بشكل عادل وحل الشكاوى وبناء الثقة وتعزيز الشفافية ومساعدة التواصل. - فهم كيفية التعامل مع أصحاب المصلحة الصعبين
إن إدارة أصحاب المصلحة الصعبين أمر بالغ الأهمية. فالعملاء الصعبون قد يؤثرون على المشاريع والقرارات اعتمادًا على تأثيرهم. حدد أصحاب المصلحة هؤلاء، وفهم سلوكياتهم، ودمج هذا الفهم في استراتيجيتك لإدارتهم بشكل فعال.
نموذج خطة إدارة أصحاب المصلحة
يمكن أن يساعدك نموذج خطة إدارة أصحاب المصلحة في تحديد أصحاب المصلحة ومستويات تأثيرهم واهتمامهم واستراتيجية الاتصال الخاصة بك. يمكن أن يساعد هذا النموذج فريقك في معالجة احتياجات أصحاب المصلحة مع القضاء على مشاكل الاتصال التي قد تعيق إنتاجية المشروع. - تحديد أصحاب المصلحة
- خطة التواصل مع أصحاب المصلحة
فيما يلي مثال لعينة ونموذج لخطة إدارة أصحاب المصلحة: نموذج خطة إدارة أصحاب المصلحة
أطلق العنان لقوة البيانات، وامزج بين الفن والتحليلات من خلال دورات الذكاء التجاري والتصور. ارتقِ برؤيتك وكن رائدًا في الصناعة!
خاتمة
إن خطة إدارة أصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية لنجاح أي مشروع. فهي تساعد مديري المشاريع على التواصل بشكل فعال مع أصحاب المصلحة من خلال تحديد احتياجاتهم وإدارة التوقعات وتعزيز التواصل الواضح. وتضمن هذه الخطة التوافق مع أهداف المشروع، وتعزز الشفافية، وتبني الثقة، وكلها ضرورية لتنفيذ المشروع بسلاسة. إن دمج أدوات مثل برامج إشراك أصحاب المصلحة وأنظمة إدارة الشكاوى يمكن أن يعزز التعاون ويقلل من الصراعات. كما تعمل الخطة المنظمة جيدًا على توضيح الأدوار، وزيادة مشاركة أصحاب المصلحة، وتقليل المخاطر، مما يؤدي إلى نتائج أفضل للمشروع.
بدون خطة إدارة أصحاب المصلحة، قد تواجه المشاريع تأخيرات وسوء تفاهم وعدم رضا، مما قد يعرض النجاح للخطر. وبالتالي، فإن وضع خطة شاملة أمر حيوي لتحقيق أهداف المشروع وإرضاء أصحاب المصلحة.
الأسئلة الشائعة - ما هو الهدف الرئيسي لخطة إدارة أصحاب المصلحة؟
تتمتع إدارة أصحاب المصلحة بالقدرة على بناء علاقات إنتاجية واستدامتها من خلال إدارة الاحتياجات والرغبات والتوقعات المحددة. - من الذي يقوم بإعداد خطة إدارة أصحاب المصلحة؟
يقوم مدير المشروع والراعي بإعداد قائمة بأصحاب المصلحة ليتم تضمينها في استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة. - كيف تبدو خطة أصحاب المصلحة؟
يجب أن تحدد خطة أصحاب المصلحة القوية نطاق المشروع، وتتضمن مصفوفات مثل شبكة الأهمية/التأثير ومصفوفة مشاركة أصحاب المصلحة للحصول على نظرة عامة سريعة على أصحاب المصلحة، وتتضمن جداول زمنية دقيقة، وتتضمن استراتيجية ما بعد أصحاب المصلحة الرئيسيين قبل بدء المشروع. - ما هي الخطوة الأولى في إدارة أصحاب المصلحة؟
تحليل أصحاب المصلحة هو الخطوة الأولى في إدارة أصحاب المصلحة، وهو إجراء بالغ الأهمية يستخدمه الأشخاص المتميزون للحصول على دعم الآخرين. راجع بعض أمثلة خطط إدارة أصحاب المصلحة للحصول على فهم أفضل.
