تلخيص حوكمة المشروع غالبًا ما يساء فهم الفرق بين إدارة المشاريع وحوكمة المشاريع من قبل الأشخاص العاملين في الشركات. على الرغم من أن حوكمة المشاريع وإدارة المشاريع تعملان نحو هدف مشترك يتمثل في نجاح المشروع/المنظمة – فمن الضروري فهم وتحديد أدوار وحدود حوكمة المشاريع وإدارة المشاريع ودور حوكمة المشاريع في إدارة المشاريع. لتبسيط الأمور، من المفيد أن نفهم أن الحوكمة في إدارة المشاريع تعمل كدليل دستوري لإدارة المشاريع استنادًا إلى مبادئ وأهداف وغايات وسياسات المنظمة – والتي يتعين على إدارة المشاريع واللجنة الاستشارية وفريق تطوير المشاريع العمل بموجبها. دعونا نحاول فهم الجوانب الدقيقة والاختلافات والحدود لحوكمة المشاريع وإدارة المشاريع ودور حوكمة المشاريع في إدارة المشاريع. ما هي حوكمة المشروع؟ يشير تعريف حوكمة المشروع إلى إطار أو مجموعة من الهياكل والإجراءات والمبادئ التوجيهية والسياسات التي يتفق عليها فريق إدارة المشروع لدفع تقدم المشروع وقياس نجاحه. تشكل هذه المبادئ التوجيهية الأساس لجميع القرارات المهمة التي يتم اتخاذها أثناء دورة حياة المشروع. عادة ما يتم تحديد أو تخطيط حوكمة المشروع من قبل مكتب إدارة المشروعات في المنظمة بما يتماشى مع سياسات المنظمة. تشرح وتوضح جميع فصول إدارة المشروعات عبر الإنترنت حوكمة المشروع في إدارة المشروعات بقدرات مختلفة باستخدام سيناريوهات المشروع الحقيقية. دعونا أيضًا نتعمق في فهم ما تعنيه حوكمة المشروع ولماذا هي مهمة. لماذا تعتبر حوكمة المشاريع مهمة؟ إن معنى حوكمة المشروع هو تحديد الهدف ووضع المسار لفريق إدارة المشروع للتخطيط والقيادة وتنفيذ وقياس جميع المشاريع في المؤسسة. كما يوفر إطارًا لفريق إدارة المشروع لاتخاذ قرارات موجهة نحو النتائج تتوافق مع أهداف وسياسات المؤسسة الأكبر. كما أنها تحدد وتضع معايير تخطيط المشروع، واتصالات المشروع، وتنفيذ المشروع وتقييمه. وبالتالي، تعمل معايير حوكمة المشروع كمبادئ توجيهية لجميع قرارات إدارة المشروع ومشتقاتها. يوفر تدريب PMP للشركات فهمًا عميقًا للأدوار والمسؤوليات في إدارة المشروع وتأثير حوكمة المشروع في إدارة المشروع بشكل عام. الركائز الثلاث لحوكمة المشروع تعتمد أهمية وفعالية ونجاح حوكمة المشاريع على ثلاثة ركائز أساسية.
أكاديمية المعرفة
الهيكل: يجب أن يكون للمشروع هيكل أساسي محدد للدعم والإرشادات من المنظمة أو القيادة العليا. وهذا يعني أن قدرات اتخاذ القرار، والترابطات المتبادلة، وتدفقات الأعمال، وتكامل كل ما يكمن بينهما يتم شرحها وفهمها بوضوح من قبل جميع أصحاب المصلحة المعنيين بإدارة المشروع. وهذا عادة ما يكون ركيزة الرؤية في حوكمة المشروع.
الأشخاص: تحقيق التوازن الصحيح بين الخبرة والكفاءة وتمثيل جميع المصالح في إدارة المشروع. وهنا يأتي دور الإدارة العليا في جلب مديري المشروع الأكفاء لدفع المشروع نحو تحقيق الأهداف المحددة.
المعلومات: تعتبر المعلومات أداة لدفع العديد من القرارات المهمة والتصحيحية للوصول إلى هدف المشروع. يعد التواصل المفتوح والمستمر وفي الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهمية لتسهيل تدفق المعلومات في الوقت الفعلي للتمكن من الاستفادة من الإحصائيات والمقاييس. ماذا يشمل حوكمة المشروع؟ إن حوكمة المشروع ليست أداة أو إطار عمل واحد يناسب الجميع بالنسبة لأي منظمة. يقوم مكتب إدارة المشروع بتقييم وتطوير إطار عمل ومبادئ توجيهية مصممة خصيصًا لفرق إدارة المشروع لتتبعها أثناء تخطيط المشروع وتنفيذه. لذلك يعتمد الأمر إلى حد كبير على مكتب إدارة المشروع لتحديد العناصر التي تشكل مجتمعة حوكمة المشروع. بشكل عام، تتضمن حوكمة المشروع ما يلي:
السياسات والإجراءات: السياسات والإجراءات هي إرشادات لمساعدة مديري المشاريع على التخطيط وتنفيذ وتسليم مشروع ناجح.
اللوائح: تتناول هذه المبادئ التوجيهية عادةً الامتثال.
الوظائف: تشمل الوظائف الأساسية التخطيط والتنظيم وتوظيف الموظفين والرقابة وما إلى ذلك.
العمليات: تشمل العملية بدء المشروع، وتخطيط المشروع، وتنفيذ المشروع، ومراقبته، وما إلى ذلك.
المسؤوليات: يمثل هذا العنصر القدرة على امتلاك وتوجيه وإظهار وإدارة المهام الفردية أو الفرق لضمان نجاح المشروع. نوصي بالتدريب المعتمد على PRINCE2 للحصول على فهم شامل لحوكمة المشروع في إدارة المشاريع. انضم إلى أفضل دورات إدارة المشاريع الرائجة في SPOTO مكونات حوكمة المشروع
التعلم من أجل الاستدامة هناك ثمانية مكونات لحوكمة المشروع ذات صلة بحوكمة المشروع وإدارة المشروع في العالم الحقيقي. وهي:
نماذج الحوكمة بناءً على المعايير الأساسية للمشروع مثل الجدول الزمني والأهمية والتعقيد والميزانية والأهمية – سيقوم مكتب إدارة المشروع جنبًا إلى جنب مع القيادة العليا بصياغة وتخصيص نموذج أو إطار عمل للحوكمة مع سلسلة من إدراجات حوكمة المشروع المهمة والإلزامية التي يجب على إدارة المشروع الالتزام بها – مثل السياسات والإجراءات واللوائح والوظائف وما إلى ذلك.
المساءلة والمسؤوليات تحدد إدارة المشروع بوضوح خطة تتضمن المساءلة والمسؤولية عن جميع مهام المشروع. ويتمثل جزء من عنصر حوكمة المشروع هذا في اختيار الشخص المناسب للوظيفة المناسبة والتأكد من أن الجميع يفهمون أدوارهم ومسؤولياتهم داخل فريق المشروع. وبصرف النظر عن تحديد المسؤول عن المهمة، تحدد إدارة المشروع أيضًا من يجب أن يتحمل المسؤولية ومن يجب استشارته لمناقشة وإكمال مهمة المشروع.
إشراك أصحاب المصلحة يتحدث هذا المكون عن تحديد وإشراك جميع أصحاب المصلحة المعنيين من خلال تحليل النظام البيئي الكامل للمشروع. سنحتاج إلى تحديد وإشراك الرعاة والبائعين وفريق تطوير المشروع والمستشارين القانونيين ومالكي المنتجات/المشاريع وقادة الأعمال وما إلى ذلك. سيضمن هذا أن يكون الجميع على دراية ويساهمون في ضمان نجاح المشروع. يجب على مدير المشروع تحديد أصحاب المصلحة.
التواصل مع أصحاب المصلحة بعد تحديد أصحاب المصلحة وتحديد المسؤوليات، يقوم مدير المشروع بتطوير خطة اتصال للمشروع لتبسيط عملية الاتصال الفعّالة بين جميع أصحاب المصلحة. وبمجرد صياغة خطة الاتصال، يجب نشرها على جميع أصحاب المصلحة حتى يعرف أصحاب المصلحة متى وكيف يتوقعون اتصال المشروع من مدير المشروع وفرق المشروع. تضمن خطة الاتصال الجيدة للمشروع أن تكون المعلومات دائمًا في الوقت المناسب وموجزة ودقيقة وذات صلة بجميع جمهور هذا الاتصال.
الاجتماع والتقرير كما أن الاجتماعات وإعداد التقارير يشكلان جزءًا من خطة اتصالات المشروع التي تم وضعها في مكون اتصالات أصحاب المصلحة في حوكمة المشروع. إن وجود جدول متوازن للاجتماعات وإطار عمل لإعداد التقارير أمر بالغ الأهمية لضمان إشراك جميع الأطراف ذات الصلة واستشارتها في اجتماعات العصف الذهني وتبادل المعرفة وتحديث المشروع. إن وجود جدول واضح لإعداد التقارير عن الاجتماعات من شأنه أن يساعد في تتبع المعالم الرئيسية والتنقل عبر بوابات القرار بنهج شامل.
إدارة المخاطر والقضايا نظرًا للطبيعة الديناميكية لمتطلبات المشروع وتطوراته، فإن المخاطر والقضايا ستكون دائمًا جزءًا من دورة حياة المشروع. وفي حين أنه من المستحيل تحديد جميع المخاطر في بداية المشروع – يمكن لأصحاب المصلحة في المشروع وينبغي لهم الاتفاق على الوسائل لتحديد وتصنيف المخاطر قبل حتى وضع خطة للتخفيف من المخاطر. هذه خطوة أولية لتحديد خطوات التخفيف من المخاطر والتوصل إليها للقضاء عليها.
الضمان يركز عنصر ضمان المشروع على إدارة المخاطر والتخفيف منها وتطوير مقاييس لغرس الثقة لدى أصحاب المصلحة أو راعي المشروع في احتمالية نجاح تنفيذ المشروع. والجانب المهم من الضمان هو تطوير مقاييس لقياس نجاح المشروع أو اكتماله بدقة.
عملية مراقبة إدارة المشروع تتحكم عملية المراقبة والتحكم في المهام والمقاييس المتعلقة بالمشروع وتقيس التقدم. كما أن هذه ليست عملية تقييم لمرة واحدة؛ إذ يتعين على المدير قياس الأداء بانتظام والقدرة على التصرف في أي انحرافات في تخطيط الوقت/الموارد. الدليل الكامل لإدارة المشاريع وتنفيذ حوكمة المشاريع في إدارة المشاريع متاح في دورة SPOTO عبر الإنترنت لإدارة المشاريع. نموذج حوكمة المشروع كما ذكرنا، فإن نموذج حوكمة المشروع هو نموذج فردي تم اعتماده مع الإطار، لتلبية احتياجات المشروع وأهداف المنظمة مع الأخذ في الاعتبار معايير المشروع المختلفة مثل التعقيد وأصحاب المصلحة وأهداف العمل واحتياجات العملاء وما إلى ذلك. فريق الشرائح أطر حوكمة المشاريع يوفر لنا إطار عمل حوكمة المشروع ببساطة مجموعة من المبادئ التوجيهية أو مجموعة العمليات التي يمكن استخدامها لتشغيل المشروع بينما في أبسط أشكاله، يعد نموذج حوكمة المشروع طريقة لابتكار وتمكين التفاعل المتزامن بين هياكل صنع القرار وإجراءات التشغيل وعمليات التعاون الفعالة. للإجابة بشكل أكبر على سؤال ما هي حوكمة المشروع؟ في كثير من الحالات، يتم استخدام إطار الحوكمة والنموذج بالتبادل ولكن في الواقع، بينما يوفر الإطار إرشادات – ينفذ النموذج الإرشادات لإنشاء هيكل عمل للسياسات والإجراءات التي تعمل بشكل أفضل لتلبية احتياجات المشروع وأهداف المنظمة. سنرى فيما يلي كيف يمكننا استخدام نموذج حوكمة المشروع. أدوار حوكمة المشروع يمكن تصنيف أدوار حوكمة المشروع على نطاق واسع إلى 3 مجموعات:
مالك المشروع: يحدد مالك المشروع مسؤوليات ومحاسبة مدير المشروع الذي سيقود المشروع.
أصحاب المصلحة الرئيسيون: أصحاب المصلحة الرئيسيون هم الرعاة الذين يمولون المشروع والموردين والبائعين ومستخدمي الأعمال للمنتج النهائي لدورة حياة المشروع.
المجموعة الاستشارية: تساعد المجموعة الاستشارية على كسر الجمود واتخاذ القرارات عندما يكون هناك أطراف متعددة أو أصحاب مصلحة ذوي مصالح مختلفة. كيفية استخدام نموذج حوكمة المشروع؟ يمكننا اتباع الخطوات التالية لإنشاء نموذج حوكمة المشروع واستخدامه بشكل فعال والذي يعمل بشكل أفضل لتلبية احتياجات مؤسستنا. لإنشاء نموذج حوكمة جيد، يجب عليك التأكد من تلبية جميع المكونات ذات الصلة بواسطة نموذجك
تحديد أصحاب المصلحة
اختيار وتحديد أولويات الأهداف التجارية أو الأهداف الاستراتيجية بما يتناسب مع مؤسستك واحتياجات عملائك
إنشاء عمليات شفافة وموجهة نحو النتائج.
اختيار الأشخاص المناسبين للوظيفة المناسبة والتأكد من تمثيل جميع المصالح
توفير الأدوات اللازمة لجعل المساهمين في المشروع أكثر كفاءة.
تحديد الاختناقات وإزالتها
التواصل بوضوح لقد تمت مناقشة الخطوات التفصيلية لحوكمة المشروع بالتفصيل في قسم مكونات حوكمة المشروع في هذه المقالة. أمثلة على حوكمة المشاريع ولكي نفهم بشكل أفضل دور حوكمة المشروع في العالم الحقيقي، فلنأخذ مثالاً لحوكمة مشروع فريق كرة قدم محلي يستعد لدوري الدرجة الأولى القادم. وسوف يعمل مالك الفريق كراعٍ للمشروع. وسوف يكون فريق الفريق هو فريق المشروع حيث تكون أدوار ومسؤوليات الجميع محددة جيدًا ومفهومة من قبل الجميع. وسوف يكون القائد مع المدرب فريق إدارة المشروع أو مديري المشروع المكلفين بضمان نجاح المشروع، والذي في هذه الحالة هو الأداء فوق المعايير المحددة في البطولة القادمة والانتهاء في المراكز الأربعة الأولى. الآن سيكون أصحاب المشروع أو الرعاة هم أصحاب نادي كرة القدم. يمكن لمجلس الإدارة إلى جانب المستشارين المستقلين أن يعملوا كلجنة استشارية. يمكن للمدرب وطاقمه الداعم أن يشكلوا فريق إدارة المشروع – والذي سيخطط ويوجه ويحلل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات للفريق الحالي ويخطط لخارطة طريق للفريق ليكون ناجحًا قبل بدء الموسم. دور حوكمة إدارة المشروع أمر بالغ الأهمية هنا. فريق حوكمة المشروع، الذي يتكون عادةً من الإدارة العليا، مسؤول عن إعطاء التوجيهات العامة التي يجب على فريق إدارة المشروع والخبراء الاستشاريين وفريق تطوير المشروع الالتزام بها. في حالة نادي كرة القدم، يمكن أن تكون حوكمة المشروع شيئًا مثل أدناه.
كن دقيقًا، وتدرب بانتظام.
حضور اجتماعات الفريق الأسبوعية دون انقطاع.
الفحوصات الطبية الدورية إلزامية.
الحفاظ على انضباط الفريق وبناء روح الفريق.
العمل على تعزيز العلامة التجارية للرعاة الفريق.
التخطيط للتواصل مع وسائل الإعلام والجماهير من خلال مؤتمرات صحفية منتظمة.
عدم ممارسة أي أنشطة غير قانونية من شأنها تشويه صورة النادي.
أن نكون دائمًا سفراء لأعلى مستويات الروح الرياضية وما إلى ذلك.
بناء بيئة آمنة ومفتوحة لفريق العمل حتى ينجح. تقع على عاتق كل من يمثل النادي مسؤولية ضمان اتباع هذه الإرشادات وأن كل قسم وفريق وفرد يعمل ضمن الإطار الذي توفره حوكمة المشروع. هذا مثال بسيط لما قد تعنيه حوكمة المشروع بشكل عام، ولكن هذا يمكن أن يتغير ويتضمن تفاصيل أكثر اعتمادًا على احتياجات وأهداف المنظمة. تلخيص حوكمة المشروع في الختام، فإن الإجابة لفهم ماهية حوكمة المشروع هي أنها إطار من القواعد والمبادئ التوجيهية والإجراءات التي يمكن أن توجه إدارة المشروع بشكل متكرر في اتخاذ القرارات لتحقيق نتائج ناجحة. ومن المتوقع أن يتصرف فريق إدارة المشروع ضمن إطار أو نطاق حوكمة المشروع لضمان الالتزام بأهداف المنظمة وسياساتها ونجاحها على مستوى المشروع الفردي. الأسئلة الشائعة
من الذي يوفر حوكمة المشروع؟ اعتمادًا على أهداف المنظمة واحتياجاتها، تعمل مجموعة من أعضاء اللجنة التوجيهية ومكتب حوكمة المشروع ومدير المشروع على توفير حوكمة المشروع وضمانها. كما يمكن للجنة التوجيهية أن تضم خبراء ومستشارين مستقلين لصياغة حوكمة المشروع وتنقيحها.
ما هو دور مكتب إدارة المشاريع (PMO) في حوكمة المشاريع؟ يعد مكتب إدارة المشاريع الجزء الرئيسي من هيكل الإدارة الذي يعمل على توحيد عمليات الحوكمة المتعلقة بالمشروع ويوفر الوسائل لمشاركة الأفكار والأدوات والعاملين بكفاءة داخل فرق إدارة المشاريع وتطوير المشاريع.
ما هي مستويات حوكمة المشروع؟ هناك 3 مستويات لحوكمة المشروع داخل المنظمة القائمة على المشروع
تحديد أهداف المشروع .
تمكين وتشجيع الأشخاص ذوي الموارد لتنفيذ المشاريع.
التأكد من وجود الضوابط الصحيحة لتحقيق أهداف المشروع من حيث تحقيق الفوائد والاستخدام السليم للموارد.
