الوقت الذي تقضيه للتأكد من أن لديك تقارير حالة فعالة وفعالة ، سوف يفيدك في المشاريع الحالية وما بعدها. استخدم النصائح الثلاث أدناه لإلقاء نظرة فاحصة على تقاريرك الحالية وإيجاد طرق لجعلها تنتقل من الحالة “الصفراء” أو “الحمراء” إلى الحالة “الخضراء” وبالتالي ضمان اتصالات أفضل في جميع جوانب مشاريعك.
هل يمكن لتقريرك أن يتحدث عن نفسه؟
تقرير الحالة 1 يقع العديد من مديري المشاريع في فخ إنشاء التقارير التي تفترض المعرفة الوثيقة بالمشروع ؛ لأنك تفكر في كل التفاصيل كل يوم لا يعني أن صاحب المصلحة التنفيذي الخاص بك هو. إذا كان عليك أن تكون حاضرًا لشرح التقرير للآخرين ، فإن تقريرك ليس أداة اتصال فعالة.
بالإضافة إلى ذلك ، مع ظهور الفرق الافتراضية والموزعة ، قد تتم مشاركة هذا التقرير الذي أوضحته بمثل هذه التفاصيل مع أشخاص لم يلتقوا بك ولا يعرفون تعقيدات المشروع ؛ على هذا النحو ، لن يكون تقريرك هو الناتج المثير للإعجاب الذي تتخيله ولكن إما أن يتم رفضه أو محفز لاجتماع أطول لشرح الأمر مرة أخرى.
بدلاً من وضع كل التفاصيل الصغيرة في تقرير ، ضع في اعتبارك خيارات مثل روابط الموارد أو الملحق. ضع في اعتبارك استخدام المصطلحات والمختصرات ؛ مرة أخرى ، قد تتم مشاركة هذا التقرير مع من هم خارج المشروع الفوري وتريد منهم الحصول على معلومات لا تحتاج إلى قاموس لفهمه.
كم من الوقت تقضيه في إنشاء التقرير؟
تقرير الحالة 2 اعتمادًا على مؤسستك ودورك ، قد يكون لديك تقارير حالة أسبوعية ، ونصف أسبوعية ، وشهرية ، و / أو ربع سنوية. أو ، إذا كنت عضوًا في فريق Agile ، فقد تقوم بتحديث اللوحات أو تقديم تحديثات من جلسات Scrum. بغض النظر عن نوع أو إيقاع تقارير الحالة التي تقدمها ، يمكن أن تكون عرضة لمشكلة ثانية مشتركة لمديري المشاريع: قضاء كل ساعاتك في الإبلاغ عن العمل الذي من المفترض أن تديره.
نحن مديرو المشاريع نعلم أن التواصل يمثل حوالي 90٪ من عملنا. هذا لا يعني أنه يجب علينا قضاء 90٪ من وقتنا في إنشاء تقارير الحالة. هذا يعني أنه يجب علينا استخدام أدوات مختلفة ، بما في ذلك التقارير ، لإبقاء أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق محدثين وفقًا لذلك. يجب أن تكون التقارير لقطات سريعة للمخاطر والتقدم والقضايا ولكن يجب ألا تحل محل اتصالات المشروع الأخرى.
إذا قضيت معظم وقتك في فخ إعداد التقارير ، ففكر في الخيارات التالية: هل يمكنك تعديل تقرير واحد لتلبية احتياجات مجموعات أصحاب المصلحة المتعددين؟ هل يمكنك إنشاء لوحة معلومات لا تتطلب سوى التحديثات الأساسية حتى تكون حديثة ، بدلاً من صياغة تقرير جديد تمامًا في كل مرة؟ هل سألت مستلمي التقرير عن المقدار الذي قرأوه بالفعل من تقريرك؟ قد يكون هذا هو السؤال الأقوى على الإطلاق! فقط لأنك وضعتها في التقرير لا يعني أن الآخرين يهتمون بهذه النقطة ؛ اكتشف ما يحتاجون إليه حتى يركز وقتك على إدارة المشروع ، وليس كتابة تقرير الحالة.
هل تحتاج إلى خرائط Google للعثور على تقريرك؟
تقرير الحالة 3 هل صندوق البريد الوارد أو Slack مليء بعبارة “مرحباً ، أين تقرير الحالة الأخير” أو أسئلة مشابهة؟ ما هي الخطوات اللازمة لأصحاب المصلحة للعثور على معلومات وتقارير الحالة؟ مع التقرير الذي يتحدث عن نفسه ، والنهج الذي يزيد من الوقت الذي تقضيه في إعداد التقارير ، لا تقع بطريق الخطأ في الخطأ الشائع الثالث: استحالة العثور على تقرير.
هناك الكثير من أدوات الاتصال المتاحة بما في ذلك مواقع الويب والتطبيقات. بغض النظر عن الأدوات التي يمكنك الوصول إليها ، ابحث عن طريقة للتأكد من أن الآخرين يمكنهم العثور على معلومات الحالة أو الإبلاغ عنها دون الشعور بالبحث عن الكأس المقدسة. إذا كان من الصعب العثور على تقرير الحالة الخاص بك ، فقد يعني ذلك أنك تحاول إخفاء المشاكل ، أو قد تحبط أصحاب المصلحة وبالتالي تضعف تلك العلاقة ، أو قد تجد نفسك مضطرًا إلى تدريب الأشخاص لمجرد العثور على تقرير لأنه مدفون جدًا في عميق على موقع غامض خلف ستة جدران حماية. الاعتراف بأن بعض المعلومات سرية وينبغي التعامل معها على هذا النحو ؛ ولكن هذه أيضًا علامة على أن الاتصال خارج تقرير الحالة أكثر ملاءمة.
