ما هي حالة تقارير الحالة الخاصة بك؟ – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

إن الوقت الذي تقضيه لضمان حصولك على تقارير حالة فعالة وكفؤة، سيفيدك في مشاريعك الحالية وما بعدها. استخدم النصائح الثلاث أدناه لإلقاء نظرة متأنية على تقاريرك الحالية وإيجاد طرق لجعلها تنتقل من الحالة “الصفراء” أو “الحمراء” إلى “الخضراء” وبالتالي ضمان تواصل أفضل في جميع جوانب مشاريعك.
في هذه الصفحة
هل يمكن لتقريرك أن يتحدث عن نفسه؟
يقع العديد من مديري المشاريع في فخ إنشاء تقارير تفترض معرفة وثيقة بالمشروع؛ فكونك تفكر في جميع التفاصيل كل يوم لا يعني أن صاحب المصلحة التنفيذي هو من يفكر في كل التفاصيل. إذا كان عليك أن تكون حاضرًا لشرح التقرير للآخرين، فإن تقريرك ليس أداة تواصل فعالة.
بالإضافة إلى ذلك، مع ظهور فرق العمل الافتراضية والموزعة، قد تتم مشاركة هذا التقرير الذي قمت بشرحه بالتفصيل مع أشخاص لم يلتقوا بك ولا يعرفون تعقيدات المشروع؛ وبالتالي، لن يكون تقريرك هو الناتج المثير للإعجاب الذي تتخيله بل إما أن يتم رفضه أو أن يكون سببًا لعقد اجتماع أطول لشرح كل شيء من جديد.
بدلاً من وضع كل التفاصيل الصغيرة في التقرير، ضع في اعتبارك خيارات مثل الروابط إلى الموارد أو ملحق. ضع في اعتبارك استخدام المصطلحات والمختصرات؛ مرة أخرى، قد تتم مشاركة هذا التقرير مع من هم خارج المشروع المباشر وتريد أن يحصلوا على المعلومات ولا يحتاجون إلى قاموس لفهمها.
هل تدرس لامتحان PMP؟
كم من الوقت تقضيه في إنشاء التقرير؟
اعتمادًا على مؤسستك ودورك، قد يكون لديك تقارير حالة أسبوعية أو نصف أسبوعية أو شهرية و/أو ربع سنوية. أو إذا كنت في فريق Agile، فقد تقوم بتحديث اللوحات أو تقديم تحديثات من جلسات Scrum. وبغض النظر عن نوع أو إيقاع تقارير الحالة التي تقدمها، يمكن أن تكون عرضة لمشكلة ثانية شائعة لمديري المشاريع: قضاء كل ساعاتك في تقديم التقارير عن العمل الذي من المفترض أنك تديره.
نحن مدراء المشاريع نعلم أن التواصل يمثل حوالي 90% من عملنا. وهذا لا يعني أننا يجب أن نقضي 90% من وقتنا في إنشاء تقارير الحالة. بل يعني أنه يجب أن نستخدم أدوات مختلفة، بما في ذلك التقارير، لإبقاء أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على اطلاع دائم بآخر المستجدات. يجب أن تكون التقارير لقطات سريعة للمخاطر والتقدم المحرز والمشكلات ولكن يجب ألا تحل محل الاتصالات الأخرى للمشروع.
إذا كنت تقضي معظم وقتك عالقًا في إعداد التقارير، ففكر في هذه الخيارات: هل يمكنك تعديل تقرير واحد لتلبية احتياجات مجموعات متعددة من أصحاب المصلحة؟ هل يمكنك إنشاء لوحة معلومات لا تتطلب سوى تحديثات أساسية لتكون محدثة، بدلاً من صياغة تقرير جديد تمامًا في كل مرة؟ هل سألت مستلمي التقرير عن مقدار ما قرأوه بالفعل من تقريرك؟ قد يكون هذا هو السؤال الأقوى على الإطلاق! فمجرد أنك وضعت ذلك في التقرير لا يعني أن الآخرين يهتمون بهذه النقطة، اكتشف ما يحتاجون إليه حتى يتركز وقتك على إدارة المشروع وليس كتابة تقرير الحالة.
هل تحتاج إلى خرائط جوجل للعثور على تقريرك؟
هل صندوق الوارد أو سلاك الخاص بك مليء بأسئلة “مرحبًا، أين تقرير الحالة الأخير” أو أسئلة مشابهة؟ ما هي الخطوات اللازمة لأصحاب المصلحة للعثور على معلومات الحالة والتقارير؟ من خلال تقرير يتحدث عن نفسه، ونهج يزيد من الوقت الذي تقضيه في إعداد التقارير، لا تقع في الخطأ الثالث الشائع: التقرير الذي يستحيل العثور عليه.
هناك الكثير من أدوات التواصل المتاحة بما في ذلك المواقع الإلكترونية والتطبيقات. بغض النظر عن الأدوات التي يمكنك الوصول إليها، ابحث عن طريقة تضمن أن يتمكن الآخرون من العثور على معلومات الحالة أو التقرير دون أن تشعر بأنك تبحث عن الكأس المقدسة. إذا كان من الصعب العثور على تقرير الحالة الخاص بك، فقد يعني ذلك أنك تحاول إخفاء المشاكل، أو قد تحبط أصحاب المصلحة وبالتالي إضعاف تلك العلاقة، أو قد تجد نفسك مضطرًا لتدريب الأشخاص لمجرد العثور على تقرير لأنه مدفون في مجلدات عميقة جدًا في موقع غامض خلف ستة جدران نارية. اعلم أن بعض المعلومات سرية وينبغي التعامل معها على هذا النحو؛ ولكن هذا أيضًا علامة على أن التواصل خارج تقرير الحالة هو الأنسب.
نصائح لصياغة تقرير رائع
فيما يلي بعض المقالات على الإنترنت مع اقتراحات لما يجب تضمينه ومراعاته في تقرير حالة المشروع القياسي.
6 نصائح لإعداد تقارير فعالة عن حالة المشروع
كيفية كتابة تقرير حالة مشروع فعال
تشريح تقرير الحالة الفعال
قم بفحص نهج تقرير الحالة الحالي الخاص بك للتأكد من أن لديك (1) اتصالات فعالة، (2) استخدام حكيم لوقتك، (3) معلومات مناسبة يسهل الوصول إليها.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت