ما هي جدولة المشروع في إدارة المشاريع؟

هل سبق لك أن كنت جزءًا من فريق عمل تتراكم فيه المهام، وتقترب المواعيد النهائية، ولا يبدو أن أحدًا يعرف ما هي الأولويات؟
هذه ليست مجرد عوائق بسيطة – إنها تحديات جدولة تؤثر على الشركات يومياً.
فكر في آخر مشروع رئيسي لك في العمل. ما الذي تسبب في معظم التأخيرات؟
هل كانت هناك تبعيات لم تتوقعها أو موارد غير متوفرة عندما احتجت إليها؟
في أي مشروع احترافي، التوقيت هو كل شيء. ولكن ماذا يحدث إذا تداخلت المهام أو حدث تأخير؟
هل لا يزال بإمكان فريقك الوفاء بالموعد النهائي، أم أن الأمور ستنهار؟
يساعدك الجدول الزمني الواضح للمشروع على تجنب هذه المشاكل، مما يضمن معرفة الجميع بما يجب القيام به ومتى.
سنشرح في هذه المدونة كيف يمكن أن يكون الجدول الزمني المنظم جيدًا للمشروع هو الفرق بين التنفيذ السلس للمشروع والتدافع في اللحظة الأخيرة.
هل أنت مستعد لمعرفة كيفية الحفاظ على مشاريعك على المسار الصحيح؟ لنبدأ!
جدولة المشروع هي تنظيم وتخطيط تسلسل المهام والجداول الزمنية والموارد اللازمة لإكمال المشروع بكفاءة.
في هندسة البرمجيات، تضمن جدولة المشروع أن تسير عملية التطوير بسلاسة، مع تحديد كل مرحلة من مراحل المشروع بوضوح وتوافقها مع الأهداف العامة.
دعنا نفهم، على سبيل المثال، عندما تقوم شركة ما بإنشاء تطبيق جديد. يقوم مدير المشروع بإنشاء جدول زمني يقسم المشروع إلى عدة مراحل رئيسية:
تصميم واجهة المستخدم/تجربة المستخدم
التطوير
النشر
يتم تعيين تواريخ بداية ونهاية محددة لكل مرحلة، ويتم تحديد المهام داخل كل مرحلة.
على سبيل المثال، خلال مرحلة التطوير، يتم تعيين مهام مثل “إنشاء نظام تسجيل دخول المستخدم” و”تطوير لوحة تحكم المستخدم” و”دمج بوابة الدفع” لمطورين مختلفين.
يتم تقدير أن هذه المهام تستغرق من أسبوع إلى أسبوعين لكل منها، مع تحديد التبعيات (على سبيل المثال، لا يمكن بدء الاختبار حتى يكتمل التطوير).
يضمن الجدول الزمني أن يعرف الفريق ما الذي يجب التركيز عليه ومتى يجب التركيز عليه لمنع التأخير.
إذا استغرقت إحدى المهام وقتًا أطول من المتوقع، تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية تعديل الجداول الزمنية مع الحفاظ على المشروع على المسار الصحيح للوفاء بالموعد النهائي.
من خلال إعداد هذا الجدول الزمني المفصل للمشروع، يمكن للشركة مراقبة التقدم المحرز وتعديل الموارد وتسليم التطبيق في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
جدولة المشروع مهمة للأسباب التالية:
يساعد على إبقاء كل شيء منظمًا وعلى المسار الصحيح. في أي مشروع، خاصة في المجالات المعقدة مثل تطوير البرمجيات، هناك العديد من المهام والمواعيد النهائية والأشخاص المعنيين.
وبدون جدول زمني واضح، من السهل أن تتخلف الأمور عن الركب، مما يؤدي إلى الارتباك والتأخير وحتى تفويت المواعيد النهائية.
يضمن الجدول الزمني المصمم بشكل جيد أن يعرف الجميع ما يحتاجون إلى القيام به عندما يحتاجون إلى القيام به وكيف يتناسب عملهم مع الصورة الأكبر.
كما أنه يساعد مديري المشاريع على تخصيص الموارد وإدارة الوقت بفعالية والتنبؤ بالمشاكل المحتملة قبل أن تصبح كبيرة.
في نهاية المطاف، تساعد جدولة المشروع على ضمان سير المشروع بسلاسة والانتهاء منه في الوقت المحدد والبقاء في حدود الميزانية.
يمكن تقسيم إنشاء جدول زمني للمشروع إلى خطوات بسيطة. إليك كيفية القيام بذلك:
الخطوة الأولى هي تحديد كل مهمة يجب إكمالها للمشروع. فكر في ذلك كإنشاء خارطة طريق.
ابدأ بتقسيم المشروع إلى مراحل رئيسية، ثم قسّم كل مرحلة إلى مهام أصغر يمكن التحكم فيها.
على سبيل المثال، في مشروع تطوير البرمجيات، يمكنك البدء بفئات واسعة مثل “التصميم” و”التطوير” و”الاختبار” و”النشر”.
ثم، بالنسبة لكل من هذه الفئات، قم بإدراج مهام محددة مثل “تصميم واجهة المستخدم” أو “اختبار وظيفة تسجيل الدخول”. الهدف هو ضمان عدم إغفال أي مهام مهمة.
بمجرد إدراج جميع المهام، فإن الخطوة التالية هي تحديد أولوياتها. حدد المهام التي يجب إكمالها أولاً والمهام التي يمكن أن تتبعها.
تعتمد بعض المهام على مهام أخرى، مما يعني أنه لا يمكنك البدء بها حتى يتم الانتهاء من مهمة سابقة.
على سبيل المثال، في تطوير البرمجيات، لا يمكنك البدء في اختبار التطبيق حتى تكتمل مرحلة التطوير. يضمن تحديد التبعيات أن يعمل فريقك بكفاءة، مع التركيز على ما يجب القيام به أولاً لتجنب الاختناقات.
الآن بعد أن عرفت المهام وترتيبها، قدّر الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة. كن واقعيًا بشأن هذه التقديرات الزمنية لتجنب مشاكل الجدولة لاحقًا.
ضع في الحسبان الوقت الاحتياطي للتأخيرات غير المتوقعة – في بعض الأحيان تستغرق الأمور وقتًا أطول من المتوقع.
على سبيل المثال، قد يستغرق ترميز ميزة ما أسبوعين، لكن اختبار وإصلاح الأخطاء قد يضيف المزيد من الوقت. تضمن التقديرات الزمنية الدقيقة أن يكون لديك جدول زمني واقعي.
في هذه المرحلة، قم بتعيين الأشخاص والموارد المناسبة لكل مهمة. لا تشمل الموارد أعضاء الفريق فحسب، بل تشمل أيضًا المعدات أو البرامج أو الأدوات اللازمة للمهمة.
تأكد من عدم إثقال كاهل أي شخص بالعديد من المهام في نفس الوقت. يتضمن ذلك أيضًا التحقق من مدى توفر كل عضو من أعضاء الفريق، والتأكد من قدرتهم على الالتزام بالمهام الموكلة إليهم.
يساعد تعيين الموارد بشكل صحيح على ضمان التنفيذ السلس.
باستخدام تقديرات الوقت من الخطوة 3، قم بتحديد تواريخ واقعية لبدء وانتهاء كل مهمة. تعمل هذه المواعيد النهائية كمعالم رئيسية تساعد على إبقاء المشروع على المسار الصحيح.
تأكد من أن المواعيد النهائية قابلة للتحقيق دون وضع الكثير من الضغط على فريقك.
يتيح الجدول الزمني الواضح للجميع معرفة موعد استحقاق مهامهم ومتى من المتوقع أن يكتمل المشروع بأكمله. هذا أيضًا يبقي أصحاب المصلحة على علم بالتقدم المحرز.
الآن بعد أن أصبحت لديك المهام والأولويات والتقديرات الزمنية والمواعيد النهائية، حان الوقت لتنظيمها في جدول زمني مرئي.
يمكن لأدوات إدارة المشاريع مثل Microsoft Project أو برنامج Atlassian Jira مساعدتك في تخطيط المهام بمرور الوقت. يُظهر هذا الجدول الزمني ما يجب القيام به، ومتى يجب أن يبدأ، ومتى من المتوقع أن ينتهي.
ويوفر صورة واضحة لكيفية سير المشروع، مما يسمح للفريق بأكمله برؤية تسلسل المهام ومواعيدها النهائية.
بمجرد بدء المشروع، من المهم مراقبة التقدم المحرز بانتظام. تحقق مما إذا كان يتم إكمال المهام في الوقت المحدد وما إذا كانت هناك حاجة لإجراء أي تغييرات.
حدّد المسار الحرج واضبط الفواصل الزمنية للأنشطة وفقاً لذلك.
اضبط الجدول الزمني إذا استغرقت المهام وقتًا أطول من المتوقع أو إذا تمت إضافة مهام جديدة. يضمن الحفاظ على المرونة وإجراء تحديثات على الجدول الزمني بقاء المشروع على المسار الصحيح على الرغم من التحديات التي قد تنشأ.
من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكنك إنشاء جدول زمني منظم وقابل للتكيف بشكل جيد يساعد فريقك على العمل بكفاءة والوفاء بالمواعيد النهائية بسهولة.
جدولة المشروع هي العمود الفقري لتنفيذ المشروع بنجاح. فهي تساعد على ضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد، وتخصيص الموارد بكفاءة، ومعالجة المشاكل المحتملة قبل أن تتحول إلى تأخيرات كبيرة.
تمامًا مثل المهندس المعماري الذي يتبع مخططًا لتشييد مبنى، يستخدم مدير المشروع جدولًا زمنيًا منظمًا جيدًا لإبقاء كل شيء على المسار الصحيح.
بدون جدول زمني واضح، حتى أفضل المشاريع يمكن أن تواجه الفوضى والارتباك.
باتباع الخطوات الموضحة في هذه المدونة، ستكون مستعدًا بشكل أفضل لإدارة الجداول الزمنية وتجنب الاختناقات وقيادة فريقك إلى إنجاز المشروع بنجاح.
يوفر تدريبنا على شهادة PMP المهارات والاستراتيجيات اللازمة لاجتياز اختبار PMP. من خلال هذا التدريب، ستكتسب خبرة عملية ورؤى الخبراء والتطبيقات الواقعية للنجاح في إدارة المشاريع. لا تنتظر – سجّل اليوم واتخذ الخطوة الأولى نحو النجاح في اختبار PMP!
يتضمن نظام Agile جدولة مرنة ومتكررة، مما يسمح بالتغييرات والتعديلات مع ظهور متطلبات جديدة، وغالبًا ما يستخدم سباقات السرعة لإدارة الوقت بفعالية.
تعرض مخططات جانت المهام مع مرور الوقت، بينما تُظهر لوحات كانبان تقدم المهام على مراحل، مثل “المهام التي يجب القيام بها” و”قيد التنفيذ” و”تم إنجازها” للتتبع في الوقت الفعلي.
حدد أولويات المهام بناءً على التأثير، وخصص موارد إضافية، وتواصل مع أصحاب المصلحة لإدارة التوقعات والوفاء بالمواعيد النهائية.
من خلال تنظيم المهام وتحديد المواعيد النهائية وتحديد التبعيات، تقلل الجدولة من المخاطر مثل التأخير ونقص الموارد وسوء التواصل.
يتمتع ساتياجيت بخبرة واسعة وعميقة في التدريب الرشيق على المستوى التنفيذي الأعلى الاستراتيجي مع تدريب ورفع قدرات الفرق والأفراد. وهو مدرب رشيق ومستشار ممارسة SAFe® مع أكثر من 24 عاماً من الخبرة.