ما هي تقنية ال 5 أسباب مع مثال

تُستخدم تقنية “الأسباب الخمسة لحل المشكلات” لإجراء تحليل الأسباب الجذرية التي تشير إلى أن أي شخص يحاول فهم مشكلة ما يحتاج إلى السؤال عن سبب حدوثها حتى خمس مرات لفهم أسبابها بدقة.
تحليل الأسباب الجذرية وتحليل الفرص
إحدى المهام المبكرة جدًا التي سيقوم بها محلل الأعمال في المشروع هي تقييم الوضع الحالي. يتضمن تقييم الوضع الحالي البحث في مختلف جوانب البيئة التنظيمية الحالية وتحليلها لفهم الوضع الذي يثير القلق أو الاهتمام بالنسبة للأعمال.
قد يتضمن مجال التحليل محفظة أو برنامج أو مشروع؛ أو وحدة أعمال داخل المؤسسة؛ أو منتج معين؛ أو أي عدد من المجالات الأخرى. يمكن تحليل عوامل مختلفة، مثل الهيكل التنظيمي والقدرات الحالية والثقافة والثقافة والعمليات والسياسات والبنى المؤسسية وبنى الأعمال والقدرات مثل الموارد البشرية ورأس المال والعوامل الخارجية.
من الشائع أن تكون المعلومات التي يتم الحصول عليها كجزء من تقييم الوضع الحالي أكثر تفصيلاً من المعلومات التي تم تحليلها كجزء من تحديد المشكلة أو الفرصة، حيث أن أنشطة الاستنباط المستمرة استمرت في تنمية المعلومات
بمجرد اكتشاف حالة ما وتوثيقها والاتفاق عليها، يجب تحليلها قبل أن يتم التصرف بناءً عليها. بعد الاتفاق على المشكلة التي يجب حلها أو الفرصة التي يجب متابعتها، يمكن تقسيم المشكلة أو الفرصة إلى الأسباب الجذرية أو العوامل المساهمة في الفرصة بحيث يمكن التوصية بحل قابل للتطبيق ومناسب.
تُستخدم تقنيات تحليل الأسباب الجذرية لتحديد السبب الأساسي الكامن وراء التباين أو العيب أو الخطر. عند تطبيقه على المشاكل التجارية، يمكن استخدام تحليل الأسباب الجذرية لاكتشاف الأسباب الكامنة وراء المشكلة بحيث يمكن وضع حلول للحد منها أو القضاء عليها. يمكن استخدام العديد من التقنيات لتحليل الأسباب الجذرية والفرص، بما في ذلك ما يلي: مخططات عظمة السمكة ومخططات العلاقات المتبادلة وتدفقات العمليات وتقنية الأسباب الخمسة.
تقنية 5 أسباب
الهدف من تقنية 5 Whys هو السؤال عن سبب المشكلة حتى خمس مرات أو خمسة مستويات عميقة لفهمها بشكل حقيقي. لا يحتاج محلل الأعمال دائمًا إلى طرح سؤال “لماذا” حرفيًا حتى خمس مرات. وبدلاً من ذلك، يتم استخدام “الأسباب الخمسة” للبدء بمشكلة ما والسؤال عن سبب حدوثها حتى يصبح السبب الجذري أكثر وضوحًا.
في كثير من الأحيان، يقدم رجال الأعمال حلولاً لفريق المشروع، ولكن من الضروري أولاً توضيح مشكلة العمل باستخدام تقنية مثل “الأسباب الخمسة” قبل التفكير في الحلول. قد تكون هناك حاجة إلى تقنيات أخرى لتنقيح السبب الجذري، ولكن تقنية “5 أسباب” هي نقطة انطلاق جيدة.
من المهم طرح “لماذا” باستخدام الأسئلة المناسبة والحد من الاستخدام الفعلي لكلمة “لماذا”، لأنها قد تجعل الشخص الذي تتم مقابلته يتخذ موقفًا دفاعيًا.
إن 5 أسباب هي تقنية تكرارية تستخدم لاستكشاف علاقات السبب والنتيجة الكامنة وراء مشكلة معينة. الهدف الأساسي من هذه التقنية هو تحديد السبب الجذري للخلل أو المشكلة من خلال تكرار السؤال “لماذا؟ وتشكل كل إجابة أساس السؤال التالي.
مثال على المشكلة السيارة لا تعمل.
لماذا؟ – البطارية فارغة. (السبب الأول)
لماذا؟ – المولد لا يعمل. (السبب الثاني)
لماذا؟ – حزام المولد مقطوع. (السبب الثالث)
لماذا؟ – حزام المولد تجاوز عمره الافتراضي ولم يتم استبداله. (السبب الرابع)
لماذا؟ – لم تتم صيانة السيارة وفقاً لجدول الصيانة الموصى به. (السبب الخامس، السبب الجذري)
مثال على تحليل 5 أسباب
مثال – لننظر إلى شركة تأمين مهتمة بتقليل أوقات وتكاليف معالجة مطالبات السيارات ومالكي المنازل. في البداية، تدرك المؤسسة أن الحل قد يؤثر على عدد من أصحاب المصلحة في الشركة.
بعد إجراء تحليل الأسباب الخمسة لهذه الحالة، قد تحصل على النتائج الموضحة أدناه.
الخاتمة
كخلاصة، تشير تقنية 5 أسباب إلى أن أي شخص يحاول فهم مشكلة ما يحتاج إلى أن يسأل عن سبب حدوثها حتى خمس مرات من أجل فهم أسباب المشكلة بشكل كامل. لا تدعو هذه التقنية إلى جعل الشخص يسأل المشارك حرفياً سؤال “لماذا؟” خمس مرات، بل تشجع على طرح الأسئلة المستمرة لإشراك المشارك في مستويات أعمق من النقاش الذي يثيره المزيد من الأسئلة الموجهة.
يقوم الميسر أو المحاور بمناقشة مشكلة ما ويستمر في استكشاف سبب حدوث المشكلة حتى يصبح السبب الجذري أكثر وضوحًا، وعادةً ما يتم الكشف عن السبب الجذري بعد خمس جولات من الاستجواب.
إذا كان ما شرحناه في هذه المقالة جزءًا من عملك اليومي، أو إذا كنت مهتمًا بتحسين معرفتك في مجال تحليل الأعمال، فإننا ننصحك بشدة بقراءة اختبار شهادة PMI PBA. ويمكنك أيضاً إلقاء نظرة على منهج ورشة عمل اجتياز اختبار PMI PBA الخاص بنا.
المراجع
دليل معهد إدارة المشاريع لتحليل الأعمال، الطبعة الأولى.
تحليل الأعمال للممارسين: دليل الممارسة