ما هي تقارير المشروع؟ المكونات والأنواع والاستخدامات

يمكن تعريف إدارة المشاريع بأنها مجال أكاديمي يهتم بتخطيط المشاريع وتنفيذها ورصدها. من بين هذه الأدوات، يحتل تقرير المشروع الدور المحوري حيث يتم استخدام هذه الأداة في شكل تقرير يسلط الضوء على المشروع وحالته ومشاكله والنتائج التي حققها أصحاب المصلحة. من المهم بالنسبة لمديري المشاريع وأي مهني آخر يسعى للحصول على شهادة PMP أن يقدّروا الغرض من تقارير المشاريع وأنواعها واستخداماتها التي تُستخدم في المشاريع. سيتم استكشاف هذه الجوانب في هذه المدونة حول كيفية استخدام تقارير المشاريع بفعالية في إدارة المشاريع.
ما هو تقرير المشروع؟
تقرير المشروع هو تقرير مكتوب يحتوي على معلومات عن جوانب المشروع مثل الإنجازات والتحديات والنتائج. وهو يمثل الحالة الحالية للمشروع والإنجازات والمشكلات التي تمت مواجهتها والانحرافات عن الخطة الموضوعة مسبقًا. علاوةً على ذلك، يعد هذا التقرير وثيقة توثيقية، وهو عنصر ضروري في إدارة المشروع، حيث يحتوي على تحليل شامل يمكن أن يساعد في اتخاذ القرار، وبالتالي معالجة متطلبات المسار المتماشية مع أهداف المشروع.
وعلاوة على ذلك، بالنسبة للأشخاص الذين يطمحون إلى اجتياز اختبار PMP، فإن القدرة على إنشاء تقارير المشروع وتحليلها أمر مهم. هذه التقارير هي جزء من سلسلة المعارف الأخرى المتعلقة بإدارة المشاريع والمعروفة باسم PMBOK، والتي تعد أساس اختبار PMP. إن جمع تقارير المشروع ليس مفيدًا فقط عند التحضير لامتحان PMP، ولكن أيضًا عند العمل على المشاريع الفعلية.
ما هي مكونات تقارير المشروع؟
مكونات تقارير المشروع هي كما يلي:
1. الملخص التنفيذي
الملخص التنفيذي هو أول عنصر يتم وضعه في تقرير المشروع ولكنه آخر عنصر يتم تأليفه. وهو عبارة عن ملخص للتقرير بأكمله مع التركيز على المعلومات الأساسية حول المشروع عند اكتماله وما تم اكتشافه. وعلاوة على ذلك، يسهل هذا القسم الفهم الفوري من قبل أصحاب المصلحة أو المديرين التنفيذيين أو القراء من النظرة الأولى دون الحاجة إلى البحث في الوثيقة. وينبغي أن يجسد أهداف المشروع ونتائجه واستنتاجاته وتوصياته بطريقة بسيطة للغاية. وباختصار، يوفر هذا القسم سياقًا مهمًا للتقرير، ويضع الأساس للتحليلات والرؤى اللاحقة.
2. المقدمة
تشكل المقدمة أساس تقرير المشروع. فهي تشرح سياق المشروع، بما في ذلك خلفيته وأساسه المنطقي. وهذا أمر ضروري للتساؤل عن سبب بدء المشروع في المقام الأول. ما هي المشكلة التي يخطط المشروع لحلها أو الفرصة التي يسعى إلى استغلالها؟ هنا، يمكنك أيضًا وصف إدارة نطاق المشروع، وما هو مدرج في العمل وما هو غير مدرج، لمساعدة الجمهور على فهم حدود التقرير. وهكذا، فإنك من خلال تحديد المرحلة بوضوح في المقدمة، فإنك تجعل قارئك يتماشى مع هدف المشروع.
3. الأهداف
تقدم وصفاً واضحاً ومحدداً لما تم القيام به وإنجازه والذي يمثل الأهداف أو الغايات في المشروع. يجب أن تكون هذه الأهداف SMART، أي محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة بالموضوع ومحددة زمنياً. على سبيل المثال، يمكن أن يكون أحد المقاييس هو زيادة مستويات إشباع العملاء بنسبة 15% في نصف السنة التعليمية القادمة بسبب الارتقاء بمعايير الخدمات المقدمة. وبالتالي، فإن بيانات أهداف المديرين تساعد أصحاب المصلحة وتحدد الأهداف لقياس فعالية المشروع.
4. المنهجية
مهمة للغاية لوصف كيفية تنفيذ المشروع. فهي تحدد كيفية جمع المعلومات وكيفية تنفيذ المهام. على سبيل المثال، إذا كان الأمر يتعلق بالبحث، يمكن للمرء أن يناقش الإجراءات التي تم اتباعها في أنشطة جمع البيانات مثل الاستطلاعات والمقابلات واستخراج البيانات وغيرها، وسبب تبني النهج المحدد. اعتمادًا على تفاصيل الحالة، قد يتضمن هذا الجزء أيضًا جوانب مرتبطة بالجدول الزمني واستخدام الموارد والأشخاص المشاركين في المشروع. والغرض من ذلك هو تزويد الجمهور بفهم واضح للعمليات المتبعة في إنجاز النتائج وجعل العمل قابلاً للتكرار.
5. النتائج/التحليل
تصف هنا النتائج والتوصيات الخاصة بالبيانات التي تم جمعها في المشروع. واعتماداً على طبيعة المشروع، قد تستلزم بيانات إحصائية أو استطلاعات رأي أو معلومات عملية محددة. وعلاوة على ذلك، تطبق النتائج للإجابة على الأسئلة الأولية، وأهداف العمل المشار إليها في المنهج الدراسي أو إرشادات الفصل. يوصى باستخدام المخططات أو الجداول أو الرسوم البيانية لدعم المعلومات وتسهيل فهمها. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يُظهر القسم النتائج المحققة وما إذا كان المشروع قد حقق الأهداف مع الأدلة الداعمة.
6. الخاتمة
تختتم الخاتمة المشروع بأكمله وتقدم لمحة عامة عن جميع النتائج الرئيسية التي تم ملاحظتها في المشروع. وينبغي أن تقدم تحليلاً لما إذا كانت الأهداف المحددة قد تحققت أم لا وتقييم الآثار العامة للنتائج. وبالإضافة إلى ذلك، فإنه يجمع كل جوانب التقرير، مما يدعم التأكيد على قيمة المشروع في معالجة المشكلة المذكورة في البداية أو تلبية الحاجة التي تم تحديدها في البداية. بالإضافة إلى ذلك، فرصة للإبلاغ عن أي مشاكل غير متوقعة أو ملاحظات جديدة ظهرت أثناء العمل، مما يوفر خلاصة وافية.
7. التوصيات
تقدم التوصيات نتائج تحليل البيانات والتوصيات المستمدة من المشروع. وترتبط هذه التوصيات ارتباطًا وثيقًا ببعضها البعض، فهي تقدم توصيات حول كيفية الاستجابة للمشاكل التي تم تحديدها، أو البناء على الإنجازات المحققة، أو تعزيز نتائج الأداء. على سبيل المثال، إذا أظهر تقرير المشروع وجود نقاط ضعف في عملية معينة، فقد يكون الاقتراح هو الحصول على تطبيق برمجي جديد لتنظيم العملية.
أنواع تقارير المشاريع
هناك عدة أنواع من تقارير المشاريع، يخدم كل منها غرضًا وجمهورًا مختلفًا. لذلك، يعد فهم هذه الأنواع أمرًا ضروريًا لإدارة المشروع بفعالية وهو عنصر أساسي في منهج شهادة PMP.
1. تقرير الحالة
عادةً ما يتم تعميمه بشكل دوري للإبلاغ عن الحالة المحدثة للمشروع. وهي تحدد وتوجز ما تم إنجازه وما يتم إنجازه والتحديات أو المخاطر التي تواجهها العملية. وفي هذا الصدد، تعتبر تقارير الحالة مفيدة في التأكد من أن جميع المعنيين على اطلاع دائم وعلى نفس الصفحة فيما يتعلق بالمشروع، وأن أي مشاكل يتم تصحيحها على الفور. وقد تحتوي هذه التقارير على عناصر الجداول الزمنية المخططة والفعلية والتكاليف واستخدام الموارد.
2. التقرير المرحلي
هو تقرير أكثر تحديدًا عن الأحداث التي تم إنجازها في مرحلة معينة من المشروع. ويحدد المهام التي تم إنجازها والمهام التي لا تزال جارية، مما يساعد في قياس درجة التقدم نحو الأهداف والغايات المحددة. بالإضافة إلى ذلك، عادةً ما يكون هذا النوع من التقارير ضروريًا في منتصف مشروع كبير لإظهار أن الفريق يعمل بشكل صحيح ولإجراء التغييرات إذا لزم الأمر. ويتم استخدامه كعنصر تحكم لتحديد ما إذا كانت خطة إدارة المشروع تتطلب أي تعديلات لكي يعود المشروع إلى المسار الصحيح.
3. تقرير الجدوى
يقيّم جدوى وإمكانيات الخطة أو الاستراتيجية المقترحة. وينظر في عوامل مختلفة مثل التكاليف والوقت والموارد والمخاطر لتحديد ما إذا كان ينبغي المضي قدمًا في المشروع أو دعمه. علاوة على ذلك، فهو مفيد لصانعي القرار عند تقديم تقييم محايد للنتائج المحتملة مقابل. على سبيل المثال، إذا كان المشروع يعمل على تطوير منتج جديد، فإن تقرير الجدوى يتضمن تحليلاً للطلب في السوق، وتكلفة الإنتاج، وإيرادات المبيعات المحتملة.
4. التقرير النهائي
يتم إغلاق المشروع في نهاية الأداء وإعداد تقرير شامل عن دورة حياة المشروع. وقد يشمل هدف المشروع واستراتيجياته ونتائجه والخلاصة العامة للمشروع. لذلك، يعد هذا النوع من التقارير مهمًا لتحديد الدروس المختلفة التي تم تعلمها بالإضافة إلى تقييم ما إذا كان المشروع ناجحًا أم لا. وعلاوة على ذلك، يمكن استخدامه كمصدر مستقبلي يُظهر تحسينات أداء الفريق الآخر بناءً على تجربتهم في المشروع.
5. تقرير المخاطر
يتعرف بذكاء على المخاطر التي من المحتمل أن تعيق تنفيذ مشروع معين. وهو يلتقط المخاطر ويقيّم احتمالية المخاطر وشدتها ويقدم توصيات بشأنها. تعد تقارير المخاطر نصف الأسبوعية أو الأسبوعية ضرورية لاستقرار المشروع، مما يسمح للفرق بتحديد المخاطر ومعالجتها قبل أن تتصاعد. يحدد تقرير المخاطر الجيد كلاً من المخاطر الحالية والمستقبلية المحتملة، مما يهيئ الفرق للمشاكل التي قد تنشأ لاحقًا.
6. التقرير الفني
يتعمق التقرير الفني في الجوانب الفنية للمشروع، وغالبًا ما يركز على المنهجيات أو العمليات الهندسية أو البيانات العلمية. وهو الأكثر شيوعًا في صناعات مثل تكنولوجيا المعلومات والهندسة والأبحاث. علاوة على ذلك، يقدم هذا التقرير رؤى مفصلة حول العمل الفني المنجز خلال المشروع وغالبًا ما يستخدم لتوثيق الابتكارات والعمليات والنتائج الفنية. وهو يساعد على ضمان قدرة الفرق المستقبلية على تكرار العمل أو البناء عليه دون البدء من الصفر
استخدامات تقارير المشروع
هذه التقارير متعددة الاستخدامات في تطبيقها في إدارة المشاريع، مما يجعلها أدوات لا غنى عنها. وفيما يلي بعض الاستخدامات الرئيسية:
1. تتبع الأداء
تستخدم تقارير المشروع لرصد الأداء الفعلي للمشروع بالنسبة للأهداف المحددة. وهي عبارة عن مقارنة مباشرة بين ما تم إنجازه وما كان ينبغي إنجازه وفقًا لخطة إدارة المشروع ويتصرف مدير المشروع وفقًا لذلك. وبالتالي، فهي مناسبة بشكل خاص لحاملي شهادة PMP حيث أن قياس الأداء وتتبعه من بين كفاءات إدارة المشاريع.
2. التواصل مع أصحاب المصلحة
يعد التواصل مع أصحاب المصلحة عنصراً مهماً في إدارة المشروع لتعزيز نتائج المشروع. تخدم تقارير المشروع الغرض من تصعيد المعلومات المتعلقة بتقدم المشاريع. وعلاوة على ذلك، فهي تساعد في إبقاء التوقعات تحت السيطرة والحفاظ على دعم أصحاب المصلحة خلال دورة حياة المشروع بأكملها.
3. اتخاذ القرارات
توفر تقارير مشاريع الأعمال التفاصيل والنتائج الضرورية لاتخاذ القرارات المناسبة في مجال الأعمال. وباختصار، تحتوي تقارير المشروع على المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية حول المشروع، مثل وقت تخصيص المزيد من الموارد، أو تغيير توقيت المشروع، أو معالجة المخاطر الجديدة بفعالية.
4. إدارة المخاطر
يعتبر التخفيف من المخاطر من الاعتبارات المهمة عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع، وتقارير المشروع جزء لا يتجزأ من هذه العملية. كما أن مديري المشاريع يناقشون ويقيّمون المخاطر المختلفة في التقارير اليومية، ويعملون بنشاط لمنع تأثيرها على النجاح.
5. الإدارة المالية
تقارير التكلفة وتقارير المشروع المالية الأخرى لا تقدر بثمن لمراقبة ميزانية المشروع. ويحدد المخططون التجاوزات في التكاليف من خلال مقارنة النفقات الفعلية بالميزانية وتعديل التكاليف للبقاء ضمن حدود الميزانية.
6. إدارة الموارد
تساعد تقارير الموارد مديري المشاريع في تحديد الاستخدام الكفء والفعال للموارد. وبالتالي، تساعد المعلومات المتعلقة بالتوزيع الفعلي للموارد على تحديد مدى ندرتها واتخاذ قرار بشأن الإجراءات الإضافية.
7. التوثيق وإعداد التقارير
تقارير المشروع هي وثائق قانونية يمكن أن توفر سردًا رسميًا للمشروع الذي تم تنفيذه. إن توثيق المشروع مهم ليس فقط للمشروع المحدد الذي تم إنشاؤه من أجله ولكن أيضًا للمستقبل. استخدم هذه التقارير في جلسات الدروس المستفادة أو تقييمات ما بعد المشروع أو أثناء التخطيط للمشاريع ذات الصلة.
الخاتمة
يجب أن يتعلم المرشحون لشهادة PMP الأنواع المختلفة لتقارير المشروع واستخدامها في مختلف مراحل المشروع. كما أنها تغطي اختبار شهادة PMP وتوفر المعرفة التي ستكون مفيدة أثناء التعامل مع المشاريع في هذا المجال.
لذا، بينما تستمر في رحلتك في إدارة المشاريع، سواء من خلال الخبرة المهنية أو شهادة PMP، تذكر أن إعداد التقارير الفعالة لا يتعلق فقط بملء النماذج أو الوفاء بالمواعيد النهائية. بل يتعلق الأمر بإنشاء مستندات ذات مغزى وقابلة للتنفيذ توفر الرؤى اللازمة لدفع مشاريعك إلى الإنجاز الناجح.