بصفتك مدير مشروع محترف، فأنت تعتمد على بيانات دقيقة لاتخاذ القرارات. في كل مرحلة من مراحل المشروع، تحتاج إلى معرفة الموارد المتاحة لك ومدى نجاحها في تحقيق أهداف المشروع. عندما يحين وقت تخطيط ومراقبة الجدول الزمني للمشروع، ستستخدم بيانات الجدول الزمني المتاحة لتحديد خط الأساس والمعالم الرئيسية.
في هذه الصفحة:
تحديد بيانات الجدول الزمني
كيف يستخدم مدراء المشاريع بيانات الجدول الزمني
كيف يمكن لبيانات الجدول الزمني تحديد المخاطر المحتملة
تعريف بيانات الجدول الزمني
بيانات الجدول الزمني هي المعلومات التي يستخدمها مديرو المشاريع لتحديد الجدول الزمني للمشروع والتحكم فيه. تتضمن هذه المعلومات تواريخ بداية ونهاية المشروع بالإضافة إلى التفاصيل التالية:
القيود: الشروط التي تؤثر على قدرة فريق المشروع على العمل أو اتخاذ القرارات
التبعيات: المهام المترابطة التي يجب أن تحدث بترتيب معين
المعالم: نقطة أو حدث مهم في المشروع أو البرنامج أو المحفظة.
الموارد: الأصول اللازمة لتنفيذ المهام في المشروع، بما في ذلك الأشخاص والمعدات والمواد
تتضمن بيانات الجدول الزمني أيضاً الافتراضات والقيود. على سبيل المثال، قد يفترض مدير المشروع أن مواد المشروع ستصل في الوقت المحدد أو أن العمال المتعاقد معهم للعمل في المشروع سيكونون متاحين عند الحاجة إليهم خلال الجدول الزمني للمشروع. يمثل كل افتراض يقوم به مدير المشروع خطرًا محتملاً على المشروع لأن الافتراض الذي يثبت عدم صحته يمكن أن يؤخر أو يعطل العملية والجدول الزمني.
كيف يستخدم مديرو المشاريع بيانات الجدول الزمني
يستخدم مديرو المشاريع بيانات الجدول الزمني لإنشاء وتحديث الجدول الزمني للمشروع. توضح هذه الوثيقة تفاصيل مهام المشروع وخط الأساس والموارد الخاصة بالمشروع، مما يمنح جميع أصحاب المصلحة نظرة ثاقبة لما يمكن توقعه. كما يستخدمون هذه البيانات لاتخاذ قرارات المشروع وقياس أداء العمال وتقييم التقدم المحرز.
يعتمد مدير المشروع على بيانات الجدول الزمني في كل مرحلة من مراحل المشروع. فهم يستخدمونها لتحديد عدد المهام المطلوبة لإكمال كل مرحلة، والمدة التي ستستغرقها كل مهمة، وعدد العمال والموارد الأخرى المطلوبة للوفاء بكل موعد نهائي. عندما يصل المشروع إلى مرحلته الأولى، يمكن لمدير المشروع تقييم ما إذا كان المستوى الحالي للموارد كافياً. ومن هناك، يمكنه بعد ذلك العمل من خلال الموافقات المناسبة لتعديلها إذا لزم الأمر.
لنفترض، على سبيل المثال، أن المشروع يتطلب 10 متعاقدين لإنتاج 10 وحدات أسبوعيًا بإجمالي 400 وحدة في الشهر. إذا تخلف المتعاقدون العشرة عن الإنتاج وأنتجوا 80 وحدة فقط في الأسبوع، يجب على مدير المشروع معرفة سبب انخفاض الإنتاج وسبب عدم تحقيق الفريق للهدف. من الناحية المثالية، سيقوم بمراجعة البيانات بانتظام بما يكفي لاكتشاف التأخير في وقت مبكر من العملية حتى يتمكنوا من التعديل لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح.
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيف يمكن لبيانات الجدول الزمني تحديد المخاطر المحتملة
تتمثل إحدى الوظائف المهمة لبيانات الجدول الزمني في مساعدة مدير المشروع على تحديد المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤخر المشروع أو تعطله. وهذا هو السبب في أن بيانات الجدول الزمني تتضمن أكثر من مجرد تواريخ البدء والانتهاء أو توافر الموارد. يجب على مدير المشروع أيضًا أن يأخذ بعين الاعتبار تبعيات المهام، وتحديد الأمور المجهولة، ووضع خطة استجابة للمخاطر لإدارة تلك الأمور المجهولة إذا ظهرت خلال كل عملية في المشروع.
على سبيل المثال، قد يضع مدير مشروع يعمل في شركة إنشاءات هدفًا لبناء منزل في ستة أشهر. يأخذ مدير المشروع في الاعتبار تفاصيل مثل الوقت من العام الذي يبدأ فيه الطاقم العمل والظروف الجوية – عاصفة ثلجية أو فيضان نهر أو إعصار – التي يمكن أن تبطئ أو تعطل المشروع تمامًا.
لا توجد طريقة للتنبؤ بالطقس قبل أشهر، ولكن يجب أن يكون لدى مدير المشروع خطة لذلك واستجابة مناسبة لإدارة الجدول الزمني للمشروع في حالة حدوثه. يمكن أن يؤدي الطقس القاسي إلى انقطاع الكهرباء في موقع العمل، مما يعني أن مدير المشروع قد يفكر في وجود مولدات كهربائية في الموقع. قد يحتاج أعضاء الطاقم إلى أخذ إجازة لرعاية أسرهم وممتلكاتهم، مما قد يعني تعديل المواعيد النهائية إذا كان الطاقم يعمل على مهمة يجب إكمالها قبل الانتقال إلى المهمة التالية.
تعد بيانات الجدول الزمني أداة أساسية في صندوق أدوات مدير المشروع. فهم يستخدمونها لتحليل التبعيات وتقييم الموارد التي يمتلكونها ويحتاجونها لإبقاء المشروع على المسار الصحيح. تُستخدم بيانات الجدول الزمني للمراقبة والتحكم واتخاذ القرارات خلال كل مهمة وعملية ومرحلة.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
