ما هي بيانات أداء العمل؟ الأهمية والعناصر والأدوات

إن كيفية تتبع بيانات المشروع وتحليلها هي عنصر بالغ الأهمية يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في نجاح المشروع الذي تديره أو فشله. إن بيانات أداء العمل أكثر أهمية من هذه العملية، وهي ضرورية. بيانات أداء العمل هي مقاييس وتفاصيل أصلية حول التكييف تم جمعها أثناء عمل التصميم (التنفيذ). أثناء التحكم، يتم تحليل بيانات أداء العمل هذه للتأكد من أنها تتوافق مع خطة تشغيل التصميم وتقييم ما تعنيه للتصميم ككل؛ تُعرف النتيجة باسم معلومات أداء العمل. يمكن أيضًا تنظيم معلومات أداء العمل هذه في تقارير أداء العمل، والتي يتم توزيعها على أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى التصرف بناءً على المعلومات. في هذه المدونة، سأناقش كيف يمكن أن تكون بيانات أداء العمل أداة رائعة في إدارة المشاريع وكيف يمكنك إتقانها.
ما هي بيانات أداء العمل (WPD)؟
تتكون بيانات أداء العمل من القياسات والملاحظات الأولية التي تم إجراؤها أثناء إكمال المهام اللازمة لإكمال المشروع. لا يزال مدير المشروع والفريق بحاجة إلى تحليل البيانات الأولية. تصبح معلومات أداء العمل بعد التحليل. بعد التحليل، تكون هذه البيانات المحددة مطلوبة لأن مدير المشروع سيستخدمها لتحديد كيفية المضي قدمًا في المشروع وكيفية إنجاز العمل فيه.
يتضمن ذلك مدى الالتزام بأفضل مواصفات التدريب على إدارة المشاريع. كما تعد شدة حالات عدم المطابقة وعدد دورات التحقق المكتملة في وقت محدد من العوامل المهمة الأخرى في هذه البيانات.
إنها تفحص الوضع الحالي لمعايير التصميم المختلفة، مثل أهمية الوقت الذي مر، ومدى أهمية إنجاز التصميم، والتكاليف، وتقدم التصميم. تتضمن بيانات عملية التصميم هذه البوصلة والوقت والتكاليف والإرساليات والجودة والمزالق والمشتريات.
أهمية بيانات أداء العمل في إدارة المشاريع
هناك العديد من الأسباب التي تجعل بيانات أداء العمل مهمة للغاية في إدارة المشاريع. ومن بينها بعض الأسباب التالية:
1. متابعة تقدم المشروع
من خلال مقارنة البيانات بخطط التصميم والمنتجات النهائية والأصول، تعد بيانات أداء العمل أمرًا بالغ الأهمية لمراقبة تطوير أي تصميم.
بهذه الطريقة، يمكن اكتشاف ما إذا كان التصميم يتقدم في الموعد المحدد وضمن الميزانية المخصصة.
2. اتخاذ القرار
يتم استخراج معلومات أداء العمل من تحليل البيانات لمعلومات أداء العمل المجمعة. وهي تساعدك في الحفاظ على مسار مشروعك من خلال تمكينك، بصفتك مدير المشروع، من اتخاذ قرارات مستنيرة.
3. تحسين أداء المشروع
من خلال ربط الأنماط والاتجاهات في بيانات أداء عملك التصميمي، يكون لديك الوقت المثالي كمدير تصميم لمعالجة عدم الكفاءة المكتشفة واتخاذ الإجراءات التصحيحية.
4. التواصل مع أصحاب المصلحة
تساعد بيانات أداء العمل الدقيقة على تسهيل التواصل المفتوح مع أصحاب المصلحة في المشروع، ودعم إدارة التوقعات وتطوير الثقة والحفاظ عليها.
العناصر الرئيسية لبيانات أداء العمل
وفقًا لدورة تدريب PMP، تشير بيانات أداء العمل إلى جمع الامتثالات والحسابات الأولية طوال عملية التصميم. يتم إجراء هذه التكييفات لإكمال مهمة أو تصميم بالغ الأهمية. يتم توفير نظرة عامة على حالة التصميم من خلال بيانات أداء العمل، والتي تساعد في إنشاء تقرير الأداء:
1. النطاق: يتضمن النطاق القواعد واللوائح أو التوجيهات الأخرى التي يجب الالتزام بها أثناء تنفيذ المهمة. يتم الإشارة إلى عدد طلبات عروض الأسعار التي تم تلقيها لتعديل جزء من المهمة، بالإضافة إلى ما إذا كانت قد تم قبولها أو رفضها أو استلامها مع الرد السريع.
2. الجدول الزمني: وفقًا لشروط أداة PMP، يشير الجدول الزمني إلى عدد عمليات التكييف التي يتم العمل عليها حاليًا وعدد عمليات التكييف المكتملة. كما يوضح حالة أي تمارين أو أنشطة في الوقت الفعلي، مثل الأداء أو عدم الكفاءة. يساعد الجدول الزمني الجمعية على مقارنة عدد الشروط التي تم قبولها مقابل حالتها في الوقت الفعلي.
3. النفقات: تشمل النفقات الإجمالية تكلفة المهمة، وكمية العمل الذي تم إنجازه، ومهام النفقات التي تم تعلمها أثناء المهمة، وإجمالي التكاليف المتكبدة في الوقت الفعلي المتعلقة بالجهد المبذول.
4. جودة الأداء: يتم تتبع أداء النشاط في تقرير الأداء. تتضمن بيانات الأداء جودة العنصر وعدد العيوب والمنتجات التي رفضها البائع حتى الآن وأي ملاحظات أخرى ذات صلة بالموضوع. وهي تتضمن كمية إعادة العمل المطلوبة للالتزام بالمعايير الواردة في قسم نطاق بيانات أداء العمل.
أمثلة على بيانات أداء العمل
النطاق: يتضمن المعلومات المطلوبة، وعدم المطابقة، وعدد طلبات التغيير المستلمة مقارنة بتلك المعتمدة أو المرفوضة، والمزيد.
الوقت: يمكنك مشاهدة عدد الأنشطة التي بدأت، واكتملت، والجاري تنفيذها، وحالتها الحالية.
التكلفة: سيتم ملاحظة أداء تكلفة المشروع، بما في ذلك حجم العمل الذي تم الانتهاء منه والمبلغ الإجمالي للأموال التي تم إنفاقها حتى الآن.
الجودة: سوف تقوم بقياس الأداء المتخصص، على غرار خصائص المنتج، ومعايير الجودة، وعدد العيوب، ومعدل الرفض.
الاتصالات: سوف ترى التقارير التي تم توزيعها، وردود الفعل على تقارير الاتصالات هذه، وما إلى ذلك.
جمع بيانات أداء العمل في إدارة المشاريع
تتطلب عملية القيمة المكتسبة الفعّالة تجميع عدة قطع من المعلومات من التصميم. ولا يعد أي من هذه القطع دقيقًا، ولكن في بعض الحالات، لا تمتلك الجمعية العمليات اللازمة لجمع البيانات بشكل فعّال.
1. الميزانية النهائية (BAC) عند الانتهاء: هذه هي الميزانية لكل مهمة على حدة، ببساطة شديدة. لا يستغرق العثور عليها عادةً وقتًا طويلاً لأنها تُقر أثناء تخطيط المشروع ويمكن الوصول إليها بسهولة.
2. القيمة المكتسبة (EV): تُعرف القيمة المكتسبة أيضًا باسم تكلفة العمل المنجز في الميزانية (BCWP)، وهي مقياس للعمل المنجز في وقت معين وفقًا للميزانية المعتمدة التي تم منحها الإذن لهذا العمل. وهي مدى اكتمال المشروع حقًا حتى نقطة الحالة المحددة.
تحليل بيانات أداء العمل
عندما تقوم بجمع بيانات أداء العمل، فمن غير المجدي بدون تحليل الحصول على معلومات أداء العمل واستخدامها لاستخلاص إدراك ذي معنى.
دمج المعلومات: من أجل التحليل، ينبغي تجميع البيانات المتعلقة بأداء العمل من مصادر مختلفة في نظام مركزي مثل نظام معلومات إدارة المشاريع (PMIS).
مقارنة البيانات مع مؤشرات الأداء الرئيسية: لتحديد ما إذا كان هناك أي انحرافات عن مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة أو ما إذا كان المشروع يسير في الموعد المحدد، فإن الخطوة التالية في عملية التحليل هي مقارنة البيانات.
أدوات لإدارة بيانات أداء العمل
تعتبر أدوات وطرق تشغيل أداء الموظفين اثنتين من أدوات التشغيل المهمة التي تؤثر على نمو العمل وتطور المنظمة بشكل كبير:
1. أدوات تحديد الأهداف: إن تحديد الأهداف المناسبة لأعضاء الفريق يعد خطوة أولى بالغة الأهمية نحو تعزيز كفاءة الأفراد والمجموعات. ومن الأهمية بمكان تحديد أهداف الأداء والخطط بدقة. فالخطط التي تحتوي على الكثير من الأجزاء المتحركة وقليل من الوضوح تجعل الموظفين غير مهتمين. ويجتمع المديرون مع أعضاء الفريق في بداية كل ربع سنة أو عام لتحديد أهداف واضحة.
2. أدوات التقييم: إحدى أفضل الطرق لمراقبة تقدم الموظفين وتحسينه من حين لآخر هي طلب التقييم من القوى العاملة بشكل منتظم. تزيد هذه الممارسة من إنتاجية الموظفين، وهو ما يعود بالنفع أيضًا على الفريق والمؤسسة ككل.
التحديات المشتركة وأفضل الممارسات
قد يكون جمع معلومات أداء العمل وتقييمها أمرًا صعبًا. فيما يلي بعض المشكلات النموذجية والطرق الموصى بها لحلها:
1. البيانات غير الدقيقة: قم بإنشاء ثقافة المساءلة وإبراز أهمية إعداد التقارير عن البيانات لتحفيز أعضاء الفريق على تقديم معلومات دقيقة. ولضمان جودة البيانات، قم بإجراء عمليات تدقيق منتظمة وفحوصات للتحقق من صحة البيانات.
2. الإفراط في تحميل البيانات: ركز على جمع وفحص البيانات الأكثر صلة بمشروعك. لا تثقل كاهل موظفيك بمهام جمع البيانات غير المجدية؛ حدد أولويات مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر أهمية.
يمكن أن تساعدك البرامج مثل برنامج تدريب PRINCE2 لإدارة المشاريع على مواكبة أفضل الممارسات.
بيانات أداء العمل مقابل معلومات أداء العمل
قبل أي تحليل، تكون بيانات أداء العمل مجرد قياسات أولية. وبعد التحليل أو المعالجة، يتم تحويلها إلى معلومات حول أداء العمل. وللقيام بذلك، يجمع مدير المشروع بشكل دوري معلومات حول أنشطة المشروع، بما في ذلك حالته ومخاطره وعيوبه وتواريخ البدء والانتهاء، وما إلى ذلك. وعلى النقيض من ذلك، يعمل موظفو المشروع على المهام. يجمع تقرير أداء العمل بيانات أداء العمل لتقارير الحالة وعمليات اتخاذ القرار.
خاتمة
وفي الختام، فإن بيانات أداء العمل هي ببساطة مجموعة نقاط بيانات الأداء التي جمعها مدير المشروع أثناء مجموعة عملية التنفيذ.
تُظهر بيانات أداء العمل الحالة الحالية للتصميم. من ناحية أخرى، تقارن معلومات أداء العمل بين الأداء المخطط والفعلي للتصميم. تُعد بيانات أداء العمل معلومات تصميم خامة وغير منظمة. من ناحية أخرى، توفر بيانات أداء العمل معلومات تصميم معاد استخدامها ومنظمة ومنظمة تدعم عملية اتخاذ القرار.
ومع ذلك، سيتم إنتاج معلومات أداء العمل عن طريق مقارنة بيانات أداء المشروع الحالية (الفعلية) مع بيانات أداء المشروع الأساسية.
في نهاية المطاف، تولد العديد من مستندات المشروع تقارير أداء العمل من بيانات أداء العمل هذه. علاوة على ذلك، فإن معالجة احتياجات ومخاوف أصحاب المصلحة المختلفين هي الهدف الرئيسي لاستخدام تقارير أداء العمل. يمكنك الرجوع إلى دورات التدريب على إدارة المشاريع من SPOTO لفهم أفضل.