ما هي الفوائد الخمس لإدارة البرامج؟

إذا كنت على دراية بإدارة المشاريع، فمن المحتمل أنك صادفت إدارة البرامج أيضًا. البرنامج عبارة عن مجموعة من المشاريع ذات الصلة، وأحيانًا أيضًا العمل المعتاد، وكلها تتوافق مع هدف مشترك. إنها طريقة لتنظيم العمل ذي الصلة في مجرى مشترك واحد بحيث يمكنك تتبع وإدارة المشاريع المتشابهة معًا. إنها فعالة حقًا وتجعل حياة الإدارة أسهل أيضًا! يكاد يكون من المستحيل متابعة 250 مشروعًا، ولكن 30 برنامجًا؟ هذه قصة مختلفة.
فيما يلي خمس فوائد أخرى لتشغيل مجموعة من المشاريع ذات الصلة كبرنامج بدلاً من أنشطة غير مترابطة.
1. من الأسهل مشاركة الموارد
أولاً، يمكن تقاسم الموارد بشكل أكثر فعالية عندما يكون هناك هيكل للبرنامج لأن مدير البرنامج يمكنه ضمان نشر الأفراد والميزانية في المجالات التي تحدث أكبر فرق.
على سبيل المثال، قد يخصص مدير البرنامج المزيد من الموارد لمشروع واحد، على حساب مشروع آخر، إذا كان هذا سيساعد الشركة بشكل عام على تحقيق أهدافها بشكل أسرع. سوف يفهم الأشخاص العاملون في المشروع الذي يتباطأ سبب حدوث ذلك وكيف يساعد في تحقيق الصورة الأكبر. وسوف يعرفون أن عملهم سوف ينتعش مرة أخرى في النهاية، وقد يتمكنون حتى من المشاركة في المشروع الذي يحتاج إلى أيدي إضافية الآن.
وينطبق الأمر نفسه على الميزانية. فعندما تكون هناك حاجة إلى تخصيص جزء أكبر من التمويل لمشروع بالغ الأهمية، يمكنك أن تنظر عبر البرنامج لترى ما إذا كان هناك أي تراخي أو طوارئ في مشاريع أخرى من الممكن أن يكون من المفيد نشرها في مكان آخر.
وبالإضافة إلى ذلك، عندما يكون لديك مجموعة واحدة من الموارد، يصبح من الأسهل مشاركة الدروس المستفادة بين الجميع، مما يساعد الجميع على تحسين أدائهم.
2. من الأسهل إدارة الصراع
الفائدة الثانية تتعلق أكثر بالمهارات الشخصية في الفريق. إذ يمكن تحديد الصراعات بين الأفراد والمشاريع بأكملها وإدارتها بسهولة أكبر داخل هيكل البرنامج لأن هناك خطوطًا واضحة للتسلسل الهرمي وهيكلًا عامًا للإدارة. وهذا يضمن وجود شخص ما في متناول اليد لاتخاذ القرارات بشأن أولويات المشروع (وغالبًا ما يكون تحديد الأولويات سببًا للصراع).
يستطيع مدير البرنامج حل النزاعات لأن هذا جزء من وظيفته. وإذا لم يتمكن من حلها بنفسه، فهناك نقطة تصعيد لاحقة لدى مدير المحفظة أو راعي البرنامج أيضًا. إن حقيقة وجود شخص ما يراقب هذا الأمر يمكن أن تحل بعض النزاعات قبل أن تتفاقم بالفعل.
3. هناك المزيد من وضوح المخاطر
الميزة الثالثة لاستخدام هيكل إدارة البرنامج هي أنه يتيح رؤية أفضل للمخاطر. ويمكن تنسيق إدارة المخاطر وإدارتها بطريقة منظمة. وهذا ينطبق بشكل أكبر عندما يكون لديك مكتب برنامج يمكنه المساعدة في الاحتفاظ بالسجلات وخطط العمل نيابة عن مدير البرنامج.
ولإعطائك مثالاً على أهمية توفير الرؤية على مستوى البرنامج، يمكن مشاركة استجابات المخاطر بين المشاريع، وبالتالي فإن وضع خطط التخفيف والإدارة الخاصة بك يجب أن يكون أقل تكلفة. ويمكن لفرق المشروع أن تعمل معًا حتى لا تتكرر أعمالها في التخفيف من نفس المخاطر.
لا يزال بإمكان فرق المشروع تحديد المخاطر كما تفعل اليوم، لكنها سترفع المخاطر ذات الصلة على مستوى البرنامج إلى مدير البرنامج الذي يمكنه تقييم وتتبع ملف المخاطر الإجمالي لبرنامج العمل بأكمله. لست متأكدًا من سبب أهمية إدارة المخاطر بالنسبة لك؟ اطلع على دليلنا حول أهمية إدارة المخاطر.
4. من الأسهل إدارة الترابطات المتبادلة
في بعض الأحيان يعتمد مشروع ما على مشروع آخر. على سبيل المثال، قد يوفر مشروع ما شيئًا يحتاجه مشروع آخر قبل أن يبدأ. غالبًا ما تكون هذه المشاريع مرتبطة بالبنية الأساسية أو مشاريع تمكينية ولكنها لا تقل أهمية عن المشاريع التي تأتي بعد ذلك.
عندما يعتمد مشروع على مشروع آخر، فهذا يعني وجود ترابط بين المشروعين. ومن الفوائد الكبيرة لهيكل إدارة البرنامج أنه يمكن إدارته بشكل أفضل عندما يكون لدى شخص ما الصورة الكاملة.
يمكن لمدير البرنامج التأكد من أن المشاريع تبدأ وتنتهي في الأوقات المثالية وأن المخرجات من أحد المشاريع تغذي بشكل طبيعي بداية المشاريع الأخرى عندما تكون هناك حاجة إليها.
سيحدد مديرو المشاريع المجالات التي يعتمد فيها مشروعهم على مشروع آخر وسيقومون بإبلاغ مدير البرنامج ومكتب المشروع بذلك، إذا كان لديكم أي منهما. ويمكن تسجيل التبعيات وتتبعها ووضع المهام في مكانها لضمان تنفيذ العمل كما تتوقعون حتى لا تجلس الفرق في انتظار شخص آخر لإنهاء عمله قبل أن يتمكنوا من البدء.
5. يمكنك اختيار أفضل المشاريع
وأخيرًا وهذا ليس الأخير في القائمة لأنه الأقل أهمية يمكنك التأكد من إمكانية اختيار أفضل المشاريع وأكثرها صلة في البرنامج، وأنها جميعًا متوافقة مع مساعدة المنظمة في تحقيق هدفها النهائي.
من خلال اختيار المشاريع المناسبة والأكثر فعالية من حيث التكلفة وتحديد أولوياتها، فإنك تعلم أن جهود الفرق تُبذل على ما سيحقق الأهداف حقًا.
إذا لم يكن المشروع سيساعد في تحقيق الأهداف العامة للبرنامج، فمن السهل أن نرى هذا ونتخذ خطوات للقيام بشيء حيال ذلك، إما عن طريق إعادته إلى المسار الصحيح، أو نقله إلى برنامج آخر أو إغلاقه.
إن إدارة البرامج مهارة، ولكنها مهارة تعود بفائدة كبيرة على المؤسسات التي تخصص الوقت اللازم للاستثمار فيها وإعدادها على النحو الصحيح. إن الحصول على الهيكل الصحيح يمثل تغييرًا ثقافيًا إلى حد ما، ولكن الأمر ليس صعبًا في الواقع إذا قضيت القليل من الوقت في القيام بذلك.
قم بتدريب بعض مديري التغيير أو المشاريع ذوي الخبرة في مجال الأعمال لديك وابدأ في الاستفادة من هيكل إدارة البرامج. يمكنك معرفة المزيد حول كيفية إدارة البرامج بنجاح من خلال دورة إعداد PMP عبر الإنترنت على SPOTO.
أطلق العنان لإمكاناتك من خلال التدريب على إدارة علاقات العملاء! اكتسب المهارات والمعرفة اللازمة للنجاح في مجال نجاح العملاء الديناميكي. لا تفوت هذه الفرصة لتعزيز حياتك المهنية. سجل الآن!
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت