ما هي الرشاقة في الموارد البشرية: كل ما تحتاج إلى معرفته

من الأشياء العديدة التي علمتنا إياها الجائحة أن عالم العمل لدينا غير مؤكد للغاية. فقبل سنوات قليلة، كان مفهوم ثقافة العمل من المنزل في حده الأدنى، أما هذا العام فقد أصبح العمل من المنزل هو الوضع الطبيعي الجديد!
ومن هذا المنطلق، نفهم أنه يجب علينا أن نتكيف بسرعة لنبقى على صلة بالموضوع ونزدهر في عالم العمل غير المؤكد هذا. وبالمثل، يجب على فريق الموارد البشرية أن يتكيف مع هذه الأسواق والاتجاهات المتغيرة لتحويل أي مؤسسة.
في الآونة الأخيرة، يتمحور النهج الرشيق في الموارد البشرية بشكل أساسي حول عملية التأهيل وإدارة الأداء. ومع ذلك، أصبح المزيد والمزيد من الشركات على دراية متزايدة بمفهوم أجايل وبدأت في تطبيقه في ممارسات الموارد البشرية المختلفة.
إذا كنت من تلك المؤسسات التي لم تكن على دراية بمفهوم المرونة في الموارد البشرية، فهذا المقال مخصص لك. لقد ذكرنا كل ما تحتاج إلى معرفته قبل تطبيق الأجايل في الموارد البشرية. لذا، دعنا نواصل القراءة لمعرفة المزيد!
أجايل في إدارة الموارد البشرية هو نهج أو مفهوم للتفكير والتصرف وفقًا لقيم ومبادئ أجايل. يشجع هذا النهج على تصميم وتخطيط عملية التوظيف والإدارة والترقية وتمكين الموظفين.
تساعد أجايل في الموارد البشرية على إنشاء قوة عاملة تتبع مبادئ وقيم أجايل. وهو يشجع فريق الموارد البشرية على استخدام ممارسات Scrum وKanban وLan للتطوير التنظيمي وخدمة العملاء.
إن الغرض الأساسي من تبني النهج الرشيق في الموارد البشرية هو إنشاء فريق من الموظفين يتسم بالتركيز والإنتاجية والكفاءة والاستجابة للمؤسسة.
واليوم، يتغير دور الموارد البشرية. ليس فقط الوظائف التقليدية، بل تتوقع المؤسسات منهم تحسين المرونة التنظيمية في جميع الأقسام. ونتيجة لذلك، تقع على عاتق الموارد البشرية مسؤولية:
يمكن أن تختلف أدوار ومسؤوليات الموارد البشرية باختلاف القطاعات والإدارات. ومع ذلك، غالبًا ما يواجهون تحديات متشابهة، مثل:
يقضي موظفو الموارد البشرية ساعات طويلة في التركيز على الأعمال الورقية. حيث يتعين عليهم تسجيل جميع المعلومات الحساسة الخاصة بالموظفين، بما في ذلك وثائق التأهيل، وكشوف الرواتب، والوثائق الأساسية، وسجلات التدريب والتطوير، ووثائق المزايا، وسجلات إدارة الأداء، ووثائق التقاعد أو إنهاء الخدمة. إن إدارة جميع هذه المستندات الحيوية مهمة صعبة. وعلاوة على ذلك، فإن الحفاظ على هذه الأوراق يستهلك الكثير من ساعات العمل غير الضرورية.
لذا، فإن الموارد البشرية مسؤولة عن العمل الذي يستغرق وقتًا طويلاً ومعقدًا ومضنيًا. إن إنفاق الوقت والجهد على الأنشطة التي تستغرق وقتًا طويلاً يجعلها تفاعلية وغير منتجة بطبيعتها. كما أنه يمنعهم من التركيز على المزيد من العمل الاستراتيجي والنمو المؤسسي الشامل.
ولهذا السبب يجب على إدارات الموارد البشرية أن تتبنى نهجًا رشيقًا. إن اعتماد النهج الرشيق سيجعلهم أكثر استباقية ويساعدهم على تبسيط إجراءات عملهم والتركيز على النمو الشامل للشركة.
إليك بعض الأسباب الأخرى التي ستقنعك لماذا يعد اعتماد الرشاقة في الموارد البشرية أفضل قرار لشركتك:
أصبحت رشاقة الموارد البشرية أمرًا بالغ الأهمية في عالم اليوم لأنها توفر عددًا لا يحصى من المزايا في توظيف الموظفين وتطويرهم والاحتفاظ بهم. ووفقًا لدراسة أجرتها شركة ديلويت، لا يمكن لقادة الأعمال والقادة الرشيقين العمل وفقًا للنماذج القديمة. لهذا السبب تحتاج المؤسسات إلى تبني عقلية رشيقة.
تركز الموارد البشرية الرشيقة على التغذية الراجعة السريعة والتطوير التدريجي وخدمة العملاء ذات القيمة المضافة. وهي تتيح للمؤسسات وقادتها ابتكار برامج تمكّن الموظفين.
فيما يلي بعض الفوائد الإضافية لاعتماد أجايل في الموارد البشرية:
لنفترض أنك ما زلت بحاجة إلى الإقناع بفوائد أجايل في الموارد البشرية. أولاً، دعنا نلقي نظرة على الاختلافات بين نهج أجايل ونهج الموارد البشرية التقليدي.
سيساعدك دمج أجايل في ممارساتك الرشيقة على إنشاء حلول عمل أسرع وأكثر ديناميكية. فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية تأثير أجايل بشكل إيجابي على سير عمل الموارد البشرية.
من أكثر الأعمال المتعبة والضرورية لأي مؤسسة هي توظيف المواهب الجديدة. في عملية التوظيف التقليدية، كان يتعين على الموارد البشرية في عملية التوظيف التقليدية أن تمر بعملية الفرز، وجولتين أو ثلاث جولات من المقابلات، وتقييم، ومقابلة نهائية، وعرض عمل.
من ناحية أخرى، في النهج الرشيق، يركز كل قسم موارد بشرية على الشفافية أولاً. فهم يقدمون جميع المعلومات المهمة عن كل من صاحب العمل والمرشح للحصول على فهم واضح واتخاذ قرارات سريعة.
على سبيل المثال، اعتمدت شركة جنرال إلكتريك النهج الرشيق في الموارد البشرية لتبقى على صلة بالموضوع. فقد أنشأت الشركة فريقاً متعدد الوظائف له ثلاثة أدوار رئيسية.
وأخيراً، يتم دعم نموذج الموارد البشرية الرشيق بأكمله من خلال منصة المواهب التي تربط بين خطوط المواهب ومهارات التقييم الفني وتراكمات الموظفين المتراكمة ولوحة كانبان حتى يتمكن أعضاء فريق الموارد البشرية من تصور تقدم عملهم.
تُعد عملية تأهيل الموظفين جزءاً أساسياً من رحلة الموظف. يجب أن تساعد عملية التأهيل الموظفين الجدد على تعلم الأساسيات مثل قيم المؤسسة والأدوار والرسالة والرؤية والمسؤوليات وبقية الفرق. يجب على المؤسسات أن تعمل دائماً على تحسين عملية التأهيل بسلاسة وسهولة.
في أجايل، يركز قسم الموارد البشرية على جعل عملية التأهيل أكثر ديناميكية وملاءمة بحيث يمكن للموظفين الجدد الحصول على تجربة ممتازة للموظف. يجب أن تتم عملية تأهيل الموظفين في سباقات سريعة (من أسبوعين إلى أربعة أسابيع) لمساعدة الموظفين على فهم مؤسستهم الجديدة ودورهم بشكل أفضل.
تركز المؤسسات في الآونة الأخيرة بشكل أكبر على إدارة أداء الموظفين. وأصبح نهج التغذية الراجعة المستمرة أمرًا حاسمًا لتقييم أداء كل موظف. وتدعم المنهجية الرشيقة نهج التغذية الراجعة المتكرر هذا.
تشجع المنهجية الرشيقة الموارد البشرية على تنظيم مراجعات أسبوعية أو شهرية للأداء بدلاً من الملاحظات السنوية أو نصف السنوية. ويساعد هذا النظام المنتظم للتغذية الراجعة الموظفين والمديرين على فهم نقاط القوة والضعف لديهم والعمل على إجراء التحسينات.
على سبيل المثال، تمكنت شركة Google من القيام بعمل رائع في نظام التغذية الراجعة للموظفين. فهي لا تؤمن بعملية المراجعة السنوية والتغذية الراجعة المستمرة المقترنة بتحديد أهداف الموظفين. وبسبب المنهجية الرشيقة، تم الاعتراف بـ Google كواحدة من أفضل الشركات للعمل بها من قبل معهد Great Place to Work Institute.
من السهل فهم المبادئ الأساسية للمنهجية الرشيقة. ومع ذلك، فإن تبني هذه المبادئ والتقنيات في العمل قد يكون صعبًا.
لهذا السبب نشارك هنا خطة تتضمن استراتيجيات قابلة للتنفيذ لاعتماد الأجايل في الموارد البشرية.
بمجرد أن تبدأ في استخدام أجايل، ستتعرف على لغات مختلفة مثل Sprint، والتراكمات المتراكمة، والملاحم، والوقوف، وعمليات سكروم وغيرها الكثير. الآن لتحويل قسم الموارد البشرية لديك إلى أجايل، تحتاج إلى فهم معنى كل هذه المصطلحات.
هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعدك فيه بيان أجايل. من خلال قراءة البيان، يمكنك جمع المعرفة حول سبرينت والتراكمات وغيرها من مبادئ أجايل.
استثمر أيضًا بعض الوقت في البحث في دراسات الحالة التي تُظهر كيف نجحت المؤسسات وفرق الموارد البشرية الأخرى في تبني تقنيات أجايل. أثناء تبني هذه العقلية، من الضروري أيضًا معرفة ما إذا كان لدى القوى العاملة لديك خبرة في أجايل. إذا كانوا يفتقرون إلى الخبرة، يجب عليك طلب المساعدة من مدرب أو استشاري أجايل لتدريبهم. احرص أيضًا على إعداد قائد مؤسستك ليصبح مديرًا سريعًا في أجايل ثم مديرًا لاحقًا.
عند تحويل مؤسستك إلى أجايل للموارد البشرية، تأكد من إنشاء حالة عمل أولاً. الآن، لإنشاء حالة عمل، تحتاج إلى هدف واضح. عليك أن تسأل نفسك,
على سبيل المثال، هدفك هو تحسين تعاون فريقك من خلال اعتماد الأجايل.
إذا كنت ترغب في الحصول على الإلهام لبناء حالة العمل الخاصة بك، يمكنك النظر إلى قصص نجاح مختلفة في مجال الموارد البشرية أو دراسات الحالة أو مشروع سابق فشل فريقك في إكماله.
هل لديك النطاق الترددي اللازم للجلسات اليومية؟ هل لديك فريق من 5 إلى 10 أشخاص لتشغيل فريق رشيق، أم أنك بحاجة إلى سير عمل مرئي؟
ستساعدك هذه الأسئلة المهمة في تحديد النهج الرشيق المناسب لفريق الموارد البشرية لديك. ومع ذلك، أياً كان النهج الذي تختاره، فإن المنهجية الرشيقة متعددة الاستخدامات بما يكفي لكل الأعمال والصناعات.
هل لديك النطاق الترددي اللازم للجلسات اليومية؟ هل لديك فريق من 5 إلى 10 أشخاص لتشغيل فريق رشيق، أم أنك بحاجة إلى سير عمل مرئي؟
ستساعدك هذه الأسئلة المهمة على تحديد النهج الرشيق المناسب لفريق الموارد البشرية لديك. ومع ذلك، أياً كان النهج الذي تختاره، فإن المنهجية الرشيقة متعددة الاستخدامات بما يكفي لكل الأعمال والصناعات.
أولاً، قم بتكوين فريق صغير من الأشخاص المنتجين ذوي الأداء العالي. سيعمل هذا الفريق على تحديد الأهداف ومناقشة عبء العمل المتراكم. لتدريب فريق العمل الرشيق، يمكنك تعيين خبير سكروم الخاص بك لتدريب الفريق الرشيق. تأكد أيضًا من تقديم ملاحظات منتظمة للفريق من أجل التحسينات.
يمكنك تطبيق أجايل في الموارد البشرية من خلال تشجيع فريقك على إنشاء قائمة بالأعمال التي يرغبون في إنجازها خلال فترة زمنية قصيرة. احرص على ترتيب الأعمال المتراكمة التي تتماشى مع أهداف قسم الموارد البشرية لديك وتحتوي على عناصر مرنة يمكن إدارتها خلال سباقات السرعة.
بعد إنشاء الأعمال المتراكمة، حدد العناصر المتراكمة التي ترغب في إدارتها أولاً خلال السبرنت. يستغرق كل سبرينت ما بين 2-4 أسابيع في سبرم، لذا قم بإجراء تقدير تقريبي حول المدة التي ستستغرقها إدارة جميع العناصر في الأعمال المتراكمة. خلال السبرنت، يجب أن يكون فريقك الرشيق جاهزًا ومستعدًا للتعاون.
خلال اجتماعات الاستعداد اليومية، يجب أن يقيّم الفريق معًا نجاح وفشل سباقات السرعة.
بعد الانتهاء من سبرنتك، قم بعقد اجتماع استعادي لتقييم ما نجح وما لم ينجح خلال كل سبرنت. في هذا الاجتماع، يجب أن تأخذ الملاحظات من كل من العملاء والفريق.
ستساعدك اجتماعات المراجعة هذه في الحصول على ملاحظات حول المشاكل التي واجهها الفريق خلال كل سبرينت. هل كان الجدول الزمني لسباق السرعة كافياً؟ كيف ستخطط لاجتماع الاستعداد التالي؟ إلخ. قم بتحليل هذه الإجابات لتحديد نقاط النجاح والفشل.
إذا تمكن فريقك من إكمال كل سبرينت بنجاح، فاحرص على الاحتفال لأن ذلك سيساعدهم على الحفاظ على حماسهم وإنتاجيتهم.
أخيراً، المفهوم الأساسي لأجايل هو التعلم المستمر. لذا، إذا كنت ترغب في تحويل فريق الموارد البشرية في مؤسستك إلى أجايل، ركز على التعلم والتحسين المستمر. سيستغرق الأمر بعض الوقت، لكن النتائج النهائية تستحق الانتظار.
طبّق منهجية أجايل لترى ما هو الأفضل لمؤسستك. أثناء التجربة، لا تخشَ الفشل، واغتنم فرص الحصول على الملاحظات والمراجعات. وبهذه الطريقة، ستتمكن من تحويل مؤسستك إلى منهجية رشيقة بشكل فعال.