ما هي الجوانب الثلاثة الأكثر أهمية في إدارة المشاريع؟

لقد وجدت على مر السنين أن منشورات مدونتي الأكثر شعبية هي تلك التي تتحدث إلى مديري المشاريع المبتدئين. إنهم يقدرون المعلومات الواضحة والموجزة والتي تساعدهم على فهم الأدوات والتقنيات التي يجب استخدامها. تعد إدارة المشاريع مجالًا واسعًا للممارسة، وقد يبدو الأمر مرهقًا بالنسبة لشخص بدأ مؤخرًا في إدارة المشاريع. لقد لاحظت أن هناك المزيد من مديري المشاريع المبتدئين الذين يأتون إلى هذا المجال. وهناك سبب وجيه لذلك. مع حدوث المزيد والمزيد من التغييرات بمعدل أسرع، نحتاج إلى المزيد من الأشخاص لإدارة هذه التغييرات. يمكن أن يكون هذا أي شيء من دمج التكنولوجيا الجديدة إلى تبسيط العمليات التجارية أو إنتاج سلع استهلاكية أرخص وأفضل. مع وضع ذلك في الاعتبار، دعنا نلقي نظرة على أدوات وتقنيات إدارة المشاريع الأساسية الثلاثة التي ستساعد مديري المشاريع المبتدئين على إطلاق مشروعهم. لتعزيز حياتك المهنية في إدارة المشاريع، توفر فصول شهادة PMP فرصًا هائلة.
تعريف المشروع
إن المشاريع تحتاج إلى تحديد نطاقها قبل التخطيط لها وتنفيذها. وهذا ينطبق على جميع المشاريع بغض النظر عن نوع المنهجية المستخدمة. إن تحديد المشروع يساعدنا على فهم ما يهدف المشروع إلى تقديمه، وما هي الفوائد، وما هي التكاليف المحتملة، ومتى نحتاج إليه. قد يبدو هذا وكأنه خطة بالنسبة لك، لكنه أقرب إلى وصف رفيع المستوى للمشروع دون توضيح التفاصيل. والسؤال الرئيسي الذي نطرحه أثناء تحديد المشروع هو ما إذا كان المشروع يستحق القيام به أم لا. قد يكون هناك الكثير من الأفكار لمشاريع جديدة ولكن ليس كلها لها مبرر تجاري جيد. لذلك لا ينبغي تنفيذها في هذه اللحظة من الوقت بهذا النطاق المحدد. في الشركة التي تعمل بها، أنا متأكد من وجود العديد من الأشياء التي يمكنك تحسينها والعديد من الطرق التي يمكنك من خلالها تحسين منتجاتك أو خدماتك. ولكن ليست كل هذه التحسينات أفكارًا تجارية قابلة للتطبيق، ربما لأن السوق صغير لبعض هذه المنتجات أو هامش الربح منخفض للغاية.
عندما نحدد المشروع، فإننا ننظر في الأساس إلى دراسة الجدوى التجارية للمشروع ونتأكد مما إذا كانت توفر أساسًا قويًا بما يكفي للمضي قدمًا في المشروع. قد يستغرق تحديد المشروع بضعة أيام فقط لمشروع صغير جدًا وعدة أشهر لمشروع أكبر. يمكنك تسجيل ختام هذه المرحلة في وثيقة تعريف المشروع أو ميثاق المشروع أو الشروط المرجعية أو دراسة الجدوى التجارية. تستخدم الشركات المختلفة مصطلحات مختلفة لهذه الوثيقة، ولكنها قد تحتوي في الأساس على نفس المعلومات. ما أوصيك بوضعه في الوثيقة هو: أهداف وغايات المشروع، والمخرجات عالية المستوى، والفوائد المتوقعة، والقيود عالية المستوى، والافتراضات والمخاطر، والتكاليف المتوقعة، والإيرادات المستقبلية، وتاريخ الانتهاء المتوقع، واسم الراعي للمشروع، ومدير المشروع، وأعضاء الفريق الأساسيين.
خطة إنجاز مهمة
بمجرد الموافقة على المشروع، أي التوقيع على وثيقة تعريف المشروع، يمكنك الانتقال إلى الجزء التالي من المشروع، وهو التخطيط له. ستبدو الطريقة التي تخطط بها للمشروع وتضع مراحله ومراحل إنجازه ومعالمه مختلفة بعض الشيء اعتمادًا على المنهجية التي تفضلها شركتك. إذا كنت في بيئة متسلسلة أكثر تقليدية، فستخطط للمشروع بطريقة متسلسلة، بدءًا من جمع المتطلبات والبيانات التفصيلية للنطاق. ثم تخطط لمرحلة البناء أو التنفيذ التي ستتم تليها بعض الاختبارات والتسليم النهائي أو الزرع. وبالطبع، ستخطط لمراجعة المشروع في النهاية. في البيئات الأكثر مرونة، ستنفذ الأنشطة المذكورة أعلاه (جمع المتطلبات والبناء والاختبار والتسليم والمراجعة) في فترات أو تكرارات أقصر بكثير. بالإضافة إلى ذلك، ستسلم شيئًا ملموسًا بعد كل مرحلة أو تكرار بدلاً من تسليم جميع المنتجات أو الميزات في النهاية، وهو ما نفعله مع منهجية الشلال.
بغض النظر عن كيفية تخطيطك لمشروعك، فمن الجيد التخطيط له بشكل تعاوني مع الفريق. لقد ولت تلك الأيام التي كان فيها مدير المشروع يجلس منعزلاً خلف مكتبه ويقوم بكل التخطيط. هذا النهج ببساطة لا يخلق قبولاً من أعضاء الفريق. إنهم يريدون المشاركة في تخطيط العمل المتوقع منهم القيام به.
هناك العديد من تقنيات التخطيط التعاوني التي يمكنك الاستفادة منها. أنا أفضل أسلوب الملاحظات الورقية التقليدية حيث تجمع الأشخاص معًا وتتبادل الأفكار حول المراحل ومسارات العمل والمعالم التي قد تبدو عليها المشروع. ستحتاج إلى الكثير من الملاحظات الورقية ولوحة بيضاء أو حائط للصق الملاحظات عليه. كما تحتاج إلى مُيسِّر جيد (ربما أنت نفسك) يمكنه توجيه الفريق خلال العملية. في النهاية، يجب أن تكون لديك فكرة تقريبية عن المعالم والمخرجات التي سيتم تسليمها بحلول موعدها. يجب عليك أيضًا تعيين ملكية لكل معلم أو منتج، وإلا فقد ينتهي الأمر بمدير المشروع إلى امتلاك معظم العناصر. اطلب من المالكين تنفيذ التخطيط التفصيلي لعناصرهم الفردية والعودة في الاجتماع التالي بتأكيد ما سيتم تسليمه بالضبط بحلول موعده. إذا كان فريقك يعمل عن بُعد، فيمكنك الاستفادة من أدوات التخطيط الافتراضية باستخدام الملاحظات الورقية.
يمكن تسجيل نتائج اجتماعاتك التعاونية وأنشطة التخطيط في خطة إنجاز. ستكون هذه ورقة Excel بسيطة تسرد أهم عشرة إنجازات للمشروع، ومالك كل إنجاز وتاريخ التسليم المتوقع. بسيط للغاية! مع تقدم المشروع، يمكنك أيضًا استخدام جدول البيانات لتسجيل ما إذا كان كل إنجاز على المسار الصحيح للتسليم والتعليق على حالته. بهذه الطريقة، تصبح هذه النظرة العامة البسيطة المكونة من صفحة واحدة للإنجازات خطة رفيعة المستوى وأداة تتبع في آن واحد. هذه ورقة نظرة عامة مثالية لاستخدامها كأداة اتصال لأصحاب المصلحة حتى يتمكنوا من التأكد من حالة المشروع. لا يحتاج أصحاب المصلحة إلى خطة مفصلة. ستكون نظرة عامة على أهم عشرة إنجازات كافية. الخطة التفصيلية مخصصة للفريق الأساسي.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
قائمة المخاطر
كن حذرًا، فبغض النظر عن حجم مشروعك أو تعقيده أو منهجيته، يمكنني أن أؤكد لك أنه سيكون مليئًا بالمخاطر. وذلك لأن جميع المشاريع تدور حول إحداث التغيير، مما يعني أن المشروع سينتج عنه شيء لم يتم تنفيذه من قبل في هذا الإطار المحدد. بعبارة أخرى، كل مشروع فريد من نوعه وبالتالي يحتوي على عنصر معين من المخاطر. منهجية إدارة المشاريع موجودة بشكل أساسي للسيطرة على المخاطر ومساعدتنا في تنفيذ المشروع بمستوى معين من القدرة على التنبؤ على الرغم من عناصره غير المؤكدة. إن تحديد المشروع، وتحديد وتحليل احتياجات ومتطلبات المستخدم، والتخطيط لكيفية تأثير هذه المتطلبات على المخرجات والتسليمات، وتوضيح الأدوار والمسؤوليات ووضع نموذج أولي للحل، كلها أمثلة على الأنشطة التي نقوم بها في إدارة المشاريع بهدف تقليل المخاطر.
إن إدارة المخاطر عملية ديناميكية حيث تتغير بيئة المشروع على أساس يومي. وبالتالي فإن تحديد المخاطر والتخفيف منها أمر لا ينبغي القيام به فقط عند بدء المشروع. إنه نشاط أساسي لإدارة المشروع ويجب تنفيذه بشكل منتظم للتأكد من تحديد المخاطر الجديدة وإدارتها ومراجعة المخاطر الحالية. في الأساس، أقترح عليك الجلوس مع فريقك كل أسبوعين لمراجعة قائمة المخاطر. يعد العنصر التعاوني مهمًا، حيث لا يستطيع مدير المشروع تحديد جميع المخاطر بمفرده. يتمتع الفريق بالمعرفة، ليس فقط بالأشياء التي قد تسوء ولكن أيضًا من حيث توليد الأفكار حول كيفية التغلب على العقبات المحتملة.
إن نتيجة اجتماعات إدارة المخاطر التعاونية هي قائمة المخاطر. وهي عبارة عن أداة بسيطة في برنامج إكسل، تسرد وتصف جميع المخاطر، وتاريخ تسجيلها، والتأثير المحتمل للمخاطر وكيف يمكن التخفيف من حدتها. ويجب أن تحتوي قائمة المخاطر أيضًا على معلومات حول احتمالية كل خطر (عالي، متوسط، منخفض) بالإضافة إلى المالك. في العديد من المشاريع، هناك ميل إلى أن ينتهي الأمر بمدير المشروع إلى امتلاك معظم استراتيجيات التخفيف. ولكن في العديد من الحالات، يكون أحد أعضاء الفريق أو أحد أصحاب المصلحة هو الشخص الأفضل لإدارة خطر معين لأنه أقرب إلى التفاصيل.
عزز مسيرتك المهنية من خلال دورة مهارات إدارة المشاريع لدينا. سجل اليوم لإطلاق العنان لإمكاناتك الكاملة ورفع مستوى مهاراتك!
في ملخص
قد يكون من الصعب على مدير المشروع المبتدئ التعامل مع أدوات وتقنيات إدارة المشاريع. هناك ثلاث من أهم الأدوات التي يمكن لمدير المشروع استخدامها في أي مشروع: وثيقة تعريف المشروع، وخطة الإنجاز، وقائمة المخاطر. وفي حين يمتلك مدير المشروع كل هذه الأدوات، فإنه لا يكفي ببساطة ملؤها بمفرده. وبصرف النظر عما إذا كنا ندير مشروعًا رشيقًا أو شلاليًا أو هجينًا، فإن الجهد الجماعي للأشخاص المشاركين هو الذي سيحقق إنجاز المشروع. ولهذا السبب، يجب أن تكون الأدوات التي نستخدمها تعاونية قدر الإمكان حتى نتمكن من تحقيق أقصى استفادة من فريقنا الثمين.