ما هي إدارة نطاق المشروع ومدى أهميتها في عام 2022؟

ما هي إدارة نطاق المشروع وما مدى أهميتها في عام 2022؟
تشير إدارة نطاق المشروع إلى مجموعة من الإجراءات التي تضمن تحديد نطاق المشروع وتعيينه بدقة. تُمكِّن أساليب إدارة النطاق محترفي المشروع من تخصيص العدد المناسب من المهام اللازمة لإكمال المشروع، وتُعنى في المقام الأول بالتحكم في ما هو جزء من النطاق وما ليس جزءًا من النطاق.
يعد مجال المعرفة بالنطاق أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة لمحترف المشروع، كما يسلط معهد إدارة المشاريع الضوء على ذلك.
ما هو نطاق المشروع؟
يشير النطاق إلى مجموعة تفصيلية من مخرجات المشروع. يتم إنتاج هذه المخرجات من المتطلبات الأساسية للمشروع. وفقًا لـ PMBOK لمعهد إدارة المشاريع، فإن النطاق هو العمل الذي يجب الحصول عليه لتقديم خدمة أو منتج أو نتيجة مع وظائف وميزات معينة.
هناك ثلاث عمليات لإدارة نطاق المشروع وهي: التخطيط – يحدث عندما تتم محاولة تحقيق وتحديد العمل المطلوب إنجازه. التحكم والمراقبة – تركز على تتبع المستندات، والموافقة/عدم الموافقة على تحولات المشروع، وزحف النطاق، والتتبع. الإغلاق – يشمل تدقيق نواتج المشروع وتقييم النتائج مقابل الخطة الفعلية.
أهمية إدارة نطاق المشروع
إذا كنت تدير مشروعًا، فإن مراقبة توقعات العملاء وأصحاب المصلحة يمكن أن تكون من أكثر المهام إرهاقًا. ولكن مع وجود نطاق دقيق وموعد نهائي محدد، يمكن لمحترف المشروع أن يضمن بسلاسة الوفاء بالجداول الزمنية واستغلال الوقت بكفاءة طوال دورة حياة المشروع.
وتساعد إدارة النطاق في تجنب العديد من المشكلات الشائعة مثل إعادة مناقشة الميزانية، وتغيير المعايير المنتظمة، والفشل في الوفاء بالجداول الزمنية للمشروع، وغيرها الكثير.
تُعد إدارة النطاق أمرًا حيويًا لمشروع طويل الأجل، حيث تسمح بقياس مقدار العمالة والتكلفة والوقت اللازم لتنفيذ المشروع. يعد النطاق عاملاً حاسمًا في إدارة المشروع، وهو يحدد معايير الملامح المتغيرة لدورة حياة المشروع.
الخطوات المتضمنة في إدارة نطاق المشروع
بصفتك مدير مشروع، عليك تحديد النطاق بغض النظر عن الممارسة التي تختارها. فيما يلي الخطوات المتضمنة في إدارة نطاق المشروع:
الخطوة 1: تحديد متطلبات المشروع
الخطوة 2: فهم أهداف المشروع
الخطوة 3: تحديد نطاق المشروع
بالنسبة للخطوة 3، يجب تحديد المعايير التالية: أهداف المشروع أهداف المشروع الأهداف المراحل الفرعية المهام المهام الفرعية الموارد الميزانية الجدول الزمني الميزانية
بمجرد تحديد هذه المواصفات، يجب توضيح حدود المشروع، وتحديد العوامل غير المدرجة في المشروع. أخيرًا، سيوضح النطاق ما سيتم تضمينه وما لن يتم تضمينه في الخدمة/المنتج النهائي لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة وكبار المسؤولين التنفيذيين.
علاوة على ذلك، يجب أن يكون لنطاق المشروع هدف ملموس للشركة التي تتولى المشروع. هذا أمر أساسي لنطاق المشروع لأنه سيلعب دورًا أساسيًا في كيفية تطبيق ممارسات المشروع لإكماله.
عمليات إدارة نطاق المشروع
1. إدارة نطاق الخطة
إنها العملية الأولى التي تنشئ خطة إدارة النطاق. تشرح هذه الخطة النطاق وتوثق كيفية تحديده والتحقق من صحته والتحكم فيه. وتتضمن أيضًا بيانات عن زحف النطاق، ومعالجة طلبات التغيير، ومسار التصعيد لأي خلاف بين العملاء حول عامل النطاق، وعملية إنشاء بيان النطاق، وWBS، وكيف سيتم قبول المخرجات.
2. جمع المتطلبات
يتضمن ذلك توثيق معايير أصحاب المصلحة بقصد تحقيق أهداف المشروع. وهنا يستفيد المتخصصون من عدة أدوات وممارسات لجمع احتياجات المشروع من أصحاب المصلحة.
إذا تم تنفيذ هذا النهج بدقة، فإنه يمكن أن يقلل بشكل كبير من إمكانية حدوث مفاجآت مزعجة أثناء تحرك المشروع نحو الإنجاز الناجح.
3. تحديد نطاق المشروع
هنا، يتم إعداد وصف تفصيلي للمشروع ومخرجاته ذات الصلة. يحدد النطاق بشكل صحيح ما هو هدف المشروع وما لا يمكن تحقيقه.
يتم التحقق من الوثائق الداعمة للتأكد من أن المشروع سينجز العمل بما يتماشى مع الأهداف المعلنة. يحدد النطاق الذي ينتج عن ذلك متطلبات العميل ويوضح توقعات تنفيذ المشروع.
4. إنشاء هيكل تقسيم العمل
يُعدّ هيكل تقسيم العمل (WBS) عاملاً أساسيًا في عملية إدارة النطاق، في حين أن العديد من محترفي المشروع غالبًا ما يتخطون هذا الإجراء – مما يؤدي إلى تخطيط غير دقيق للمشروع.
يوفر WBS لمحترفي المشروع وفريق العمل خيار تقسيم بيان النطاق الأعلى إلى وحدات عمل يمكن إدارتها، والمعروفة باسم حزم العمل.
5. التحقق من صحة النطاق
تركز هذه العملية بشكل أساسي على قبول العميل لجميع مخرجات المشروع. تتم عملية التحقق من صحة النطاق في نهاية كل مرحلة؛ حيث يقدم العميل ملاحظاته على المهام المنجزة.
6. مراقبة النطاق
هذه هي مجموعة العمليات الأخيرة من إدارة نطاق المشروع والتي تتضمن مراقبة حالة المشروع وإدارة التغييرات في النطاق. وتتضمن هذه الطريقة تقييم الاحتياجات الإضافية من العميل أو الإشراف الاستباقي على نطاق المشروع.