ما هي إدارة المشاريع؟: دليل المبتدئين

المشاريع في كل مكان. أو بالأحرى، كل مبادرة في المؤسسة هي مشروع مجازيًا. وهذا يعني أن عدد الأشخاص الذين يتعاملون مع المشاريع أكثر بكثير من أولئك الذين يحملون مجرد لقب “مدير مشروع”. إلى جانب ذلك، يقول خبراؤنا دائمًا أن مهارات إدارة المشاريع ضرورية للجميع – بغض النظر عما إذا كان هذا هو دورك أم لا. لذلك، في هذا الدليل، سنشرح لك في هذا الدليل أساسيات إدارة المشاريع!
اعثر على إجابات لـ ما هي إدارة المشاريع؟ ما هي أهميتها؟ ما هي الأساليب والمجالات المختلفة فيها؟ وأكثر من ذلك.
سواء كنت جديدًا في مجال إدارة المشاريع، أو تريد المزيد من المعرفة الواقعية حولها، أو تتطلع إلى تحسين مهاراتك الحالية، فإن هذه المقالة ستضع الأساس لرحلة ناجحة.
ما هو المشروع؟
المشروع هو جهد يتضمن إنهاء العديد من الأنشطة التي تم تحديدها أو التخطيط لها لتلبية أهداف المشروع وغاياته ضمن إطار زمني وميزانية محددة. إذا تم تحقيق كل هدف ضمن المعايير المحددة مسبقًا من الميزانية والوقت المحددين مسبقًا، فإننا نعتبر المشروع ناجحًا.
يوضح هذا الوصف مدى ضرورة المشروع بالنسبة لمعظم المؤسسات وأنواع أخرى من المنظمات، مما يجعل من الضروري تطوير عملية إدارة المشروع. تشمل أهم الأمور في بناء مشروع ناجح الجدول الزمني والتكلفة والجودة.
الجدول الزمني: الجدولة أمر بالغ الأهمية لتحديد كيفية تنفيذ كل مهمة أو عمل سيقوم به الفريق وفي أي جدول زمني.
التكلفة: تساعد التكاليف في معرفة كيف سيستفيد الفريق من الموارد وإدارة الموارد المالية التي تم إدخالها في المشروع.
الجودة: من الضروري التحقق والتأكد من أن مخرجات إدارة المشروع والعملية تلبي معايير الجودة المطلوبة.
ما هي إدارة المشروع؟
إدارة المشروع هي عملية تحويل فكرة ما إلى منتج أو خدمة فعالة من خلال التخطيط والتنفيذ الفعال. وكما ذكرنا سابقًا، فإن أي مبادرة يمكن أن تكون مشروعًا. لذلك، فإن توجيهها إلى النجاح مع وضع الأهداف والموارد والتحديات في الاعتبار يرقى إلى “إدارة المشروع”.
تعد إدارة المشروع أمرًا بالغ الأهمية لإعداد خطة مشروع مثالية، من أجل التنفيذ السلس للمشروعات وتتبعها وإنجازها مع أعضاء فريقك. يتم استخدامه في قطاعات مثل الهندسة والبناء وتكنولوجيا المعلومات وغيرها. تحتوي هذه القطاعات على مجموعة معقدة من العناصر التي تحتاج إلى تجميعها معًا بترتيب معين لصنع منتج فعال. لذلك، فإن المعرفة الشاملة بمبادئ ومهارات إدارة المشاريع مطلوبة لتحقيق تلك الأهداف.
وبغض النظر عن نوع الصناعة، فإنه بمساعدة المنهجيات والأدوات المناسبة لإدارة المشاريع، يصبح من الأسهل تحقيق أهداف المشروع وغاياته بفعالية. فمع المعرفة الجيدة بأساسياتها يساعد في تنفيذ المشروع بكل سهولة.
والآن بعد أن فهمنا ما هي إدارة المشاريع، دعنا نتعرف على تاريخها في القسم التالي.
تاريخ إدارة المشاريع
تم تحديد إدارة المشاريع تقريبًا في الخمسينيات من القرن الماضي. شكلت طريقة المسار الحرج وهيكل تقسيم العمل وتقنية تقييم ومراجعة البرامج (PERT) أساس أدوات وتقنيات إدارة المشاريع.
ومع ذلك، في عام 1896، ابتكر كارول أداميكي مخطط التناسق، وهو أداة لتنظيم المهام. وبإلهام من هذا الابتكار، طوّر هنري جانت مخطط جانت في عام 1910، وهو أداة مهمة مستخدمة في إدارة المشاريع حتى الآن.
وعلى الرغم من وجود أدوات لإدارة المهام، إلا أنه كانت لا تزال هناك فجوة في المعرفة حول العملية التي يجب اتباعها. لذلك، في ثمانينيات القرن العشرين، بذل معهد إدارة المشاريع (PMI) أو معهد إدارة المشاريع جهودًا لتوحيد الممارسات والعمليات والمناهج في إدارة المشاريع. وأطلق المعهد شهادة PMP في عام 1984، تلاها إصدار كتاب PMBOK – مجموعة معارف إدارة المشاريع في عام 1996. وقد تضمن هذا الكتاب جميع أساسيات إدارة المشاريع، ومن ثم أصبح الكتاب الأكثر موثوقية لمحترفي المشاريع في جميع أنحاء العالم.
تأسس معهد إدارة المشاريع في البداية لتوفير منصة يجتمع فيها جميع المتخصصين في مجال إدارة المشاريع لمناقشة المشاكل والحلول والمبادرات الجديدة في هذا المجال. وفي ذلك الوقت، تركزت جهوده بنسبة 10-15% فقط على توحيد الممارسات. ومع ذلك، بعد إطلاق شهادة PMP وشهادة PMBOK – صنع معهد إدارة المشاريع تاريخًا في إدارة المشاريع.
وقد حصل برنامج إدارة المشاريع على اعتماد ANSI/ISO/IEC 17024 من المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) في عام 2007. وهو الآن المعيار العالمي لإدارة المشاريع، ويتم تحديثه باستمرار ليعكس متطلبات الصناعة.
ما أهمية إدارة المشاريع؟
تساعد إدارة المشاريع المنظمة بطرق عديدة على العمل بسلاسة وكفاءة. يتيح لك اتباع التقنيات بشكل صحيح، إنشاء خطة وإدارة المشروع بحيث يصبح من السهل عليك تحقيق الأهداف والمخرجات المرجوة في الوقت المحدد والميزانية. الفرق الذي تجلبه إدارة المشاريع الفعالة لأي منظمة هي
التواصل: تعمل على تحسين التواصل الداخلي بين أعضاء الفريق وأي أشخاص آخرين مشاركين أو مهتمين بالمشروع. يساعد التواصل السليم في القضاء على الصعوبات المتعلقة بالعمل مع زيادة الإنتاجية والشفافية.
الكفاءة: تعد إدارة المشروع أمرًا بالغ الأهمية لتنظيم العمل والميزانيات والجداول الزمنية بكفاءة لضمان سير المشروع بسلاسة ودون انقطاع.
رضا العملاء: تضمن تحسين رضا العملاء من خلال تزويدهم بمنتجات أو خدمات عالية الجودة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. كما أنه يبني الثقة بين العملاء أو المستخدمين النهائيين.
توفير الوقت والمال: يساعد على توفير الوقت والمال. يساعدك الإلمام الأكبر بإدارة المشروع على بناء خطط أفضل ويضمن تنفيذ جميع الأنشطة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، مما يسمح لك بتقليل التأخير والإنفاق الزائد على المشروع مع ضمان نجاح المشروع.
اتخاذ القرارات: يسمح بتتبع تقدم المشروع بشكل أفضل. ويمنحك ذلك فهماً واضحاً لأوجه القصور في مشروعك أو مدى تقدمه، مما يساعدك على تحديد الحلول لهذه الصعوبات وبالتالي اتخاذ قرارات أفضل في العمل.
ما هي المجالات والعمليات الرئيسية في إدارة المشاريع؟
في إدارة المشاريع التقليدية، هناك عملية قياسية لإدارة المشروع. تُظهر هذه العملية “مراحل” كجزء من دورة حياة المشروع. تظهر دورة الحياة هذه في معظم معايير إدارة المشاريع ويتم اتباعها عالميًا تقريبًا. كانت مجموعة الخطوات الواردة أدناه موجودة في الإصدار السادس من دليل PMBOK (تمت إزالتها لاحقًا لتكون أكثر مرونة وليست إلزامية) ولا تزال جزءًا من إطار عمل Prince2.
البدء: هنا يجب عليك تحديد أهداف المشروع، وتحديد من سيشارك، وكذلك تأمين الموافقة على المسعى.
التخطيط: هذه المجموعة العملية مسؤولة عن إجراء تخطيط شامل للمشروع قبل الانتقال إلى مرحلة التنفيذ. تحتاج إلى تصميم معالم دقيقة ووضع مسار عمل لتحقيقها.
التنفيذ: مجموعة العمليات هذه مسؤولة عن تنفيذ معظم أنشطة المشروع. في هذه المرحلة، ستقوم بتنفيذ خارطة الطريق التي تم تحديدها في عملية التخطيط. علاوة على ذلك، إذا لزم الأمر، يجب عليك تحديث تفاصيل أصحاب المصلحة التي تم تعيينها في مرحلة البدء.
المراقبة والتحكم: في هذه المرحلة، يقوم أعضاء الفريق بتقييم التقدم المحرز نحو تحقيق أهداف المشروع وجداوله الزمنية. تعمل مجموعة عملية المراقبة والتحكم كجسر بين مجموعات العمليات الأخرى، مما يسمح بالتواصل والتقدم نحو تحقيق الأهداف.
الختام: بمجرد اكتمال أهداف المشروع، يحين الوقت لوضع اللمسات الأخيرة. وعادة ما يكون مدير المشروع هو المتحكم في ذلك. ويشمل ذلك إنهاء المشروع وتقييم نجاحه وحفظ أي وثائق.
ما هي أنواع إدارة المشاريع
لا يوجد نهج واحد لإدارة المشروع. فلكل مشروع متطلباته ومشاكله الخاصة. وبالتالي، يجب علينا تكييف الأساليب لدمج نوع المشروع وأعضاء الفريق والثقافة التنظيمية وغير ذلك. فيما يلي بعض طرق إدارة المشاريع. يمكنك استخدامها كطرق منفصلة أو إنشاء مزيج جديد خاص بك!
1. إدارة المشاريع الانحدارية
في إدارة المشاريع الانحدارية، يجب على الفريق إنهاء كل مهمة قبل البدء في المهمة التالية. تكون الخطوات خطية، ويتحرك التقدم في اتجاه واحد – مثل الشلال. ونتيجة لذلك، يعتمد هذا النمط من إدارة المشروع بشكل كبير على تسلسل المهام والجداول الزمنية. بمجرد أن يكمل الفريق المهام الصغيرة، تبدأ المهام الأكبر. ويستخدم الفريق هذا الأسلوب في المشاريع الضخمة، حيث لا يمكن تنفيذ المهام التكرارية مثل أجايل.
2. إدارة المشاريع الرشيقة
كانت صناعة برمجيات الكمبيوتر من بين أول من تبنى هذه الفكرة. إدارة المشاريع الرشيقة هي نهج تكراري يركز على المراقبة والتحسين المستمرين للنتائج. ويأتي أساسها من المبادئ ال 12 الأساسية لبيان أجايل. وتنص على أن تقديم القيمة للعملاء، وتعزيز ديناميكيات الفريق، بالإضافة إلى التكيف مع ظروف العمل المتغيرة تؤدي إلى مخرجات عالية الجودة.
لا تعمل إدارة المشاريع الرشيقة بطريقة متدرجة ومتسلسلة. بدلاً من ذلك، يكمل أعضاء الفريق المختلفون داخل المؤسسة مراحل المشروع بشكل متزامن. يمكن العثور على الأخطاء وإصلاحها بهذه الطريقة دون الحاجة إلى بدء العملية من الصفر.
تحتوي طريقة العمل الرشيقة على العديد من الأطر المختلفة. سنلقي نظرة على منهجي إدارة مشروع كانبان وإدارة مشروع سكروم أدناه.
إدارة مشروع كانبان
كانبان هي تقنية رشيقة تحدد أولويات الأنشطة بناءً على طلبات العملاء وتعزز تصور العمل مع تقليل العمل الجاري. بالإضافة إلى ذلك، فهي تعزز كفاءة سير العمل بشكل أفضل. تساعد لوحات كانبان في مراقبة حالة سير العمل وتمنح أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين المعنيين الشفافية. وهي سهلة الاستخدام وتتميز بخاصية التمثيل المرئي لإدارة المشاريع وزيادة كفاءتها.
إدارة مشاريع سكرم
سكرم هي استراتيجية تساعد أعضاء الفريق وتقدم النتائج في أجزاء صغيرة. وقد تم التخطيط للعمل في سباقات السرعة. السبرنت هو فترة قصيرة ومرنة تستمر عادةً لمدة أربعة أسابيع. في بداية كل سبرنت، يقوم الفريق باختيار المهام من قائمة تسمى تراكمات المنتج لإنهاء المهام خلال ذلك السبرنت. تجتمع فرق سكرم يوميًا في اجتماع سريع “Standup” لمناقشة التقدم المحرز والتحديات ووضع الخطط والتعديلات حول كيفية معالجة بعض المواقف. أخيرًا، في نهاية السبرنت، تقوم الفرق بإصدار المخرجات المخطط لها ومتابعة العملية.
قراءة ذات صلة: أجايل مقابل سكروم
3. إدارة المشاريع المرنة
الهدف الرئيسي من الإدارة اللينة هو تقليل “الهدر” في شكل عدم الكفاءة والإنفاق الزائد. إن خلق قيمة أكبر للعملاء مع استخدام موارد أقل هو الهدف الأساسي. ويمكن مقارنة هدف الإدارة اللينة للمشاريع بمبدأ الإنتاج المؤسسي المرن. فوفقًا لمبادئها، لن نستخدم سوى الموارد التي تساعد بشكل مباشر في إنجاز المشروع بنجاح.
4. سداسية سيجما
سداسية سيجما هي طريقة تساعد المؤسسات على تحسين كفاءتها وتقليل عدد العيوب. في عام 1980، ابتكرتها شركة موتورولا، والآن تستخدمها العديد من الشركات والمؤسسات. من المفترض أن تكون هذه الطريقة مبسطة بحيث لا يمكن أن تحدث الأخطاء أكثر من 3.4 مرة من كل مليون احتمال. وهي تساعد الشركات على تحقيق جودة عالية في منتجاتها وخدماتها.
5. طريقة المسار الحرج
طريقة المسار الحرج هي تقنية تتضمن تحديد تسلسل المهام الحاسمة التي تؤثر بشكل مباشر على مدة المشروع. علاوة على ذلك، فهي تتضمن تحليلاً مفصلاً للمهام والمدد الزمنية والتبعيات والمواعيد النهائية لحساب أطول مسار للأنشطة المخطط لها حتى نهاية المشروع.
6. برنس 2
هو نهج منظم لإدارة المشروع يقسم المهام إلى مراحل قابلة للتنفيذ. مع التركيز على التخطيط القائم على المنتج وتبرير الأعمال التجارية، ويشدد على بدء المشاريع وإدارتها وإنجازها بطريقة موحدة وموحدة. برنس 2 هو معيار شائع بشكل رئيسي في المملكة المتحدة وبعض الدول الأوروبية. ونحن نرى أنه نهج “إلزامي” لإدارة المشاريع يعمل بشكل أفضل في المؤسسات التي تعمل فقط في بيئات برنس 2.
سبوتو وإدارة المشاريع
لقد كان لسبوتو رحلة طويلة في مجال إدارة المشاريع. فمنذ تفتيشنا قبل 10 سنوات مع التزامنا بالتميز، نمت شركتنا من مدينة مومباي الصاخبة إلى نقل المعرفة في إدارة المشاريع إلى أكثر من 43 دولة.
تتطور منصتنا باستمرار لتلبية جميع احتياجات مجتمع إدارة المشاريع. وسواء كنت من الطامحين أو الممارسين أو الخبراء في هذا المجال – فإن سبوتو للجميع! يساهم قادتنا وخبرائنا بنشاط في المجتمع لتعزيز تحسين الممارسات. والسيد أشيش صادكار، مؤسسنا، والسيد سوراب باريك، المؤسس المشارك لنا، هما من أكثر العقول التي لها صوت مسموع في هذا المجال.
بدأنا بشهادة PMP فقط في عام 2014. ومنذ ذلك الحين، تطورنا إلى العديد من دورات وشهادات إدارة المشاريع. بدءاً من دورة مايكروسوفت بروجكت كورس إلى PgMP، نحن نقدم شيئاً لكل مستوى! عندما أطلق معهد إدارة المشاريع (PMI) مؤخراً شهادات الرشيقة المنضبطة، كنا من أوائل من قدموا هذه الشهادات. والآن، نضع الآن نصب أعيننا على الخط الكبير التالي من الشهادات – Six Sigma!
في “سبوتو”، ينشغل فريقنا بكل ما يتعلق بإدارة المشاريع. سواء كانت أدوات، أو دراسات شاملة، أو فيديوهات، أو مدونات، أو ندوات عبر الإنترنت، وبالطبع التدريب على إدارة المشاريع – نحن نقوم بكل ذلك! وسنواصل بناء هذا المجال لسنوات قادمة.
الخلاصة
في الختام، إدارة المشاريع هي ممارسة حاسمة ولا يمكن تجنبها اليوم. إنها المحرك الرئيسي لنجاح المشروع والأعمال. ومع ذلك، فإن الإدارة الفعالة للمشاريع تأتي من الارتقاء بالمهارات بنفس القدر من الشدة! متى تقوم بتحديث معرفتك في إدارة المشاريع؟