ما هي إدارة المشاريع؟

بالنسبة للكثيرين، تبدو إدارة المشاريع بالنسبة للكثيرين مهارة غامضة وغير معروفة. ومع ذلك، على المستوى الأساسي، كل شخص هو مدير مشروع. إذا سبق لك أن خططت لحدث عائلي، أو انتقلت من منزل إلى آخر، أو رتبت نشاطًا مع الأصدقاء، فقد قمت بإدارة مشروع. على الرغم من أن نطاق هذه المشاريع الشخصية أصغر من إنشاء منتج أو خدمة جديدة وطرحها، إلا أنها لا تزال تتطلب إدارة المشروع للحفاظ على جميع الأجزاء مرتبة وتتحرك في الاتجاه الصحيح.
إدارة المشاريع هي مجال يتطلب معرفة تقنية ومهارات شخصية لقيادة المشاريع بنجاح. ولكي تكون مدير مشروع، يجب ألا تكتفي بالالتزام بالمواعيد النهائية والالتزام بالميزانية فحسب، بل يجب أن تتمتع أيضًا بمهارات التخطيط الاستراتيجي ومهارات قيادة الفريق والقدرة على التكيف مع التحديات الحتمية التي سيواجهها أي مشروع قبل اكتماله. إذا كنت جديدًا في مجال إدارة المشاريع، فقد يبدو إتقان كل هذه المهارات أمرًا شاقًا. ومع ذلك، فإن امتلاك فهم جيد للأساسيات هو الخطوة الأولى في رحلتك في مسيرتك المهنية في إدارة المشاريع.
ستزودك هذه المدونة بنظرة عامة على الجوانب العديدة لإدارة المشاريع، بدءًا من التعريف الأساسي ومرورًا بالاتجاهات المستقبلية التي ستؤثر على كيفية إدارتك للمشاريع. في الختام، سيكون لديك فهم أساسي لإدارة المشاريع وإطارها العام.
الوجبات الرئيسية:
تنطوي إدارة المشاريع في جوهرها على تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات اللازمة لتلبية متطلبات المشروع، وضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد وضمن النطاق المحدد، والتوافق مع الأهداف التنظيمية.
وتعتمد المشاريع الناجحة على مديري المشاريع لتوجيه فرق العمل واتخاذ قرارات مستنيرة والتغلب على التحديات باستخدام مزيج من المهارات التقنية والشخصية مثل القيادة والتواصل وحل المشكلات.
ستستمر اتجاهات إدارة المشاريع المستقبلية، بما في ذلك دمج الذكاء الاصطناعي والمنهجيات الهجينة والتعاون عن بُعد، في تشكيل كيفية إدارة المشاريع. سيساعد البقاء على التكيف وتبني التعلم المستمر على ضمان النجاح على المدى الطويل في هذا المجال.
ما هي إدارة المشاريع؟
قبل الخوض في إطار عمل إدارة المشاريع، من المهم تعريف إدارة المشاريع. وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (®PMI)، فإن إدارة المشاريع هي “تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع.”
إذا كنت جديدًا في مجال إدارة المشاريع، فإن معهد إدارة المشاريع هو منظمة عالمية غير ربحية مكرسة للنهوض بالمهنة من خلال توفير المعايير والشهادات والموارد التعليمية وفرص التطوير المهني لأعضائه ومجتمع إدارة المشاريع الأوسع نطاقًا.
بالإضافة إلى فهمك لتعريف إدارة المشاريع، من الضروري أن تفهم ما هي إدارة المشاريع وما هي ليست كذلك، كما هو موضح في الجدول التالي:
إدارة المشاريع تنطبق على كل صناعة
تعد الإدارة الفعالة للمشروع أمرًا حيويًا لأي مؤسسة تهدف إلى تعزيز الإنتاجية وتحسين الموارد. وعلى الرغم من أن المبادئ الأساسية عالمية، إلا أن الصناعات تقوم بتكييف هذه الأطر لتلبية الاحتياجات الخاصة. على سبيل المثال، تختلف احتياجات إدارة المشروع لمشروع إنشائي اختلافًا كبيرًا عن احتياجات مؤسسة الرعاية الصحية. ونظرًا لأن مشاريع البناء معقدة، فقد أنشأ معهد إدارة المشاريع شهادة إدارة مشاريع خاصة بالصناعة، وهي شهادة مدير مشروع محترف في مجال البناء (PMI-CP)™، لتلبية احتياجات الصناعة.
فوائد حصول مدير المشروع على شهادة PMP® مدير المشروع
اكتشف الفوائد العديدة لحصولك على شهادة مدير المشروع المحترف في إدارة المشاريع (PMP) ®.
تضمن قابلية هذه الأطر للتكيف أن تكون ممارسات إدارة المشاريع فعالة في مختلف الصناعات، بدءًا من الشركات الناشئة الصغيرة إلى الشركات العالمية، مما يساعد المؤسسات على تحقيق أهداف المشروع وتعزيز الكفاءة العامة.
والآن بعد أن أصبح لديك فهم أساسي لماهية إدارة المشاريع، من المهم أن تفهم الدور الحاسم الذي يلعبه مدير المشروع في توجيه المشاريع نحو الإنجاز الناجح.
مدير المشروع
تتطلب المشاريع الناجحة إدارة منظمة، مما يجعل دور مدير المشروع أساسيًا. وعلى غرار خبير الشطرنج، يقوم مدير المشروع بالتخطيط الاستراتيجي وتكييف التكتيكات حسب الحاجة. فهو يتوقع التحديات، ويخصص الموارد بفعالية، ويتخذ قرارات مستنيرة لتوجيه المشروع نحو الإنجاز الناجح.
مسؤوليات مدير المشروع
تقع على عاتق مديري المشاريع مسؤوليات حاسمة تعتبر أساسية لنجاح أي مشروع. فدورهم هو توجيه المشروع من الفكرة إلى الإنجاز، وضمان التزامه بالجداول الزمنية وبقائه في حدود الميزانية وتحقيق الأهداف التنظيمية. يضمن مديرو المشاريع، بفضل إشرافهم الاستراتيجي ومهاراتهم التنظيمية، إدارة كل مرحلة من مراحل المشروع بكفاءة ومواءمتها مع الأهداف العامة.
هناك العديد من المسؤوليات التي تقع على عاتق مديري المشاريع من بداية المشروع وحتى نهايته، بما في ذلك:
في حين أن امتلاك المهارات التقنية اللازمة لإدارة المشروع أمر لا بد منه، يحتاج مدير المشروع أيضًا إلى مهارات شخصية قوية للعمل بفعالية مع فريقه. يوظف مديرو المشاريع الفعالون العديد من المهارات الشخصية لضمان سير المشروع بكفاءة ونجاح. سنلقي نظرة بعد ذلك على بعض أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها مدير المشروع.
مهارات إدارة المشاريع
تتطلب إدارة المشروع مهارات شخصية متنوعة لتوجيه فريقك، وإدارة توقعات أصحاب المصلحة، واتخاذ قرارات قائمة على البيانات تحت الضغط. تُعد العديد من المهارات الشخصية ضرورية لمدير المشروع، ولكن من أهم هذه المهارات ما يلي:
امتلاك هذه المهارات أمر بالغ الأهمية بالنسبة لمدير المشروع بسبب القبعات العديدة التي يحتاج إلى ارتدائها طوال فترة المشروع. يجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على القيام بما يلي:
كما ذكرنا سابقًا، يعمل مدير المشروع مثل لاعب الشطرنج، حيث يتنقل في بيئة متغيرة باستمرار، ويكون مستعدًا للتعامل مع التحديات غير المتوقعة. وهذا يسلط الضوء على ضرورة أن يمتلك مديرو المشاريع مزيجًا من المهارات التقنية والشخصية، وهو أمر ضروري للحفاظ على سير المشاريع في مسارها وضمان نجاحها.
والآن بعد أن تعرفت على ماهية إدارة المشاريع وما هي ليست كذلك وأهمية دور مدير المشروع، دعنا ندرسها بمزيد من التفصيل.
المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع
تشكل المبادئ الأساسية لإدارة المشروع العمود الفقري للمشروع الناجح. فهي تقدم نهجًا منظمًا لبدء المشاريع وتنفيذها وإغلاقها بفعالية. باتباع هذه المبادئ التوجيهية، يمكن لمديري المشاريع التعامل مع متطلبات المشروع المعقدة وتنسيق أنشطة الفريق وتحقيق النتائج المرجوة من المشروع. يعد إتقان هذه المبادئ أمرًا بالغ الأهمية للتحكم في نطاق المشروع والجداول الزمنية والميزانيات، مما يضمن إكمال كل مشروع بنجاح.
فيما يلي جدول يوضح ثمانية مبادئ أساسية لإدارة المشاريع. توجه هذه المبادئ مديري المشاريع خلال جميع مراحل تنفيذ المشروع، وتتناول تحديد الأهداف والتخطيط والتواصل والقدرة على التكيف. يمكن أن يؤدي فهم هذه المبادئ وتنفيذها إلى تعزيز كفاءة ونجاح أي مشروع بشكل كبير:
إن معرفة المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع شيء واحد، ولكنك تحتاج إلى استخدام المنهجية الأنسب للمشروع الذي تقوده. دعنا نلقي نظرة على المنهجيات المختلفة التي يمكنك استخدامها لمشروع ما.
منهجيات إدارة المشاريع
توفر منهجيات إدارة المشاريع مثل Waterfall وAgile أطر عمل منظمة لإدارة المشاريع. تستخدم منهجية الشلال نهجًا خطيًا، وتحدد المتطلبات التفصيلية في وقت مبكر، وتدير التغييرات بشكل رسمي، وتعد وثائق شاملة مقدمًا. في المقابل، تتبنى منهجية أجايل استراتيجية مرنة، مما يسمح بتطوير المتطلبات من خلال سباقات السرعة التكرارية، ودمج التغييرات باستمرار، وتطوير الوثائق جنبًا إلى جنب مع المنتج. تتناسب كل منهجية مع ديناميكيات المشاريع المختلفة، مما يسلط الضوء على أهمية اختيار النهج المناسب للمشروع.
يوضح الجدول أدناه منهجيات إدارة المشاريع المختلفة، المصنفة على أنها تنبؤية أو تكيفية، بما في ذلك Waterfall وAgile وScrum وScrum وKanban. وهو يشرح بالتفصيل عملية كل منهجية وحالات الاستخدام النموذجية:
تسلط نظرة عامة على منهجيات إدارة المشاريع الضوء على قابلية التكيف وفوائد المنهجيات المختلفة، من Waterfall إلى Kanban. سيركز القسم التالي على عمليات دورة حياة إدارة المشاريع أثناء انتقالنا من المنهجيات إلى التطبيقات العملية.
عمليات دورة حياة إدارة المشاريع
تشمل دورة حياة إدارة المشروع سلسلة من العمليات الأساسية التي توجه بدء المشروع والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق. يضمن لك استخدام هذا النهج المنظم إكمال المشاريع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبما يرضي جميع أصحاب المصلحة. يعد فهم وتنفيذ عمليات دورة الحياة هذه أمرًا بالغ الأهمية لأي مدير مشروع يهدف إلى إدارة المشروع بفعالية.
يسرد الجدول أدناه عمليات دورة حياة إدارة المشروع التي يسهل تحديدها في بيئة الشلال ولكن لا يتم تصنيفها بوضوح في المشاريع الرشيقة. تعكس الأوصاف المدرجة في الجدول عمليات الشلال.
بعد استكشاف عمليات دورة حياة إدارة المشاريع، قمنا بتوضيح كيفية توجيه كل مرحلة – من البدء إلى الإغلاق – للتنفيذ الناجح للمشاريع. بعد ذلك، نركز على إدارة المخاطر التي تضمن استقرار المشروع ونجاحه.
إدارة مخاطر إدارة المشاريع
تعتبر إدارة المخاطر عنصرًا حاسمًا في إدارة المشروع لأنها تركز على تحديد وتحليل وتخفيف المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على نجاح المشروع. ويستخدم مديرو المشاريع استراتيجيات مختلفة لإدارة المخاطر بفعالية لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وضمن النطاق المحدد. يعد تطبيق تقنيات إدارة المخاطر هذه أمرًا ضروريًا لتقليل الانتكاسات المحتملة وتحقيق أهداف المشروع.
تحديد المخاطر المحتملة ضمن إدارة المشروع
يقوم مديرو المشاريع بتقييم نطاق المشروع وجدوله الزمني وموارده والعوامل الخارجية لتحديد المخاطر المحتملة التي يمكن أن تعرقل نجاح المشروع. يتم تنفيذ خطط إدارة المخاطر لرصد هذه المخاطر باستمرار وتنفيذ استراتيجيات التخفيف من المخاطر بسرعة حسب الحاجة.
تشمل مخاطر المشروع الشائعة ما يلي:
أهمية التخطيط للطوارئ ضمن إدارة المشروع
يواجه كل مشروع مخاطر، لذلك يساعد تخطيط التخفيف من المخاطر على تقليل مخاطر الحدوث، بينما يعد تخطيط الطوارئ للتعامل مع المخاطر التي تتحقق بالفعل. تُعد خطط الطوارئ ضرورية لإدارة المخاطر التي لا يمكن تجنبها، مما يساعد على ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح، وتعزيز فرص نجاح النتائج.
استراتيجيات تخفيف المخاطر ضمن إدارة المشروع
يتطلب التخفيف الفعال من المخاطر مراقبة مستمرة ومرونة لتعديل الاستراتيجيات مع تقدم المشروع. ويتعامل مديرو المشاريع مع المخاطر وأوجه عدم اليقين بشكل مختلف اعتمادًا على المنهجية المستخدمة، كما هو موضح في الجدول أدناه:
بعد أن غطينا الجوانب الأساسية لإدارة المخاطر ودورها في ضمان نجاح المشروع، دعونا نستكشف التقنيات التي تبسط مهام المشروع وتعزز تعاون الفريق وتزيد من الكفاءة طوال دورة حياة المشروع.
الأدوات والبرمجيات في إدارة المشاريع
هناك العديد من التطبيقات المتاحة لمديري المشاريع التي تجعل إدارة المشاريع أسهل. تقدم أدوات إدارة المشاريع مجموعة من الميزات التي تساعد في التخطيط والجدولة وتخصيص الموارد وتتبع التقدم المحرز. عند اختيار برنامج إدارة المشاريع، عليك البحث عن ما يلي:
ميزات التعاون لمشاركة المعلومات
ميزات إعداد التقارير القابلة للتخصيص
ميزات إدارة الموارد لتخصيص الموارد بكفاءة
ميزات إدارة المهام لتعيين المهام بشكل متسق ومراقبة التقدم المحرز
تحتوي أدوات البرمجيات المختلفة على ميزات أو إصدارات مختلفة مصممة لتلبية الاحتياجات المحددة لمشاريع الشلال أو التكيفية، لذلك يجب أن يكون نوع المشروع ومنهجية إدارة المشروع عاملاً في مراجعة البرمجيات واختيارها.
تتضمن بعض البرامج الأكثر استخدامًا لإدارة المشاريع ما يلي:
مايكروسوفت بروجكت
جيرا
Trello
أسانا
مونداي دوت كوم
Basecamp
مع استمرار تطور إدارة المشاريع، ستحتاج الأدوات التي نستخدمها أيضًا إلى التكيف مع المتطلبات المتغيرة. في القسم التالي، سنستكشف الاتجاهات المستقبلية التي من المقرر أن تشكل مشهد إدارة المشاريع، مما يؤثر على كيفية تخطيط المشاريع وتنفيذها وإدارتها.
الاتجاهات المستقبلية في إدارة المشاريع
مع استمرار تطور إدارة المشاريع، هناك العديد من الاتجاهات الناشئة التي تشكل مستقبلها. تتراوح هذه الاتجاهات من دمج التقنيات المتقدمة مثل الذكاء الاصطناعي والتحليلات إلى التحولات في المنهجية وزيادة التركيز على الاستدامة والتعاون عن بُعد. سيساعد فهم هذه الاتجاهات مديري المشاريع على التكيف مع هذه التغييرات وضمان استمرار النجاح والأهمية.
هناك العديد من الاتجاهات التي تشكل مستقبل إدارة المشاريع، بما في ذلك:
المنهجيات الهجينة التي تجمع بين أطر عمل ووترفول وأطر عمل أجايل لتلبية احتياجات المشروع المحددة
زيادة التركيز على المهارات الشخصية
استخدام تحليلات البيانات والذكاء الاصطناعي للتنبؤ بنتائج المشروع
فرق إدارة المشاريع عن بُعد
دمج الممارسات الصديقة للبيئة والمستدامة في تخطيط المشاريع وتنفيذها
تعزيز إشراك أصحاب المصلحة لتحسين التواصل والتعاون
أتمتة المهام الروتينية واستخدام الذكاء الاصطناعي لاتخاذ القرارات المعقدة
تتطور إدارة المشاريع بسرعة لدمج التقنيات والمنهجيات والاتجاهات المجتمعية الجديدة. من خلال تبني هذه الابتكارات، يمكن لمديري المشاريع تعزيز نجاح المشروع والحفاظ على مواءمة ممارساتهم مع أحدث التطورات.
الخلاصة
كل شخص لديه خبرة في إدارة المشاريع، حتى لو كان ذلك على نطاق مختلف عن مشروع داخل شركة متعددة الجنسيات. لقد عرّفنا إدارة المشاريع وناقشنا المبادئ والمنهجيات والعمليات الأساسية التي تستخدمها لإدارة المخاطر وضمان نجاح المشروع. ويكمن مفتاح نجاح المشروع في الدور الحاسم الذي يلعبه مدير المشروع في ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح، وإذا لم يكن كذلك، فإنه يوفر القيادة اللازمة لتصحيح مساره. وأخيراً، ناقشنا دور أدوات البرمجيات في إدارة المشاريع والاتجاهات المستقبلية التي ستؤدي إلى تطورها.
عندما تبدأ رحلتك المهنية في إدارة المشاريع، اعلم أنه مجال يتطور باستمرار مع التكنولوجيا والسوق. أن تكون مدير مشروع يعني أن تتبنى التعلم المستمر، مما يسمح لك بالتطور في هذا المجال من خلال تحديث معرفتك باستمرار. فمدراء المشاريع هم استراتيجيون ومدراء مهام وحكام ومشجعون في آنٍ واحد؛ إنه ليس دورًا سهلًا، لكنه قد يكون مجزيًا للغاية.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت