ما هي إدارة أصحاب المصلحة ولماذا هي مهمة جداً؟

إدارة أصحاب المصلحة: ما هي ولماذا هي مهمة جداً؟
هل تدير أصحاب المصلحة لديك بشكل جيد؟ انتظر، قبل ذلك، هل تعرف جميع أصحاب المصلحة لديك؟ هل كانت هناك أوقات اكتشفت فيها أنك أغفلت متطلبًا معينًا بعد الانتهاء من نصف المشروع؟ ربما كان هذا مطلبًا من شخص مهم لم يشارك بالقدر الذي كان ينبغي أن يشارك فيه. يُظهر الاستطلاع الأخير أن 36% فقط من المشاركين في الاستطلاع كانوا واثقين من أن أصحاب المصلحة والأعضاء الرئيسيين كانوا واثقين من أن أصحاب المصلحة والأعضاء الرئيسيين كانوا مقتنعين بأهداف المشروع وفوائده. إذا لم تكن محظوظاً بما فيه الكفاية لكي لا تكون في موقف محرج مثل ما سبق، فإليك فرصتك لمنع حدوث مثل هذه المواقف. ألق نظرة خاطفة على أداء إدارة أصحاب المصلحة في المشروع في هذه المقالة.
قد يعجبك أيضاً تقنيات تحليل أصحاب المصلحة
من هو صاحب المصلحة؟
الآن بعد أن عرفت مدى أهمية إدارة أصحاب المصلحة، دعنا نبدأ بأساسيات إدارة أصحاب المصلحة، أي من هو صاحب المصلحة.
صاحب المصلحة هو أي شخص من المحتمل أن يتأثر بالمشروع. بشكل عام، يمكن تصنيف أصحاب المصلحة إلى “أصحاب المصلحة الداخليين” و”أصحاب المصلحة الخارجيين”.
أصحاب المصلحة الداخليون هم داخل مؤسستك. وهم يشملون راعي المشروع ومالك المشروع وفريق المشروع وأي شخص أو فريق يقدم مدخلات للمشروع أو يستفيد من نتائج المشروع. ويشمل أيضًا أولئك الذين قد يتأثرون سلبًا بسبب المشروع. على سبيل المثال: بعض الأشخاص الذين قد يضطرون إلى إعادة تدريبهم بسبب الأتمتة أو قد يضطرون إلى الانتقال.
أصحاب المصلحة الخارجيين من خارج مؤسستك. قد يكون هؤلاء هم البائعون والعملاء والمساهمون والحكومة ومدققو الحسابات وما إلى ذلك.
ما هي إدارة أصحاب المصلحة في المشروع؟
تعتبر إدارة أصحاب المصلحة وتوقعاتهم عاملاً مهماً. ونتيجة لذلك، تعد إدارة أصحاب المصلحة عنصراً مهماً في إدارة المشروع. تحتاج إلى تحديد جميع أصحاب المصلحة في المشروع. قد تحتوي المشاريع الصغيرة على عدد قليل من أصحاب المصلحة، بينما قد تحتوي المشاريع الكبيرة على عدد كبير من أصحاب المصلحة. قد لا يكون من الممكن التعامل مع كل أصحاب المصلحة على قدم المساواة. سيكون لكل منهم متطلبات وتوقعات مختلفة. لذلك، من المهم تحديد كل صاحب مصلحة. وهذا يضمن عدم إغفال أي من أصحاب المصلحة. الخطوة التالية هي تصنيف أصحاب المصلحة بحيث يمكن إشراكهم بشكل مناسب. مع وجود كلا الأمرين، تقل احتمالية تفويت أي متطلبات مهمة.
تتضمن إدارة أصحاب المصلحة في المشروع تحديد أصحاب المصلحة وتحليل تأثيراتهم وتوقعاتهم. نعم، يمكنهم التأثير على نتائج المشروع بناءً على قوتهم. وبالتالي، تحتاج إلى تطوير استراتيجيات مناسبة للعمل مع أصحاب المصلحة وتنفيذ المشروع. المستوى المناسب من التواصل مطلوب لكل صاحب مصلحة. دعنا نلقي نظرة على التواصل قبل التعمق في إدارة أصحاب المصلحة في المشروع.
قد يعجبك أيضًا: مفهوم تحليل أصحاب المصلحة في إدارة أصحاب المصلحة
إدارة التواصل
وفقًا لـ PMBOK، تتضمن إدارة المشروع ما يلي:
إدارة نطاق المشروع
إدارة وقت المشروع
إدارة تكاليف المشروع
إدارة جودة المشروع
إدارة اتصالات المشروع
إدارة الموارد البشرية للمشروع
إدارة مخاطر المشروع
إدارة مشتريات المشروع
إدارة أصحاب المصلحة في المشروع
تضمن إدارة اتصالات المشروع تخطيط معلومات المشروع وإنشاءها وجمعها وتوزيعها وتخزينها واسترجاعها ومراقبتها ومراقبتها ومراقبتها في الوقت المناسب وفي الوقت المناسب. قد يكون للاتصالات في كثير من الأحيان أبعاد متعددة قد تحتاج إلى النظر فيها.
داخلي (داخل المشروع) وخارجي (البائعين والعملاء والمشاريع الأخرى والمنظمات)
رسمي (المحاضر والتقارير والإحاطات) وغير رسمي (المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والمناقشات المخصصة)
عمودية (بين المدراء والمرؤوسين في المؤسسة) وأفقية (بين الأقران)
الرسمية (التقرير السنوي، الرسائل الإخبارية) وغير الرسمية (الاتصالات غير الرسمية)
المكتوبة والشفوية اللفظية (التي تتضمن إيماءات صوتية) وغير اللفظية (لغة الجسد)
ستكون قد فهمت الآن سبب أهمية التواصل في إدارة أصحاب المصلحة. قد تشمل مهارات التواصل على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:
الاستماع بانتباه وفعالية
استقصاء الأفكار أو المواقف واستجوابها لضمان فهم أفضل لها
البحث عن الحقائق لتأكيد المعلومات أو تحديدها
تحديد التوقعات بشكل استباقي وإدارتها
التدريب لزيادة معرفة الفريق
إقناع الفريق أو الشخص أو المنظمة بأداء عمل ما
التحفيز لتوفير الطمأنينة والتشجيع
التلخيص، والتلخيص، وتحديد الخطوة التالية
التدريب لتحسين الأداء والمساعدة على تحقيق النتائج المرجوة
التفاوض من أجل التوصل إلى اتفاقات مقبولة للطرفين
حل النزاعات لمنع حدوث أي تأثير سلبي
بعض الأدوات والتقنيات للتحكم في عملية التواصل موضحة أدناه:
ما هي الأدوات والتقنيات المستخدمة في التحكم في التواصل
التخطيط للتواصل في المشروع أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. قد يؤدي التخطيط غير الكافي للتواصل إلى حدوث مشاكل. قد يكون ذلك في إيصال المعلومات إلى الجمهور غير المناسب. وقد يؤدي أيضًا إلى تأخير توصيل الرسائل. وقد يؤدي ذلك إلى سوء تفسير أو سوء فهم للمعلومات.
يتم تنفيذ تخطيط الاتصالات في المراحل الأولية، أثناء وضع خطة إدارة المشروع. وهذا يساعد على تخصيص الموارد المناسبة، مثل الوقت والميزانية لأنشطة التواصل. يكون التواصل فعالاً إذا تم تقديم المعلومات بالصيغة الصحيحة. يجب أن يتم إرسالها في الوقت المناسب، إلى الجمهور المناسب، وبالتأثير المطلوب. حان الوقت لتحويل التركيز إلى إدارة أصحاب المصلحة.
تركز إدارة أصحاب المصلحة على التواصل المستمر مع أصحاب المصلحة. وهذا يساعد في فهم احتياجاتهم ومعالجة المشاكل عند حدوثها. وتعد إدارة المصالح المتضاربة على الفور إحدى المسؤوليات الرئيسية هنا. تعزيز المشاركة المناسبة لأصحاب المصلحة في قرارات المشروع وأنشطته. يجب التعامل مع إرضاء أصحاب المصلحة كهدف رئيسي للمشروع. يتضمن التخطيط لإدارة أصحاب المصلحة أربعة أمور
تحديد جميع أصحاب المصلحة: كما يوحي الاسم، حدد جميع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. قم بتوثيق التفاصيل ذات الصلة فيما يتعلق بمشاركتهم واهتماماتهم وأوجه الترابط بينهم والتأثير المحتمل على نجاح المشروع وتأثيرهم.
التخطيط لإدارة أصحاب المصلحة: هنا ستقوم بتخطيط الاستراتيجيات المناسبة لضمان مشاركتك مع أصحاب المصلحة بشكل مناسب طوال دورة حياة المشروع.
إدارة مشاركة أصحاب المصلحة: في هذا، تتحقق مما إذا كنت قادرًا على تلبية جميع احتياجات أصحاب المصلحة. إذا كانت هناك مشكلات، اتخذ الإجراءات التصحيحية المناسبة لإدارة مشاركة أصحاب المصلحة.
مراقبة مشاركة أصحاب المصلحة: هذه هي المراقبة الشاملة للعلاقات مع أصحاب المصلحة. قم بتعديل الخطط والاستراتيجيات على أساس الحاجة.
نظرة عامة على إدارة أصحاب المصلحة في المشروع
كيف تصنف أصحاب المصلحة وفقًا لدليل PMBOK؟
إذا قمت بإلقاء نظرة خاطفة على دليل PMBOK، فإنه يصف أربعة نماذج لتصنيف أصحاب المصلحة:
شبكة القوة/المصلحة: هنا ستقوم بتجميع أصحاب المصلحة بناءً على سلطتهم ومستوى اهتماماتهم. تحتاج إلى النظر في اهتماماتهم المتعلقة بنتائج المشروع.
شبكة السلطة/التأثير: هنا ستقوم بتجميع أصحاب المصلحة بناءً على سلطتهم وقدرتهم على التأثير على عمليات المشروع أو نتائجه. ستأخذ بعين الاعتبار مشاركتهم الفعالة في المشروع.
شبكة التأثير/التأثير: في هذا، ستدرج القدرة على التأثير (المشاركة النشطة) وقدرتهم على التأثير على التغييرات في تنفيذ أو تخطيط أنشطة المشروع
نموذج البروز: يصنف نموذج البروز أصحاب المصلحة بناءً على قوتهم وشرعيتهم وإلحاحهم.
قد يعجبك أيضًا: قم بتحليل أصحاب المصلحة في مشروعك بمساعدة نموذج الأهمية
لنلقِ نظرة على مثال على السلطة/المصلحة. في هذه الشبكة، تمثل A إلى H بعض أصحاب المصلحة العامة.
مثال على تصنيف أصحاب المصلحة: شبكة السلطة/المصلحة
4 أسباب لأهمية إدارة أصحاب المصلحة في المشروع
تعتبر إدارة أصحاب المصلحة مهمة لأنها شريان الحياة لعلاقات المشروع الفعالة. يجب أن يتضمن ذلك إقامة علاقة سليمة وفهم كيفية مساهمة عملهم في نجاح المشروع. تحتاج إلى بناء الثقة والحفاظ على الصلة بالمشروع. يمكن لأصحاب المصلحة المهمين توفير القيود أو المتطلبات بناءً على معلومات من صناعتهم. سيساعدك ذلك على فهم مخاطر المشروع (الإيجابية والسلبية) والقيود. وكلما قمت بإشراك أصحاب المصلحة وإشراكهم بشكل أكبر، كلما اكتشفت المخاطر في مشروعك وقللتها.
يساعدون في:
توفير الخبرة: تذكر أن بعض أصحاب المصلحة سيكون لديهم ثروة من المعرفة. قد يكون هذا في العمليات الحالية أو رؤية الصناعة أو المعرفة التاريخية. قد لا يكون مديرو المشاريع خبراء. وبالتالي من المهم أن يكون لديك أشخاص يمكنهم تقديم مشورة الخبراء
تقليل المخاطر: كلما زاد إشراك أصحاب المصلحة كلما قلت المخاطر التي ستواجهها. فخلال المناقشات حول متطلبات المشروع أو قيوده، قد يطرحون مشاكل أو مخاوف بشأن تحقيق أهداف أو احتياجات معينة. سيؤدي الكشف عن هذه المخاطر ومناقشة استراتيجية للتخفيف من حدتها إلى زيادة نجاح مشروعك بشكل كبير
ضمان نجاح المشروع (زيادة الاحتمالية): من خلال إشراك أصحاب المصلحة في متطلبات المشروع، ستحصل على “موافقتهم”. وهذا بدوره سيساعد على زيادة احتمالية نجاح المشروع. والآن، ماذا لو كان بإمكانك تلبية المتطلبات جزئياً أو لنقل عدم تلبية بعض احتياجات أصحاب المصلحة؟ قد يكون ذلك بسبب تضارب الاحتياجات أو الأولويات. هذه هي الفرصة لتحديد التوقعات في وقت مبكر من دورة حياة المشروع. جرّب بعض الحلول البديلة إذا كان ذلك مفيداً. سيؤدي ذلك إلى تجنب أي مفاجآت في اللحظة الأخيرة. سيساعدك على إدارة العلاقة طوال فترة المشروع، مما يخلق وضعًا مربحًا للجميع
الحصول على قبول المشروع: إشراك أصحاب المصلحة وإشراكهم بانتظام منذ البداية. سيضمن ذلك حصولك على خاتمة إيجابية للمشروع. وبهذا، سيكون أعضاء الفريق قد عرفوا بالفعل توقعات التسليم والمخاطر وكيفية التخفيف من المخاطر. سيكونون قد راجعوا مسودة المخرجات في هذه العملية. سيكون القبول النهائي سلسًا خلال مرحلة إغلاق المشروع.
كيف يمكنك القيام ببعض هذه الأمور بطرق بسيطة؟ حسنًا، تحتاج إلى التحقق باستمرار من المستوى الحالي لمشاركة أصحاب المصلحة ومستويات التخطيط. الآن، كيف يمكنك تصنيف مستوى المشاركة؟
يمكنك استخدام ما يشبه الشبكة أدناه لتقييم أصحاب المصلحة. ويسمى هذا أيضًا مصفوفة تقييم أصحاب المصلحة. هنا C هو الموقف الحالي و D هو الموقف المقرر أو المطلوب.
مصفوفة تقييم المشاركة لأصحاب المصلحة
تبدو بسيطة، أليس كذلك؟ حسنًا، سيعتمد ذلك على المشروع وعدد أصحاب المصلحة الذين تحتاج إلى إدارتهم.
الخلاصة
هناك فوائد هائلة لإدارة أصحاب المصلحة. هذا أمر لا غنى عنه وشيء تحتاج إلى القيام به بشكل استباقي. لا مجال للتردد في ذلك. لقد رأيت أيضًا بعض الأدوات والتقنيات التي يمكنك استخدامها هنا. كيف يمكنك تنفيذ إدارة أصحاب المصلحة في المشروع؟ سيكون المفتاح هو تحديد جميع أصحاب المصلحة ثم مراقبة مشاركتهم باستمرار. الجزء الثاني مهم أيضًا. في بعض الأحيان، يميل المديرون إلى إهمال ذلك بمجرد بدء المشروع. تأكد من اعتبار جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين جزءًا من فريق مشروعك. فأنت تعلم أنهم جميعًا سيجلبون الخبرة والقيمة للمساعدة في ضمان نجاح مشروعك. لذا، كل التوفيق لإدارة أصحاب المصلحة في مشروعك.
تعلّم كيفية إدارة أصحاب المصلحة والمشاريع كالمحترفين من خلال دورات تدريبية عالمية المستوى في إدارة المشاريع.