ما هي إدارة أصحاب المصلحة في المشروع؟

ما هي إدارة أصحاب المصلحة في المشروع؟
أصحاب المصلحة هم أولئك الذين لديهم مصلحة في المشروع ونتائجه. يُشار إلى الشخص أو الأشخاص الذين استثمروا في المشروع وتأثروا بنتائج المشروع باسم أصحاب المصلحة. من الضروري للغاية التواصل والبقاء على اتصال دائم مع أصحاب المصلحة، وهو ما يُعتبر من الناحية المثالية أفضل الممارسات للإدارة الجيدة لأصحاب المصلحة. عندما تفشل المشاريع في تحقيق نتائجها، فإن السبب الرئيسي في ذلك هو عدم التواصل بين أصحاب المصلحة الرئيسيين.
ما هي إدارة أصحاب المصلحة في المشروع؟
يعتمد نجاح أي مشروع على تحقيقه لتوقعات أصحاب المصلحة، مما يعني أن المشروع قد أوفى بوعده. إن إدارة أصحاب المصلحة والتأثير على توقعاتهم هي المسؤولية الرئيسية لمدير المشروع. أصحاب المصلحة هم الذين يقررون قبول تسليم المشروع مما يؤكد أهمية إدارة أصحاب المصلحة في المشروع.
تتضمن إدارة أصحاب المصلحة في المشروع تحديد الأشخاص أو المجموعات التي يمكن أن تؤثر على المشروع، وتحليل توقعات أصحاب المصلحة لإشراك أصحاب المصلحة بفعالية من خلال استراتيجيات العمل لقرارات المشروع وتنفيذه. كما أنها تركز على التواصل الدائم والمستمر مع أصحاب المصلحة للحصول على تحديثات منتظمة وحل النزاعات وتعزيز مشاركة أصحاب المصلحة.
العمليات المحددة في إدارة أصحاب المصلحة في المشروع محددة أدناه: تحديد أصحاب المصلحة. الهدف من هذه العملية هو سجل أصحاب المصلحة. تخطيط إدارة أصحاب المصلحة. الهدف من هذه العملية خطة إدارة أصحاب المصلحة. إدارة مشاركة أصحاب المصلحة. الهدف من هذه العملية سجل القضايا وطلبات التغيير. التحكم في مشاركة أصحاب المصلحة. الهدف من هذه العملية معلومات أداء العمل، طلبات التغيير.
ما هي الصعوبة في إدارة أصحاب المصلحة في المشروع؟
يمكن أن تكون وجهات النظر والأهداف المتضاربة. قد يرغب أحد أصحاب المصلحة الذين لديهم مصلحة رئيسية في ميزة أو وظيفة جديدة يمكن أن يلغيها صاحب مصلحة آخر يتمتع بنفوذ كبير. وهذا هو السبب في تصنيف أصحاب المصلحة حسب الأهمية والأولوية. كما أن دور مدير المشروع بالغ الأهمية في تحقيق التوازن بين التوقعات لحل الاختلافات وتوجيه النزاعات.
كيف تصنف أصحاب المصلحة؟
يمكن تصنيف أصحاب المصلحة باستخدام تحليل أصحاب المصلحة.
حتى قبل بدء إدارة أصحاب المصلحة، من المهم تحديد أصحاب المصلحة. يُستخدم تحليل أصحاب المصلحة لتصنيف أصحاب المصلحة من خلال تحديد احتياجاتهم ومتطلباتهم. يتلخص كل شيء في الاحتياجات، بما في ذلك الحاجة إلى المعلومات التي تعتبر ضرورية لإدارة أصحاب المصلحة.
فيما يلي قائمة بأصحاب المصلحة وعلاقاتهم بمدير المشروع.
الإدارة العليا
تتمثل الإدارة العليا في المدير التنفيذي للشركة أو المدير المالي أو الرئيس التنفيذي، ونواب الرئيس، والمدراء، ومديري الأقسام، ولجنة التشغيل في الشركة، وغيرهم. هؤلاء هم الأشخاص الذين يوجهون الاستراتيجية والمسؤولون عن تطوير المنظمة.
فريق المشروع
يمكن أن يتألف فريق المشروع من موارد مخصصة أو حتى مشتركة، وفي بعض الأحيان يتم الاستعانة بموارد مستعارة على أساس عدم التفرغ. يحتاج مدير المشروع، إلى توفير القيادة والتوجيه والدعم لأعضاء الفريق في إنجاز مهامهم.
الأقران
يُطلق على الأشخاص في نفس مستوى مدير المشروع في المؤسسة اسم الأقران. قد يكون الأقران جزءًا من فريق المشروع أو لا يكونون جزءًا من فريق المشروع ولا يتحملون أي مسؤوليات أو مساءلة تجاه نتائج المشروع.
مدراء الموارد
الموارد التي يمكن استعارتها ليست تحت سيطرة مدراء المشروع حيث يمكن التحكم فيها من قبل مدراء آخرين. لذلك يجب أن تكون العلاقة مع هؤلاء المدراء جيدة من أجل الانتقال السلس للموارد التي تنتقل من وإلى المشروع على أساس التفاهم المتبادل.
العملاء الداخليون
العملاء الداخليون هم الأشخاص الذين هم عملاء للمشاريع داخل المؤسسة. يلبي العملاء الداخليون الطلبات الداخلية ولديهم القدرة على قبول العمل أو رفضه. يجب على مدير المشروع أن يحصل على موافقتهم في وقت مبكر من العمل حول المخرجات وإطلاع العملاء على المشاكل ومعالجتها أيضاً.
العميل الخارجي
العملاء الخارجيون هم عملاء العمل أو المشروع الذين يمكن تسويقهم والتأثير على جودة الخدمة وقيمتها.
الحكومة
التعاملات مع الدوائر الحكومية التي يمكن أن تشمل جميع أو بعض المستويات الحكومية من البلدية والإقليمية والفيدرالية إلى الدولية.
المقاولون والمقاولون من الباطن والموردون
عندما لا تمتلك الشركات الخبرة الداخلية أو تفتقر إلى الموارد، يتم إسناد العمل إلى المقاولين أو المقاولين من الباطن أو الموردين.
كيف يتم تحليل أصحاب المصلحة؟
يجب إدراج جميع أصحاب المصلحة المحتملين وتحليلهم من خلال تصنيفهم إلى فئات. إن تصنيف أصحاب المصلحة مهم لأن اهتمام كل صاحب مصلحة سيختلف، وسيثبت أن بعض أصحاب المصلحة أكثر من الآخرين. سيقرر تحليل أصحاب المصلحة هذا مدى تواتر التواصل مع مجموعة مختارة من أصحاب المصلحة والمعلومات التي سيتم توصيلها.
يمكن تقسيم أصحاب المصلحة إلى أربع فئات:
– الأشخاص ذوو السلطة العالية والمهتمون بشكل كبير (الإدارة عن قرب): هؤلاء أصحاب المصلحة هم اللاعبون الرئيسيون وينبغي إشراكهم من خلال بذل كل الجهود في إرضائهم بتحديثات منتظمة.
– الأشخاص ذوو القوة العالية والأشخاص الأقل اهتمامًا (حافظ على إرضائهم): يجب إبقاء أصحاب المصلحة هؤلاء راضين ليس كثيرًا ومرة أخرى ليس أقل إلى درجة الملل من تدفق الاتصالات.
– الأشخاص ذوو القوة المنخفضة والمهتمون بدرجة كبيرة (حافظ على إطلاعهم): يجب إبقاء أصحاب المصلحة هؤلاء على اطلاع كافٍ واستشارتهم فيما يتعلق بمجال خبرتهم لضمان عدم ظهور مشاكل كبيرة.
– الأشخاص الأقل قوة والأقل اهتمامًا (المراقبة): يجب مراقبة أصحاب المصلحة هؤلاء من خلال إبلاغهم بالمعلومات العامة مرة أخرى، ويجب عدم إثقال كاهلهم بالتواصل المفرط.
ثقافة أصحاب المصلحة
من الممكن أن لا يتشارك أصحاب المصلحة في المشروع ثقافة مشتركة، وفي هذه الحالة، يجب على إدارة المشروع تكييف إجراءات عملها للتعامل مع الاختلافات الثقافية. إن الاختلافات الثقافية التي يمكن أن تؤثر على المشروع هي من ثلاثة جوانب رئيسية: التواصل والمفاوضات واتخاذ القرارات.
ويُعد التواصل هو الجانب الأكثر أهمية للاختلافات الثقافية حيث قد يواجه مديرو المشاريع عوائق فيما يتعلق باللغات والسياق. عندما لا يتم مشاركة نفس اللغة بين أصحاب المصلحة، فإن ذلك يؤدي إلى إبطاء التواصل وتنفيذ المشروع حيث يجب أن يكون تبادل المعلومات دقيقاً وسريعاً. وعادةً ما تتم مشاركة المعلومات “التي تحتاج إلى معرفة” والتي تعتبر حاسمة بالنسبة للمشروع. عندما يمثل أصحاب المصلحة في المشروع ثقافة مختلفة، يمكن أن يتسبب التأثير الثقافي في حدوث ارتباك في التواصل والتفاوض واتخاذ القرارات.
إدارة أصحاب المصلحة
غالباً ما يكون للمشاريع أكثر من صاحب مصلحة، وكلما زاد عدد أصحاب المصلحة، زادت التحديات لأنها تضيف إلى مستويات الضغط والتعقيد في المشروع. كما أن الاستثمار العاطفي لأصحاب المصلحة وتأثيرهم على تنفيذ المشروع يمكن أن يؤثر على النتيجة، فكيف يجعل الأمر معقداً للغاية؟ يميل أصحاب المصلحة في المشروع في كثير من الأحيان إلى الاتفاق أو الاختلاف مما يزيد من التعقيد، كما أن أصحاب المصلحة في المشروع يكون رأيهم وتأثيرهم في المشروع أكبر. لذلك من الضروري جدًا لمدير المشروع أن يدير أصحاب المصلحة من خلال حل الموقف أو النزاعات الناشئة عن الاتفاق أو الاختلاف بشكل ودي. هذا هو أحد أهم الأسباب التي تجعل دور مدير المشروع صعبًا للغاية.
كيف يتم تحديد أصحاب المصلحة في المشروع؟
تبدأ عملية تحديد أصحاب المصلحة حتى قبل بدء المشروع. تبدأ عملية التحديد بمجرد الموافقة على الميثاق من قبل الجهة الراعية.
إن تحديد أصحاب المصلحة ليس عملية لمرة واحدة بل عملية مستمرة حيث يتم إدخال أصحاب مصلحة جدد في سياق المشروع وقد ينسحب أصحاب المصلحة القدامى بحجة عدم الاهتمام. لذا فإن هذا التغيير من حيث القوة والاهتمام يؤدي إلى تغييرات حول أصحاب المصلحة القدامى والجدد، وبالتالي من المهم تحديدهم ومراقبتهم.
فيما يلي بعض التقنيات والوثائق التي تساعد في تحديد أصحاب المصلحة: ميثاق المشروع وثائق العقد وثائق العقد وثائق المشتريات OPA و EEF مقابلة الخبراء جلسات العصف الذهني
ميثاق المشروع
يحتوي ميثاق المشروع على أسماء مدير المشروع والراعي والعميل وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
وثائق العقد
تسجل اتفاقية العقد أسماء الموردين وجهات الاتصال التي تمثل العميل الذي له مصلحة في المشروع.
العوامل البيئية للمؤسسة وأصول العمليات التنظيمية
تعد العوامل البيئية المؤسسية وأصول العمليات التنظيمية مصادر لتحديد العديد من أصحاب المصلحة. كما يكشف سجل أصحاب المصلحة ووثائق الدروس المستفادة من المشاريع السابقة عن أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع.
المقابلات مع الخبراء
ليست هناك حاجة لإجراء مقابلات مع جميع أصحاب المصلحة. يتم إجراء مقابلات مع أكثرهم تأثيراً لاكتساب نظرة ثاقبة ومعلومات لفهم توقعاتهم كأصحاب مصلحة.
حاول طرح أسئلة مفتوحة خلال المقابلة وفكر في إبقاء أحد أعضاء الفريق معك لتسجيل المعلومات المهمة.
جلسات العصف الذهني
يعد العصف الذهني مع أعضاء الفريق والخبراء أحد أفضل الاستراتيجيات في استخلاص المعلومات من أصحاب المصلحة. سيساعد هذا التمرين في تحديد أصحاب المصلحة الذين لهم تأثير كبير في تنفيذ المشروع وأهدافه.
المنشور الموصى به:
الميزات الرئيسية للتدريب على شهادة PMP®
أهم 10 أسباب للحصول على شهادة PMP® المعتمدة
كيفية تأهيل خبرة مديري المشاريع في استمارة طلب الحصول على شهادة مدير المشروع
الإجراءات خطوة بخطوة لملء نموذج الطلب
تفضل بزيارة تدريب الشركات لمعرفة المزيد عن العروض الأساسية للمؤسسات في تمكين القوى العاملة لديها.
قم بتحميل اختبار تدريبي مجاني لامتحان PMP® مع 200 سؤال PMP®.
اختبار نموذجي كامل الطول لاختبار PMP مع 200 سؤال للتحضير لامتحان PMP.
قد تكون مهتماً أيضاً بالاطلاع على عينة من أسئلة التحضير لامتحان PMP® قبل تنزيل الاختبار التدريبي المجاني لامتحان PMP®.
قم بتنزيل كتيب PMP المجاني لمزيد من المعلومات.
تُجري SPOTO دورات تدريبية في إدارة المشاريع، وإدارة الجودة، وتحليل الأعمال، والرشيقة، وسكروم، وشهادة DevOps في مواقع مختلفة في الولايات المتحدة.
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
التدريب على إدارة المشاريع من سبوتو:
التدريب على إدارة الجودة بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم من سبوتو: دورات تدريبية للحصول على شهادة CSM (ScrumMaster) معتمد (CSM)
تدريب أجايل من سبوتو: الدورات التدريبية لشهادة PMI-ACP (محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع)
تدريب DevOps بواسطة SPOTO: دورات تدريبية للحصول على شهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال CCBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية التي يقودها مدرب ودورات تدريبية مباشرة عبر الإنترنت يقودها مدرب للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للحصول على الشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية في العام الجديد. نتمنى لكم كل التوفيق في مبادراتكم التعليمية في العام الجديد.