أي وقت يتم قضاؤه في البحث عن معلومات لإكمال مشروع معين هو وقت مستهلك بشكل جيد. يتطلب البحث في الأدوات أو المستندات أو التمرير عبر سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة للعثور على البيانات الكثير من العمل. وقد يؤدي ذلك إلى إبطاء المشروع بأكمله. يجب أن يحدث قدر لا نهائي من التواصل مع التقدم في المشروع. لن تصل إلى أي مكان بسرعة إذا لم تتمكن من فهمه. تشير التقديرات إلى أن 41٪ من الشركات التي لا تعتمد على أي نظام تشغيلي أو تنظيمي لا تستطيع إكمال مشاريعها في الوقت المحدد. وهنا يأتي دور نظام معلومات إدارة المشاريع. إنه أحد أفضل الطرق لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وعدم إهدار جهود الفريق. دعنا نتحدث أكثر عن ماهية نظام معلومات إدارة المشاريع، وكيفية عمله، وكيفية البدء به.
فهم نظام معلومات إدارة المشاريع
يشير نظام معلومات إدارة المشاريع أو حل نظام معلومات إدارة المشاريع إلى طريقة تساعد في تنظيم كيفية قيام مدير مشروع معين بإعطاء وتلقي معلومات المشروع خلال المشروع. يجمع هذا النظام المحدد بيانات المشروع ويجمعها ويستخدمها من خلال تطبيقات برمجية مختلفة. ستجد العديد من نظم معلومات إدارة المشاريع المتاحة في السوق التي تلبي احتياجات المشروع الخاصة بك.
مراجعة:أفضل مهارات مدير المشروع
يمكن لبرنامج PMIS الحديث القائم على السحابة تخزين ومعالجة الروابط والإشعارات والمستندات ورسائل البريد الإلكتروني والمحتوى المكتوب والتصاميم ورسائل الفريق وأسطر التعليمات البرمجية وغيرها من المعلومات المستندة إلى المشروع. ثم يقوم بتوزيعها تلقائيًا وبدون أخطاء.
الميزات الأساسية لنظام معلومات إدارة المشاريع
على الرغم من وجود اختلافات في مختلف نظم معلومات إدارة المشاريع المتوفرة في السوق، إلا أن الميزات الأساسية قياسية للجميع.
التخطيط والجدولة
الخطة والجدول الزمني هما العنصران المهمان عند بدء مشروع معين. يتضمن نظام إدارة المشاريع أدوات جدولة يمكن للأفراد من خلالها التحكم في أي مشروع. غالبًا ما يتم إبلاغ البرنامج لأعضاء الفريق مسبقًا حتى يتمكنوا من السير معه.
الميزانية والتقدير
عادة ما يتم الجمع بين هاتين الميزتين مع الجدول الزمني وخطة المشروع المعين. ذلك لأنه عادةً ما يتم تعيين التكاليف لكل مهمة في المشروع. يمكنك حساب تقدير المشروع بأكمله من خلال تقدير تكاليف كل مهمة. تساعد هذه العملية على تتبع التدفق الحالي والمالية للمشروع المحدد. يجب أن يأخذ التقدير في الاعتبار الموارد الموجودة في المشروع، والميزانية من جانب العميل، والوقت المستغرق لإكماله.
انقر هنا لمعرفة المزيد عن تقدير التكاليف في إدارة المشاريع.
إدارة الموارد والمشتريات
تشمل موارد المشروع الموارد البشرية والموارد المادية والآلات. تعتبر إدارة هذه الموارد مهمة لأنك تحتاج إلى حساب الوقت والتكلفة المطلوبة لكل مهمة. ويتضمن ذلك أيضًا دفع التكاليف التي يتم إنفاقها على شراء السلع أو الخدمات. فهو يساعدك على تتبع التكاليف المنفقة على المشتريات والموارد.
أداء المشروع
يتم تحديث الخطط في نظام معلومات إدارة المشاريع إذا تم إجراء أي تغييرات داخلياً أو من قبل بعض العملاء. علاوة على ذلك، يجب قبول بعض التغييرات وتحديثها في خطة المشروع. ومن ثم، فإن الحسابات مثل التقدير حتى الاكتمال (ETC) والتقدير عند الاكتمال (EAC) والتباين عند الاكتمال (VAC) وما إلى ذلك، توفر آخر التحديثات على المشروع.
تقارير التقدم والتواصل
يتم إنشاء تقارير المشروع لكل مهمة لفهم العمل وتسليمه. يتم أخذ الإيجابيات من المشروع كمراجع للمشاريع المستقبلية أيضًا. يقوم نظام PMIS بإنشاء تقارير مرحلية يمكنك استخدامها للتواصل مع أعضاء فريقك وأصحاب المصلحة. يتم تحليل هذه التقارير لأي اختيار تم إجراؤه خلال المشروع تقريبًا.
التكامل
قد تواجه العديد من المشكلات مع الصوامع عند التعامل مع إدارة المشروع. فالفرق التي تعمل في جوانب مختلفة هي السبب الرئيسي وراء هذا التحدي. نظام إدارة المشاريع مفيد للغاية هنا لأنه يساعد في الحفاظ على تكامل البيانات في المشروع.
تتكامل العديد من البرامج والتطبيقات مع نظام معلومات إدارة المشاريع. وبالتالي، تصبح المعلومات جماعية وتساعد على إنتاج معلومات مفيدة.
مزايا نظام معلومات إدارة المشاريع
يساعدك نظام معلومات إدارة المشاريع على الاستفادة من العديد من المزايا أثناء المشاريع كما هو مذكور أدناه.
تحسين العمل الجماعي والتعاون
التواصل بين المهنيين فعال للغاية مع أنظمة معلومات إدارة المشاريع. إنه يمكّن الفرق من العمل والتعاون معًا. وبالتالي، يتم تقليل الوقت والتكاليف المرتبطة بالمشاريع. علاوة على ذلك، يمكنك معالجة أي تغييرات أو مشكلات على الفور للفرق الأخرى. وبالتالي يمكن للجميع العمل على مهام محددة على الفور أثناء نقل الوثائق المهمة أيضًا.
الميزة التنافسية
لا يمكن مواجهة المنافسة في أي صناعة إلا باستخدام أحدث التقنيات. نظام معلومات إدارة المشاريع هو أحد هذه التقنيات التي تساعدك على التعامل مع كل عملية داخل المشروع بفعالية دون أن تستغرق الكثير من الوقت أو التكلفة. ومن ثم، يمكن لمؤسستك تحقيق المزيد من المشاريع لزيادة عدد أصحاب المصلحة أو العملاء أو العملاء.
تتبع كل شيء
يعد التركيز والمسار الذي يتم إجراؤه باستخدام نظام إدارة المشاريع ميزة كبيرة. يمكن لمديري المشاريع العمل على التركيز على مشروع معين باستخدام العديد من التقنيات والأدوات. وبالتالي، يساعدك نظام PMIS على ضمان التحكم الكامل في أي مشروع. الوقت والتكلفة هما العاملان المهمان في أي مشروع. يمكن تتبع كلاهما بسهولة باستخدام نظام معلومات إدارة المشاريع في نظام إدارة المشاريع.
قدرات اتخاذ القرار
يلعب مدير المشروع دورًا مهمًا عندما يتعلق الأمر باتخاذ القرارات في المشاريع. فهو يساعد على ضمان عدم حدوث أي مشكلة عندما يسير المشروع بشكل صحيح. ومع ذلك، ستكون العواقب وخيمة إذا خرج المشروع عن السيطرة لأي سبب من الأسباب. يمكن التعامل مع هذه التحديات المتعلقة بالمشروع بفعالية بمساعدة نظام إدارة المشاريع PMIS. وهذا يساعد مديري المشاريع على اتخاذ قراراتهم بالطريقة الصحيحة.
إدارة مشاريع متعددة
يمكنك إدارة المزيد من المشاريع بمساعدة نظام إدارة المشاريع PMIS. يمكنك التعامل مع مشاريع متعددة بفعالية لأن نظام إدارة المشاريع PMIS هو برنامج يركز على المعلمات الأساسية. وبالتالي، يمكن تقليل فرص حدوث الأخطاء والفشل إلى حد كبير.
خذ لحظة للتحقق واكتشف معلومات قيمة حول الجداول الزمنية: التدريب على تقنيات إدارة المشاريع
كيف تختار نظام معلومات إدارة المشاريع؟
جميع أنظمة معلومات إدارة المشاريع ليست متشابهة. كما هو مقترح أدناه، يجب أن تأخذ في الاعتبار عدة عوامل عند اختيار نظام معلومات إدارة المشروع.
الملاءمة
يشير عادةً إلى الجوانب المختلفة للمشروع، مثل حجم فريق العمل وتكلفة مجموعة نظم معلومات إدارة المشاريع. يجب عليك التحقق من مدى ملاءمة المشروع والعوامل الأخرى قبل اختيار نظام معلومات إدارة المشاريع لمؤسستك.
سهولة الاستخدام
ستختلف خيارات سهولة الاستخدام من نظام PMIS إلى آخر. يجب عليك التركيز على سهولة استخدام نظام معلومات إدارة المشاريع أثناء اختياره. يجب أن يجد زملاؤك في الفريق سهولة استخدام النظام أو البرنامج المعين.
الميزات
ستحتوي جميع أنظمة PMIS على بعض الميزات الأساسية لإدارة المشاريع. تحتاج إلى التحقق من جميع هذه الميزات للتأكد من أنها تتماشى مع متطلبات مشروعك.
تطبيق الهاتف المحمول
توافر تطبيق الهاتف المحمول أمر لا بد منه لأي نظام معلومات إدارة مشاريع متطور. فهو يساعد المستخدمين على إدارة المهام بفعالية دون استخدام أي جهاز كمبيوتر. وبالتالي، يجب أن يتوفر في نظام معلومات إدارة المشاريع الذي تختاره.
التواصل
يجب التحقق من النظام الأساسي للاتصال ومشاركة الملفات قبل شراء نظام PMIS المحدد. يجب عليك أيضًا التواصل مع أعضاء الفريق في المشروع قبل اختياره.
تكامل تطبيقات الطرف الثالث
غالبًا ما تتكامل تطبيقات الطرف الثالث مع نظام PMIS مما يساعد على جعله أكثر فعالية. وهذا يساعد على إدارة المهام بالتعاون مع الأنشطة الأخرى. تحقق مما إذا كان نظام معلومات إدارة المشاريع الذي تختاره يحتوي على خيار لتكامل التطبيقات.
الخاتمة
ميزات ووظائف نظام معلومات إدارة المشاريع تجعله مفيدًا لجميع مديري المشاريع. إدارة المشروع هي مهمة أساسية لهؤلاء المهنيين. لذلك، يعمل نظام معلومات إدارة المشاريع كأداة تساعدك على إنجاز جميع المهام المرتبطة بأي مشروع. يعد هذا التطبيق البرمجي المتقدم القائم على الكمبيوتر نعمة مقنعة لمديري المشاريع الذين يمكنهم التعامل مع مهام المشروع المختلفة بكفاءة وفعالية.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن إدارة المشاريع ومشاريعها، جرّب الدورات الاحترافية من سبوتو. ستمكنك أفضل شهادات إدارة المشاريع هذه من اكتساب المزيد من الخبرة في أساسيات إدارة المشاريع. وسيساعدك ذلك في نهاية المطاف في أنشطة مشاريعك المستقبلية.
ما هو نظام معلومات إدارة المشاريع (PMIS)؟
About the Author
