ما هو مخطط الشبكة في إدارة المشاريع؟

في عصر المشاريع المعقدة التي تمتد عبر مناطق جغرافية ومناطق زمنية وتقنيات ومتطلبات سريعة التغير، فإن امتلاك أدوات تعزز الكفاءة يمكن أن يزيد بشكل كبير من فرص نجاح المشروع. تعد أدوات إدارة المشاريع التي تساعد على إدارة الموارد والميزانيات بشكل أفضل والتي تساعد في تتبع تقدم المشروع بمثابة نعمة لمديري المشاريع المرهقين والمرهقين. لكي تكون مدير مشروع جيد، يجب أن يكون لديك فهم شامل للأدوات المطلوبة وإدارة الصراعات.
أحد هذه الأدوات هو مخطط الشبكة في إدارة المشاريع الذي يقدم تمثيلًا مرئيًا لسير العمل في المشروع، مما يسمح للمستخدمين بتتبع تقدم المشروع في أي وقت. في هذه المدونة، نلقي نظرة على الخصائص والفوائد المختلفة لمخططات الشبكة في إدارة المشاريع.
تجد هنا مقالاً عن وصف المشروع.
ما هي شبكة المشروع؟
لقد تم استخدام المساعدات البصرية مثل شبكات المشاريع على نطاق واسع في إدارة المشاريع لمساعدة مديري المشاريع وأعضاء الفريق على البقاء على اطلاع على تقدم المشاريع ومشاركتها مع جميع المشاركين في المشروع.
شبكة المشروع، والتي تسمى أيضًا شبكة أنشطة المشروع، هي وصف بياني للتسلسل الذي يجب أن تكتمل فيه الأحداث النهائية أو مراحل المشروع. تشبه شبكة المشروع مخطط التدفق. تمثل الأحداث النهائية للشبكة الأنشطة والمنتجات النهائية المستمدة من هيكل تقسيم العمل ويتم ترتيبها بشكل متسلسل كما هو الحال في مخطط التدفق
يمكن إنشاء شبكات المشروع باستخدام تقنيات مثل مخططات جانت ومخططات PERT وإدارة المسار الحرج. هناك مسارات متعددة في شبكة المشروع ولكن يجب أن يقع كل عنصر طرفي على مسار واحد فقط من الشبكة.
تعرف على المزيد حول الفرق بين إدارة المشاريع الرشيقة وإدارة المشاريع التقليدية.
مخطط شبكة إدارة المشاريع
يستخدم مديرو المشاريع المخططات الشبكية لتتبع تقدم الأنشطة أثناء سير المشروع. بعبارة أخرى، تمثل المخططات الشبكية سير عمل المشروع. ويمكن للمشاركين في المشروع الحصول على صورة أكبر للأنشطة والجدول الزمني للمشروع. تساعد المخططات الشبكية للمشروع كل من شارك في المشروع على تتبع تقدم كل مرحلة من مراحل المشروع بصريًا من بدايته إلى اكتماله. المخطط الشبكي عبارة عن مخطط يحتوي على مربعات وسهام. تشير المربعات إلى المهام والمسؤوليات، وتشير الأسهم إلى التسلسل الذي يجب إكمال المهام به والجدول الزمني.
يوضح مخطط الشبكة أيضًا كيفية ارتباط النشاط بالآخر وتسلسل الأنشطة التي يجب إجراؤها. تعد أولوية الأنشطة كما هو موضح في المخطط مهمة، حيث يجب إكمال بعض الأنشطة قبل بدء النشاط التالي.
تساعد المخططات الشبكية أيضًا في تحديد تأثير إنهاء المهام مبكرًا أو متأخرًا على المشروع ككل. يمكن للمديرين استخدام المخططات الشبكية لتخصيص الموارد بشكل أفضل وجدولة الجداول الزمنية الخاصة بهم.
لكن إنشاء مخطط الشبكة يتطلب الكثير من التخطيط. يجب تحديد جميع الأنشطة وتقديرها، حيث أن ترك مهمة واحدة خارج مخطط الشبكة قد يؤدي إلى تأثير متتالي على الجدول الزمني المتوقع والالتزامات وتخصيص الموارد وتكلفة المشروع.
تعرف أكثر على خصائص إدارة المشاريع.
أنواع مخططات الشبكات في إدارة المشاريع
يمكن أن تكون مخططات شبكة المشروع من نوعين:
1. طريقة الرسم البياني السهمي (ADM):
كما يوحي الاسم، يستخدم هذا النوع من المخططات الأسهم لتصوير العناصر/الأنشطة النهائية. يمثل طول الأسهم عادةً المدة أو الوقت المستغرق لإكمال نشاط أو مهمة معينة. يوضح الذيل بداية المهمة بينما يوضح الرأس اكتمال المهمة. يتم تمثيل ترتيب الأنشطة أو أسبقيتها بدوائر متصلة بأسهم.
قد يحتوي الرسم التخطيطي أيضًا على مهام وهمية تُستخدم لإظهار الترابط المتبادل بين المهام. ومع ذلك، لا تمثل المهام الوهمية أي نشاط متسلسل حقيقي، بل إنها عبارة عن نقاط تفتيش أو معالم قد يلزم إكمالها على الطريق للمضي قدمًا في المهمة التالية.
تتمثل مزايا PDM في ما يلي:
سهلة الإنشاء
سهل الفهم
يساعد في تتبع جدول المشروع
يساعد في تحليلات “ماذا لو”
2. طريقة مخطط الأولوية (PDM):
تُستخدم نماذج إدارة المشروعات أيضًا، مثل نماذج إدارة المشروعات. يتم تمثيل الأنشطة بواسطة مربعات أو عقد. تمثل الأسهم التي تربط بينها العلاقة بين الأنشطة. بناءً على أولوية النشاط، تمثل الأسهم علاقات مختلفة. على سبيل المثال، يمكن استخدام السهم لإظهار أنه لا يمكن بدء نشاط قبل اكتمال النشاط السابق له أو إذا كان من الممكن بدء النشاطين في وقت واحد.
فيما يلي أربع طرق لتطوير الرسم التخطيطي وربط المهام بناءً على الأولوية:
الانتهاء البدء: يجب إكمال النشاط قبل البدء في النشاط التالي
البداية-البداية: يمكن البدء بالنشاطين معًا
إنهاء-إنهاء: يجب إنهاء المهمتين معًا
من البداية إلى النهاية: هذا اعتماد نادر ويتطلب بدء نشاط واحد قبل الانتهاء من الآخر
يمكن ذكر المدة اللازمة لإكمال النشاط المعين فوق السهم الذي يربط النشاط بخليفته.
تتمثل مزايا PDM في ما يلي:
يجعل التخطيط أكثر كفاءة من خلال التركيز على العلاقات والتبعيات بين الأنشطة
يساعد على تحديد المهام المفقودة
يمكن تحديد المهام الحرجة وإعطائها الأولوية
يساعد في تقييم البدائل
يساعد في مشاركة الجداول الزمنية للمشروع عبر الفريق ومع أصحاب المصلحة
يساعد مدير المشروع على إدارة المشروع والتحكم فيه بشكل أفضل
أمثلة على مخططات شبكة المشروع
فيما يلي رسمان توضيحيان لمخططات شبكات المشاريع لمساعدتك على تعلم كيفية استخدامها في إدارة المشاريع. يوضحان الشكلين الأساسيين لمخططات شبكات المشاريع. دعني أقدم مثالين لكيفية استخدام هذه الأنواع من المخططات في إدارة المشاريع.
مخطط المسار الحرج
يعد مخطط المسار الحرج، الذي يحدد أطول سلسلة من الإجراءات المطلوبة لإنهاء مشروع ما، ضروريًا لإدارة المشروع. فهو يشير إلى المسار الحيوي من خلال عرض العمليات المتتالية بدون أي وقت توقف أو ركود، مما يعني أن أي تأخير في هذه المهام سيؤثر بشكل مباشر على الموعد النهائي للمشروع. يساعد هذا الرسم البياني مديري المشاريع في تحديد المهام الأساسية للحفاظ على الجدول الزمني، وضمان نشر الموارد بشكل صحيح، وتحديد العقبات المحتملة قبل الوقت المحدد.
يوضح مخطط المسار الحرج، الذي يتم تصويره بصريًا بواسطة العقد والسهام، تدفق العمليات، مما يسمح للفرق بالتركيز على المهام الحرجة لتجنب تأخيرات المشروع. إنه أداة جدولة أساسية تمكن التخطيط الشامل والجداول الزمنية الواقعية والتعامل الاستباقي مع المخاطر.
مخطط شبكة مخطط PERT
مخطط الشبكة لتقنية مراجعة تقييم البرنامج (PERT) هو تمثيل بياني لنهج إحصائي لجدولة المشروع. يستخدم تقديرات زمنية ثلاثية متفائلة ومتشائمة ومحتملة لكل نشاط لإنشاء متوسط مدة مرجح. يسلط هذا المخطط الضوء على عدم القدرة على التنبؤ وعدم القدرة على التنبؤ المتأصلين في أنشطة المشروع، مما يوفر منظورًا أكثر تفصيلاً لقالب مخطط شبكة جدول المشروع. تساعد مخططات PERT في تقييم المخاطر من خلال إظهار المهام الأكثر عرضة للتأخير.
يساعد مخطط شبكة PERT، الذي يشتمل على عقد وسهام مرتبطة بفترات زمنية مقدرة، مديري المشاريع والفرق في تقدير مدة المشروع، مما يتيح توزيع الموارد بشكل أفضل واتخاذ تدابير للحد من المخاطر. وتنبع قدرته على التكيف ورؤيته في التحكم في المشاريع وتنظيمها من قدرته على مراعاة تقديرات زمنية متعددة.
انضم إلى أفضل دورات إدارة المشاريع الرائجة في SPOTO
فوائد رسم مخطط الشبكة
باعتبارها وسائل بصرية، فإن المخططات الشبكية لها الكثير من المزايا، مثل:
المساعدة في تتبع المشاريع
الترتيب المتسلسل لأنشطة المشروع يساعد على التخطيط والجدولة بشكل أفضل
يساعد على مراقبة حالة المشروع بصريًا
يساعد التمثيل التفصيلي في تحديد الأنشطة الحرجة
يساعد على تحديد المخاطر من حيث التأخير الزمني
يساعد على تحديد الأنشطة المترابطة للمهام
يساعد في حل المشكلات التي قد تنشأ أثناء تنفيذ المشروع
يمكن مشاركتها مع أعضاء فريق المشروع
مفيد لأعضاء فريق المشروع الذين يمكنهم فهم التمثيلات المرئية بشكل أفضل
زيادة إنتاجية المشروع
يمثل نطاق المشروع على المستوى الكلي
يستخدم لإنشاء جدول المشروع
يساعد في تخصيص الميزانية
يساعد على تحديد مواعيد نهائية واضحة
تستخدم لتقدير مدة المشروع
يساعد في تخصيص الموارد حيث يتم تمثيل العناصر بوضوح
يساعد الوصف الدقيق للأنشطة في الحصول على التمويل وتكوين الفريق المناسب
يعزز الكفاءة حيث أن الفرق تدرك جيدًا المواعيد النهائية
على الرغم من وجود العديد من المزايا لمخططات الشبكة، إلا أن هناك أيضًا بعض العيوب:
يمكن أن تكون أداة باهظة الثمن لإنشائها
قد ينطوي على الكثير من الأنشطة والمهام وقد يكون من الصعب فهمها
قد تكون هناك أخطاء عند إنشاء مخططات الشبكة
يمكن تفسير مخططات الشبكة بشكل خاطئ مما قد يؤدي إلى أخطاء خطيرة في طريقة تنفيذ المشروع
قد يتأثر بعوامل خارجية
من خلال الحصول على شهادة PMP، سوف تكون مجهزًا بالمهارات المناسبة وأفضل الممارسات لإدارة المشاريع بجميع أحجامها وتعقيداتها.
كيفية عمل مخطط شبكة المشروع؟
عند إنشاء مخطط شبكة المشروع، من المهم فهم التسلسل الزمني للأنشطة بالإضافة إلى نقاط البداية والنهاية.
بفضل المهارات التي اكتسبتها من خلال دورات شهادة إدارة المشاريع الاحترافية الواعدة، أركز على الوضوح عند رسم التصميم، والتخلص من الفوضى الناتجة عن الأسهم المتقاطعة. فالأسهم المستقيمة النظيفة تجعل العلاقات بين المهام أسهل للرؤية. ويشير كل سهم إلى تدفق الأنشطة دون تحديد مقدار الوقت.
يضمن الحفاظ على مخطط واضح أن يظل الرسم التخطيطي مفهومًا، مما يسمح لأصحاب المصلحة بفهم مسار المشروع بسرعة. يوجه التدفق الجانبي العين عبر التسلسل المنطقي للمهام مع تحديد نقاط البداية والنهاية، مما يوفر هيكلًا واضحًا للإطار الزمني للمشروع.
إن اتباع هذه المبادئ لا يحسن من قابلية قراءة المخطط فحسب، بل ويعزز أيضًا التفاعل الإيجابي بين زملاء الفريق مع ترسيخ الوعي المشترك بالارتباطات بين المهام وجداول المشروع. أوصي بالاطلاع على الدورة التدريبية عبر الإنترنت للحصول على شهادة Prince2 للبدء في رحلتك لإنشاء مخططات شبكات المشروع المؤثرة.
1. إنشاء جدول سابق
الجدول السابق هو جدول بسيط يعرض الأنشطة في صف واحد ويحدد المهام التي سبقتها في صف آخر. ابدأ بإنشاء جدول سابق يصف ترتيب الإجراءات في مشروعك. قم بإدراج كل إجراء وتبعياته، مع تحديد المهام التي يجب القيام بها قبل الانتقال إلى الإجراء التالي. يوفر هذا الجدول معرفة واضحة بارتباطات المهام والمسؤوليات ويعمل كأساس لبناء مخطط الشبكة.
2. حدد الأنشطة الخاصة بمخطط شبكة المشروع الخاص بك
يجب عليك أولاً التخطيط لمهامك قبل البدء في كتابة الخطة. قد تتردد في البدء في رسم مخططات شبكة المشروع بعد أن تعلم أنك تجاهلت بعض العمليات الأساسية. هناك أيضًا تبعيات بين المهام، والتي تحدث عندما لا يمكن أن تبدأ مهمة أو تنتهي حتى تبدأ مهمة أخرى أو تنتهي. باستخدام هيكل لتقسيم العمل، حددها وقسم المشروع إلى مراحل. بعد ذلك، يمكنك البدء في إنشاء مخطط الشبكة الخاص بك في إدارة المشاريع وتحديد المسار الحرج.
3. قم بعمل مسودة أولية للرسم التخطيطي الخاص بك
على مستوى أكثر أساسية، ابدأ برسم مخطط شبكة المشروع الخاص بك. يمكنك بعد ذلك حذف العناصر وإعادة ترتيبها حتى تتمكن من إنشاء مخطط شبكة جدولة فعال للغاية.
ضع في اعتبارك نوع الخط بعد الانتهاء من التصميم النهائي. يمكن للخطوط المختلفة إبراز مكونات التصميم المختلفة، مما يجعل مخططات شبكة المشروع أسهل للقراءة. كما أن الوصف أو المفتاح في الزاوية سيساعد أيضًا في زيادة معرفة المشاهد.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
حقق أقصى استفادة من إمكانات فريقك من خلال الإدارة الرشيقة. اكتشف أفضل الدورات التدريبية الرشيقة لتحسين الإنتاجية والتعاون.
تطوير مخطط الشبكة
إن تطوير مخطط الشبكة ليس بالمهمة السهلة، بمعنى أنه يتطلب الكثير من العمل المنزلي الذي يجب القيام به قبل إنشائه. إن مديري المشاريع أو غيرهم ممن يشاركون في كل جانب من جوانب المشروع ويعرفون متطلبات المشروع على مستوى تفصيلي للغاية هم المرشحون المثاليون لإنشاء مخطط الشبكة.
يتطلب رسم مخطط الشبكة إشراك الأشخاص المسؤولين عن الأنشطة المختلفة للمشروع. يعمل رسم مخطط الشبكة المنجز جيدًا على تسهيل مسار المشروع ويضمن التعرف المبكر على المشكلات والاختناقات.
متطلبات إنشاء مخطط الشبكة
كما ذكرنا أعلاه، فإن إنشاء مخطط الشبكة في إدارة المشاريع يتطلب قدرًا كبيرًا من التخطيط المسبق. يجب أن تكون المعلومات التالية في متناول اليد قبل إنشاء مخطط الشبكة:
يجب تحديد وتعريف نقاط البداية والنهاية للمشروع
يجب تحديد كافة أنشطة المشروع
يجب إجراء تقدير دقيق لوقت إنجاز كل نشاط
يجب تحديد التبعيات
أدوات رسم مخطط الشبكة
تتوفر العديد من أدوات رسم الشبكات الدقيقة التي تجعل عملنا أسهل. ومن بينها:
مايكروسوفت فيزيو
جوجل درو
لوسيدشارت
رسم تخطيطي لـ ConceptDraw
إنترمابر
EdrawMax وأكثر.
أفضل الممارسات الواجب اتباعها أثناء إنشاء مخططات شبكة المشروع
يمكن أن تجلب مخططات الشبكة عند إنشائها بدقة العديد من الفوائد. دعنا نلقي نظرة على أفضل الممارسات التي يجب اتباعها أثناء إنشاء مخطط الشبكة.
استخدام رموز رسم الشبكات القياسية المعروفة والمقبولة عالميًا
إذا كنت تستخدم رموزًا مختلفة، فتأكد من تعريفها بشكل صحيح
استخدم دائمًا الأسهم المستقيمة
تجنب السهام المتقاطعة
استخدم الحد الأدنى من عدد الدمى
يجب استخدام الأسهم من اليسار إلى اليمين
استخدم نقطة بداية واحدة أو حدث بداية ونقطة ذروة واحدة أو حدث نهاية
استخدم الأدوات لتحقيق المزيد من الدقة والوضوح
تأكد من أن الرسم التخطيطي الخاص بك يحتوي على معلومات ذات صلة وحديثة
يجب أن يحتوي مخطط الشبكة على القدر المناسب من التفاصيل
التأكد من أن البيانات المستخدمة لإنشاء مخطط الشبكة دقيقة ومُدارة بشكل جيد
خاتمة
يعتبر مخطط الشبكة في إدارة المشاريع بمثابة حجر الزاوية في إدارة المشاريع، حيث يوفر دليلاً مرئيًا يساعدنا في التغلب على تعقيدات علاقات المهام وتسلسل العمليات. تنبع أهميته من تصويره المرئي وقدرته على تحسين تخطيطنا وتخصيص الموارد والتدابير اللازمة للحد من المخاطر.
باعتباري مدير مشروع، فإن استخدام مخطط الشبكة يعني تبني أداة فعّالة تعمل على تحسين قدرتنا على التنظيم والتواصل والتغلب بفعالية على تعقيدات إدارة المشروع. ولا يمكن التأكيد على أهميتها في التأثير على تقدم مشروعنا وضمان نتائجه المبكرة والفعّالة. إلى جانب تعزيز معرفتك الأساسية، أوصي أيضًا بدورات إدارة المشاريع SPOTO للمبتدئين الذين يأملون في أن يصبحوا جزءًا من هذا العالم الديناميكي!
الأسئلة الشائعة
1. ما هي الشبكات في إدارة المشاريع؟
يشير التواصل في إدارة المشاريع إلى إنشاء وصيانة العلاقات بين المشاركين والمجموعات وأصحاب المصلحة والكيانات المشاركة في مشروع ما أو التي يستوعبها. وهو يستلزم إقامة اتصالات من أجل تسهيل التفاعل والتعاون وتدفق المعرفة والأصول.
2. ما هو المفهوم الأساسي للشبكات في إدارة المشاريع؟
تركز الفرضية الأساسية لشبكات إدارة المشاريع على تطوير وتنمية العلاقات لتنفيذ المشروع بشكل فعال. وهذا يستلزم إنشاء علاقات والحفاظ عليها مع العديد من الأشخاص والفرق وأصحاب المصلحة والشركات طوال عمر المشروع للسماح بالتفاعل المثمر والتعاون والاستفادة من الموارد.
3. ما هو الغرض الأساسي من مخطط الشبكة؟
الغرض الأساسي من مخطط الشبكة في إدارة المشاريع هو توضيح تدفق المهام والاتصالات والتفاعلات داخل المشروع بشكل واضح. إنها أداة مباشرة ومفيدة تساعد في عملية تسلسل المهام وتخصيص الموارد وتخطيط المشروع من خلال عرض تسلسل منطقي للمهام. كما أنها تساعد في إدارة الوقت بكفاءة وتقييم المخاطر والتفاعل بين أصحاب المصلحة من خلال التأكيد على المسارات الأساسية والمخاطر المحتملة.