ما هو مخطط السياق في إدارة المشاريع؟

بصفتي مدير مشروع متمرسًا يتمتع بخبرة في مختلف الصناعات، فأنا أفهم أهمية التواصل الواضح والوسائل البصرية الفعّالة في التخطيط للمشاريع وتنفيذها. ومن بين هذه الأدوات التي أثبتت فائدتها الكبيرة مخطط السياق.
في هذه المقالة، سنتعمق في تفاصيل ما هو مخطط السياق، بما في ذلك عمله ومكوناته وأمثلة عليه ودليل خطوة بخطوة. تعتبر مخططات السياق بالغة الأهمية في إدارة المشاريع لأنها تساعد في فهم كيفية عمل الأنظمة وتحديد حدودها. دعنا ننطلق في هذه الرحلة معًا لاكتساب رؤى حول مخططات السياق ودورها في إدارة المشاريع من خلال بعض صور نماذج مخطط السياق. يمكن أن يعزز الحصول على شهادة PMP معرفتك بمخطط السياق PMP وكيفية تطبيقه في إدارة المشاريع.
ما هو مخطط السياق؟
تستخدم إدارة المشاريع مخطط السياق لتوضيح نطاق المشروع وحدوده. وهو يوفر منظورًا عامًا لكيفية تفاعل النظام أو المشروع مع العوامل الخارجية مثل الأشخاص أو الأنظمة الأخرى أو العمليات خارج النظام. والغرض الأساسي من مخطط السياق هو توضيح الروابط والتبعيات بين المشروع وبيئته.
يعد مخطط السياق أداة مفيدة لمديري المشاريع والشركاء وأعضاء الفريق لأنه يوفر نظرة عامة شاملة على أهداف المشروع والعوامل الخارجية التي قد تؤثر عليها. كما يساعد في تحديد حدود النظام، ويوضح كيفية ارتباطه بالكيانات الخارجية، ويضع الأساس لتحليل وتخطيط أكثر تفصيلاً.
متى نستخدم مخطط السياق؟
مخطط السياق هو أداة تُستخدم عادةً في إدارة المشاريع في بداية المشروع لتوفير نظرة عامة على النظام أو المشروع وكيفية تفاعله مع المجموعات الخارجية. ومن المفيد استخدام مخطط نموذج السياق في المواقف والمراحل التالية للمشروع:
خلال مرحلة بدء التشغيل، استخدم خريطة السياق لتحديد حدود المشروع وتحديد العوامل الخارجية التي تؤثر على النظام.
يمكن لأصحاب المصلحة استخدام مخطط السياق لتوضيح الروابط بين المشروع والبيئة، ومناقشة نطاق المشروع، وتحديد الحدود.
استخدم مخطط السياق لتزويد أصحاب المصلحة بنظرة عامة واضحة للمشروع.
تحديد نطاق المشروع من خلال تصوره مع الكيانات الخارجية الخاصة به. تحديد الواجهات والحدود الرئيسية للتخطيط والتنفيذ.
أثناء مرحلة التخطيط، يتم استخدام مخطط السياق كأساس لتحديد الموارد والمخاطر والقيود.
عند ترقية النظام، يوضح مخطط السياق المناطق المتأثرة وترابطاتها المتبادلة، مما يتيح إجراء التغييرات المخطط لها.
فيجما
استخدامات مخطط السياق
يستخدم مديرو المشاريع مخططات السياق للحصول على رؤى وفوائد طوال دورة حياة المشروع. ومن بين الاستخدامات الرئيسية لمخطط السياق ما يلي:
يوفر نظرة عامة سريعة وعالية المستوى لسياق المشروع؛ ولا توجد حاجة إلى أي معرفة تقنية لفهم الرسم التخطيطي.
يساعد التوضيح البصري للعناصر الرئيسية للنظام والتفاعلات الخارجية في تحديد حدود المشروع ونطاقه.
يساعد في اكتشاف المخاطر المحتملة بما في ذلك اعتماديات أنظمة الطرف الثالث والإجراءات الخارجية.
سيعمل هذا الرسم التخطيطي كأساس لتوثيق قدرات النظام واحتياجاته مع تقدم المشروع.
يساعد في تخطيط المشاريع من خلال توفير قاعدة لتخصيص الموارد وتقييم المخاطر وإيجاد الحدود.
يمكن أن يكون مفيدًا للعديد من أنواع الأفراد المختلفة، بما في ذلك أصحاب المصلحة ومحللي الأعمال والمطورين وما إلى ذلك.
المساعدة في جمع المتطلبات وتوضيحها.
عناصر مخطط السياق
فيجما
فيما يلي العناصر الثلاثة الأساسية لمخطط السياق:
عادة ما يتم عرضه على شكل مربع أو دائرة في وسط الصورة. ويهدف إلى توضيح تفاعل المشروع مع العوامل الخارجية. وفي الختام، فإن التركيز الأساسي في مخطط السياق هو جزء “النظام” أو “المشروع”. ويساعد ذلك في فهم كيفية تفاعل المشروع مع العالم الخارجي.
تمثل الأشكال البيضاوية أو المستطيلات المسماة المحيطة بالنظام أو المشروع الأفراد أو المجموعات التي تستخدمه ولكنها ليست ضمن حدود النظام أو المشروع.
يمكن للكيانات الخارجية للنظام المركزي إنشاء اتصال معه، ونتيجة لذلك، إما تعديل طريقة عمل النظام أو تعديله بواسطة النظام. يمكن أن تشمل هذه الكيانات أفرادًا أو أنظمة أو مجموعات أو عمليات أخرى لها ارتباط بالنظام المعروض.
التفاعلات أو خطوط التدفق:
تشير الأسهم أو الخطوط إلى الاتصالات الخارجية وتوضح حركة المعلومات أو البيانات عبر النظام. قم بتسمية هذه التفاعلات لتوضيح نوع العلاقة. غالبًا ما يصاحب النص الأسهم للإشارة إلى البيانات أو النشاط المنقول.
أمثلة على مخطط السياق
فيما يلي مثال لكل نوع من مخططات سياق المشروع مع الشرح:
في مشروع بناء، يسلط مخطط السياق الضوء على موقع المشروع في المركز، محاطًا بالأفراد أو المجموعات المشاركة في المشروع، مثل المهندسين المعماريين والمهندسين والمقاولين والمقاولين من الباطن والهيئات التنظيمية والموردين والممتلكات القريبة. توضح الخريطة حدود المشروع وكيفية ارتباطه بالمجموعات الخارجية.
نظام حجز الغرف الفندقية:
تصور المخططات السياقية لأنظمة حجز غرف الفنادق النظام في المركز، فضلاً عن علاقاته الخارجية مع العملاء وموظفي الفندق وبوابات الدفع. توضح الأسهم تدفق البيانات بين النظام وهذه الكيانات، بما في ذلك طلبات الحجز، والتحقق من توفر الغرف، ومعالجة الدفع. يوفر هذا الرسم البياني لأصحاب المصلحة تمثيلًا مرئيًا لكيفية تفاعل نظام الحجز مع بيئته، مما يساعدهم على فهم نطاقه ودوره.
نظام تذاكر السكك الحديدية:
المهوسون للمهوسين
يركز مخطط السياق لحجز تذاكر السكك الحديدية على “نظام حجز تذاكر السكك الحديدية”. ويصور المخطط كيانات خارجية مثل “الركاب” و”موظفي السكك الحديدية” و”بوابة الدفع” و”قاعدة بيانات جداول القطارات”. ويوضح كيفية تفاعل هذه الكيانات مع نظام الحجز، بما في ذلك تفاصيل الركاب ومعاملات الدفع وتوافر القطارات. ويساعد هذا في فهم النطاق الشامل لنظام الحجز وارتباطاته بجوانب أخرى متعلقة بحجز تذاكر السكك الحديدية.
كيفية عمل مخطط السياق؟
فيما يلي دليل خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء مخططات السياق للأنواع التالية:
مخطط سياق النظام:
ويكيبيديا
اختر نظامًا أو تطبيقًا برمجيًا لمخطط السياق.
البحث عن جميع الكيانات الخارجية التي تتفاعل مع النظام، مثل المستخدمين والأنظمة الأخرى وقواعد البيانات.
أظهر النظام الأساسي في شكل مربع أو مستطيل في وسط الرسم التخطيطي. ضع اسم النظام على هذا الشكل.
ارسم دوائر أو أشكال بيضاوية حول النظام الرئيسي للإشارة إلى العناصر الخارجية. قم بتسمية كل شكل بالكيان الخارجي.
ربط الكيانات الخارجية بالنظام الرئيسي باستخدام خطوط أو أسهم لإظهار تدفق البيانات.
تحديد اختياريا كل رابط بين النظام الأساسي والكيانات الخارجية مع وصف موجز للبيانات المتبادلة.
مخطط سياق العمل
اختر عملية العمل أو الطريقة لمخطط تدفق السياق.
تحديد كافة الجهات الخارجية التي تؤثر على سير العمل مثل العاملين والأقسام وأصحاب المصلحة.
ارسم مربعًا أو مستطيلًا في وسط الرسم التخطيطي لتوضيح عملية العمل. اكتب اسم العملية على هذا الشكل.
ارسم دوائر أو أشكالاً بيضاوية حول عملية العمل للإشارة إلى الكيانات الخارجية. قم بتسمية كل شكل بعد الكيان الخارجي.
ربط الكيانات الخارجية بعملية العمل باستخدام خطوط أو أسهم لإظهار تدفق المهام أو المعلومات.
إذا لزم الأمر، يمكنك تسمية كل رابط كيان خارجي لعملية العمل مع وصف موجز للمهمة أو المعلومات المنقولة.
مخطط سياق الأعمال
اختر نظامًا أو منظمة عمل لمخطط السياق.
ينبغي تحديد العملاء والموردين والهيئات التنظيمية التي تتفاعل مع نظام الأعمال.
يمثل المربع أو المستطيل الموجود في منتصف الرسم التخطيطي نظام العمل. اكتب اسم النظام على هذا الشكل.
ارسم دوائر أو أشكالاً بيضاوية حول نظام العمل للإشارة إلى الكيانات الخارجية. قم بتسمية كل نموذج بعد الكيان الخارجي.
ربط الكيانات الخارجية بنظام الأعمال باستخدام خطوط أو أسهم لإظهار السلع أو الخدمات أو تدفق المعلومات.
بالإضافة إلى ذلك، قم بتمييز كل اتصال خارجي بنظام الأعمال من خلال وصف موجز للمعاملة أو التفاعل.
فوائد عمل مخطط السياق
وفيما يلي فوائد إنشاء مخطط السياق:
يوفر وصف مخطط السياق تمثيلًا بيانيًا واضحًا وموجزًا لحدود المشروع وقيوده والعوامل الخارجية، مما يحسن فهم أصحاب المصلحة.
يوضح مخطط السياق كيفية تفاعل المشروع مع بيئته. وهذا يساعد أصحاب المصلحة على فهم أهداف المشروع ومواءمتها.
تمكين اتخاذ قرارات مستنيرة أثناء تصميم المشروع وتطويره وتنفيذه لضمان تلبية متطلبات المشروع.
إن إشراك أصحاب المصلحة من خلال إظهار وظيفة النظام في بيئته يعزز العمل الجماعي ويعزز المشاركة.
قوالب مخطط السياق
القالب 1: مخطط سياق النظام
رابط PDF: مخطط السياق.pdf
القالب 2:
رابط PDF: edrawsoft
مزايا تنفيذ مخططات السياق
يؤدي تنفيذ مخططات السياق إلى تحقيق فوائد كبيرة في العديد من المجالات:
تساعد فرق المشروع وأصحاب المصلحة والمستخدمين على فهم المكونات والتفاعلات الرئيسية للنظام بسرعة. كما تعمل على تحسين التعاون والتنسيق بين أصحاب المصلحة.
تحدد مخططات السياق نطاق المشروع أو النظام من خلال تحديد مدخلاته ومخرجاته وواجهاته الخارجية. وهذا يضمن أن التخطيط والتنفيذ يتناولان جميع جوانب النظام الأساسية.
تعتبر مخططات السياق توثيقًا مفيدًا للرجوع إليه في المستقبل. فهي تجمع معلومات مهمة حول سياق النظام لنقل المعرفة والصيانة والترقيات.
يساعد فهم سياق النظام في اكتشاف التبعيات الخارجية أو مخاطر الواجهة. وقد تتمكن فرق المشروع من التخلص من المخاطر مبكرًا وتنفيذها بسلاسة باستخدام هذه الاستراتيجية الاستباقية.
يتم تبسيط التفاعلات المعقدة بين الأنظمة من خلال مخططات السياق، والتي توفر تمثيلًا مرئيًا واضحًا للصورة الشاملة وتساعد في ضمان فهم الجميع.
حدود مخططات السياق
وفيما يلي حدود مخطط السياق في إدارة المشاريع:
توفر مخططات السياق ملخصًا لنطاق المشروع والتفاعلات الخارجية. ومع ذلك، فهي لا تلتقط التفاصيل المهمة مثل المهام والموارد والتبعيات، والتي تعد بالغة الأهمية لتخطيط المشروع وتنفيذه.
تساعد مخططات السياق في تحديد حدود المشروع، ولكنها قد لا تصف نطاق المشروع بدقة، مما يؤدي إلى الغموض وتوسع النطاق.
الاعتماد فقط على مخطط السياق قد يحد من قدرة المشروع على التكيف طوال دورة حياته بسبب المتطلبات المتغيرة وأصحاب المصلحة والعوامل الخارجية.
قد تؤدي العلاقات المعقدة إلى حدوث ارتباك أو فقدان بعض العناصر، مما يؤدي إلى تبسيط تفاعلات النظام بشكل مفرط.
نصائح لإنشاء مخطط سياق فعال
يوضح لك الحصول على تدريب إدارة المشروع نطاق المشروع وتحليل أصحاب المصلحة وطرق الاتصال الضرورية لإنشاء مخططات السياق. يمكن أن تساعدك النصائح التالية في إنشاء مخطط سياق:
يجب أن يحدد مخطط السياق نطاق النظام أو المشروع. حدد ما هو داخل النظام وما هو خارجه.
تحديد جميع الكيانات الخارجية التي تتواصل مع النظام. وقد تكون هذه الكيانات أفرادًا أو أنظمة أخرى أو منظمات أو عمليات خارجية ترسل البيانات وتستقبلها من وإلى النظام.
يجب أن تلخص مخططات السياق العمليات وتدفقات البيانات دون الخوض في التفاصيل. ركز على التفاعلات والكيانات الأكثر أهمية لتبسيط المخطط.
تمثل المستطيلات النظام، وتمثل الأشكال البيضاوية العناصر الخارجية في مخططات السياق. تعمل الرموز والوصفات المتسقة على تعزيز الفهم.
إظهار كيفية تدفق البيانات بين النظام والكيانات الخارجية. إظهار تدفق البيانات باستخدام الأسهم أو الرموز الاتجاهية لإظهار من يرسل البيانات ومن يتلقىها.
التحقق من دقة واكتمال مخطط السياق مع أصحاب المصلحة. والتأكد من أنه يتماشى مع متطلبات المشروع وتوقعات أصحاب المصلحة ويمثل سياق النظام.
خاتمة
يُظهِر تحليلي لتعريف مخطط السياق واستخدامه وعناصره وكيفية إنشائه أهميته لنجاح المشروع. يُعد إتقان مخطط السياق أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة لك إذا كنت مدير مشروع طموحًا أو حامل شهادة PMP. فهو يساعد في إدارة المشاريع من خلال تحسين الاتصال وإشراك أصحاب المصلحة واتخاذ القرار. أفضل دورة تدريبية PMP من SPOTO لإتقان مخطط السياق.
يمكن لمديري المشاريع تسريع التخطيط واكتشاف المخاطر وتلبية توقعات أصحاب المصلحة باستخدام مخططات السياق. كما يجب أن يكونوا على دراية ببرنامج مخطط السياق المستخدم لإنشاء مخططات السياق. يمكن لمديري المشاريع الطموحين استخدام هذه المعرفة للتغلب على الصعوبات وتوقع المشكلات وتحقيق أهداف المشروع.
إن إتقان رسم مخطط السياق يحسن من مهارات إدارة المشاريع لدى حاملي شهادة PMP ويتوافق مع أفضل ممارسات PMI. تعتبر مخططات مستوى السياق ضرورية لإدارة المشاريع، حيث تساعد المحترفين على اجتياز عالم تنفيذ المشاريع المتغير باستمرار. لذا، تعرف على مفهوم مخطط السياق وكل التوفيق للمشاريع المستقبلية.