ما هو مخطط التقارب في إدارة المشاريع (PMP)؟ أمثلة وعملية الإنشاء والاستخدام والفوائد

ما هو مخطط التقارب في إدارة المشاريع (PMP)؟ أمثلة وعملية الإنشاء والاستخدام والفوائد
يدرك المحترفون المعتمدون من PMP® أهمية استخدام البيانات في إدارة المشاريع. ومع ذلك، فهم يدركون أيضًا أن البيانات المقدمة أو التي يتم جمعها لمشروع ما قد لا تكون دائمًا مفهومة بسهولة أو ذات صلة بأهداف المشروع. وللتغلب على هذا التحدي، يستخدمون أدوات مثل مخططات التقارب التي توفر حلاً للمشاكل المتعلقة بالبيانات وتعزز العمل الجماعي والتعاون أثناء المشروع.
جدول المحتويات
ما هي مخططات التقارب؟
مخطط التقارب، المعروف أيضًا باسم خريطة التقارب، هو أداة مرئية لتنظيم المعلومات. وهي تقنية مفيدة لتنظيم وهيكلة كميات كبيرة من البيانات أو الأفكار أو الحقائق من خلال تجميعها في مواضيع مشتركة. تساعد هذه العملية الفريق على تطوير طرق جديدة لمعالجة المشكلات المعقدة وإيجاد حلول مبتكرة.
ما هو تخطيط التقارب؟
هي عملية إنشاء مخطط التقارب. وهي أداة قوية لتحسين تعاون الفريق من خلال تسخير أفضل الأفكار لدى الجميع. بعد أن يقوم الفريق بجمع الحقائق أو العصف الذهني للأفكار، يعملون معًا لتنظيم البيانات. يساعد إشراك الآخرين في عملية التنظيم على فهم المعلومات بشكل أفضل قبل العمل على إيجاد الحلول.
متى تستخدم مخطط التقارب
فيما يلي بعض الأوقات التي يتعين عليك فيها استخدام مخططات التقارب في مشروع ما.
الصعوبة في تضييق نطاق حل مشكلة ما: عندما تجد صعوبة في تضييق نطاق حل لمشكلة ما، قد يكون السبب في ذلك أن لديك الكثير من الحقائق أو الآراء وتحتاج إلى المزيد من التنظيم. يمكن لمخطط التقارب أن يجعل المعلومات أكثر سهولة في الهضم.
تحليل كميات كبيرة من البيانات: القدرة على تجميع المعلومات في مواضيع مشتركة تجعل من السهل تحليل كميات كبيرة من البيانات.
العثور على حل لمشكلة صعبة: من خلال تجميع المعلومات في مواضيع، يمكن للفرق رؤية الأنماط والروابط التي كانت مخفية في السابق، مما يؤدي إلى حلول جديدة ومبتكرة.
فرز عدد كبير من الأفكار حسب الموضوع: تسهّل المخططات التقريبية فرز عدد كبير من الأفكار حسب الموضوع، مما يسهّل العثور على الأفكار الأكثر ملاءمة لمشروعك.
تصور المعلومات ومعالجتها: الطبيعة المرئية للمخطط البياني تجعل من السهل تصور المعلومات ومعالجتها، مما يؤدي إلى فهم أفضل واتخاذ القرارات.
التعاون على الحلول: المخططات التقاربية هي أداة تعاونية تسمح للفرق بالعمل معًا لإيجاد الحلول من خلال مشاركة الأفكار ومناقشة المعلومات بطريقة منظمة ومثمرة.
خطوات إنشاء مخطط تقارب
فيما يلي خطوات إنشاء مخططات التقارب من البداية.
اختيار موضوع
الخطوة الأولى في إنشاء مخطط تقارب هي توضيح الموضوع الذي يجب تنظيمه أو توحيده. يمكن أن يكون هذا أي شيء من بحث المستخدم إلى تحسين استراتيجية التسويق أو إثارة الأفكار للمشروع التالي. من المهم اختيار الموضوع الذي سيستفيد من تنظيم المعلومات بشكل مختلف. سيضمن ذلك أن يكون مخطط التقارب مفيدًا وذا صلة بالمشروع المطروح.
إنشاء فريق متعدد الوظائف
من الضروري تشكيل فريق متعدد الوظائف لتبادل الأفكار والعثور على أفضل طرق تجميع المعلومات. يساعدك الفريق متعدد الوظائف على النظر إلى بياناتك من وجهات نظر مختلفة لأن كل عضو في الفريق يجلب معه مجموعات مهارات وخبرات فريدة من نوعها.
سيساعد ذلك في تحديد طرق التجميع المختلفة التي قد تكون أكثر فعالية من غيرها. على سبيل المثال، قد يلجأ أحد أعضاء الفريق بشكل افتراضي إلى تجميع الأفكار حسب “نوع الفكرة”، بينما قد يجد عضو آخر في الفريق طرق تجميع أكثر فعالية مثل “متطلبات التنفيذ”.
سرد الحقائق أو الأفكار
استخدم قالب العصف الذهني لتنظيم الأفكار أو الأفكار وتحويلها إلى إجراءات. تأكد من أن كل عنصر من عناصر القائمة هو فكرة أو فكرة واحدة بحيث يمكنك تجميع الأفكار بناءً على خصائصها الفريدة. على سبيل المثال، إذا كنت تحاول طرح أفكار لتحسين العلاقات مع العملاء، فقد تتضمن قائمة الأفكار الأولية ما يلي
–
المحتوى المستهدف.
–
منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي.
–
برنامج CRM مطور لإدارة علاقات العملاء.
–
استراتيجية مبيعات أكثر مباشرة.
–
برنامج ولاء.
–
رسالة إخبارية عبر البريد الإلكتروني.
فرز العناصر حسب الفئة
يعد تصنيف العناصر بناءً على الموضوعات المنطقية أمرًا بالغ الأهمية في فهم المعلومات المقدمة في مخطط التقارب. من خلال تجميع الأفكار أو الحقائق المتشابهة معًا، يصبح من الأسهل تحديد الأنماط والروابط. وهذا بدوره يساعد على فهم البيانات واستخلاص الاستنتاجات ذات الصلة.
يمكن أن تؤثر طريقة تجميع العناصر في مجموعات بشكل كبير على كيفية فهم المعلومات. على سبيل المثال، قد لا يوفر تجميع العناصر حسب الشخص الذي جاء بالفكرة سوى القليل من التبصر في عملية تطوير المنتج. ومع ذلك، فإن تجميع العناصر حسب تعقيد عملية الإنشاء أو التأثير الذي ستحدثه الفكرة يمكن أن يوفر معلومات أكثر قيمة. من المهم اختيار طريقة التجميع التي ستساعدك على فهم المعلومات بشكل أفضل ودفع أفكارك إلى الأمام.
يمكن أن يؤثر اختيار الفئات الصحيحة بشكل كبير على عملية اتخاذ القرار. على سبيل المثال، إذا كنت تحاول تحسين العلاقات مع العملاء، يمكنك تجميع الأفكار حسب الجهود الداخلية مقابل الجهود الخارجية. ومع ذلك، فإن هذا التجميع لن يساعدك على الأرجح في تضييق نطاق اختياراتك. بدلاً من ذلك، قم بتجميع أفكارك حسب مدى تعقيد عملية الإنشاء أو حسب التأثير الذي ستحدثه الفكرة. وبهذه الطريقة، يمكنك تحديد الفكرة الأكثر منطقية للعمل عليها.
إنشاء خطة عمل
يمكن استخدام مخططات التقارب للعثور على إجابات ووضع خطط عمل. يمكن استخدام الأفكار المستخلصة من مخطط التقارب لتحديد الأفكار أو الحلول الأكثر فعالية للمشكلة.
من المهم اتخاذ إجراءات بناءً على الرؤى المكتسبة من مخطط التقارب.
مخطط التقارب ليس مجرد أداة لتنظيم المعلومات فحسب، بل هو أيضًا أداة للعثور على الإجابات واتخاذ الإجراءات اللازمة. فبدون اتخاذ إجراءات، فإن الرؤى المكتسبة من مخطط التقارب لن تكون ذات قيمة تذكر.
وبمجرد الحصول على الرؤى المكتسبة من مخططات التقارب، يحين الوقت للمضي قدمًا في وضع خطة عمل ضرورية لتطوير المشروع.
أمثلة على مخططات التقارب في إدارة المشاريع
لراحتك، قمنا بمشاركة بعض الأمثلة التي ستساعدك على فهم مخططات التقارب في إدارة المشاريع.
مخطط التقارب في تصميم المنتج
يكون فريق تطوير المنتج مسؤولاً عن تطوير منتج الشركة. ويبدأ الفريق بالعصف الذهني لعدد كبير من الأفكار حول الميزات والوظائف التي يجب أن يتمتع بها المنتج.
ثم يستخدم الفريق مخطط تقارب لتنظيم هذه الأفكار في مجموعات مترابطة. وهذا يساعد الفريق على رؤية الروابط والأنماط بين الأفكار ويسمح لهم بتحديد الأفكار الأكثر أهمية لنجاح المشروع. يمكن للفريق استخدام هذه المعلومات لتحديد الأفكار التي يجب متابعتها والأفكار التي يجب وضعها جانباً.
مخطط التقارب لحل المشكلات
تعاني شركة تقوم بتصنيع المنتجات من مستويات عالية من العيوب. للعثور على مصدر المشكلة، يتم تشكيل فريق عمل. يقوم الفريق بعصف ذهني لمجموعة واسعة من الأسباب المحتملة. ثم يستخدم الفريق مخطط تقارب لتجميع هذه الأفكار في مجموعات متشابهة. ومن الأمثلة على ذلك تجميع أفكار المعدات في مجموعات بينما قد يتم فصل أفكار عملية التصنيع. يسمح ذلك للفريق برؤية الروابط والأنماط بين الأفكار ويساعدهم على تحديد الأسباب الأكثر احتمالاً. يمكن للفريق استخدام هذه المعلومات لمساعدتهم على تركيز جهودهم على الحل الواعد.
مخطط التقارب في التسويق
يتم تكليف فريق التسويق بإنشاء حملة جديدة لشركة ما. يقوم الفريق بطرح الكثير من الأفكار للرسائل والمواضيع والاستراتيجيات. ثم يستخدم الفريق مخطط تقارب لتجميع هذه الأفكار في مجموعات متشابهة.
ومن الأمثلة على ذلك أنه يمكن وضع الأفكار المتعلقة بالجمهور المستهدف معًا بينما يمكن وضع الأفكار المتعلقة بالمنتج في مجموعات منفصلة. يسمح ذلك للفريق برؤية الروابط والأنماط بين الأفكار ويساعدهم على تحديد الأفكار الأكثر فعالية في الوصول إلى السوق المستهدفة. يمكن للفريق استخدام هذه المعلومات لإنشاء حملة إعلانية متماسكة وفعالة.
فوائد استخدام مخططات التقارب
تتمثل بعض فوائد استخدام هذه المخططات فيما يلي.
–
تساعد مخططات التقارب الفرق على الاجتماع معاً ومناقشة الأفكار والمعلومات بطريقة منظمة ومثمرة.
–
تسهل الطبيعة المرئية للمخطط البياني تقديم المعلومات للآخرين بشكل واضح وموجز.
–
من خلال تجميع المعلومات في مواضيع، يمكن للفرق رؤية الأنماط والروابط التي كانت مخفية في السابق، مما يؤدي إلى حلول جديدة ومبتكرة.
الخلاصة
يعد استخدام مخطط التقارب طريقة رائعة لطرح أفكار الجميع على الطاولة وتطوير حل شامل وفعال. فهو يساعد الفرق على العمل معًا، وفرز الحقائق، واكتساب فهم أفضل للمعلومات قبل العمل على إيجاد الحلول. سواء كنت تتطلع إلى تحسين خطة استراتيجية، أو تطوير منتج جديد، أو العثور على إجابات لمشكلة صعبة، فإن استخدام مخطط التقارب سيساعدك بالتأكيد في سير عملك.