ما هو فريق إدارة المشروع وما هي أدوارهم؟

يحتوي كل مشروع ناجح على فريق مختص لضمان تطوير جميع العوامل اللازمة. وغالباً ما يشار إلى هذا الفريق باسم فريق إدارة المشروع. ويشمل أعضاء فريق إدارة المشروع متخصصين ذوي مسؤوليات محددة تمكن من التنسيق الفعال لمختلف الأنشطة بدءاً من التخطيط وحتى الإغلاق. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري معرفة وظائف فريق إدارة المشروع لأي شخص يرغب في التقدم لامتحان PMP. لذلك، سنناقش في هذه المدونة وظائف المناصب في فريق إدارة المشروع ومساهماتها في نجاح المشروع.
ما هو فريق إدارة المشروع؟
فريق إدارة المشروع هو مجموعة من المهنيين الذين لديهم أدوار ومسؤوليات محددة لإنجاز المشروع بنجاح، ومن المثالي أن يكون الفريق حاصلاً على شهادات إدارة المشروع. وعادةً ما يكون فريقاً يضم مديراً للمشروع، والعديد من أعضاء الفريق الذين يتمتع كل منهم ببعض المهارات والمعرفة المحددة. يجب على الفريق تنسيق جهودهم لتطوير وتنفيذ خطط المشروع وسير العمل فيه وميزانياته وطلبات التغيير، وأخيراً إغلاق المشروع.
وعلاوة على ذلك، لا يقتصر دور فريق إدارة المشروع على أداء المهام فحسب، بل أيضًا على قيادة أعمال المشروع، وإدارة الموارد، ونقل الأفكار، والتغلب على التحديات في بيئة المشروع. علاوة على ذلك، يلعب فريق إدارة المشروع الكفء دورًا حاسمًا في تحديد ما إذا كان المشروع ناجحًا أم لا.
الأدوار الرئيسية في فريق إدارة المشروع
يمكن أن يتأثر أعضاء فريق إدارة المشروع بحجم المشروع ونطاقه وصعوباته. ولكن في كل فريق إدارة مشروع تقريبًا، هناك عدد قليل من المناصب الهامة في فريق إدارة المشروع.
1. مدير المشروع
مدير المشروع هو الشخص الوحيد الذي يمكن أن يعطي المشروع رؤية قوية عندما يحتاج إلى التعامل معه. وعادةً ما ترتبط الشهادات المهنية لإدارة المشاريع بهذا الدور.
المسؤوليات:
مدير المشروع هو المسؤول عن وضع خطة المشروع بالإضافة إلى حجم المشروع وسعره وموارده. ويتضمن تعريف مخرجات إدارة المشروع، وتحديد الأنشطة الرئيسية، وتحديد أنشطة التحكم في المشروع.
وهي تتأكد من أن ما هو مخطط للمشروع يتم تنفيذه بفعالية كما هو مخطط له، أي أن الأنشطة في المشروع يتم تنفيذها كما هو مقرر. يقوم بتوجيه عمل فريق المشروع وتخصيص وفحص العمل الذي يتعين القيام به.
يشرف على الفريق ويقيس فعالية إنجاز أهداف المشروع ويحدد المخاطر ويعالجها لضمان تحقيق النتائج في الوقت المحدد. ويشمل ذلك أدوات التواصل ومنهجيات إدارة المشروع لضمان جودة المشروع والامتثال لمعايير المشروع.
وتقع مسؤولية التواصل وكذلك العلاقات مع أصحاب المصلحة على عاتق هذا المنصب. تعمل خطة المشروع على ضمان أن يكون أصحاب المصلحة في المشروع، مثل العملاء، على دراية ببعض الجوانب المهمة للمشروع.
تظل المنتجات النهائية للمشروع وتوثيقه وتقييمه مسؤولية مدير المشروع.
2. راعي المشروع
عادةً ما يكون أحد كبار المسؤولين التنفيذيين أو أي كيان آخر متحمس للمشروع، ويمنح راعي المشروع فريق المشروع الأدوات والسلطة والتشجيع الذي يحتاجونه لتحقيق أهداف المشروع.
المسؤوليات:
لضمان التوافق مع التوجه الاستراتيجي للمؤسسة، يتم تحديد أهداف المشروع وغاياته بهذه الطريقة.
تحديد الموارد التي سيتطلبها مشروع معين، مثل المال والقوى العاملة والمعدات الأخرى.
يضطلع بمسؤوليات إدارة القرارات المتعلقة بالمشروع، بما في ذلك أي تغيير في طبيعة المشروع أو تكاليفه أو مدته.
ينسق التواصل مع أصحاب المصلحة بطريقة تضمن رضاهم عن سير المشروع وعلى جانب المشروع.
3. أعضاء فريق المشروع
يضم فريق المشروع الأشخاص الذين يقومون بالمهام والأنشطة اللازمة لإنجاز المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يشمل هؤلاء المطورين والمصممين والمهندسين والمحللين وغيرهم من الخبراء، بناءً على احتياجات المشروع.
المسؤوليات:
يجب عليهم العمل وفق مراقبة الجودة وكذلك الإطار الزمني الذي يحدده مدير المشروع.
يتضمن ذلك التواصل مع أعضاء الفريق الآخرين ومشاركة الأفكار والموارد لتحقيق أهداف المشروع.
يقدم أعضاء الفريق تقارير دورية إلى مدير المشروع يصفون فيها أنشطتهم وأي مخاوف قد تؤثر على المشروع.
4. منسق المشروع
يقوم منسق المشروع بمساعدة مدير المشروع في التعامل مع المهام العادية للمشروع. كما أن هذا الدور عادةً ما يكون بمثابة نقطة انطلاق لأولئك الذين يمارسون مهنة إدارة المشاريع والحصول على شهادة PMP.
المسؤوليات:
يساعد في إنشاء وإدارة الجدول الزمني للمشروع، حيث يتم إنجاز المهام في المشروع ضمن إطار زمني محدد.
من المفترض أيضًا أن يضمن المنسق توثيق المشروع؛ قد تشمل السجلات؛ محاضر الاجتماعات، والتقارير المرحلية، وخطط المشروع.
ينقل حالة المشروع والتغييرات التي تطرأ عليه إلى مدير المشروع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
5. مدير المخاطر
تقع مهمة تقييم وتحديد موقع المخاطر التي قد تؤثر على المشروع والتحكم فيها على عاتق مدير المخاطر. وعلاوة على ذلك، قد تكون هذه الوظيفة منفصلة في المشاريع الكبيرة، بينما قد يتولى مدير المشروع هذه المهمة في المشاريع الصغيرة.
المسؤوليات:
قد تكون المخاطر التي قد تؤثر على نجاح المشروع مخاطر مالية أو فنية أو تشغيلية.
تقييم احتمالية وتبعات كل خطر، مما يساعد على تحديد أولويات المخاطر المحتملة على المشروع.
عند القيام بدور استباقي في تقليل المخاطر أو منعها من التأثير على المشروع المعني، يقوم مدير المشروع بصياغة التدابير اللازمة للحفاظ على المشروع في الموعد المحدد.
6. مدير ضمان الجودة
يتم فحص مخرجات المشروع من قبل مدير ضمان الجودة للتأكد من مطابقتها للمعايير اللازمة. علاوة على ذلك، فإن هذا المنصب ضروري في قطاعات مثل تطوير البرمجيات والتصنيع والبناء حيث تكون الجودة مهمة.
المسؤوليات:
يقوم مدير ضمان الجودة بوضع خطة جودة المشروع، والتي تتضمن المواصفات الخاصة بكيفية تصميم مخرجات المشروع وصنعها.
تقييم عمليات المشروع ومنتجاته للتأكد من توافقها مع مستوى الجودة المحدد.
يشرف مدير ضمان الجودة على أنشطة الاختبار والفحص ويشير إلى العيوب أو المشكلات.
7. مدير المشتريات
تقع مسؤولية الحصول على المنتجات والخدمات المطلوبة للمشروع على عاتق مدير المشتريات. وتعتبر هذه الوظيفة بالغة الأهمية خاصة في المشاريع التي تنطوي على موارد خارجية كبيرة.
المسؤوليات:
يقوم مدير المشتريات بالربط بين البائعين الذين يمكنهم تلبية احتياجات المشروع عند إجراء جدول المشتريات.
الاتصال بمقدمي الخدمات وتقييمهم للتأكد من أنهم يقدمون السلع والخدمات في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
مسؤول عن التعامل مع الاتفاقيات والمسائل القانونية والتأكد من استيفاء جميع الرسوم بموجب العقد.
8. مدير التغيير
يتولى مدير التغيير مسؤولية الإشراف على التعديلات على ميزانية المشروع أو جدوله الزمني أو نطاقه. وبالتالي، في معظم المشاريع، يكون التغيير أمرًا طبيعيًا، ويتأكد مدير التغيير من التعامل معه بفعالية.
المسؤوليات:
يقوم مدير التغيير بالبحث عن التغييرات التي يمكن أن تؤثر على المشروع، والتي تنشأ من أصحاب المصلحة أو البيئة أو المنظمة.
يقيّم تأثير كل تغيير على أهداف المشروع وجدوله الزمني وتكلفته.
ينسق التواصل وتنفيذ التغييرات المعتمدة بطريقة تضمن إدماجها في خطة إدارة المشروع بفعالية.
9. مدير الاتصالات
تشمل مسؤولية مدير الاتصالات إبقاء الجميع على اطلاع دائم بحالة المشروع والصعوبات والتحديثات التي تواجهه. التواصل الفعال هو المفتاح لنجاح المشاريع وهو أمر حيوي أيضاً في التعامل مع توقعات أصحاب المصلحة.
المسؤوليات:
أخيرًا، يقوم مدير الاتصالات بإنشاء جدول زمني للتواصل يرشد من ومتى وكيف يتم نشر معلومات المشروع.
التواصل مع جميع أصحاب المصلحة طوال فترة المشروع، خاصة عند معالجة المخاوف أو المشاكل التي تنشأ.
يُنشئ تقارير دورية حول المشروع مزودة بجميع البيانات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة.
أهمية شهادة PMP بالنسبة لأدوار فريق إدارة المشروع
شهادة PMP هي إحدى الشهادات المملوكة والأكثر احتراماً في مجال إدارة المشاريع. وهي مطلوبة من قبل معهد إدارة المشاريع وتؤكد أن حاملها يحمل المعرفة والمهارات والخبرة المطلوبة. في العديد من المنظمات وبشكل رئيسي بالنسبة لأعضاء الفريق المرتبطين بإدارة المشاريع، تعتبر شهادة PMP إنجازًا رئيسيًا.
شهادة PMP هي شهادة دولية وبالتالي فهي تمثل اكتسابًا مربحًا لمديري المشاريع.
تم وضع تصور شهادة PMP بناءً على مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK) الخاصة بمعهد إدارة المشاريع، والتي توجه نهجًا موحدًا لإدارة المشاريع. وبالتالي، فإن هذا يعني أن كل موظف حاصل على شهادة PMP سيكون دائمًا في وضع يسمح له بمعرفة مختلف جوانب إدارة المشاريع.
يمكن أن يؤدي الحصول على شهادة PMP إلى مستويات أعلى أخرى من وظائف إدارة المشاريع في الهند لأن العديد من أصحاب العمل يبحثون عن أو يطلبون أشخاصًا حاصلين على شهادة PMP.
ويحدد الحاصلون على شهادة PMP أن يكسبوا أكثر من أولئك الذين لم يحصلوا على الشهادة. لذا، يكشف تقرير الرواتب استنادًا إلى معهد إدارة المشاريع أن الأفراد الحاصلين على شهادات PMP يكسبون 25% أكثر من الأفراد غير الحاصلين على شهادة PMP.
الخلاصة
يمكن النظر إلى فريق إدارة المشروع على أنه نواة كل مشروع، حيث أنه يدمج الأشخاص ذوي الكفاءات والقدرات المختلفة لمواجهة تحدٍ معين. علاوة على ذلك، فإن كل فرد داخل الفريق له دور محدد يشمل مدير المشروع الذي يشرف على العملية بأكملها، والعديد من المساهمين الذين يعملون على مهمة ما، والعديد من الخبراء المكلفين بمسؤوليات المخاطر والجودة والتواصل. حسنًا، بالطبع، إذا كان الهدف هو أن تصبح مدير مشروع أو أن تتقدم في منصبك من موظف من مستوى أدنى، فمن الصعب مقاومة اعتماد PMP. من وجهة نظر إيجابية، فهي تؤكد على ما تعلمته وما يمكنك القيام به، بالإضافة إلى قيمتك وإمكانية الاعتماد عليك وإمكانية تسويقك الوظيفي في مجال إدارة المشاريع الآخذ في التوسع والتنافسية.
اشترك في التدريب على شهادة PMP عبر الإنترنت اليوم وارتقِ بحياتك المهنية إلى المستوى التالي!