ما هو سجل المشكلات في إدارة المشاريع؟
سجل المشكلات هو أداة تتبع المشكلات والعيوب والأخطاء التي تم العثور عليها أثناء الاختبار. يمكن استخدامه لتتبع حالة كل حالة، ومن يعمل عليها، ومتى تم إغلاق المشكلة.
يمكن أن تكون مفيدة لكل من مديري المشاريع والمختبرين. يمكن لمديري المشروع استخدامه لتتبع التقدم المحرز في الاختبار والتأكد من عدم وجود أي شيء يفوتك. يمكن أن يستخدمه المختبرون لمعرفة ما يعملون عليه في أي وقت معين وعدد المشكلات التي قاموا بحلها حتى الآن.
يمكن أن تكون سجلات المشكلات مستندات Word بسيطة مع سطر واحد لكل مشكلة أو مستندات جداول بيانات مع أعمدة متعددة لكل معلومة (مثل “الحالة” و “الأولوية” و “تاريخ الإبلاغ” وما إلى ذلك).
لماذا يكون لديك سجل للمشكلات؟
السبب الرئيسي وراء رغبتك في الاحتفاظ بسجل للمشكلات هو حتى لا تنسى أي مشكلة ظهرت أثناء المشروع. إذا لم تقم بتدوين كل موقف، فمن المحتمل أن تفلت بعض المشكلات من بين يديك ولا تتم معالجتها أبدًا.
هذا صحيح بشكل خاص إذا كان العديد من الأشخاص في فريقك مسؤولين عن جوانب مختلفة من المشروع.
فيما يلي بعض الاستخدامات الأكثر شيوعًا لسجلات المشكلات: تحديد الاتجاهات والأنماط في مشاكل إدارة المشروع حتى تتمكن من معالجتها بشكل أكثر فعالية في المشاريع المستقبلية. مساعدة الفرق على تحسين أدائها من خلال توضيح المجالات التي تحتاج إلى تحسين. توثيق جهود حل المشكلات، بحيث يعرف أصحاب المصلحة متى تمت معالجتها وكيف تم حلها.
كيف يبدو سجل المشكلات؟
سجل المشكلات هو قائمة بجميع المشكلات التي تم تحديدها في المشروع. بالإضافة إلى ذلك، فهو سجل للأشياء التي يجب القيام بها، مثل المهام والمخاطر والمشاكل والتغييرات في النطاق.
يستخدم مديرو المشروع وأعضاء الفريق الآخرون سجل المشكلات كنقطة مرجعية للحالة الحالية وما يجب القيام به بعد ذلك. فهو يساعدهم على معرفة المشاكل التي تم حلها والمشاكل التي لا تزال بحاجة إلى الاهتمام.
يجب أن يتضمن سجل المشكلات الجيد المعلومات التالية:
رقم المشكلة: يمكن أن يكون أي رقم تعريف أو اسم ذي صلة بالمشكلة، مثل “عيب المنتج رقم 1”. سيساعدك هذا على تتبع الترتيب الذي يتم به حل المشاكل أو إغلاقها.
النوع: سيخبرك نوع المشكلة (مهمة، خطر، مشكلة، إلخ) كيف يجب التعامل معها. على سبيل المثال، لنفترض أنه تم وضع علامة على حالة كمهمة. في هذه الحالة، فهذا يعني أنها لم تكتمل بعد ولكن يجب أن تكتمل في غضون الأسبوع أو الأسبوعين المقبلين على الأكثر؛ بينما إذا تم وضع علامة عليها كاقتراح تحسين فهذا يعني أنك ستحتاج إلى اتخاذ إجراء بشأنها في مرحلة ما ولكن ليس بالضرورة أن تفعل ذلك الآن.
قضايا التحسين
إدارة المشروع مهمة معقدة تتطلب الكثير من الوقت والجهد. ولهذا السبب، غالبًا ما يضطر مديرو المشاريع إلى التعامل مع المشكلات التي تُترك دون حل أو لا تحظى بالاهتمام الكافي.
سجل المشكلات هو أداة يستخدمها مديرو المشاريع لتسجيل حالة المشكلات وحلها. يمكن استخدام هذا السجل من قبل أي شخص في المؤسسة يحتاج إلى معرفة موضوع ما أو يريد التأكد من معالجة مشكلة ما.
لاستخدام سجل المشكلات بفعالية، عليك اتباع الخطوات التالية: قم بإنشاء قالب لسجل المشكلات حتى يعرف الجميع المعلومات التي يجب تضمينها. يجب أن تفكر أيضًا في إنشاء قوالب لكل نوع من أنواع المشكلات حتى يعرف المستخدمون القالب الذي يجب أن يستخدموه عند الإبلاغ عن مشكلة ما. حدد أعضاء فريقك المسؤولين عن إنشاء إدخالات جديدة في السجل أو تحديثها أو إغلاقها (إذا تم حلها). تأكد من أنهم يفهمون ما يجب تضمينه في كل إدخال ومدى صعوبة قيامهم بعملهم إذا لم يكن لديهم إمكانية الوصول إلى معلومات دقيقة حول المشكلات المفتوحة!
أهداف إدارة المشكلات
سجل المشكلات هو قائمة بالمشكلات التي تم تحديدها في المشروع. الخطأ الشائع الذي يرتكبه مديرو المشاريع هو محاولة حل كل مشكلة بمجرد العثور عليها. قد يكون هذا غير فعال للغاية وغالبًا ما يؤدي إلى إهدار الوقت والجهد.
الهدف من إدارة المشكلات هو حل جميع المشكلات التي تم تحديدها بكفاءة بحيث لا تؤثر على الجدول الزمني أو ميزانية المشروع.
تتضمن بعض الأهداف المهمة لإدارة المشكلات ما يلي: تحديد أولويات المشكلات بناءً على مدى خطورتها وتأثيرها – تشير الخطورة إلى مدى الضرر الذي يمكن أن يلحقه موضوع ما بمشروعك.
على سبيل المثال، لنفترض أنك لم تختر بعد بائعًا لمكون منتج هام، ويمكن أن يوفر بائعان ما تحتاجه. في هذه الحالة، قد يكون أحدهما أكثر تكلفة أو أقل موثوقية من الآخر. يشير التأثير إلى مقدار التأخير أو التجاوز الذي سيحدث إذا بقيت هذه المشكلة دون حل. تأكد من إصلاح جميع المشكلات المحددة قبل المضي قدمًا – إذا تُركت مشكلة ما دون حل، فقد تتسبب في حدوث مشاكل في وقت لاحق من المشروع عندما يحتاج شيء آخر إلى الاهتمام أيضًا (مثل الاختبار). لذلك، من الضروري إصلاح أي مشكلة معروفة قبل الانتقال إلى مهام أخرى.
سجل المشكلات يتتبع المشاكل في المشاريع
يمكن أن يكون سجل المشكلات مفيدًا لتتبع المشاكل في المشاريع. إنها طريقة ممتازة لتتبع ما يجب القيام به ومتى وكيف يتم القيام به.
عادةً ما يتم تتبع المشكلات في سجل المشكلات أو قاعدة بيانات الأخطاء. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتطوير برمجيات، فقد يكون لديك سجل حالة يحتوي على الأخطاء التي أبلغ عنها المستخدمون. أو، إذا كنت تصمم موقعًا إلكترونيًا، فقد يكون لديك سجل مشكلات يتضمن التغييرات التي يجب إجراؤها على الموقع.
نظرًا لأن المشكلات يمكن أن تكون معقدة وتتضمن العديد من الأشخاص الذين يعملون معًا، فمن الضروري تتبع وقت إنشاء كل مشكلة، ومن الذي أنشأها، ومدة بقائها مفتوحة (أي لم يتم حلها بعد)، وما الذي يجب القيام به حيالها وما إلى ذلك.
الخلاصة
تسجيل المشكلات هو إحدى وظائف تتبع المشكلات. كما يُعرف أحيانًا باسم إدارة المشكلات. ومع ذلك، فإن كلا المصطلحين مرادف للاحتفاظ بقائمة بالمشكلات التي يحتاج الفريق إلى حلها. سجل المشكلات هو في الأساس مستودع للمشاكل التي تم تحديدها ولكن لم يتم حلها بعد.
والغرض من تسجيل المشاكل هو لفت الانتباه إلى المشاكل التي تواجه الفريق أو المؤسسة على أمل أن يتم حلها وأن يتمكن الفريق من التركيز على العمل الذي يقوم به. قد يكون ذلك صعبًا في بعض الأحيان لأن هناك الكثير من العناصر التي تحتاج إلى الاهتمام، وقد يتطلب حل بعضها الكثير من الوقت.
ومع ذلك، هذا لا يعني أنه يجب عليك تجاهل عنصر ما إذا كنت تعتقد أنه سيؤثر على عملك؛ يجب تسجيل كل معلومة في حالة تطورها إلى شيء أكثر من مجرد إزعاج.
ما هو سجل المشكلات في إدارة المشاريع؟
About the Author
