ما هو سجل أصحاب المصلحة؟ – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

هل سبق لك أن استخدمت تلك المقولة القديمة “هناك الكثير على المحك” عند الحديث عن تأثير حدث ما على الآخرين؟ تشير كلمة “رهان” إلى شيء يمكن أن تكسبه أو تخسره، فالرهان في مشروع تجاري جديد يعني أنك تريده أن يكون مربحاً. ويمكن أن تكون الحصة في لعبة ما رهاناً على النتيجة النهائية. وضمن أي مشروع، هناك أصحاب مصلحة؛ وهي الكيانات التي يكون لها تأثير على نتيجة المشروع.
وسواء كنت مدير مشروع ممارسًا تسعى إلى تعزيز فهمك لهذه الأداة المهمة أو كنت مدير مشروع جديدًا تستعد لامتحان شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP®)، فإن معرفة من هم أصحاب المصلحة وتوثيق المعلومات الأساسية في سجل سيفيد عملك. دعنا نتعمق ونرى كيفية إنشاء سجل أصحاب المصلحة واستكشاف قيمته.
في هذه الصفحة
من هو صاحب المصلحة؟
تعريف سجل أصحاب المصلحة
فئات سجل أصحاب المصلحة
استخدامات سجل أصحاب المصلحة
فوائد سجل أصحاب المصلحة
سجلات أصحاب المصلحة للجميع
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعرّف على كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
من هو صاحب المصلحة؟
يُعرّف معهد إدارة المشاريع (PMI®) صاحب المصلحة بأنه:
ما يجب أن يتذكره مديرو المشاريع عند تحديد أصحاب المصلحة هو أنه ليس مجرد قائمة بأسماء العاملين مباشرة في المشروع. بل يتطلب الأمر دراسة متأنية لنطاق وعمق النتائج المحتملة للمشروع (إيجابية كانت أم سلبية) لتحديد المنظمات والمجموعات والأفراد المتأثرين بدقة. يجب على مدراء المشروع إجراء بحث لتحديد وفهم أصحاب المصلحة المحتملين. ومن الأمثلة على ثلاث فئات من أصحاب المصلحة
لن يكون لديك نفس أصحاب المصلحة لكل خطة مشروع؛ ومع ذلك، قد يكون من المفيد استخدام نموذج مشترك لكل خطة مشروع. يجب أن تمر بعملية تحديد جميع أصحاب المصلحة من جديد لكل مشروع. حتى لو كان لديك نفس أصحاب المصلحة في مشاريع مختلفة، فإن التوقعات و/أو التأثير على المشروع ستختلف، مما يؤثر على خطة مشروعك. اسأل مديري المشاريع الآخرين عن أمثلة لأصحاب المصلحة الذين حددتهم واطلب من الآخرين مراجعة من حددتهم إن أمكن لضمان عدم إغفال أي منهم.
تعريف سجل أصحاب المصلحة
“سجل أصحاب المصلحة” هو المصطلح الذي يستخدمه معهد إدارة المشاريع لأداة التوثيق التي تسجل معلومات أصحاب المصلحة. على المستوى الأساسي، يوصف سجل أصحاب المصلحة على النحو التالي:
سجل أصحاب المصلحة هو جزء من الخطة العامة للمشروع. يجب إكماله في وقت مبكر من عملية التخطيط وتحديثه مع تطور خطتك لتعكس المشروع. هناك العديد من الأدوات والعمليات المختلفة حول إدارة أصحاب المصلحة، أي تحليل أصحاب المصلحة ومصفوفة تأثير أصحاب المصلحة وسجل أصحاب المصلحة. هذا السجل هو الذي يصبح أداة تخطيط أساسية ومورداً يستخدم طوال مدة المشروع.
فئات سجل أصحاب المصلحة
اعتمادًا على ما إذا كنت مدير مشروع مستقل أو تعمل في شركة صغيرة أو جزءًا من منظمة عالمية، قد تضطر إلى إنشاء السجل الخاص بك أو استخدام نموذج موجود. في جميع الحالات، ستكون هناك مكونات أساسية مرتبة في قائمة بحيث يمكنك الفرز والتصفية إلى البيانات الأساسية. ضع في اعتبارك عناصر البيانات الشائعة هذه لسجل أصحاب المصلحة:
النوع
الاسم
المسمى الوظيفي أو الوصف
داخلي أو خارجي
دور المشروع
التواصل المفضل
التوقعات
التأثير على المشروع
الاستراتيجيات
اعتماداً على بيئة عملك يجب عليك إنشاء فئات مفيدة في السجل لتعكس الاحتياجات المحددة لمشروع معين. في المثال الموضح، لاحظ أن هناك نوعاً مدرجاً في السجل؛ وهذا هو المكان الذي ستلاحظ فيه ما إذا كان صاحب المصلحة منظمة أو مجموعة أو فرداً.
يُستخدم برنامج Microsoft Excel بشكل متكرر لإنشاء هذه السجلات. تتمثل إحدى مزايا استخدام مايكروسوفت إكسل في القدرة على تصفية وفرز فئات السجل الخاص بك لإبراز عناصر مثل أصحاب المصلحة من نوع معين أو تأثير معين.
هناك أسئلة إرشادية يمكن لمديري المشاريع استخدامها عند إنشاء سجل أصحاب المصلحة. يجب تغيير الأسئلة لتتماشى بشكل أفضل مع المشروع والشركة والصناعة والوضع المحدد. وعند مراجعة السجل المكتمل، يجب أن يكون مدير المشروع قادراً على الإجابة عن أسئلة مثل هذه الأمثلة
كم عدد أصحاب المصلحة في المشروع؟
كيف يمكن الاتصال بكل صاحب مصلحة؟
ما أصحاب المصلحة الذين يؤثرون على المشروع بأكمله؟
من هم أصحاب المصلحة الذين يؤثرون فقط على أجزاء معينة من المشروع وأي الأجزاء؟
ما هي تفضيلات التواصل لكل صاحب مصلحة؟
ما هي تفضيلات تردد الاتصال لكل صاحب مصلحة؟
هل هناك روابط أو ترابطات بين أصحاب المصلحة؟
أثناء عمل مدير المشروع على الخطة وسجل أصحاب المصلحة، هناك العديد من النصائح الرئيسية التي يجب تذكرها لضمان الحصول على سجل مفيد لأصحاب المصلحة بشكل أفضل.
لا تضع أي معلومات في السجل من شأنها أن تضر بأي من أصحاب المصلحة. يجب حفظ السجل مع وثائق المشروع الأخرى وإتاحته للقيادة وأعضاء الفريق وفي بعض الحالات لأصحاب المصلحة الآخرين.
استخدامات سجل أصحاب المصلحة
تتمثل القيمة المباشرة لسجل أصحاب المصلحة كدليل للاتصالات الهامة التي تمكن خطة المشروع من المضي قدماً. من المرجح أن يكون أصحاب المصلحة الذين يتم تزويدهم باستمرار بالمعلومات ذات الصلة داعمين للمشروع ويساعدون في تمكين نجاح المشروع.
وللسجل استخدامات أخرى بما في ذلك كأداة لـ “… تخطيط المشروع/البرنامج، وتشكيل الفريق وتطويره، وتحديد معايير النجاح، والاتصالات، والحوكمة، وتحديد المهام والمسؤوليات”. أثناء سعيك للحصول على مدخلات من فريق المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين، فإنك تُظهر قيمة مساهمات الآخرين منذ خطوات التخطيط الأولى. إنه إجراء يمكن أن يكسب ليس فقط المعلومات الخاصة بالسجل، بل ثقة وثقة العاملين في المشروع والمهتمين بنتيجته.
ووفقًا لمصطلحات معهد إدارة المشاريع (PMP®)، وكما هو مذكور في أسئلة اختبار PMP®، فإن سجل أصحاب المصلحة هو مدخل في خطة المشروع وجدوله الزمني وخطة التواصل. كما أنه أداة لإدارة أصحاب المصلحة المتنوعين للمشاريع المعقدة والممتدة.
هل تدرس لامتحان PMP؟
فوائد سجل أصحاب المصلحة
هناك فوائد لإنشاء سجل أصحاب المصلحة، بما في ذلك المعرفة المكتسبة من خلال البحث اللازم. توفر المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) قائمة قوية من الرؤى التي يمكن اكتسابها من خلال البحث عن أصحاب المصلحة وعمل السجل. ومن أمثلة الرؤى التي يمكن اكتسابها ما يلي:
توفر أمثلة الأسئلة من المنظمة الدولية للتوحيد القياسي (ISO) نظرة ثاقبة حول كيفية هيكلة نموذج سجل أصحاب المصلحة لاستخلاص رؤى مهمة حول الروابط والترابط بين الكيانات المختلفة.
سجلات أصحاب المصلحة للجميع
تقليديًا، تندرج سجلات أصحاب المصلحة ضمن أعمال التخطيط لإدارة المشاريع التقليدية (الشلال). ويتم إكمالها في عملية “تحديد أصحاب المصلحة” وتحديثها ضمن عمليتي “التواصل” و”توجيه وإدارة عمل المشروع”. إن المراجعة الدقيقة لدليل PMI® Guide to the Project Management Body of Knowledge of Management (دليل PMBOK® Guide) ستزيد من فهمك لـ “ماذا ومتى” لسجلات أصحاب المصلحة من وجهة نظر العملية.
إذا كنت تعمل في مشروع أو محفظة أعمال، سواءً كان تقليديًا أو رشيقًا، فإن معرفة الغرض من سجل أصحاب المصلحة واستخداماته سيساعدك في عملك كمدير مشروع وفي اجتياز اختبار شهادة PMP®. تذكّر أن الأسئلة يمكن أن تكون موجهة نحو العمليات أو السيناريوهات التي يجب أن تستنتج فيها الخيار الأفضل من بين خيارات متعددة. يمكن لمدير المشروع الذي يقوم بإعداد سجل أصحاب المصلحة والحفاظ عليه بشكل منهجي ودقيق أن يمنع مشاكل التواصل، وهو ما يدعم العمل الفعال بشكل عام.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت