ما هو سجل أصحاب المصلحة؟

هل فكرت يومًا في الوزن الكامن وراء عبارة “الكثير على المحك”؟ إنها ليست مجرد تعبير مجازي؛ فهي تعكس المكاسب أو الخسائر المحتملة في أي موقف معين. سواء كان الأمر يتعلق بالاستثمار في مشروع جديد أو المراهنة على نتيجة لعبة ما، فإن الرهانات تحدد مشاركتنا واهتمامنا. أصحاب المصلحة في إدارة المشروع – هم الأشخاص الذين سيتأثرون بنتيجة المشروع. ويُعد فهم دورهم وتوثيق تفاصيلهم في سجل أصحاب المصلحة أمرًا محوريًا لكل من مديري المشاريع المتمرسين الذين يتطلعون إلى صقل مهاراتهم والوافدين الجدد الذين يستعدون لامتحان شهادة PMP®.
لذا، وبدون مزيد من اللغط، دعونا ندخل عالم سجلات أصحاب المصلحة ونكتشف أهميتها.
ما هو “سجل أصحاب المصلحة”؟
“سجل أصحاب المصلحة” هو أداة توثيق مهمة تسجل جميع معلومات أصحاب المصلحة. وعادةً ما يكون جزءًا من الخطة العامة للمشروع في مختلف المؤسسات.
من المهم الانتهاء من “سجل أصحاب المصلحة” في وقت مبكر من مرحلة التخطيط والحفاظ على تحديثه مع تقدم المشروع. إلى جانب ذلك، هناك العديد من الأدوات والعمليات، مثل تحليل أصحاب المصلحة، ومصفوفة تأثير أصحاب المصلحة، وسجل أصحاب المصلحة، وهي جزء لا يتجزأ من إدارة أصحاب المصلحة. ومن بين هذه الأدوات، يبرز سجل أصحاب المصلحة كأداة تخطيط مركزية، حيث يعمل كمورد حيوي طوال دورة حياة المشروع.
وفي الوقت نفسه، يتضمن سجل أصحاب المصلحة المعلومات التالية عن جميع أصحاب المصلحة. الأسماء الألقاب الأدوار الأدوار الاهتمامات السلطة المتطلبات التوقعات نوع التأثير
ما هي أنواع أصحاب المصلحة؟
دعونا نفهم الفئات المتنوعة من أصحاب المصلحة ونتعمق في الاحتياجات والاهتمامات الخاصة بكل مجموعة. الهدف من ذلك هو التعاطف مع وجهات نظر أصحاب المصلحة المختلفين وفهم متطلباتهم المميزة.
العملاء
العملاء هم شريان الحياة للشركات، وبالتالي فهم أصحاب مصلحة كبيرة في المنتجات أو الخدمات المقدمة. فهم يتأثرون بشكل مباشر بالجودة والموثوقية والقيمة التي تقدمها الشركات. على سبيل المثال، يعهد ركاب شركات الطيران بسلامتهم وراحتهم إلى خدمات شركة الطيران أثناء رحلتهم. وعلاوة على ذلك، يتوقع العملاء خدمة عملاء ممتازة واستجابة لاحتياجاتهم واهتماماتهم.
الموظفون
الموظفون هم أصحاب مصلحة حيوية حيث أنهم يعتمدون على الشركات في معيشتهم، بما في ذلك الدخل والمزايا والأمان الوظيفي. بالإضافة إلى التعويض المالي، يعطي الموظفون أيضًا الأولوية لعوامل مثل السلامة في مكان العمل، والرضا الوظيفي، وفرص التطوير الوظيفي، وبيئة العمل الداعمة. في الصناعات التي تنطوي على عمل بدني أو ظروف عمل خطرة، تصبح سلامة الموظفين ذات أهمية قصوى، ويجب على الشركات إعطاء الأولوية للتدابير التي تضمن رفاهية القوى العاملة لديها.
المستثمرون
يوفر المستثمرون، بما في ذلك المساهمون وأصحاب الديون وأصحاب رؤوس الأموال، رأس المال الضروري للشركات مع توقع الحصول على عوائد استثمارية مرضية. ويسعى المساهمون، على وجه الخصوص، إلى تحقيق أقصى قدر من العوائد من خلال زيادة رأس المال وتوزيعات الأرباح. كما يهتم المستثمرون أيضاً بنمو الشركات واستدامتها على المدى الطويل، حيث يهدفون إلى تأمين مصالحهم المالية على مر الزمن.
الموردون والبائعون
يعتبر الموردون والبائعون ضروريين لمنظومة الأعمال التجارية، حيث يقومون بتوريد السلع والخدمات اللازمة للعمليات. فهم يعتمدون على الشركات لتوليد الإيرادات ويسعون إلى إقامة شراكات موثوقة ومفيدة للطرفين. قد يعطي الموردون الأولوية للمدفوعات في الوقت المناسب، والمعاملة العادلة، والطلب الثابت على المنتجات أو الخدمات. علاوةً على ذلك، قد يهتم الموردون باستدامة شركات التوريد وممارساتها الأخلاقية لضمان توافقها مع قيمها ومبادئها.
المجتمعات المحلية
تتأثر المجتمعات بوجود وأنشطة الشركات العاملة داخلها. فهي تسعى إلى تحقيق آثار اجتماعية واقتصادية إيجابية مثل خلق فرص العمل والتنمية الاقتصادية وتحسين البنية التحتية. كما تتوقع المجتمعات أيضاً من الشركات إظهار المسؤولية البيئية من خلال تقليل التلوث والحفاظ على الموارد الطبيعية ودعم مبادرات الاستدامة. علاوة على ذلك، يتم تشجيع الشركات على المشاركة مع المجتمعات المحلية من خلال العمل الخيري والتطوعي والمبادرات الاجتماعية لتعزيز النوايا الحسنة والدعم المتبادل.
الحكومات
تلعب الحكومات دوراً حاسماً في تنظيم الأعمال التجارية لضمان الامتثال للقوانين واللوائح والمعايير. فهي تجمع الضرائب من الشركات والأفراد لتمويل الخدمات العامة ومشاريع البنية التحتية. كما تهدف الحكومات أيضاً إلى تعزيز الاستقرار الاقتصادي والنمو الاقتصادي من خلال تنفيذ سياسات تدعم الشركات وتحفز الاستثمار وتخلق فرص عمل. يجب على الشركات أن تتعامل مع المتطلبات التنظيمية والالتزامات الضريبية والعلاقات الحكومية للحفاظ على علاقات إيجابية مع الجهات الحكومية والمساهمة في تحقيق الازدهار الاقتصادي العام.
اقرأ المزيد:أنواع أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع
ما هو نموذج سجل أصحاب المصلحة؟
يحدد سجل أصحاب المصلحة دائمًا جميع أصحاب المصلحة في مشروع معين، ومشاركتهم في المشروع واهتماماتهم وتأثيرهم، بما في ذلك تفضيلات التواصل الخاصة بهم. ومع ذلك، يمكن أن تكون هذه العملية مربكة بعض الشيء للمبتدئين والمحترفين الطموحين الذين انضموا للتو إلى مؤسساتهم. لهذا السبب قمنا بتنسيق بعض نماذج سجل أصحاب المصلحة للرجوع إليها بشكل أفضل في هذا السياق.
ما هو الغرض من سجل أصحاب المصلحة؟
يُستخدم سجل أصحاب المصلحة كأداة توثيق شاملة، حيث يتم من خلاله تسجيل الأفراد أو الكيانات المتأثرة بالمشروع وتوضيح تأثيرهم وتأثيرهم. وبعيدًا عن مجرد التوثيق، يصبح هذا السجل أداة محورية لتخطيط المشروع وتشكيل الفريق وتطويره. علاوة على ذلك، فهي تحدد معايير النجاح وبروتوكولات التواصل وهياكل الحوكمة ومختلف المهام والمسؤوليات المتعلقة بالمشروع. إن سجل أصحاب المصلحة الذي يتم إعداده بدقة، والذي يتم البدء به في وقت مبكر من المشروع ومراقبته باستمرار، يعزز بشكل كبير من إمكانية نجاح المشروع من خلال تعزيز المشاركة الفعالة لأصحاب المصلحة
يخدم سجل أصحاب المصلحة عدة أغراض أساسية تحديد الهوية: يساعد في تحديد جميع الأفراد أو المجموعات أو المنظمات المتأثرة بالمشروع أو القادرة على التأثير على نتائجه. من خلال فهرسة أصحاب المصلحة وسماتهم، يفهم فريق المشروع بشكل شامل من يجب إشراكهم وإدارتهم طوال دورة حياة المشروع. التحليل: يقدم تحليلاً شاملاً لاهتمامات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم وتأثيرهم وتأثيرهم المحتمل على المشروع. تمكّن هذه الرؤية مديري المشروع من تخصيص استراتيجيات التواصل وخطط المشاركة لإدارة علاقات أصحاب المصلحة بفعالية. التواصل: يساعد سجل أصحاب المصلحة في صياغة خطة تواصل توضح بالتفصيل كيف ومتى ستتم مشاركة معلومات المشروع مع أصحاب المصلحة. ومن خلال التعرف على تفضيلات أصحاب المصلحة واحتياجاتهم في مجال التواصل، تضمن فرق المشروع نشر المعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب. المشاركة: يساعد في تحديد أولويات أصحاب المصلحة بناءً على مستوى تأثيرهم وتأثيرهم على المشروع. هذا الترتيب للأولويات يمكّن مديري المشروع من تركيز جهودهم في المشاركة على أصحاب المصلحة الرئيسيين القادرين على التأثير بشكل كبير على نجاح المشروع. إدارة المخاطر: من خلال تحديد أصحاب المصلحة في وقت مبكر وفهم اهتماماتهم، يمكن لفرق المشروع معالجة المخاطر المحتملة المرتبطة بإدارة أصحاب المصلحة بشكل استباقي. يساعد هذا النهج الاستباقي في تخفيف حدة النزاعات وحل المشكلات وحشد دعم أصحاب المصلحة للمشروع.
راجع أيضًا:كيف يمكن تحديد وإدارة أصحاب المصلحة في المشروع؟
الخلاصة
تُعد سجلات أصحاب المصلحة جزءًا لا يتجزأ من مرحلة التخطيط في منهجيات إدارة المشاريع التقليدية، مثل الشلال. يتم إنشاؤها في البداية خلال عملية “تحديد أصحاب المصلحة” ويتم تحديثها لاحقًا خلال عمليتي “التواصل” و”توجيه وإدارة عمل المشروع”. يوفر التعرف على دليل PMI® Guide to the Project Management Body of Knowledge of Management (دليل PMBOK® Guide) نظرة ثاقبة على توقيت وأهمية سجلات أصحاب المصلحة في عمليات إدارة المشروع.
وسواء كنت منخرطًا في مشروع تقليدي أو رشيق أو في عمل المحفظة الاستثمارية، فإن فهم الغرض من سجلات أصحاب المصلحة وفائدتها لا يقدر بثمن لمديري المشاريع والمرشحين لشهادة PMP® على حد سواء. يمكّن إتقان سجلات أصحاب المصلحة مديري المشاريع من التخفيف من تحديات التواصل بشكل استباقي وتعزيز الكفاءة والفعالية في تنفيذ المشروع. ومع ذلك، فإن المشكلة تكمن في اختيار منصة تقدم دورات فعالة واحترافية. إحدى هذه المنصات هي SPOTO. سجّل للحصول على دورة شهادة PMP® من هنا وكن محترفًا في سجلات أصحاب المصلحة® في وقت قصير!
الأسئلة المتداولة (FAQs) كيف يمكن لأصحاب المصلحة التأثير على نتائج المشروع، ولماذا من المهم تحديد تأثيرهم بفعالية؟
يمكن لأصحاب المصلحة التأثير على نتائج المشروع من خلال وسائل مختلفة، مثل سلطة اتخاذ القرار وتخصيص الموارد ودعم مبادرات المشروع. إن فهم وإدارة تأثيرهم أمر بالغ الأهمية لضمان التوافق مع أهداف المشروع والتخفيف من النزاعات أو العقبات المحتملة. ما هي بعض التحديات الشائعة التي قد يواجهها المرء عند إدارة أصحاب المصلحة؟
تعد المصالح المتضاربة وحواجز التواصل ومقاومة التغيير من التحديات الشائعة في إدارة أصحاب المصلحة. يمكن لمديري المشاريع التغلب على هذه التحديات من خلال تعزيز قنوات التواصل المفتوحة وبناء الثقة ومعالجة مخاوف أصحاب المصلحة بشكل استباقي. كيف تتطور توقعات أصحاب المصلحة طوال دورة حياة المشروع؟
قد تتطور توقعات أصحاب المصلحة مع تقدم المشروع، متأثرةً بالتغيرات في العوامل الخارجية أو مراحل المشروع أو المتطلبات الناشئة. يجب على مديري المشروع تقييم احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم بانتظام، وتعديل استراتيجيات التواصل، وإعادة تنظيم أهداف المشروع لضمان استمرار رضا أصحاب المصلحة. ما هي الأمثلة على استراتيجيات إشراك أصحاب المصلحة الناجحة التي تم تنفيذها في مشاريع العالم الحقيقي؟
قد تشمل استراتيجيات إشراك أصحاب المصلحة الناجحة جلسات استشارية لأصحاب المصلحة، وتحديثات منتظمة للتقدم المحرز، ومجالس استشارية لأصحاب المصلحة، وخطط تواصل مصممة خصيصاً. تعمل هذه الاستراتيجيات على تعزيز الشفافية والشمولية والتعاون، مما يعزز العلاقات الإيجابية وتأييد أصحاب المصلحة. كيف يمكن لمديري المشاريع قياس فعالية جهود إشراك أصحاب المصلحة؟
يمكن لمديري المشاريع قياس فعالية إشراك أصحاب المصلحة من خلال مقاييس مثل استبيانات رضا أصحاب المصلحة، وآليات التغذية الراجعة، ومعدلات مشاركة أصحاب المصلحة في أنشطة المشروع. وعلاوة على ذلك، توفر المؤشرات النوعية، مثل مستويات الثقة والقيمة المتصورة للمشروع، رؤى حول تصورات أصحاب المصلحة ومستويات مشاركتهم.