ما هو دور كل نوع من أنواع العقود في إدارة المشاريع؟ | مدير المشروع

ما هو دور كل نوع من أنواع العقود في إدارة المشاريع؟
نحن نعلم أنه في كل يوم، يتم تنفيذ العديد من المشاريع وأعمال البنية التحتية في جميع أنحاء العالم. يمكن أن تكون هذه المشاريع من أي نوع بدءًا من البرمجيات والبناء والاتصالات إلى المشاريع العلمية والنفط والغاز. ويشترك في كل مشروع أصحاب المصلحة/العملاء والبائع/البائع/المورّد. وبعبارة أخرى، يتم بدء كل مشروع من قبل منظمة يجب أن يدعمها الموردون لتلبية الاحتياجات المختلفة للمشتريات. في إدارة مشتريات المشروع، يُطلق على هذين الطرفين بشكل عام اسم “المشتري” و “البائع”. ويسمى الاتفاق بين الاثنين “العقد”.
المصدر: https://twproject.com/blog/project-life-cycle-phases-and-characteristics/
العقود جزء أساسي من إدارة المشتريات. نظرًا لأنها رسمية، فإنها تنشئ التزامًا قانونيًا بين المشتري والبائع. العقود ضرورية لإدارة المشروع لأنها توفر الراحة لكلا الجانبين. فمن خلال إدارة المخاطر التي تنطوي عليها عمليات الشراء. العقد مطلوب لتقاسم وتحمل مسؤوليات الفرد في إنجاز المشروع. ويكون ذلك أكثر في المشاريع الكبيرة والمعقدة. تساعد ممارسات الشراء الجيدة الشركات على زيادة ربحيتها.
في هذه المقالة، هناك محاولة لإلقاء المزيد من الضوء على المشتريات وكذلك على إدارة العقود. إنه لجعل المهنيين يفهمون ويكونون على دراية بالعمليات التعاقدية وأنواعها.
مدير المشروع
وفقًا للقسم 3.2 من الإصدار السادس من PMBOK (صفحة 91)، فإن مدير المشروع هو الشخص الذي يقود الفريق المسؤول عن تحقيق أهداف المشروع. تقوم المنظمة المنفذة بتعيين مدير للمشروع.
وبناءً على مستوى السلطة، يقوم مدير المشروع بأداء العديد من الأدوار. تقوم العديد من المنظمات بناءً على حجم المشروع ومدى تعقيده، بتعيين “مدير مشروع تعاقدي”. يختلف دور مدير المشروع التعاقدي اختلافاً كبيراً عن دور مدير المشروع.
مدير العقد:
يلعب مدير مشروع العقد (يشار إليه أيضًا باسم مدير العقد) دورًا مهمًا للغاية بالنسبة للمؤسسة. فهو/هي يدير العقود طوال فترة المشاريع ودورة حياتها. وفي كثير من الأحيان، يلعب أيضًا دور الشخص الذي يقوم بدور حلقة الوصل بين الشركات والموظفين والبائعين والعملاء. فهو يقوم بإنشاء مستودع العقود وهو المسؤول الوحيد عن الحفاظ على جميع السجلات التعاقدية. تستخدم الشركة هذه السجلات لمشاريعها، والتي تصبح في النهاية جزءًا من إدارة السجلات.
تشمل بعض المسؤوليات الرئيسية على سبيل المثال لا الحصر:
صياغة العقد وتطويره والتفاوض بشأنه وتنفيذه.
وضع السياسات والإجراءات الخاصة بالعقد وضمان فعاليتها.
شخص لياونينغ وميسر للعقود.
إدارة العقود وإغلاقها طوال مدة المشروع.
إنشاء مستودع للعقود وتحديثه بشكل دوري.
إدارة العقود:
“العقد” كما يحدد المصطلح هو اتفاق بين طرفين بشكل عام. أما في إدارة المشاريع، فهو اتفاق رسمي بين المشتري والبائع (يشار إليه في كثير من الأحيان باسم المورد). ويتم الاتفاق على شراء السلع والخدمات المطلوبة للمشروع المتفق عليه. يجب إعداد هذه الوثيقة من قبل مدير المشروع (أو مدير مشروع العقد إذا تم تعيينه). ويتم ذلك بالتنسيق مع مدير المشتريات خلال مرحلة تخطيط المشروع. يجب أن يتم توثيقها كخطة إدارة المشتريات، وهي جزء من خطة إدارة المشروع الأساسية.
تتعامل إدارة العقود، وهي جزء من إدارة المشروع، مع البائع/البائع/المورّد (كما هو مذكور في العقد). كما تدير عمليات الشراء وفقاً للشروط والأحكام المنصوص عليها في “العقد”. يتم الاتفاق على الشروط والأحكام بشكل متبادل بين البائع والمشتري.
إدارة العقود هي فن وعلم إدارة الاتفاق التعاقدي طوال عملية التعاقد.
على الرغم من أن العقود في كثير من الأحيان تكون بسيطة ومباشرة، إلا أنها أكثر تعقيداً. ويحدث ذلك في المشاريع الكبيرة حيث يتم إشراك العديد من المشتريات والموردين.
يجب تصميم/تخطيط عقد الشراء كونه وثيقة رسمية بعناية فائقة. كما يجب أن يتم الاتفاق عليه بشكل متبادل لتجنب التعقيدات بين المشتري والبائع. كل ذلك لتنفيذ المشروع بسلاسة لإنجازه في الوقت المناسب.
المصدر: Freepik.com
فيما يلي الإرشادات التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار بشأن عقد المشتريات:
مدى تعقيد عملية الشراء
موقع المشتريات
توافر الموردين/المقاولين
اللوائح المحلية الحاكمة
تساعد الإرشادات المذكورة أعلاه في تحديد نوع العقد المناسب للمشروع المنفذ. وفيما يلي أنواع العقود المتبعة عموماً في إدارة المشاريع.
أنواع العقود:
يتم تصنيف معظم العلاقات التعاقدية بشكل عام على أنها إما:
عقد بسعر ثابت
عقد التكلفة القابلة للسداد
عقد الوقت والمواد
نادراً ما يتم استخدام النوع الثالث من العقود.
كما ذكرنا سابقاً، يحدد نوع المشروع نوع العقد. لذلك، في العديد من المشاريع بناءً على متطلبات الشراء، يتم اختيار نوع أو نوعين من العقود. لتسهيل متطلبات المشروع، يتم دمجهما في عملية شراء واحدة.
1. عقود السعر الثابت:
في هذه الفئة، ينطوي العقد في هذه الفئة على سعر ثابت لمنتج أو خدمة محددة أو النتيجة التي سيتم توريدها/ توفيرها. ويوصى بهذه الأنواع من العقود عندما يكون نطاق الخدمة محدداً ونهائياً تماماً.
فيما يلي الأنواع المختلفة لعقود السعر الثابت المستخدمة في إدارة المشاريع:
السعر الثابت الثابت الثابت (FFP):
يتم تحديد أسعار السلع والخدمات ولا تخضع أبدًا للتغيير إلا إذا تم تغيير النطاق والاتفاق عليه بشكل متبادل. وهذا النوع مفضل في الغالب للمؤسسات المشترية. لأن نطاق شراء السلع يبقى دون تغيير ويحدث الشراء المتكرر.
رسوم حوافز الأسعار الثابتة (FPIF):
يتم تحديد سقف السعر، ويحتاج البائع إلى تنفيذ واستيفاء متطلبات العقد ضمن هذا السعر. وتقع جميع التكاليف التي تزيد عن سقف السعر على عاتق البائع. ويمنح هذا النوع كلاً من المشتري والبائع بعض المرونة في الأداء مع حوافز فنية. وترتبط الحوافز بتحقيق المقاييس المتفق عليها مثل التكلفة والجدول الزمني والخبرة الفنية للبائع.
السعر الثابت مع تعديلات الأسعار الاقتصادية (FPEPA):
وهي مناسبة عندما يتم تنفيذ العقود في بلدان مختلفة ويتم الدفع بعملة مختلفة. وأيضاً، إذا استمر عمل البائع لبضع سنوات (3-5 سنوات عموماً) يكون هذا العقد مناسباً. يمنح هذا العقد خياراً لإجراء تعديلات في الدفعة النهائية المحددة مسبقاً على النحو المتفق عليه في العقد. يمكن أن يكون ذلك بسبب تغير الظروف مثل تضخم الأسعار (قد تزيد أو تنقص) على سلع معينة.
2. عقود استرداد التكاليف:
ينطوي هذا النوع من العقود على سداد التكاليف (مدفوعات مقابل العمل المنجز) للتكاليف المتكبدة أثناء إنجاز العمل التعاقدي. وهو إلى جانب رسوم محددة مسبقاً تمثل ربح البائع. ويوصى به إذا كان من المتوقع أن يتغير نطاق العمل خلال فترة العقد.
المصدر: Freepik.com
يشمل هذا النوع من العقود:
التكلفة زائد الرسوم الثابتة (CPFF):
يحصل البائع على جميع التكاليف المسموح بها المتفق عليها في العقد. ويحصل البائع أيضاً على دفعة رسوم ثابتة، يتم احتسابها كنسبة مئوية من التكاليف التقديرية الأولية للمشروع. ما لم يتغير نطاق المشروع، تظل هذه الرسوم دون تغيير.
رسوم التكلفة بالإضافة إلى رسوم الحوافز (CPIF):
يحصل البائع على تعويضات عن جميع التكاليف المتكبدة في أداء العمل المتفق عليه في العقد. وبناءً على التكاليف النهائية المتكبدة (أكبر أو أقل من التكلفة الأولية المخطط لها)، يتقاسم كل من المشتري والبائع نفقاته. وتستند المشاركة إلى صيغة تقاسم التكاليف المتفق عليها مسبقاً. بشكل عام، تكون بشكل عام عبارة عن تقاسم 80/20 على التكاليف المستهدفة بناءً على الأداء الفعلي للبائع.
رسوم التكلفة بالإضافة إلى رسوم الجائزة (CPAF):
في هذا النوع، يحصل البائع في هذا النوع على تعويضاته المشروعة. ولكن يتم استلام غالبية الرسوم عند استيفاء بعض الأداء الفني/الموضوعي المحدد مسبقاً في العقد. ويعتمد ذلك فقط على تحديد المشتري وأداء البائع.
3. عقود الوقت والمواد (T&M):
هذا نوع هجين من العقود يجمع بين ميزات العقود الثابتة وعقود استرداد التكاليف. وغالباً ما يستخدم هذا النوع من العقود عندما لا تكون المتطلبات التعاقدية (النطاق) معروفة/محددة. كما أن هذا النوع من العقود مناسب لاقتناء/توظيف الخبراء وموظفي المشروع المطلوبين لفترة معينة.
الخاتمة:
بهذا، تكون قد فهمت مفهوم إدارة مشتريات المشاريع، والعمليات التي تنطوي عليها عملية الشراء، والأساليب، وكل ما يتعلق بإدارة العقود.
من المفهوم أن العقود تساعد كلاً من المؤسسة المنفذة (المشتري) ومزود الخدمة (البائع) في التخفيف من المخاطر في جميع أنواع المشتريات. كما أنها تدعم كليهما في تحقيق الربحية من خلال اختيار نوع العقد المناسب. وتوجد عقود بين صاحب العمل والموظف إذا كان مطلوباً التوظيف على أساس مؤقت.
ويؤدي مدير المشروع أو مدير العقود أو مدير المشتريات في كثير من الأحيان الدور الهام في التفاوض وجلب البائعين/الموردين/البائعين المنافسين والفعالين من حيث التكلفة باستخدام مهاراتهم واختيار المنهجية المناسبة في تحقيق أهداف المشروع.
وأخيراً، تجعل العقود كلاً من المشتري والبائع يلتزم بالقانون.