ما هو خط الأساس للنطاق؟ المكونات والأمثلة والقوالب

المشاريع عبارة عن جهود مؤقتة يتم اتخاذها لتحقيق النتائج المرجوة. يتم اتخاذ الجهود المؤقتة بناءً على مدخلات من العديد من أصحاب المصلحة الذين يحددون متطلباتهم وتوقعاتهم للمشروع. يكاد يكون من المستحيل إرضاء جميع أصحاب المصلحة في المشروع أو تلبية جميع توقعاتهم خلال الجدول الزمني القصير للمشروع. وذلك لأن العملاء وأصحاب المصلحة يحبون تصور التطور التدريجي للنتيجة مع استمرار الفريق في بناء متطلبات المشروع. لتجنب الفوضى أو الخلل الناجم عن هذه الرؤية المتزايدة باستمرار وأذواق أصحاب المصلحة في المشروع، يحتاج مدير المشروع إلى استخدام مفهوم قوي لإدارة المشاريع. في هذه المقالة اليوم، سنراجع كل شيء عن هذا المفهوم، أي ما هو خط الأساس للنطاق، وما هي أهميته، وكيف يتم بناؤه، وإيجابيات وسلبيات استخدامه، وكيفية تطوير خط أساس للنطاق في المشروع. لذا، دعونا نبدأ رحلة مشروعنا الآن!
ما هو نطاق الخط الأساسي في إدارة المشاريع؟
يحدد خط الأساس لنطاق المشروع الحدود الرسمية والمتفق عليها أو الحدود التي يجب تضمينها في تسليم المشروع. لفهم خط الأساس لنطاق المشروع بوضوح، دعونا أولاً نتعرف على نطاق المشروع، والذي يتألف من عنصرين رئيسيين نطاق المنتج (الأنشطة التي تتم لبناء ميزات ووظائف المنتج وفقًا للمتطلبات المحددة، أي الناتج) ونطاق المشروع (العمل الذي يتم إجراؤه لإنشاء الناتج، أي العمل والأساليب والعمليات لإنشاء مخرجات المشروع) والتي تشكل معًا النطاق الإجمالي الذي يجب تحديده كخط أساس، أي تعيينه كمرجع أو تجميده أثناء تخطيط المشروع لاستخدامه كمعيار أو نقطة مقارنة لتوجيه تنفيذ المشروع. يعمل خط الأساس لنطاق المشروع في إدارة المشروع كاتفاق رسمي بين الفريق وأصحاب المصلحة، أي أن أي تغييرات يجب أن تمر بعملية إدارة تغيير رسمية تستند إلى المراجعات والموافقات. هذه هي أهمية خط الأساس لنطاق المشروع وكيف يساعد في حماية المشروع من التوسع في نطاقه والانحراف عن الأنشطة المخطط لها.
تحضرك دورات تدريب إدارة المشاريع بالأساسيات اللازمة لأدوار وشهادات إدارة المشاريع، لذا انضم إلينا اليوم وتعلم من خبراء الصناعة.
لماذا تعتبر خطوط الأساس لنطاق المشروع مهمة؟
يعد النطاق أحد القيود الرئيسية لإدارة المشاريع، إلى جانب الجدول الزمني والتكلفة.
تشكل خطوط الأساس لنطاق المشروع أدوات مهمة لأي مشروع لإنشاء عمليات التحكم في التغيير وتجنب أخطاء إدارة المشاريع بعدة طرق، مثل:
تعمل خطوط الأساس للنطاق على إيجاد التوافق بين أصحاب المصلحة في المشروع والفريق، مما يؤدي إلى توافق من أعلى إلى أسفل بشأن الأهداف والمنتجات النهائية
يساعد في إدارة المخاطر من خلال تقليل فرص التوسع في النطاق وتأثيراته السلبية على المشروع.
وضع الأساس لعملية إدارة التغيير الرسمية والمتفق عليها في المشروع.
يشكل معيارًا لأداء المشروع، أي أن الخطوط الأساسية التي تم إنشاؤها في التخطيط تُستخدم للقياس مقابل الأرقام الفعلية لفهم أداء المشروع والاختلافات.
هل أنت جديد في إدارة المشاريع، أو ليس لديك أي خبرة في إنشاء بيان نطاق المشروع؟ لا تقلق؛ فالخبراء هنا لمساعدتك مع شهادة PMP من SPOTO، لن تخضع فقط لمواقف افتراضية للتعامل مع سيناريوهات المشروع الحية، بل ستبني أيضًا مفاهيمك بوضوح.
ما هو نطاق خط الأساس المستخدم؟
إن نطاق الخط الأساسي في إدارة المشاريع، كما رأينا أعلاه، يستخدم في المقام الأول لتعزيز نموذج حوكمة المشروع من خلال:
التحكم وقياس النجاح: يساعد نطاق المشروع في تقييم أداء المشروع ويوفر مقاييس لقياس نجاح المشروع ووضع مقاييس للتحكم في الاختلافات وإعادة المشاريع إلى المسار الصحيح.
توثيق اتفاق أصحاب المصلحة بشأن النطاق: لا يمكن تحديد النطاق الأساسي إلا بعد موافقة أصحاب المصلحة، مما يعني الحصول على الموافقة والموافقة على تقييد نطاق المنتج والمشروع ضمن الحدود المحددة.
أساس تقييمات التحكم في التغيير: يدعو خط الأساس للنطاق إلى فرز أي طلبات أو تحسينات جديدة ومراجعتها من خلال عملية التحكم في التغيير المعمول بها وتقييم التفاصيل الدقيقة قبل قبول أي تغييرات، مما يؤدي إلى الحد الأدنى من التأثير على خطوط الأساس الأخرى للمشروع.
الحماية ضد الزحف النطاقي: مع وجود عملية فعالة وراسخة للتحكم في التغيير، فإن خطر الزحف النطاقي، أي التغييرات غير المنضبطة في المشروع، يصل إلى الحد الأدنى، مما يساعد أيضًا في إدارة التوقعات السلبية لأصحاب المصلحة، إن وجدت.
احصل على فهم شامل لكيفية استفادة مديري المشاريع من خط الأساس للنطاق في المشاريع والتركيز على تقليل المبالغة في الثناء على العميل. احصل على شهادة PRINCE2 الشهيرة والتفاعلية اليوم.
مكونات خط الأساس للنطاق
يعد نطاق المشروع الأساسي جزءًا أساسيًا من تخطيط المشروع ويتضمن المكونات الرئيسية التالية:
بيان نطاق المشروع: والذي يسرد النتائج الملتزمة والأهداف المحددة مسبقًا لتحديد احتياجات المستخدم والحدود التي يمكن من خلالها تلبية هذه الاحتياجات
هيكل تقسيم العمل: تفكيك العناصر النهائية إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة لتحديد كيفية تحقيق احتياجات المستخدم وربط العناصر بترتيب هرمي
قاموس WBS: يحدد العناصر النهائية مع المهام والأنشطة ذات الصلة لربط العنصر الأعلى بالعنصر الأدنى من أجل التجميع والتعريف والتحكم في التسليم.
تساعد المكونات المذكورة أعلاه لخط الأساس للنطاق في تجميع خط الأساس للنطاق في مرحلة تخطيط المشروع لإنشاء إرشادات نطاق المشروع للتنفيذ. يسعى بيان نطاق المشروع إلى تحديد المتطلبات من المنتج ونطاق المشروع لصياغة المخرجات المتفق عليها وما لن يتم القيام به/أدائه صراحة كجزء من المشروع. يصبح هذا التمييز بين النطاق بالغ الأهمية أثناء مرحلة تنفيذ المشروع ويساعد في فرض طلبات التغيير وفقًا لعملية إدارة التغيير المحددة. فيما يتعلق بعمليات إدارة المشروع، يصبح خط الأساس للنطاق ناتجًا عن عملية إنشاء هيكل تقسيم العمل وبالتالي يستخدم قاموس هيكل تقسيم العمل WBS كمدخل أساسي.
كيفية تطوير نطاق أساسي لمشروعك؟
بعد أن فهمنا ما هو خط الأساس للنطاق وما هي مكوناته الرئيسية، اسمحوا لي الآن أن أشرح الخطوات المتبعة في فهم كيفية إنشاء خط أساس للنطاق للمشروع.
1. تطوير بيان النطاق: الخطوة الأولى هي تطوير بيان النطاق الذي يتضمن تفاصيل المنتجات النهائية وأهداف المشروع، وهي:
أهداف المشروع
مخرجات المشروع
قائمة العناصر المضمنة/المستبعدة من المنتجات النهائية
معايير القبول
أي مخرجات/أنشطة داعمة أخرى
الافتراضات والقيود المعروفة حاليًا
2. إنشاء هيكل تقسيم العمل: تتضمن الخطوة التالية إنشاء هيكل تقسيم العمل وقاموس هيكل تقسيم العمل المقابل لتحليل نطاق المشروع إلى مهام وأنشطة ونسج التسلسل الهرمي معًا لتعزيز إطار التسليم. من خلال إنشاء تسلسل هرمي لهيكل تقسيم العمل، يساعد مدير المشروع في إنشاء حسابات التحكم وحزم التخطيط وحزم العمل ذات الصلة، وتحديد التسلسل الهرمي ثنائي الاتجاه.
3. إنشاء قاموس هيكل تقسيم العمل: بمجرد تحليل العناصر النهائية إلى تنسيق هيكل تقسيم العمل الهرمي، تتم إضافة تفاصيل إضافية بخصوص الافتراضات المعروفة ومعايير القبول وتفاصيل المهام الدقيقة والمسؤوليات إلى قاموس هيكل تقسيم العمل.
4. الحصول على موافقة أصحاب المصلحة: بعد توثيق النطاق وتحديد تقسيم العمل، فإن الخطوة الأكثر أهمية هي تقديمه لأصحاب المصلحة والحصول على موافقتهم. تختلف طريقة ومستوى ونوع الموافقات على خط الأساس للنطاق وفقًا لميثاق المشروع وإطار الحوكمة. وبصرف النظر عن أصحاب المصلحة الآخرين، فإن راعي المشروع والقيادة العليا هم الأعضاء الرئيسيون الذين يجب عليهم مراجعة وتوقيع تحويل الوثائق المذكورة أعلاه إلى خط أساس رسمي للمشروع.
5. شارك خط الأساس للنطاق مع فريقك: لجمع كل أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة على صفحة مشتركة حول نطاق المشروع والمنتجات النهائية، من المهم توصيل خط الأساس للنطاق إلى الفريق. يساعد هذا في إنشاء محاذاة من أعلى إلى أسفل في المنظمة لتسهيل مرحلة التنفيذ وتجنب التوسع في النطاق وتوضيح عمليات إدارة التغيير.
قالب خط الأساس للنطاق
قد يختلف قالب خط الأساس لنطاق المشروع، والذي يُشار إليه أحيانًا أيضًا باسم قالب نطاق المشروع، من منظمة إلى أخرى، ولكن إليك قالب خط الأساس المشترك للنطاق للرجوع إليه للبدء به:
مثال على خط الأساس للنطاق
ولكي نفهم نطاق العمل الأساسي، دعونا نستخدم مثالاً بسيطاً للغاية لما يوصف ببناء مركبة كهربائية نموذجية.
أ. وصف نطاق المشروع: بناء مركبة كهربائية مستدامة ومنخفضة التكلفة كنموذج هاتشباك بأربعة مقاعد مع سيارة مكشوفة ذات مقعدين توفر وقت إعادة شحن ضئيل (بحد أقصى 15 دقيقة للشحن الكامل)، ونظام تروس قائم على عصا التحكم، ونموذج بطارية قابلة للاستبدال.
ب. مخرجات المشروع
المشتملات:
نموذج هاتشباك مفهوم مع قطع الغيار / الملحقات المطلوبة
بطارية قابلة للاستبدال
معدات الشحن
الاستثناءات:
محطة إرساء البطارية
نظام المعلومات والترفيه
ج. قيود المشروع
توافر تكنولوجيا الشحن
توريد غرفة ختم البطارية عالية الكثافة
الرسوم الجمركية على المواد الخام المستوردة
المتنافسون على وشك إطلاق نموذج جديد التاريخ غير معلن
د. معايير نجاح المشروع
تحسين المبيعات
الطلب على أساس المنطقة
إحالات العملاء
إن ما ورد أعلاه ليس سوى لمحة عن كيفية صياغة خط الأساس لنطاق المشروع؛ فهناك الكثير مما يتعلق بهذا الموضوع. يمكنك فهم هذا الأمر بالتفصيل وبناء خبرة شاملة في إدارة المشاريع من خلال التعلم من دورات التدريب على إدارة المشاريع التي تقدمها SPOTO.
إيجابيات وسلبيات خط الأساس المحدد جيدًا
يتفق المهنيون في مختلف الصناعات بالإجماع على أن وجود خط أساس للمشروع قد لا يكون له أي سلبيات كبيرة ولكنه ينبئ بفوائد متعددة، مثل المساعدة في توضيح أهداف المشروع، وتحديد ما يتم تضمينه وما يتم استبعاده في نطاق المشروع، وتحديد حدود المشاريع. ووفقًا لدراسة أجراها معهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن المشاريع التي تتمتع بعملية إدارة نطاق شاملة مع تحديد الخطوط الأساسية حققت معدل نجاح أفضل مع تأثيرات ضئيلة على قيود المشروع الأخرى.
إن إنشاء خط أساس لنطاق المشروع يفرض مسؤولية إضافية تتمثل في توضيح كيفية التعامل مع تغييرات النطاق وتجنب أي انقطاعات غير مرغوب فيها في المشروع أثناء التنفيذ أو في مراحل لاحقة منه. كما أن وجود خط أساس حازم لنطاق المشروع يمكن أن يحدد توقعات أصحاب المصلحة وفقًا لأولويات المشروع، ويساعد في مواءمة الموارد والاتصالات، وتخفيف المخاطر، وبالتالي تعزيز مشاركة أصحاب المصلحة والثقة.
في أي الصناعات يتم استخدام خطوط الأساس للنطاق؟
إذا سمحت لي بالاقتباس بعبارات بسيطة، فإن أي صناعة تتبع عمليات إدارة المشاريع تقوم ويجب عليها إنشاء خطوط الأساس للمشروع، وبشكل خاص خط الأساس لنطاق المشروع. وتشمل مجالات التطبيق الشائعة لمخرجات عملية إدارة المشاريع الرئيسية هذه ما يلي:
إدارة المشاريع والاستشارات والاستراتيجية
إدارة العمليات
إدارة الفعاليات
صناعة الخدمات وعروض الخدمات
البناء والتصميم والهندسة المعمارية
التغليف
البرمجيات والأجهزة
ومع ذلك، وبغض النظر عن نوع الصناعة، فإن جوهر نطاق العمل الأساسي يظل هو حماية المشروع من التغييرات غير المرغوب فيها وتحقيق التوافق وسط الفوضى.
خط الأساس للنطاق مقابل التوسع في النطاق
إن خط الأساس للنطاق وتوسع النطاق مفهومان مختلفان تمامًا لإدارة المشاريع. وفي حين يشير خط الأساس للنطاق إلى معايرة نطاق المشروع كنقطة مرجعية، فإنه غالبًا ما يتم ذلك لتجنب الأخير، أي توسع النطاق، والذي يعني بالضرورة تغييرات غير محسوبة تؤثر تدريجيًا على المشروع وتخرجه عن مساره من أنشطته المخطط لها في الأصل. وفيما يلي قائمة بالنقاط التي تختلف بين الاثنين:
خاتمة
يحدد نطاق المشروع، إلى جانب الجدول الزمني والتكلفة، مثلث إدارة المشروع، ويحدد التحديات الرئيسية التي قد تفرضها المشاريع إذا لم تتم إدارتها أو التعبير عنها بشكل جيد. تعد خطوط الأساس لنطاق المشروع معايير أساسية للمساعدة في تحقيق الشفافية فيما يمكن اعتباره مدرجًا، أي ضمن النطاق، وما يمكن اعتباره مستبعدًا، أي خارج نطاق المشروع. يتم صياغة خط الأساس للنطاق باستخدام بيان نطاق المشروع (قائمة المخرجات والأهداف)، وهيكل تقسيم العمل (WBS)، وقاموس هيكل تقسيم العمل (WBS)، لتحديد ماهية مخرجات المشروع وكيفية تحقيقها.
إن إنشاء خط الأساس للنطاق وتحديد عملية إدارة التغيير ما هو إلا البداية؛ إذ يجب فحص أداء المشروع بدقة من وقت لآخر للبقاء على نفس الخط وعدم تجاوزه أو مخالفته. إن خط الأساس للنطاق المُدار جيدًا يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في تجنب فخاخ التوسع في النطاق أو التباهي بالنتائج من خلال السماح لفرق المشروع بالتركيز فقط على ما تم الالتزام به، متجاهلين كل الضوضاء الأخرى.