التنظيم والكفاءة والشفافية كلها أمور أساسية للإدارة الجيدة للمشروع. يستفيد كل مشروع من وجود جدول زمني يحدد المهام التي يجب إنجازها. يجب تحديث جداول المشروع بشكل منتظم لتعكس أي تغييرات في الجدول الزمني أو المعالم الرئيسية للمشروع. سيساعد ذلك على ضمان أن الجميع على نفس الصفحة وتحديد ما إذا كان المشروع لا يزال على المسار الصحيح. يختلف عدد مرات تحديث الجدول الزمني حسب الاحتياجات الفريدة لكل مشروع. على سبيل المثال، إذا كان المشروع معقدًا، فقد يلزم تحديثه يوميًا. أما بالنسبة لمشروع أصغر، فقد يحتاج إلى تحديثه أسبوعيًا فقط.
في هذه المقالة، سوف نستكشف ما هو الجدول الزمني للمشروع وفوائد ومتطلبات استخدام واحد في إدارة المشروع.
في هذه الصفحة:
ما هو جدول المشروع؟
أنواع جداول المشروع
متطلبات الجدول الزمني للمشروع
فوائد الجدول الزمني للمشروع
تحديات الجدول الزمني للمشروع
تحديث الجدول الزمني للمشروع
هل يستحق السعي للحصول على شهادة PMI-SP®؟
ملخص
ما هو الجدول الزمني للمشروع؟
الجدول الزمني للمشروع هو أداة يستخدمها مديرو المشاريع لتخطيط الجدول الزمني للمشروع وتتبعه والإبلاغ عن الجدول الزمني للمشروع ومعالمه الرئيسية. الجدول الزمني هو وثيقة حية تحدد جميع المهام التي يجب إكمالها لإنهاء المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، مما يمكّن الإدارة العليا من تعديل الجدول الزمني الأساسي للمشروع حسب الحاجة مع ضمان التوافق لجميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق على التواريخ التقريبية لبدء وانتهاء كل مهمة.
أنواع جداول المشروع
يعد إنشاء جدول زمني مفصل ودقيق للمشروع أحد أهم جوانب الإدارة الناجحة للمشروع. إذا لم يكن الجدول الزمني منظمًا وواقعيًا بشكل جيد، فقد يؤدي ذلك إلى إفساد الجدول الزمني للمشروع بأكمله وربما يتسبب في تجاوز المشروع للميزانية.
في مرحلة مبكرة من عملية تخطيط المشروع، لا ينبغي أن يكون الجدول الزمني مفصلاً للغاية وبدلاً من ذلك يجب أن يركز على المهام والمعالم الهامة. يجب أن يكون الجدول الزمني واسعًا في هذه المرحلة لأن المهام غالبًا ما يتم تعديلها أو إزالتها من المشروع عند الانتهاء من تحديد النطاق. بمجرد اكتمال تخطيط المشروع وتوحيد النطاق، يمكن لمدير المشروع البدء في التعمق في التفاصيل.
فيما يلي ثلاثة أنواع شائعة من الجداول الزمنية للمشروع التي سيستخدمها مدير المشروع:
الجدول الزمني الرئيسي للمشروع:
الجدول الزمني الرئيسي للمشروع هو نوع أكثر تحديدًا من الجداول الزمنية التي تتضمن معلومات حول كل مهمة في المشروع. تحدد الجداول الرئيسية عادةً جميع المخرجات الأساسية في المشروع إلى جانب مكونات العمل اللازمة لإكمال هذه المهام. وعادةً ما يستخدم مديرو المشاريع هذا الجدول الزمني لتتبع التقدم المحرز والتأكد من أن المواعيد النهائية للمشروع تسير على المسار الصحيح. يمكن استخدام مخطط جانت أو المخطط الرئيسي كجدول زمني مفصل للمشروع. ومع ذلك، لا تتضمن هذه المخططات الكثير من المعلومات مثل الجدول الزمني الرئيسي المفصل للمشروع.
المخططات المرحلية
بمجرد أن يبدأ فريق المشروع العمل، فإنه يحتاج إلى تنسيق المهام العديدة التي يتم تنفيذها. ويحتاج مديرو المشاريع إلى طريقة عملية لتصور المشروع وأجزائه العديدة المتحركة، وهنا يكون مخطط المعالم الرئيسية مفيدًا. يمكن للمخطط المرحلي أن يعطي نظرة عامة عالية المستوى للجدول الزمني للمشروع، مما يسمح لك بمعرفة مكان الفريق في الجدول الزمني للمشروع ومدى قربك من تحقيق المرحلة التالية. تعتبر كل من مخططات جانت والمخططات المرحلية أدوات قيّمة لمديري المشاريع وفرق العمل. يعتمد أيهما تستخدمه على تفضيلاتك واحتياجات مشروعك.
مخططات جانت
مخطط جانت هو مخطط شريطي يوضح تواريخ بداية ونهاية كل مهمة في المشروع. يعكس مخطط جانت الجدول الزمني على المحور الأفقي بينما يتم تكديس مهام المشروع على المحور الرأسي. تشبه مخططات جانت المخططات المرحلية؛ فهي تساعد على تصور الجدول الزمني للمشروع وتتبع التقدم المحرز. ومع ذلك، على عكس مخططات المراحل، التي تتضمن فقط المراحل الرئيسية للمشروع، تحتوي مخططات جانت على معلومات أكثر تفصيلاً عن المهام.
هل تدرس لامتحان PMP؟
متطلبات الجدول الزمني للمشروع
في إدارة المشاريع، يقدم الجدول الزمني الرئيسي تفاصيل دقيقة عن كيفية إكمال الفريق للمشروع. يتضمن هذا المستند ما يلي:
تواريخ بداية ونهاية كل مهمة من مهام المشروع
ترتيب المهام التي يجب إكمالها.
التبعيات بين المهام (أي المهام التي يجب إكمالها قبل أن تبدأ المهام الأخرى).
مجموعات المهام
المراحل الرئيسية ومراحل المشروع
الموارد المطلوبة لكل مهمة.
الفرد أو الفريق المعين المسؤول عن كل مهمة.
فوائد الجدول الزمني للمشروع
ليس هناك شك في أن الجدول الزمني هو عنصر حاسم في الإدارة الناجحة للمشروع. فالمشروع الذي لا يحتوي على جدول زمني واقعي ومنظم بشكل جيد معرض لخطر الفشل في الوفاء بالجدول الزمني للمشروع بأكمله ويمكن أن يتسبب في تجاوز المشروع للميزانية. عند النظر في العديد من الأجزاء المتحركة التي ينطوي عليها المشروع، فإن الجدول الزمني للمشروع يوفر لمديري المشروع الفوائد التالية:
يساعد مديري المشروع على تخطيط وتتبع الجدول الزمني للمشروع.
يساعد على توصيل الجدول الزمني للمشروع إلى جميع أصحاب المصلحة.
يمكن أن يساعد في منع المشروع من تجاوز الميزانية.
يمكن أن يساعد في ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد.
تحديات الجدول الزمني للمشروع
كما هو الحال مع العديد من الأدوات الضرورية في إدارة المشروع، يمكن أن تكون هناك تحديات في تطوير وإدارة الجدول الزمني للمشروع. وتشمل هذه التحديات:
قد يستغرق إنشاء جدول زمني مفصل ودقيق وقتاً طويلاً.
قد يلزم تحديث الجدول الزمني بشكل متكرر، مما قد يكون من الصعب مواكبة ذلك.
إذا لم يكن الجدول الزمني منظمًا بشكل جيد، فقد يكون من الصعب استخدامه وقد لا يكون مفيدًا.
تحديث الجدول الزمني للمشروع
كما ذكرنا أعلاه، يجب تحديث الجدول الزمني للمشروع بشكل منتظم ليعكس أي تغييرات في الجدول الزمني أو المعالم الرئيسية للمشروع. عادةً ما يكون الجدول الزمني للمشروع مستندًا حيًا يعكس آخر تحديثات الجدول الزمني لإبقاء جميع أصحاب المصلحة متوافقين والمشروع على المسار الصحيح. يمكن أن يؤدي الجدول الزمني غير المحدّث بأحدث معلومات عن المهام والمراحل الرئيسية إلى تفويت أعضاء الفريق المواعيد النهائية وإرباك توقعات الإدارة العليا. يختلف كل مشروع عن الآخر، مما يعني أن عدد المرات التي يجب فيها تحديث الجدول الزمني يختلف باختلاف احتياجات المشروع.
هل يستحق الأمر السعي للحصول على شهادة PMI-SP®؟
إليك الإجابة المختصرة: نعم.
إن شهادة أخصائي الجداول الزمنية من معهد إدارة المشاريع (PMI-SP) ®PMI تعزز سيرتك الذاتية وتوضح أن لديك المعرفة والمهارات المطلوبة على مستوى الخبراء لإنشاء وإدارة جداول المشروع. وسيساعدك حصولك على شهادة ®PMI-SP على التقدم في منصبك في مجال إدارة المشاريع، سواء كنت تبحث عن فرصة وظيفية جديدة أو كنت تتقدم في وظيفتك الحالية.
إن جدولة المشاريع أكثر بكثير من مجرد استخدام الأدوات والتقنيات لوضع جدول زمني لفريقك. فمع استمرار تحول فرق المشروع إلى فرق افتراضية ومشتتة جغرافياً بشكل متزايد، أصبحت القدرة على تطوير جداول المشروع أكثر قيمة من أي وقت مضى.
وبدلاً من ذلك، سيغطي المعسكر التدريبي لشهادة PMP أيضاً التفاصيل التي تدخل في جدول المشروع، لكنه لن يقدم نفس المعرفة المتعمقة حول هذا الموضوع التي توفرها شهادة PMI-SP®.
ملخص
تُعد جداول المشروع ضرورية لضمان إعداد فرق العمل للنجاح وإنجاز المشاريع في الوقت المحدد وضمن الميزانية المحددة. وبشكل أساسي، فإن الجدول الزمني للمشروع هو جدول زمني يصف المهام التي يجب إكمالها والموارد اللازمة والجدول الزمني الذي سيتم الانتهاء منها في إطاره. هناك العديد من الطرق لإنشاء جدول زمني للمشروع والعديد من أنواع الجداول الزمنية التي يمكن استخدامها طوال فترة المشروع. إن اختيار الطريقة التي ستعمل بشكل جيد لمشروعك وفريقك هو أهم شيء.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
