ما هو توثيق المشاريع وأهميته؟

كجزء من إدارة المشاريع، يعد التوثيق أمرًا ضروريًا لضمان النجاح والتنفيذ السلس. بالنسبة للمهنيين الذين يسعون إلى تعزيز مهاراتهم في إدارة المشاريع، فإن فهم أهمية توثيق المشاريع أمر ضروري. تؤكد شهادة PMP، وهي شهادة اعتماد معترف بها عالميًا لمديري المشاريع، على أهمية توثيق إدارة المشاريع في منهجها. من خلال إتقان تقنيات توثيق المشاريع، يمكن للمهنيين تحسين قدراتهم في تخطيط المشاريع وتنفيذها والتحكم فيها، مما يؤدي في النهاية إلى نتائج ناجحة للمشروع.
سنتناول في هذه المقالة مفهوم توثيق المشاريع وأهميته الهائلة في مجال إدارة المشاريع. مما لا شك فيه أن توثيق المشروع يمثل جانبًا أساسيًا لا غنى عنه في الإدارة الفعالة للمشروع، وينطبق على الأفراد الذين يشغلون أدوارًا تتراوح بين مديري المشاريع وأعضاء الفريق إلى أولئك الذين يطمحون للحصول على شهادة PMP.
ما هو توثيق المشروع؟
وثائق المشروع هي مجموعة منهجية ومنظمة من الوثائق التي يتم إنشاؤها والاحتفاظ بها طوال دورة حياة المشروع. بالإضافة إلى ذلك، تخدم هذه الوثائق أغراضًا مختلفة، مثل التخطيط والتنفيذ والمراقبة وإغلاق المشروع. كما أنها توفر سجلاً مفصلاً للجوانب والقرارات والأنشطة والنتائج الهامة للمشروع. علاوة على ذلك، تعتبر عملية التوثيق ضرورية لإدارة المشروع، حيث توفر الهيكلية والتواصل والمساءلة.
أهمية التوثيق في إدارة المشاريع
1. المساءلة وإمكانية التتبع
A. مساءلة أعضاء الفريق عن مهامهم
تشير مساءلة إدارة المشروع إلى التزام أعضاء الفريق بإكمال المهام الموكلة إليهم وتحقيق أهداف المشروع. ويلعب التوثيق دورًا حاسمًا في إرساء المساءلة وإنفاذها.
وتحدد وثائق المشروع، مثل خطة إدارة المشروع وتخصيصات المهام وهيكل تقسيم العمل (WBS)، بوضوح من المسؤول عن كل مهمة والمواعيد النهائية والتسليمات المرتبطة بها. بالإضافة إلى ذلك، تعمل هذه المعلومات كنقطة مرجعية لأعضاء الفريق، مما يوضح ما هو متوقع منهم.
يمكن لمدراء المشروع مساءلة أعضاء الفريق عن مساهماتهم من خلال توثيق مهام ومسؤوليات المهام. وعلاوة على ذلك، يساعد هذا الوضوح على منع سوء الفهم حول الأدوار والتوقعات، مما يضمن فهم الأفراد للمهام التي يتحملون مسؤوليتها داخل المشروع.
B. توفير تاريخ يمكن تتبعه لقرارات المشروع
تتضمن إمكانية التتبع في إدارة المشروع تتبع وفهم تاريخ القرارات والتغييرات والأحداث طوال دورة حياة المشروع. وتسجل الوثائق مثل محاضر الاجتماعات وسجلات القرارات وسجلات التحكم في التغيير الأساس المنطقي وراء القرارات والأفراد المعنيين والنتائج. بالإضافة إلى ذلك، تتيح إمكانية التتبع هذه لمديري المشروع وأصحاب المصلحة فهم سياق المشروع وتطوره.
قد تؤثر القرارات المتخذة في مرحلة ما على المشروع في مشاريع معقدة في وقت لاحق. يسهل على مديري المشاريع تحسين عملية اتخاذ القرارات المستقبلية من خلال تقييم الأسباب الكامنة وراء القرارات السابقة. كما أنه يوفر الشفافية والمساعدة في عمليات التدقيق أو المراجعات.
علاوة على ذلك، تبرز أهمية التوثيق في إدارة المشاريع في دوره في المساءلة والتتبع. وبالإضافة إلى ضمان المساءلة، فإن التوثيق الواضح لمهام ومسؤوليات الفريق سيسهل التعلم ويوفر السياق ويسهل الإدارة الفعالة لمخاطر المشروع.
2. نقل المعرفة
A. تسهيل التأهيل السلس لأعضاء الفريق الجدد
ينطوي نقل المعرفة في إدارة المشاريع على التواصل الفعال ومشاركة المعلومات والمهارات والرؤى بين أعضاء الفريق بشكل فعال، خاصةً خلال المراحل الانتقالية مثل عملية التأهيل.
وثائق المشروع هي مورد شامل لأعضاء الفريق الجدد الذين ينضمون إلى المشروع. وهي تتضمن وثائق حيوية مثل خطة المشروع وWBS وخطة التواصل والتقارير المرحلية، مما يوفر مقدمة منظمة لأهداف المشروع ومهامه وبروتوكولات التواصل.
بالإضافة إلى ذلك، يضمن تسهيل عملية التأهيل السلس من خلال الوثائق فهم أعضاء الفريق الجدد بسرعة لسياق المشروع وأهدافه وأدواره. كما أنه يسرع من عملية دمج الأعضاء الجدد في الفريق، مما يقلل من الوقت الذي يستغرقه الأعضاء الجدد ليصبحوا مساهمين منتجين.
B. الحفاظ على المعرفة المؤسسية للمشاريع المستقبلية
تشير المعرفة المؤسسية إلى الحكمة الجماعية والخبرة والرؤى التي يكتسبها الفريق أو المؤسسة بمرور الوقت. يعد الحفاظ على هذه المعرفة أمرًا ضروريًا للتحسين المستمر ونجاح المشروع في المستقبل. علاوة على ذلك، فإن توثيق المشروع هو مستودع للمعرفة المؤسسية من خلال التقاط أفضل ممارسات إدارة المشروع والرؤى المكتسبة خلال المشروع. ويمكن أن يشمل ذلك مراجعات ما بعد المشروع وتوثيق التحديات التي تمت مواجهتها والاستراتيجيات الناجحة المستخدمة.
وعلاوة على ذلك، يضمن الحفاظ على المعرفة المؤسسية عدم ضياع الدروس القيّمة المستفادة من أحد المشاريع، بل المساهمة في تحسين المشاريع المستقبلية. فهو يعزز الذاكرة المؤسسية، مما يسمح للفرق بالبناء على النجاحات السابقة وتجنب تكرار الأخطاء.
ولذلك، فإن نقل المعرفة من خلال توثيق المشاريع أمر أساسي في تأهيل أعضاء الفريق الجدد والحفاظ على المعرفة المؤسسية للمشاريع المستقبلية. ويضمن الانتقال السلس لأعضاء الفريق الجدد من خلال توفير مقدمة منظمة للمشروع والأدوار وبروتوكولات التواصل. وفي الوقت نفسه، فإنه يلتقط الرؤى والخبرات القيمة، مما يساهم في التحسين المستمر والنجاح في المشاريع اللاحقة.
3. الامتثال والتدقيق
A. تلبية المتطلبات التنظيمية
ينطوي الامتثال في إدارة المشاريع على الالتزام بالقوانين واللوائح والمعايير ذات الصلة المطبقة على المشروع. وتعتبر وثائق المشروع ضرورية لضمان توافق المشروع مع هذه المتطلبات. بالإضافة إلى ذلك، تلعب وثائق مثل خطة المشروع وسجل المخاطر ووثائق مراقبة التغيير دورًا في إثبات أن المشروع يتم تنفيذه وفقًا للمعايير التنظيمية. علاوة على ذلك، قد يتضمن الامتثال حماية البيانات أو لوائح السلامة أو المعايير الخاصة بالصناعة.
كما أن استيفاء المتطلبات التنظيمية من خلال التوثيق يجنبك العواقب القانونية ويعزز ثقافة المسؤولية والسلوك الأخلاقي داخل فريق المشروع.
B. تسهيل عمليات تدقيق المشاريع من أجل التحسين المستمر
تنطوي عمليات تدقيق المشاريع على مراجعات منهجية لعمليات المشروع ومنجزاته ونتائجه. وهي مصدر بالغ الأهمية أثناء عمليات التدقيق، حيث توفر أدلة على أنشطة المشروع وقراراته.
بالإضافة إلى ذلك، تُعد محاضر الاجتماعات والتقارير المرحلية وسجلات القرارات بالغة الأهمية لمراجعي الحسابات لتقييم كيفية تخطيط المشروع وتنفيذه والتحكم فيه. ويهدف التدقيق إلى تحديد مجالات النجاح والتحسين والامتثال لأساسيات إدارة المشروع.
تساهم عمليات تدقيق المشاريع، التي يسهلها التوثيق الشامل، في التحسين المستمر. فهي تساعد المؤسسات على التعلم من المشاريع السابقة وتحسين العمليات وتطبيق أفضل الممارسات في المشاريع اللاحقة.
علاوة على ذلك، يعد توثيق المشروع جزءًا لا يتجزأ من الامتثال للمتطلبات التنظيمية. فهي تسهل عمليات تدقيق المشروع من أجل التحسين المستمر من خلال مواءمة خطط المشروع مع المعايير التنظيمية وتوفير سجل شامل لأنشطة المشروع وقراراته ونتائجه. وعلاوةً على ذلك، يضمن التوثيق تنفيذ المشاريع بشكل أخلاقي وقانوني ومتماشيًا مع أفضل الممارسات في هذا المجال. لذلك، تساهم عمليات التدقيق التي يسهلها التوثيق الشامل في التعلم التنظيمي وتعزيز عمليات إدارة المشروع بمرور الوقت.
أنواع وثائق إدارة المشاريع
فيما يلي التوضيحات التفصيلية لكل وثيقة من وثائق إدارة المشروع
1. ميثاق المشروع
تخوّل مواثيق المشروع وجود المشاريع، وتمنح مديري المشاريع سلطة تخصيص الموارد التنظيمية للمهام، وتعمل بمثابة عقود بين فريق المشروع وراعي المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يحدد إدارة نطاق المشروع وأهدافه وأصحاب المصلحة والمخرجات والجداول الزمنية عالية المستوى. وبشكل أساسي، يضع الأساس للمشروع ويحدد حدوده.
2. خطة المشروع
خطة المشروع هي سجل شامل يحدد نطاق المشروع وأهدافه وأنشطته وجداوله الزمنية واحتياجاته من الموارد واستراتيجية الإشراف على المشروع وتنفيذه. وهي تعمل كدليل للمشروع، حيث تحدد الطرق التي سيتم من خلالها تنفيذ المشروع والإشراف عليه وتنظيمه. وعلاوة على ذلك، فهي تساعد في ضمان أن يكون لدى جميع المشاركين فهم واضح لأدوارهم وواجباتهم.
3. تقرير حالة المشروع
تقرير حالة المشروع هو سجل روتيني على غرار اللقطة يقدم ملخصًا للحالة الراهنة للمشروع. كما أنه يشمل مقاييس الأداء الهامة والإنجازات والتحديات والمخاطر المحتملة والمراحل الرئيسية القادمة للمشروع. وهو يبقي أصحاب المصلحة على اطلاع على التقدم المحرز في المشروع ويسلط الضوء على أي تحديات أو تغييرات في الاتجاه. ونتيجة لذلك، يتم تسهيل عملية صنع القرار وإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم.
4. خطة إدارة المخاطر
خطة إدارة المخاطر هي وثيقة تحدد كيفية تحديد المخاطر وتقييمها وإدارتها طوال دورة حياة المشروع. وتتضمن استراتيجيات للتخفيف من المخاطر المحتملة أو الاستجابة لها. علاوة على ذلك، فهي تساعد على تحديد ومعالجة المشكلات المحتملة التي يمكن أن تؤثر على نجاح المشروع بشكل استباقي. ومن خلال وجود خطة، يمكن لفريق المشروع أن يقلل من تأثير المخاطر ويضمن نتائج أكثر قابلية للتنبؤ.
5. خطة التواصل
خطة التواصل هي وثيقة مكتوبة توضح بالتفصيل استراتيجية التواصل الخاصة بالمشروع. وهي تحدد من يحتاج إلى معلومات محددة عند الحاجة إليها، وطريقة توصيلها. علاوة على ذلك، تضمن الخطة النشر الدقيق للمعلومات إلى الأفراد المناسبين في المراحل المناسبة. إن التواصل الفعال أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع، وتساعد خطة التواصل في إدارة التوقعات وإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع جيد.
6. الخطة المالية
تشمل الخطة المالية للمشروع توقعات وتوزيع النفقات والمخصصات المالية والموارد اللازمة لضمان نجاح المشروع. وهي توفر رؤية شاملة للجوانب المالية للمشروع، مما يسهل عمليات وضع الميزانية وإدارة التكاليف واتخاذ القرارات المالية طوال مدة المشروع بأكملها.
7. الوثيقة الفنية
توجد المعلومات الفنية التفصيلية حول المشروع، بما في ذلك بنية النظام ومواصفات التصميم ومعايير الترميز والإرشادات الفنية المختلفة في الوثائق الفنية. بالإضافة إلى ذلك، تعمل هذه الوثائق كدليل إرشادي لفريق المشروع، لا سيما أولئك المشاركين في التنفيذ التقني. وتكمن أهميتها في ضمان تطوير المشروع وتنفيذه بما يتماشى مع المعايير الفنية المقررة.
8. خطة الطرح
تحدد خطة الطرح الخطوات والأنشطة التي ينطوي عليها نشر مخرجات المشروع أو تقديم مخرجات المشروع إلى المستخدمين النهائيين أو الجمهور الأوسع. وهي توفر نهجاً منظماً لتنفيذ ودمج نتائج المشروع في البيئة التشغيلية. بالإضافة إلى ذلك، فهي تساعد في الحد من الاضطرابات وتضمن الانتقال السلس من مرحلة المشروع إلى المرحلة التشغيلية.
وعلاوة على ذلك، تلعب كل ورقة من هذه الأوراق دورًا محوريًا في عملية إدارة المشاريع، مما يضيف إلى الانتصار الشامل وفعالية المشروع.
الحصول على الوثائق الصحيحة: نصائح للنجاح
1. كن منظمًا جيدًا
ضع العمليات الصحيحة في مكانها الصحيح منذ البداية، ولا تترك جميع الوثائق ليوم معين من الأسبوع. فقد تنسى تدوين شيء مهم للغاية. غالبًا ما يحدث التواصل عبر وسائط متعددة، مثل الدردشة ورسائل البريد الإلكتروني وحتى واتساب أو المجلدات المشتركة عبر الإنترنت. وبالتالي، يساعد ذلك في الاحتفاظ بجميع التفاصيل الأساسية في مكان واحد منذ البداية، مما يسهل تدوين النقاط الأكثر أهمية.
2. تأكد من وجود خاصية البحث
أيًا كانت أداة المستندات التي تستخدمها يجب أن تسمح بالبحث السهل، سواء بالاسم أو التاريخ. يجب أن تكون واجهة المستخدم مفهومة بسهولة، حتى بالنسبة لشخص جديد على هذه الأداة، ويجب أن يكون لها نظام تنقل مباشر.
3. قلل التفاصيل إلى الحد الأدنى
التفاصيل ليست ضرورية في كل مستند. اجعلها واضحة وموجزة دون ترك أي شيء ذي أهمية حاسمة. وعلاوة على ذلك، غالبًا ما يتم اتباع التوثيق في الوقت المناسب في “أجايل”، حيث يحتوي المستند على تفاصيل كافية فقط لإنجاز المهمة.
4. المشاركة والتعاون
شارك الوثائق لتعظيم فائدتها. احتفظ بسجلاتك في شكل مباشر ومتطور، مع توثيق جميع التغييرات، وتتبع التقدم المحرز في الوقت الفعلي بسهولة.
أدوات لاستخدامها في توثيق المشروع
تضيف العديد من الأدوات وأدوات التتبع عبر الإنترنت قيمة هائلة لتوثيق المشروع. من خلال تبسيط وتبسيط عمليات توثيق المشاريع، تعمل مستندات Google Docs وMicrosoft SharePoint وAsana وProofhub وTrillo وNuclino على تعزيز الكفاءة والتعاون بشكل فعال. بالإضافة إلى ذلك، بناءً على مدى نضج فريق مشروعك، يمكنك اختيار الوكالة التي تقدم الحلول الأنسب لمشاركة المعرفة وتتبع التقدم المحرز.
اختر الأداة المناسبة بناءً على هذه المعايير:
يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة في المشروع قادرين على استخدامها دون تدريب خاص.
يجب أن يكون البحث والتنقل فيها سهلاً.
يجب أن يتمكن عدة مستخدمين من استخدامها في وقت واحد دون فقدان المعلومات.
إذا كانت هناك حاجة إلى عمليات تسجيل دخول متعددة، يجب أن تكون قادرة على قفلها حتى لا يتم حذف البيانات عن طريق الخطأ.
يجب أن يتكامل بسهولة مع البرامج الأخرى.
الخاتمة
توثيق المشروع هو العمود الفقري للإدارة الناجحة للمشروع، مما يضمن التواصل الفعال واتخاذ القرارات ونجاح المشروع بشكل عام. ويتم التأكيد على أهميته بشكل خاص في التدريب عبر الإنترنت للحصول على شهادة PMP، حيث يتعلم المحترفون كيفية التعامل مع سيناريوهات المشاريع المعقدة. إن إتقان ممارسات التوثيق ليس مجرد شرط للحصول على الشهادة، بل هو مهارة حيوية لإدارة المشاريع في العالم الحقيقي، حيث يوفر خارطة طريق للفرق ومرجعًا قيّمًا للمساعي المستقبلية. لذا، قم بالتسجيل اليوم لاتخاذ الخطوة الأولى نحو إتقان هذا الجانب المهم من إدارة المشاريع.