ما هو تقييم المخاطر في إدارة المشاريع؟

ما هو تقييم المخاطر في إدارة المشاريع؟
المخاطر عامل لا مفر منه عندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع. وآخر شيء يرغب أي مشروع في مواجهته هو المخاطر. ومع ذلك، يتم إنشاء المشاريع للاستفادة من الفرص والموارد، ومعها يأتي عدم اليقين والمخاطر والتحديات.
لذلك، تصبح إدارة المخاطر جانبًا حيويًا لنجاح أي مشروع. تتناول خطة إدارة مخاطر المشروع الإجراءات الكامنة وراء إدارة المخاطر، ويتيح اجتماع تقييمها لفريق المشروع تحديد هذه المخاطر وتصنيفها وترتيبها حسب الأولوية والتخفيف من حدتها في وقت مبكر.
ومع ذلك، فإن تقييم المخاطر في أي مشروع ليس مسؤولية مدير المشروع وحده. لذلك، يجب على المديرين عقد اجتماع خاص لجلب أفكار الفريق بأكمله أو، كحد أدنى، ما يلي: يعمل مديرو المشروع كرئيس للاجتماعات الخاصة بتقييم المخاطر ويقومون بتمكين اجتماعات تقييم المخاطر. يجب على مدير المشروع أن يخصص أدوار المسجل وحافظ الوقت لأعضاء فريق المشروع. قد يجلب أصحاب المصلحة الرئيسيين قيمة في تحديد مخاطر المشروع والخطط الرئيسية لتخفيفها وتجنبها. المتخصصون في المشروع هم متخصصون في بعض أنشطة المشروع؛ ومع ذلك، لا يتم تعيينهم رسميًا في المشروع ولكنهم يضيفون قيمة. قد يشارك راعي المشروع بناءً على نطاق المشروع وحجمه.
مراحل تقييم المخاطر في إدارة المشروع
في العديد من المشاريع، يتم تحديد المخاطر وتقييمها بشكل عشوائي. وغالبًا ما يكون هذا الأمر ضارًا بنجاح المشروع، حيث تنشأ مخاطر غير متوقعة يجب التعامل معها على أساس طارئ بدلاً من الاستعداد لها والدفاع عنها بطريقة تقديرية.
يجب تحديد المخاطر المحتملة وتصنيفها وقياسها وتوثيقها. فبدلاً من النظر إلى المخاطر بشكل عشوائي، فإن تحديد المخاطر وتصنيفها في فئات هو أمر أكثر فعالية.
فيما يلي المراحل الخمس لتقييم المخاطر أثناء إدارة المشروع:
1. تحديد المخاطر
قبل الغوص في تقييم المخاطر، سيكون مدير المشروع قد استوفى قائمة بالمخاطر من تجارب المشاريع السابقة. وستتم مراجعتها خلال بداية المشروع كطريقة لتحديد بعض المخاطر الشائعة.
سيوفر هذا أيضًا نظرة ثاقبة مفيدة لزملاء الفريق للتنبؤ بالمخاطر المحتملة. في حين أن هناك العديد من الأساليب لتحديد المخاطر، فإن ممارسة كروفورد سليب هي واحدة من أكثر الطرق شيوعًا وفعالية.
يجب ذكر كل خطر تم العثور عليه ومناقشته في جملة كاملة توضح سبب الخطر وتأثيره على المشروع.
2. تصنيف وتجميع المخاطر المكررة
إن تصنيف المخاطر هو طريق لتحديد المخاطر بشكل منهجي ويوفر أساسًا للوعي والفهم والعمل. لكل مشروع هيكله واختلافه.
التصنيف يجعل من السهل تحديد المخاطر المكررة بسلاسة ويحفز على تحديد المخاطر الإضافية. تتمثل التقنية الأكثر شيوعًا وفعالية في نشر الملاحظات اللاصقة على لوحة كبيرة حيث قام المدير بوضع الفئات.
ثم يضع المشاركون مخاطرهم تحت الفئة ذات الصلة على اللوحة. وعندما يجدون نفس المخاطر، يقومون بلصق النسخ المكررة فوق بعضها البعض. ثم يناقش المدير المخاطر تحت كل قسم مع المشاركين. وبمجرد تحديد جميع المخاطر، يجب توثيق التصنيفات للحصول على موافقة أصحاب المصلحة.
3. تصنيف المخاطر
الأسئلة المهمة لتقييم أي مخاطر في المشاريع هي ما هي المخاطر؟ كيف يمكنني التعرف على المخاطر إذا أصبحت حقيقة واقعة؟ ما هي احتمالية حدوث الخطر؟ هل هي عالية أم متوسطة أم منخفضة؟ ما مدى خطورة الخطر على المشروع هل هو مرتفع أم متوسط أم منخفض؟ ما هي العلامات التي يجب على مديري المشروع البحث عنها؟
إن الخطر الذي يتم تقييمه على أنه محتمل الحدوث بدرجة كبيرة وله تأثير كبير على المشروع سيتطلب اهتمامًا أكبر من الخطر المنخفض من حيث التأثير والاحتمالية.
4. تحديد الاستجابة للمخاطر
بالنسبة للمخاطر التي تم تحديدها بدرجة مخاطر أعلى، سيقوم المستخدمون بتحديد العلامات أو الأسباب وإيجاد الاستجابات. تتضمن الاستجابات ما يلي: إضافة المخاطر إلى خطة المشروع وجدولتها. إضافة تمويل للمشروع للتخفيف من أي ارتفاع محتمل في النفقات. إضافة موارد إلى المشروع للتخفيف من أي ندرة محتملة في الموارد المخصصة. إنشاء مسار عمل لإزالة المخاطر أو تجنبها.
5. توثيق المخاطر
سوف يقوم مدير المشروع بإدخال جميع المخاطر والاستجابات ودرجات احتمالية التأثير والاحتفاظ بوثيقة لشرح هذه المخاطر. سيتم إضافة المخاطر ذات الدرجات العالية إلى خطة إدارة المشروع، وسيتم تضمين الوثيقة كملحق لخطة الإدارة.
علاوة على ذلك، ستتم إضافة هذه المخاطر ذات الدرجات العالية إلى الجدول الزمني لتتبع المخاطر في الوقت المناسب. على الرغم من إضافة هذه المخاطر إلى الجدول الزمني، إلا أنه لا يتم تعديلها بالضرورة. توفر هذه الطريقة رؤية وتوعية الأفراد بجميع المخاطر ذات الدرجات العالية طوال دورة حياة المشروع.