ما هو تعطل المشروع في إدارة المشاريع؟ نظرة عامة

يعد الالتزام بالمواعيد النهائية وضمان إنجاز جميع المهام في الوقت المحدد أمرًا بالغ الأهمية. يتمثل أحد المكونات الرئيسية لواجبات مدير المشروع اليومية في التعامل مع الجدول الزمني الضيق والتأخيرات غير المتوقعة والضغط من أجل تسريع إنجاز المشروع دون المساس بالجودة. وهنا يأتي دور مفهوم “تعطل المشروع في إدارة المشاريع”.
في هذه المدونة، سنستكشف كيف يمكن أن يساعدك إتقان هذه التقنية على النجاح في اختبار PMP. بدءًا من فهم المسار الحرج إلى تحديد أولويات جهود التعطل، وإجراء تحليل التكلفة والعائد، والتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة، سنغطي كل ما تحتاج إلى معرفته لتصبح بارعًا في تعطل المشروع وتتفوق في حياتك المهنية في إدارة المشروع.
لذا، دعنا نتعمق في الأمر ونكشف لك أسرار تعطل المشروع وهي استراتيجية رئيسية يمكن أن تدفع مشاريعك إلى النجاح وتمهد الطريق لرحلة الحصول على شهادة PMP.
ما هو تعطل المشروع؟
في تعطل المشاريع، يقوم مديرو المشاريع بتعجيل الإنجاز دون المساس بالجودة أو النطاق. وهو يتوافق مع التجنيب الهادف لبعض الموارد لخطة عمل المسار السريع في أنشطة المسار الحرج لتقليل مدتها وتقليل وقت المشروع بأكمله. وعلاوة على ذلك، فإن المسار الحرج هو تسلسل الأنشطة التي تحدد في النهاية الحد الأدنى من الوقت اللازم لإنجاز المشروع. ومن خلال تركيز جهودهم على الأنشطة الأكثر أهمية في المسار، سيتمكن مديرو المشاريع من تقليل مدة المشروع إلى الحد الأدنى.
وبالتالي، فإن المشروع المماطل يتطلب عادةً حالات تتطلب عادةً حالات تكون فيها الحاجة إلى إكمال المشروع بعد الموعد المحدد أصلاً أو عندما يتأخر المشروع عن الجدول الزمني ويحتاج إلى الإسراع في إنجازه للوفاء بالموعد النهائي. وكثيرًا ما تستخدم الصناعات ذات المشاريع ذات الوقت الحرج، مثل البناء والهندسة وإدارة الأحداث، طريقة “في الوقت المناسب”، والتي تتطلب وصول المخزونات والموارد قبل الاستهلاك مباشرةً.
ما هي أهداف تعجيل المشاريع؟
تعمل المؤسسات على تسريع المشاريع في المقام الأول للوفاء بالمواعيد النهائية التي تفرضها عوامل خارجية مثل متطلبات العميل أو التزامات العقود أو طلب السوق. يتمثل في تقصير المدة العامة للمشروع ككل من خلال تسريع مدة العقد الرئيسية الموجودة في المسار الحرج. وهذا يتيح إكمال المشروع في وقت أبكر من الجدول الزمني المخطط له. إلى جانب ذلك، يقلل انهيار أنشطة المسار الحرج الزمني من مخاطر التأخير في المشروع ويسمح للمشروع بأن يكون في الوقت المحدد، مما يمنع حدوث أي أحداث أو تغييرات غير متوقعة. وختامًا، فإن التسليمات المحددة زمنيًا لإرضاء أصحاب المصلحة تشمل مستخدمي الخدمة والممول وأعضاء فريق المشروع.
ما هي الخطوات الأربع لتعطل المشروع؟
تحديد المسار الحرج – تتمثل الخطوة الأولى في التتبع السريع للمشروع في تحديد المسارات الحرجة من خلال البحث عن تسلسل المهام المناسبة وتبعياتها باستخدام طريقة المسار الحرج أو تقنية تقييم ومراجعة البرنامج.
تحديد الأنشطة القابلة للتعطل – بعد ذلك، يجب على مديري المشاريع تحديد أنشطة المسار الحرج لتعطلها من خلال تخصيص موارد إضافية.
تقدير تكاليف التعطيل – يقوم مديرو المشاريع بتقدير التكلفة الإضافية لتعطيل الأنشطة مع الأخذ في الاعتبار التكاليف مثل تكاليف العمالة ورسوم استئجار المعدات والأموال الأخرى غير المنفقة من خلال إعطاء الأولوية لإكمال المهمة في وقت مبكر.
تحديد خيارات التعطل – بالنظر إلى تكاليف التعطل المحسوبة وانخفاض الوقت المفضل في مدة المشروع، يجد مديرو المشروع أفضل بديل يقلل بشكل كبير من تكلفة المشروع ومدته. ومن ثم، على سبيل المثال، يجب أن يتطلب ذلك تخصيص المزيد من الموارد، أو تعديل جداول العمالة، أو الاستغناء عن بعض المهام لموردين متخصصين في مجال ما.
وبالتالي، في حال تنفيذ هذه الخطوات، سيتمكن مديرو المشروع من تقصير الجدول الزمني للمشروع على حساب بعض الموارد المحدودة زمنيًا من بين القيود الثلاثة المتمثلة في الجدول الزمني والتكلفة والجودة. وبالتالي، نحن بحاجة إلى متابعة المهام المحطمة عن كثب وتقييم مسار المشروع أثناء المضي قدمًا للتأكد من أننا سنحقق هدفنا.
تقنيات وطرق تعطل المشروع
يتضمن تعطل المشروع العديد من التقنيات والأساليب التي تركز على أخذ مدة المشروع مع الحفاظ على جودة المشروع ونطاقه. تعتبر هذه الأساليب مفيدة لعمل أفضل أدوات إدارة المشاريع، خاصةً في حالة وجود جدول زمني متطلب للغاية ضمن خرق الإطار الزمني أو نهج الاستجابة لمتطلبات المشروع المتغيرة. فيما يلي المهارات الأساسية التي غالبًا ما تنطوي عليها مشاريع تعطل المشاريع.
1. طريقة المسار الحرج (CPM)
تهدف خوارزمية المسار الحرج إلى إيجاد أطول تسلسل للمهام المتصلة، والمعروف باسم المسار الحرج. وهو تسلسل المهام الذي يحدد أقصر مدة ممكنة لإكمال المشروع. وعلاوة على ذلك، يستلزم المسار الحرج تسلسل المهام التي ستحدث على التوالي وفي الوقت المناسب للحفاظ على المواعيد النهائية للمشروع بأكمله. وبهذه الطريقة، يمكن لمديري المشروع كتابة المهام الرئيسية لإنجاز المشروع في الوقت المحدد تاركين احتياطيًا كافيًا من الموارد والجهد للمهام العاجلة التي يجب البدء بها.
2. تقنية تقييم ومراجعة البرنامج (PERT)
تقنية أخرى من تقنيات بيرت (PERT) للتخطيط والتقييم هي تخطيط وتقدير حجم العمل والمهام اللازمة لنجاح المشروع. يقوم الفريق بتقدير مدة كل مهمة من خلال الأخذ في الاعتبار متوسط الوقت المرجح، مع مراعاة أوجه عدم اليقين والتباين في مدد المهام. وعلاوة على ذلك، فإن للـ PERT تأثير في تسليط الضوء على المهام ذات الوقت الحرج والتحقق من إدارة مخاطر المشروع، والحد من حالات عدم اليقين، وتمكين التخطيط الدقيق وكذلك تخصيص الموارد لتنفيذ المشروع.
3. التتبع السريع
تستخدم الإدارة أسلوب التعجيل كتقنية لتسريع الجداول الزمنية للمشروع بشكل مستمر، مع التركيز على المهام والمراحل بدلاً من التركيز على المهام والمراحل بشكل متقطع. وعلى النقيض من تنفيذ مهمة واحدة قبل تأجيل المهمة التي تليها، فإن أسلوب المسار السريع ينطوي على تنفيذ الأنشطة بشكل متوازٍ يسمح بتنفيذ الأعمال المتداخلة، وبالتالي تقليص الفترة الإجمالية. على الرغم من أن اعتماد المسار السريع يزيد من الجداول الزمنية للمشروع، إلا أنه قد يسبب بعض المشاكل المتعلقة بمخاطر المشروع والتبعيات التي يمكن أن تؤدي بالتالي إلى نتائج أسوأ ما لم يتم توضيحها.
علاوةً على ذلك، فإن جميع الخلايا المذكورة أعلاه توفر لمدير المشروع مزايا وصعوبات مختلفة في التفاف المشروع مما يجعل مدير المشروع يطبق العديد منها في حالة معينة تختلف في المتطلبات والقيود من خلال المعرفة والتطبيق الاستراتيجي لهذه التقنيات، يمكن لمديري المشاريع الحفاظ على جداول زمنية فعالة للمشروع، وتسهيل تقليل المخاطر، وتنمو لتصبح مساهماً رئيسياً في نجاح المشروع في غمزة حتى في البيئات المتغيرة والصعبة باستمرار.
العوامل المؤثرة في تعطل المشروع
1. القيود الزمنية
الموعد النهائي هو حد زمني أو إطار زمني لإنجاز المشروع يجب أن يلتزم به المشروع. قد تختلف القيود في وقت واحد، لأنها تعتمد على شروط مثل التزامات العقد، والتي يمكن أن تكون بمثابة متطلبات السوق أو اللوائح التنظيمية. وعادةً ما ينتج عنها تعطل المشروع بسبب الحاجة إلى إنهاء المشاريع قبل الأوان بسبب التحولات في أوقات التسليم المطلوبة أو إدارة نطاق المشروع. ولإنجاز المشروع مع وجود قيود زمنية كبيرة، يمكن لمديري المشاريع إدخال تقنيات تعطل المشروع في المشروع مما يؤدي إلى تقصير المدة المطلوبة للمشروع، وبالتالي لن يؤثر إنجاز المشروع سلبًا على الجودة.
2. توافر الموارد
تتحدث إدارة الموارد عن توافر القوى العاملة، والمعدات اللازمة للمشروع، والمواد الأخرى التي يحتاجها المشروع لإنجاز الأنشطة والمهام المطلوبة. قد يؤثر عدم توفر الموارد على الجداول الزمنية للمشروع والمواعيد النهائية للمشروع، مما يؤدي إلى ظهور مشاكل في التوقيت، وبالتالي يمكن أن تظهر الروابط. أيضًا، في حالات تعطل المشروع، فإن فجوة الموارد وطريقة تخطيط وتنفيذ استراتيجية التعطل أمر بالغ الأهمية. يعد توافر الموارد الكافية أمرًا ضروريًا لتنفيذ خيارات التعطل مثل إضافة قوى عاملة أو معدات إضافية لتسريع أنشطة المسار الحرج. ومع ذلك، قد تحد قيود الموارد من تعطل المشروع، مما يتطلب إدارة دقيقة للموارد.
3. اعتبارات التكلفة
تتضمن اعتبارات التكلفة تقييم التكاليف الإضافية المرتبطة بتنفيذ استراتيجيات تعطل المشروع. وعادة ما تعني الإجراءات الطارئة عادة، إن لم يكن دائمًا، ضخ موارد جديدة مثل توظيف المزيد من العمالة أو استئجار المعدات أو حتى تسريع وتيرة التنفيذ، مما يؤدي إلى زيادة النفقات. يجب على مديري المشاريع إجراء تقديرات حول كفاءة التعطيل التي يمكنهم القيام بها من خلال مقارنة الوفورات الناتجة عن تقصير زمن المشاريع مع التكلفة الإضافية لتعطيل الأنشطة. وتشمل اعتبارات التكلفة أيضًا تقييم التأثير المحتمل لتعطل المشاريع على ميزانيات المشاريع والموارد المالية الإجمالية. لذلك، فإن الإدارة الفعالة للتكاليف ضرورية لضمان بقاء تعطل المشروع ضمن قيود الميزانية.
4. أولويات أصحاب المصلحة
تشمل أولويات أصحاب المصلحة الغايات والأهداف والغايات التي يحتفظ بها المشاركون في المشروع، مما يؤثر على حيوية المشروع وأهدافه والقيود المفروضة على قرارات التعطل. على سبيل المثال، يعطي العملاء الأولوية لتسليم المشروع في الوقت المناسب لتلبية متطلبات السوق، بينما يركز أعضاء فريق المشروع على تحسين الموارد وإدارة عبء العمل. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي تحديد أولويات أصحاب المصلحة إلى مواءمة استراتيجيات تعطل المشروع مع التوقعات والأهداف، وهو أمر بالغ الأهمية لتحقيق الأهداف. علاوة على ذلك، فإن التعاون الوثيق والتواصل مع أصحاب المصلحة ضروريان لمعالجة المخاوف وحل الأولويات المتضاربة بفعالية.
ومع ذلك، يمكن لمديري المشاريع، مع أخذ هذه العوامل في الاعتبار، وهي القيود الزمنية للجدول الزمني وتوافر الموارد واعتبارات التكلفة وأولويات أصحاب المصلحة، وضع الخيارات وتنفيذ الاستراتيجيات التي لا يمكنها فقط تسريع الجدول الزمني للمشروع ولكن أيضًا تلبية أهداف المشروع وتوقعات أصحاب المصلحة. ولتعطيل المشاريع بنجاح، يجب على المخططين قياس التقدم المحرز وتحقيق التوازن الصحيح بين التكلفة والوقت والجودة في التخطيط.
الخلاصة
إنها أداة بالغة الأهمية في مجموعة أدوات مدير المشروع، حيث توفر وسيلة للوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة وتجاوز التحديات غير المتوقعة بفعالية. لضمان إنجاز المشروع في الوقت المناسب، يجب على مديري المشاريع تخصيص الموارد بشكل استراتيجي وإدارة المهام الحرجة. هل أنت مستعد لرفع مستوى مهاراتك في إدارة المشاريع ومعرفة المزيد عن هذه التقنيات؟ سجّل اليوم في دورتنا الشاملة لإدارة المشاريع!