ما هو تعطل المشروع في إدارة المشاريع؟

إن ضمان إنجاز المشروع ضمن النطاق الزمني المحدد هو واجب كل مدير مشروع. وهم يحققون ذلك من خلال وضع استراتيجية تراعي نطاق المشروع والموارد المتاحة. يساعد تعطل المشروع في إدارة التحديات في المشروع مثل عندما تكون هناك حاجة لإنجاز المهام قبل الموعد النهائي المحدد.
يختلف الخيار الذي يجب عليك اتخاذه حسب نوع المشروع. عندما يتم رفض المشروع، فإن الشيء الوحيد المتبقي هو التعلم من التجربة ومعرفة كيفية منع حدوث ذلك في المستقبل. حاول إعادة المشروع إلى المسار الصحيح إذا كان هناك تأخير أو أي مشكلة أخرى.
انقر هنا لفهم ماهية المشروع.
تعطل المشروع – كشف النقاب عن تسريع المشروع
يُعرف تقليل مدة المشروع عن طريق تقليل وقت وظيفة أو أكثر باسم تعطل المشروع. يمكن أن تتسبب إضافة المزيد من الموارد إلى مشروع ما في تعطله، مما يؤدي إلى استغراق المهام وقتًا أقل مما كان متوقعًا. وهذا يرفع التكلفة الإجمالية للمشروع. ونتيجة لذلك، فإن خفض النفقات وإطالة مدة المشروع هما الهدفان الرئيسيان لتعطل المشروع.
وتماشيًا مع القيد الثلاثي، يجب زيادة مدة المشروع أو وقته لتجنب تكبد نفقات إضافية. وينطوي الأمر على مفاضلة. يتم تفسير القيد الثلاثي من خلال إدارة المشروع المعطل، والذي يتطلب إما تقليل متطلبات المشروع أو نطاقه أو إضافة المزيد من الموارد ليتم الوفاء به. ومع ذلك، لا يتم تنفيذ مثل هذه التدابير القصوى إلا بموافقة الراعي أو أصحاب المصلحة الرئيسيين.
قد يحدث تغيير المسار الحرج أو إنشاء مسار حرج جديد ومتميز بسبب فشل المشروع. يجب عليك مراجعة الجدول الزمني لمشروعك للتأكد من أنك على علم بأي تعديلات تم إجراؤها بسبب تعطل المشروع لإدارة تعطل المشروع.
ما هي الأسباب النموذجية لتعطل المشروع؟
افحص النطاق الأصلي للمشروع وميزانيته وجدوله الزمني قبل التخلي عنه. يمكنك بعد ذلك تحديد ما إذا كان نطاق المشروع سيختلف في التسعير فقط أم سيبقى على حاله.
من المهم أن تتذكر أنه على الرغم من ارتفاع التكاليف الأولية المرتبطة بفشل المشروع، إلا أن الشركات التي تستثمر في ممارسات إدارة المشاريع تهدر أموالاً أقل بـ 28 مرة مع مرور الوقت. هناك خمسة أسباب أخرى تجعل مديري المشاريع يختارون هذه الطريقة.
التأخير في الجدول الزمني للمشروع
هناك بعض الخيارات المتاحة إذا استغرق المشروع وقتاً أطول من المتوقع. إنه أمر بالغ الأهمية إذا أدى التأخير غير المتوقع إلى غرامات عليك أو على شركتك.
راجع أيضًا: إدارة الجدول الزمني للمشروع وخطواته
إمكانية الوصول إلى الموارد
إذا توفر المزيد من الموارد، يمكنك تخصيص موارد إضافية للمشروع لإكماله قبل الموعد المحدد. اعتمادًا على الظروف، قد يستدعي تعطل البرنامج تخصيص أموال إضافية، أو تعيين موظفين إضافيين، أو استخدام موارد إضافية أخرى ذات صلة.
منع التأخيرات المستقبلية
يمكن أن يؤثر التأخير في المشروع في كثير من الأحيان على تنفيذ المهام الأخرى ويؤدي إلى تأخيرات مستقبلية إذا كان أحد مشاريعك متأخراً عن الجدول الزمني. يمكنك ضمان إكمال المشروع خلال الوقت المخصص له من خلال تعطل أحد المشاريع لمنع ذلك.
مكافآت الوقت
عندما يكون المشروع متقدمًا عن الجدول الزمني المحدد، قد تقدم بعض الشركات مكافآت؛ بينما قد يعاقب البعض الآخر على التأخير. يجب عليك تحديد مقدار تكلفة التعجيل وما إذا كان سيوفر لك المال.
القوى العاملة الإضافية
كثيراً ما تقوم المؤسسات بتعيين موظفين جدد أو تدريبهم على دور معين. في بعض الأحيان، قد تستعين في بعض الأحيان بموظفين تم تعيينهم حديثًا وتضعهم في مشروع ما حتى ينتهوا من تدريبهم، ثم تضيف المزيد من العمال إلى المشروع لجعله أكثر تعقيدًا.
افحص طرق اختيار المشروع في إدارة المشاريع
ماذا يعني التحطيم بالضبط؟
التكسير هو أسلوب لإدارة المشروع يمكن أن يسرع من إنجاز المشروع مع الحفاظ على أقل زيادة ممكنة في التكلفة. يمكن تكليف شخص ما من فريق منفصل بمهمة تتطلب التعجيل.
ومن الممكن أيضًا تعطل عمليات محددة للمشروع. ويكون من السهل تبرير النفقات المتكبدة إذا كان تقليص مدة ذلك النشاط القصير يقلل من الوقت اللازم لإنهاء المشروع.
لا تتطلب جميع حالات التعطل إضافة موارد. ففي حالات معينة، قد يشمل ذلك أيضًا تضييق نطاق المشروع. على سبيل المثال، قد يكون المفهوم بالنسبة لطريق سريع مكون من أربعة حارات هو بناء طريق من حارتين لتلبية الاحتياجات العاجلة وتقصير الوقت اللازم لإنجاز المشروع.
استكشف المزيد:أفضل 7 تقنيات لجدولة المشاريع
كيف يمكنك تعطل المشروع؟
يمكنك أن تقرر بسرعة ما إذا كنت بحاجة إلى استخدام تعطل إدارة المشروع بعد أن يكون لديك فهم عام لماهيته وكيفية عمله. لقد أوجزنا الإجراءات الخمسة التي يجب عليك اتباعها في كل مرة تقوم فيها بتحطيم مشروع لمساعدتك في البدء.
فحص المسار الحرج مرة أخرى
يجب دائمًا استخدام أسلوب المسار الحرج للتخطيط، بغض النظر عما إذا كنت تستخدم تطبيقًا لإدارة المشروع أو تقوم به بشكل تقليدي. تلفت هذه الطريقة الانتباه إلى المهام والجوانب المختلفة التي تؤثر على وقت المشروع ونتيجته.
يجب أن تفحص المسار الحاسم لإدارة المشروع في نقطة الانهيار لتحديد العمل الذي يمكن اختصاره من خلال تخصيص المزيد من الموارد.
أنت تدرك أن المهمة متأخرة. من الضروري إنجازها بسرعة أكبر. قد تجد نفسك أيضًا تعمل بميزانية محدودة. إذا كنت تفتقر إلى الموارد اللازمة لتخصيصها لكل عمل، فحدد أيهما سيؤثر بشكل كبير على تاريخ إنجاز المشروع.
ضع في اعتبارك فوائد وعيوب كل خطوة
عادةً ما يكون من الجيد تحديد ما إذا كانت الموارد الإضافية التي تضيفها إلى مشروعك ستوفر لك المال. واحدة من أهم المهام في إدارة المشروع هي الموازنة بين مزايا وعيوب كل مرحلة.
يكون التقدير المالي أكثر وضوحًا بدون عمالة إضافية مما هو عليه في حالة وجود عمالة إضافية. إذا قررت إضافة المزيد من الأشخاص إلى فريقك، على سبيل المثال، ستحتاج إلى النظر في مستوى معرفتهم بالمشروع. فالوقت الذي يستغرقه تعليمهم سيحدد مدى سرعة إنجاز المشروع.
حدد الخيار الأكثر اقتصاداً
يمكنك توفير الكثير من موارد الشركة من خلال تحديد الطريقة الأكثر اقتصاداً لتسريع المشروع.
سيساعدك العثور على الحد الأدنى من الموارد اللازمة لإنجاز أي مهمة معينة ضمن الأطر الزمنية المخصصة على تحسين كفاءة عملك حتى مع وجود قدر كبير من الموارد الإضافية.
قد تكون هناك حالات يتعين عليك فيها الاختيار بين التتبع السريع وتعطل المشروع. يمكّنك هذا الأخير من إنهاء مهمتين أو أكثر كنت تنوي في البداية إنهاء مهمة أو أكثر بشكل مستقل.
يمكنك التتبع السريع في بعض الأحيان فقط لأنه يجب عليك إكمال مهمة قبل الانتقال إلى المهمة التالية. استخدمه كلما كان ذلك ممكنًا لأنه عادةً ما يكون أقل تكلفة من تعطل المشروع.
مراجعة الجدول الزمني للمشروع
يجب تحديث الجدول الزمني بتاريخ الانتهاء الجديد بمجرد الانتهاء من التخطيط لتعطل إدارة المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك إبلاغ عميلك أو صاحب العمل بتكلفة المشروع المحدّثة وإطلاعه على التعديلات.
عادة، سيحتاج الشخص المسؤول إلى مراجعة التعديلات وإعطاء موافقته على الميزانية الجديدة. من ناحية أخرى، يمكنك الانتقال إلى المرحلة التالية إذا كنت ممول المشروع.
تنفيذ المشروع
الشيء الوحيد المتبقي عليك فعله هو وضع خطتك موضع التنفيذ بعد اعتماد الميزانية الجديدة، وطريقتك في تعطل المشروع. قم بتخصيص الموارد الإضافية بما يتماشى مع النية في تحقيق ذلك. يجب أن تكون في أمان إذا قمت بتقييم كل شيء بعناية.
أهمية تعطل المشروع
يمكن أن يؤدي تعطل المشروع إلى أشياء رائعة إذا تم التخطيط له وتنفيذه بشكل صحيح. كثيرًا ما تغير المشاريع نطاقها أثناء تنفيذها أو تسير بشكل مختلف عن المتوقع. يجب أن يكون مشروعك مرنًا بما يكفي للتكيف مع الظروف والمتطلبات الجديدة.
تتغير احتياجات العملاء بسرعة، مما يجعل من النادر أن تجد مشروعًا متوسط أو طويل الأجل لا يمكن تنفيذه إلا بتعديلات. ستتمتع الشركة بميزة واضحة على منافسيها إذا كان بإمكانها تعديل المبادرات استجابة للمتطلبات المتغيرة.
تتطلب المشاريع الأكثر أهمية فرق عمل عديدة وعمليات مترابطة للعمل معًا. وأي تغييرات في مثل هذا الإعداد قد يكون لها تأثير الدومينو على مكونات المشروع الأخرى. ولهذا السبب، يعد تعطل المشروع قدرة أساسية يجب أن يمتلكها مديرو المشاريع.
بعض النصائح المهمة لتعطل المشروع
نظرًا لأن تعطل المشروع هو ممارسة مخصصة لكل ظرف، فلا توجد معايير محددة. إذا فشلت إحدى المبادرات، فقد يلزم إنفاق المزيد من الأموال. وقد يلزم تحويل الموارد من مشروع إلى آخر. لكن في نهاية المطاف، فإن أفضل طريقة لتعظيم فوائد فشل المشروع هي الموازنة بين كل مفاضلة. قم بتطبيق النصائح والموارد التالية لزيادة فرصك في تعطل المشروع بنجاح.
تعطل المشروع في وقت مبكر
في معظم الحالات، تكون إدارة المشروع الذي تقرر تعطله مبكرًا أسهل في إدارة المشروع. الانتظار حتى ينتهي المشروع ويكون لديك المزيد من المعلومات قبل البدء في تعطله هو خيار ذكي. ومع ذلك، قد تكون هناك حاجة إلى إجراء تعديلات كبيرة لتحطيم المشروع، مثل تعيين أعضاء جدد في الفريق وإعدادهم أو تحديد موردين بدلاء. تقل الحاجة إلى تقليص نطاق المشروع عندما يكون هناك المزيد من الوقت للتعامل مع تلك التعديلات، مما يزيد من احتمالية النجاح.
الإشراف على المشروع أثناء وبعد تعطله على حد سواء
ترتبط المخاطر باختيار التعطل، وكلها تحتاج إلى مراقبة دقيقة. استخدم أفضل طرق إدارة المشروع هذه للتعامل مع تعطل المشروع بشكل مناسب: تقسيم المهام: قم بتنظيم جميع الأعمال الضرورية في أجزاء يمكن التحكم فيها حتى تتمكن من فهم كل إجراء يجب مراعاته. ضع المهام حسب الأهمية: أعط الأولوية القصوى للدراسات التي لها تأثير فوري على إنجاز المشروع. لضمان سير العمل وفق الجدول الزمني المحدد، يجب عليك تحديد المهام الضرورية للنتيجة المرجوة. فكر في مدة المهمة: يمكن أن تتحسن الأنشطة الأطول بعد حدوث عطل، ويمكنك تحديد طرق أكثر تكلفة لإكمال بعضها. تأكد من أن لديك رؤية كافية: يجب أن تكون قادرًا على رؤية كل مهمة والمشروع بتفاصيل كافية. قد تضطر إلى الاعتماد على موارد جديدة أو أكثر لأنك تحرك المشروع بسرعة وقد تتجاهل إجراءات المسار الحرج التقليدية. الانخراط في التواصل المتكرر: التواصل الفعال ضروري لضمان موافقة جميع الأطراف. أنفق الأموال على التكنولوجيا: قد ينتج المزيد من النتائج المثمرة عن الاستثمار في التكنولوجيا التي تساعد في تخطيط المشروع وإدارته وتنفيذ أعطاله.
على الرغم من أنه لا يمكن أن يكون الأمر صعبًا بشكل مستحيل، إلا أن تعطل المشروع يمكن أن يحقق المعجزات. قد يحتاج المشروع في كثير من الأحيان إلى الإلغاء بسبب عدم ضبط معطياته أو تحجيمه أو جدولته للعمل مع الموارد المتاحة.
قبل الالتزام بالجداول الزمنية والمواعيد النهائية الجديدة، قم بتحليل كل عنصر من عناصر مشروعك بدقة لأن تعطل المشروع هو فرصتك للبدء من جديد والقيام به بشكل صحيح.
تعطل المشروع: تفسيرات متنوعة
مع هذه المشكلة، لا يتم حل تعطل المشروع. يمكن أن يلمح إلى استثمار أموال إضافية لتسريع إنجاز المشروع. ويصور بدقة المسار الحرج الذي يوفر تخصيصاً فعالاً للموارد. يفضل دائمًا مراجعة المسار الحيوي الذي يوفر فرصًا لتقليل متطلبات الموارد.
عندما يتداخل مشروع ما، هناك أسلوب آخر من أساليب تعطل المشروع يسمى التتبع السريع. كان من المفترض أن يتم تشغيل المشروع بشكل مستقل في الأصل، ولكن تعطل المشروع.
مزايا تعطل المشروع: المواعيد النهائية القصيرة للمشروع المتصلة بالمشروع تعطل المشروع. عندما يتعلق الأمر بالتنفيذ، يضرب المشروع بسرعة أكبر. يتم استلام المشاريع المعطلة على الجدول الزمني للمسار من قبلها.
مساوئ تعطل المشروع: يزداد الخطر على الموارد والتكاليف عند تعطل المشروع. القيام بذلك مرة أخرى. يمكن الاستفادة من بعض المهام فقط. تأتي إعادة العمل بسعر أعلى.
متى يجب التوقف عن تعطل المشروع؟
في إدارة المشاريع، هناك حالات يجب عليك فيها الاستسلام. إن تقليل وقت الجدول الزمني قدر الإمكان مع الحفاظ على انخفاض التكاليف هو المفتاح لمنع تعطل المشروع. بعبارة أخرى، يجب عليك التوقف عن تعطل المشروع عندما يصبح مكلفًا للغاية. وكمبدأ توجيهي عام، ضع في اعتبارك قم بتضمين الأنشطة الضرورية فقط. انتقل من التدريب الأقل تكلفة إلى التدريب الأكثر تكلفة. تعطل العمل حتى يقل الحد الأدنى من الوقت المطلوب. تعطل أي شيء حتى يصبح تعطله أكثر تكلفة من عدم تعطله.
يجب عليك إنهاء المشروع للعميل أو المقاول في الموعد المحدد أو دفع المزيد. عندما تكون الموارد مكثفة على المسار الحرج، هناك العديد من المخاطر المرتبطة بفشل المشروع.
بالإضافة إلى ذلك، هناك خيارات للمسارات غير الحرجة. ومع ذلك، يجب أن تكون نتائج انهيار كيان المسار الحرج على ما يرام فيما يتعلق بالجودة والسلامة والامتثال. ونتيجة لذلك، لا يمكن أن تكون خطة مشروع المهمة مناسبة للموارد غير المألوفة.
إدارة المشاريع الأساسية – أشعل إتقان مشروعك
من خلال التدريب الديناميكي عبر الإنترنت من سبوتو، التدريب الأساسي على إدارة المشاريع، يمكنك إطلاق العنان لنجاح المشروع وتطوير قدراتك. نحن نوفر وصولاً فريداً إلى موارد رقمية متميزة مختارة من قبل مدربين ذوي مهارات عالية من معهد إدارة المشاريع كمزود تعليم مسجل لدى معهد إدارة المشاريع. شارك في جلسات تفاعلية مع مدربين مؤهلين ومعترف بهم ومدربين على أعلى مستوى. استمتع بمساعدة تعليمية على مدار الساعة واكسب ثماني ساعات اتصال أو وحدات PDU.
هذا البرنامج ضروري لإدارة المشاريع بسلاسة، بغض النظر عما إذا كنت تتعلم الأساسيات أو تتعامل مع أعطال المشاريع. سجّل اليوم في دورة مشروع SPOTO لتحويل العقبات إلى انتصارات خلال مسيرتك المهنية في إدارة المشاريع.
اقرأ المزيد: الطلب على إدارة المشاريع والفرص الوظيفية
الحكم النهائي
يعد اختبار الأعطال أسلوبًا رائعًا لإدارة المشاريع يحافظ أحيانًا على المشروع من الانهيار. ولكن لا ينبغي أو لا يمكن تعطل جميع المشاريع. لذلك، يمكنك تسريع عمليات محددة أو إقناع أصحاب المصلحة بقبول تقليص النطاق قبل اختيار هذه الاستراتيجية التي قد تفرغ جيوبهم.
يعد التعطل هو أفضل مسار للعمل إذا فشل كلا الخيارين أو ثبت أنهما غير عمليين وقرر أصحاب المصلحة أن إكمال المشروع بشروطهم يستحق النفقات الإضافية.
كما ترى، فإن تعطل المشروع له بعض المزايا. على الرغم من أنه يزيد من التكلفة الإجمالية، إلا أنه غالبًا ما يكون ضروريًا لإكمال المشروع في الوقت المحدد. وعلاوة على ذلك، في كثير من الحالات، قد يجعل التأخير الناجم عن أحداث غير متوقعة الطريقة الوحيدة لمنع حدوث المزيد من المشاكل.
الأسئلة الشائعة
ما الذي يميز PERT و CPM عن بعضهما البعض؟
تخطيط وجدولة وتنظيم وتنسيق وإدارة الأنشطة غير المؤكدة التي يتم إنجازها باستخدام تقنية PERT لإدارة المشروع. CPM هو نهج إحصائي لإدارة المشاريع يتضمن تنظيم وتنسيق وتخطيط وجدولة وجدولة ومراقبة المهام المحددة بوضوح.
ما هي فرص المخاطرة في تعطل المشروع؟
ينطوي فشل المشروع على مخاطر. انخفاض الجودة وارتفاع النفقات هما الخطران الرئيسيان. في حالة الحاجة إلى إعادة بناء العمل المنجز على عجل، قد يؤدي تعطل المشروع أيضًا إلى مزيد من التأخير.
ماذا يمكنني أن أفعل بدلاً من تعطل المشروع؟
لإدارة مهام المشروع وتبسيطها بشكل أفضل، فكّر في طرق مثل التتبع السريع أو تبسيط برنامج إدارة المشروع لسير العمل كبديل لتعطل المشروع. بدون تكبد نفقات إضافية أو طلب تعطل موظفين آخرين، يمكن أن يساعدك ذلك في تحديد أوجه القصور وأماكن التحسين.
ماذا تعني بـ “التعطل” في “أجايل”؟
يُعرف إحضار موارد إضافية للقيام بعملين في وقت واحد باسم “تعطل المشروع”، وهي طريقة لضغط الجدول الزمني. تُعرّف مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK® Guide) أسلوب التعطل بأنه تقليص الجدول الزمني للمشروع بأقل تكلفة إضافية ممكنة.
ماذا يعني مخطط جانت في إدارة المشاريع؟
مخطط جانت هو أداة تُستخدم في إدارة المشروع تُظهر كمية العمل الذي ينتهي بمرور الوقت مقارنةً بالوقت الذي تم التخطيط له في البداية. وعادةً ما ينقسم إلى قسمين. يتم عرض قائمة بالمهام على اليسار، ويوجد على اليمين جدول زمني مع شريط جدول زمني يوضح العمل.