هناك مقولة ذهبية تقول “إنك لا تخطط للفشل ولكنك تفشل في التخطيط”؛ حسنًا، تحمل هذه المقولة نفس الأهمية تقريبًا في إدارة المشاريع كما تحملها في جميع جوانب الحياة. يعد تخطيط المشروع جوهر المشروع، والمشاريع التي لا يتم التخطيط لها جيدًا تؤدي إلى نفقات عامة غير مرغوب فيها أو في بعض الأحيان تكاليف باهظة مما يؤدي إلى ضغوط على تنفيذ المشروع وغالبًا ما يؤدي إلى تفاقم المواقف خارج نطاق السيطرة بالنسبة لمدير المشروع.
ما هو تخطيط المشروع في إدارة المشاريع؟
يعد تخطيط المشروع أو تخطيط إدارة المشروع الأساس والمرحلة الأكثر أهمية في دورة حياة إدارة المشروع. يضع نشاط تخطيط المشروع أسس المشروع من خلال تحديد نطاق المشروع والجدول الزمني ومعايير الجودة والأهداف والغايات. يتضمن التخطيط عادةً إنشاء مستند يحتوي على جميع معلومات المشروع التي تتضمن المهام والمكلفين ومجالات المسؤولية.
تتضمن خطة المشروع عادةً خطط إدارة لجميع مجالات المشروع، مثل التكامل والنطاق والجدول الزمني والتكلفة والجودة والموارد والاتصالات والمخاطر والمشتريات وأصحاب المصلحة. يمكن إنشاء خطة مشروع موحدة يدويًا أو بمساعدة برنامج إدارة المشاريع الآلي مثل Agile Central وJira وAsana وWrike وnTask وما إلى ذلك. إن إنشاء خطة مشروع شاملة وتصور استراتيجية ملموسة لتنفيذ المشروع يمكن أن يعمل على تبسيط وتعزيز عملية المشروع وضمان تنفيذ المشروع وتسليمه بنجاح.
هل ترغب في فهم واستكشاف إدارة المشاريع؟ ألق نظرة على دوراتنا التدريبية لإدارة المشاريع وستتاح لك الفرصة للحصول على تدريب من الأفضل بأسعار لم يسبق لها مثيل!
لماذا يعد تخطيط المشروع مهمًا؟
في دورة حياة إدارة المشروع الرسمية، تبدأ المشاريع بميثاق المشروع الذي يمنح مدير المشروع السلطة لاستخدام الموارد والأصول التنظيمية للمشروع. قد يتساءل الكثير من المحترفين المبتدئين في هذه المرحلة – ما هو تخطيط المشروع ولماذا هو مهم؟ هنا تظهر أهمية مرحلة تخطيط المشروع حيث يتقدم التخطيط بضع خطوات للأمام ويرشد مدير المشروع في وضع الاستراتيجيات:
- كيف سيتقدم المشروع، أي كيفية التخطيط لأنشطة المشروع،
- ما نوع الموارد التي سيتم استخدامها وفي أي مدة؟
- كيفية التعامل مع المواقف غير المتوقعة، وأخيرًا،
- ما هي الخطوط الأساسية التي سيتم قياس التقدم والإبلاغ عنه من خلالها؟
تشكل عملية التخطيط في إدارة المشاريع الأساس للمراحل التالية للمشروع، أي التنفيذ والمراقبة والتحكم في الإغلاق، كما تحدد أيضًا كيفية سعي فريق المشروع إلى تحقيق الأهداف الموضحة في دراسة الجدوى وميثاق المشروع. يعد تخطيط المشروع في إدارة المشاريع مهمًا أيضًا من منظور توفير التكاليف، حيث يمكن لأي مشروع أن يواجه بسهولة المجهول والتحديات البيئية وتوسع النطاق الذي يطارد إكمال وتسليم أي/جميع أنواع المشاريع. إن التخطيط الفعال للمشروع فقط هو الذي يوفر الهيكل المطلوب والرؤية المستقبلية، وبالتالي يساعد في القضاء على المهام والأنماط المهدرة لتحسين الكفاءة والتنفيذ.
أنواع تخطيط المشاريع
يمكن أن يكون تخطيط المشروع من أنواع مختلفة اعتمادًا على الهدف والنطاق ونطاق النشاط قيد النظر. تشمل الفئات الثلاث العريضة للتخطيط ما يلي: - التخطيط العمودي – يتضمن إنشاء خطة مفصلة لكل ساعة لتنفيذها في اليوم ويعرف أيضًا بالتخطيط اليومي لأنه يتم في ذلك اليوم المحدد؛
- التخطيط الأفقي – يتضمن إنشاء خطة لليوم ككل بدلاً من التركيز على كل ساعة ويمكن القيام به أسبوعيًا أو شهريًا أيضًا؛
- التخطيط المشترك – كما يوحي الاسم، يتضمن التخطيط الأفقي والرأسي، أي التخطيط للمهام لليوم وكذلك الأسبوع للحصول على نظرة شاملة وخطة مفصلة في نفس الوقت. يتطلب التخطيط المشترك دراسة متأنية لمدى مدة المهمة وترتيب العناصر، لتسلسل الأنشطة وإكمالها.
ما هي مكونات خطة المشروع؟ - النطاق – يشمل نطاق المشروع متطلبات أصحاب المصلحة والمنتجات والأهداف التي تساهم في نجاح المشروع وإكماله.
- الميزانية – تحدد تخصيصات الميزانية الموارد التي سيتم تخصيصها لأنشطة المشروع المحددة بناءً على أولويتها ومتطلباتها. يتضمن تخطيط الميزانية تخصيص الأشخاص والعمليات والتكنولوجيا وفقًا لاحتياجات المشروع.
- الجدول الزمني – يتضمن تخطيط المشروع تحديد الجداول الزمنية للنطاق ومواءمة مهام وأنشطة المشروع، وإنشاء جداول زمنية مع المعالم، وتتبع التقدم.
معًا، تحدد هذه المكونات الثلاثة وهي النطاق والميزانية والجدول الزمني ما سيحققه المشروع، ومقدار ما سيتم إنفاقه على المشروع ومتى سيتم تسليم المشروع وإكماله وتشكل الأساس لعملية تخطيط المشروع الفعالة.
احصل على خبرة في تخطيط المشاريع من خلال تحقيق المعيار الذهبي في إدارة المشاريع – استكشف التدريب الفريد من نوعه بقيادة الخبراء في إدارة المشاريع (PMP).
تقنيات تخطيط إدارة المشاريع
إن تقنيات تخطيط إدارة المشاريع هي التي تضع عملية تخطيط المشروع بأكملها في إدارة المشاريع موضع التنفيذ العملي والواقعي. فهي تساعد في صياغة خريطة الطريق مع المعالم والنتائج المتوقعة وخطة العمل على مستوى المهام لإنشاء نتائج المشروع وإكمال المشروع بنجاح. وفي حين قد يكون هناك العديد من التقنيات المختلفة التي قد يستخدمها مديرو المشاريع، فإن كل منها له تأثيره على نتائج المشروع وقد يتم استخدامه في أوقات مختلفة أثناء المشروع.
- أهداف ذكية
يعد تحديد الأهداف الخطوة الأولى في منهجية تخطيط المشروع ويستلزم إنشاء مخطط لنتائج المشروع لتحديد الخطوات التي يجب إكمالها والأنشطة التي يجب القيام بها لتحقيق النتيجة المرجوة. في هذه العملية، يجب أن تتمتع الأهداف المحددة بالسمات التالية:
- محددة – يجب أن تكون واضحة وموجزة لتحقيقها
- قابلة للقياس – يجب أن تكون قابلة للقياس ولا تخضع للتفسير
- قابلة للتحقيق – يجب أن تكون واقعية وقابلة للتنفيذ
- ذات صلة – يجب أن تتوافق مع الأهداف التجارية الشاملة
- محدد بوقت – يجب أن يكون له موعد نهائي أو حد زمني
- هيكل تقسيم العمل (WBS)
إن هيكل تقسيم العمل هو ما يحدد كيفية تقسيم الأهداف العامة للمشروع إلى مهام/أنشطة على مستوى الوحدة والتي من شأنها أن تساعد في إنشاء مخرجات المشروع لتحقيق نتائج المشروع. إنه في الأساس تمثيل مرئي لمهام وأنشطة المشروع المقدمة في تنسيق هرمي. يتضمن إنشاء هيكل تقسيم العمل تقسيم بيانات الأهداف عالية المستوى إلى مهام وأنشطة قابلة للتنفيذ على مستوى الوحدة الخاصة بها وتخصيص الموارد لعناصر هيكل تقسيم العمل لإنشاء المخرجات المحددة. يوجد أيضًا قاموس هيكل تقسيم العمل الذي يزيد من تعريف وتقسيم ونطاق حزم العمل أي العناصر الموجودة في مخطط هيكل تقسيم العمل. - هيكل تفصيل التكلفة
هذا هو امتداد لهيكل تقسيم العمل (WBS) وهو تمثيل هرمي للتكاليف على مستويات مختلفة من هيكل تقسيم العمل. يمثل هيكل تقسيم العمل تكلفة المكونات في هيكل تقسيم العمل. إنه أداة مفيدة لهيكلة الإدارة المالية للمشروع وتطبيق ضوابط التكلفة لتتبع وإدارة تكاليف المشروع. - مصفوفة أولويات العمل
هذه أداة لتحديد الأولويات تحدد تسلسل المهام لتحقيق التوازن بين الوقت والموارد لتحسين الكفاءة. تعد مصفوفة أولويات العمل مفيدة للغاية في المواقف الحرجة أو سيناريوهات ضيق الوقت في المشروع. تحتوي على 4 أرباع – مما ينتج عنه 4 احتمالات، وهي:
- انتصارات سريعة/عاجلة
- مشاريع كبرى/غير عاجلة
- ملء الفراغات/تفويض
- العمل الشاق/التأجيل أو التجاهل
- تحليل اتجاهات الإنجاز (MTA)
هذه أداة مهمة لجدولة المشروع والتحكم فيه، وهي تساعد فرق المشروع على تحديد ما إذا كان المشروع متقدمًا على الجدول الزمني أو متأخرًا عنه وتطبيق التقنيات أو الإجراءات التصحيحية لتجنب التباين. تتضمن MTA إنشاء مخطط بخط التخطيط مقابل خط التنفيذ جنبًا إلى جنب مع المعالم ذات الصلة لتمثيل الاتجاهات وتحليلها. بمساعدة MTA، يمكن لمديري المشاريع تحديد الاختناقات وأي قيود قد تخرج المشروع عن مساره المخطط له بسهولة. هل تريد الحصول على شهادة إدارة المشاريع؟ تعرف بسهولة على التفاصيل الدقيقة لدورة حياة إدارة المشاريع في العالم الحقيقي في دورة PRINCE2 الخاصة بنا!
10 خطوات للتخطيط الناجح للمشروع
الخطوة 1: تحديد أصحاب المصلحة
إن تحديد أصحاب المصلحة وتعريفهم هو الخطوة الأولى للتخطيط الناجح للمشروع، حيث أن تحديد أي أصحاب مصلحة متأخرًا سيؤدي إلى توسع النطاق أو تغييرات غير مبررة قد تكون مكلفة للغاية بالنسبة للمشروع.
الخطوة 2: تحديد الأدوار والمسؤوليات
إن تحديد الأدوار والمسؤوليات بشكل واضح يعد خطوة مهمة تالية؛ فلن يكون لدى جميع أصحاب المصلحة نفس مستوى الاهتمام بالمشروع، وبالتالي من المهم تحديد المسؤولية والمساءلة وتوقعات الدور في المشروع.
الخطوة 3: تقديم أصحاب المصلحة
يساعد جمع أصحاب المصلحة معًا وتعريفهم بالمشروع وكذلك بعضهم البعض في إطار رسمي على بناء الثقة والتوافق مع الأهداف العامة للمشروع والمنظمة. تساعد هذه الخطوة في ضمان سماع أصوات الجميع كما تضمن التزام أصحاب المصلحة بالمشروع.
الخطوة 4: تحديد الأهداف
يعد تحديد الأهداف الخطوة الأساسية في التخطيط، وبدونها سيكون من المستحيل تقييم نجاح المشروع ووضع علامة على إغلاق المشروع عند اكتماله، أي تحقيق الأهداف المحددة.
الخطوة 5: تحديد أولويات المهام
إن تحديد أولويات المهام هو المفتاح لفهم نوع الموارد التي سيتم تخصيصها للمشروع في أي مدة زمنية. إن عدم وجود قائمة أولويات للمهام لن يؤدي إلا إلى إرباك الأنشطة المتداخلة وكذلك تجاوز التكاليف في تنفيذ المشروع.
الخطوة 6: إنشاء جدول زمني
بمجرد تحديد الأهداف وتحديد أولوياتها، يساعد إنشاء خريطة طريق تتضمن مراحل المشروع على فهم التبعيات والقيود وتسلسل الأنشطة الخاصة بالمشروع. يساعد جدول المشروع في تحديد الأنشطة التي سيتم إكمالها بالترتيب الذي سيتم به إنجازها، وكيف ومتى ستبدأ، وما هي نتائجها وكيف سيتتبع مدير المشروع التقدم ويقيسه.
الخطوة 7: تقييم المخاطر
المخاطر هي أحداث غير مؤكدة قد تؤثر على المشروع، والتخطيط يتضمن فهم المخاطر وتقييم احتمالاتها أي فرصة حدوثها وكذلك تأثيرها أي التأثير على المشروع
الخطوة 8: التواصل
يلعب التواصل دورًا رئيسيًا في إدارة المشاريع، ووفقًا لدور مدير المشروع، يقضي مدير المشروع حوالي 90% من وقته في التواصل. يعد التواصل بشأن الخطط والمراجعة في الوقت المناسب وإدارة التغيير من الجوانب المهمة للمشروع والتي تحتاج إلى الاهتمام على فترات منتظمة.
الخطوة 9: إعادة التقييم
إن مراجعة وتعديل نشاط التخطيط أمر مهم بقدر أهمية التخطيط نفسه. فالخطة القديمة قد تكون خطيرة مثل عدم وجود خطة على الإطلاق، وقد تعطي توجيهات خاطئة لفريق المشروع وأصحاب المصلحة.
الخطوة 10: التقييم النهائي
تحتاج خطط المشروع إلى تقييم وتوقيع من قبل المسؤولين؛ ويجب أن يغرس كل نشاط تخطيطي ممارسة التفتيش والتكيف وبعد ذلك يجب أن تخضع قرارات التخطيط المعدلة للتقييم النهائي والموافقة.
كيف يمكن لبرامج تخطيط المشاريع أن تساعد في التخطيط للمشاريع؟
يتضمن تخطيط المشروع وتنفيذ الأنشطة المخطط لها التعامل مع العديد من المهام المتزامنة وإدارة العديد من المهام والأولويات والموارد المتضاربة. غالبًا ما يستلزم هذا النشاط فهمًا شاملاً للحالة الحالية بالإضافة إلى الحالة/النتيجة المقترحة للمشروع. في مثل هذه البيئة المكثفة، يمكن أن تكون برامج إدارة المشروع مفيدة إذا تم استخدامها بشكل صحيح لمواءمة وتسلسل أنشطة المشروع.
إن برامج تخطيط المشاريع تعمل بشكل أساسي على إنشاء إطار منظم للتعاون وأتمتة المهام والعمليات المتكررة. كما تعمل برامج التخطيط على تسهيل مركزية جميع المعلومات مما يسهل استرجاعها وإتاحتها عند الحاجة، وخاصة في الإعدادات الهجينة والرشيقة حيث يكون الاتصال هو مجرى الحياة للأنشطة التجارية والتنفيذ. توفر برامج إدارة المشاريع نظرة عامة شفافة على المشاريع المكتملة والجاري تنفيذها والمخطط لها لتجنب الاختناقات وإدارة التبعيات بشكل فعال. تتضمن نظرة عامة موجزة على فوائد تخطيط المشاريع ما يلي:
- تحسين إدارة الجدول الزمني
- تسهيل التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق
- توفير الرؤية لإدارة المخاطر والتخفيف منها بشكل أفضل
- التوزيع الفعال للمهام وتوزيعها
- تحسين إنتاجية الفريق
- تقارير ولوحات معلومات سهلة الاستخدام
أفضل أدوات وبرامج تخطيط المشاريع في عام 2025
- مخطط جانت
تعد مخططات جانت واحدة من أكثر الأدوات الأساسية والفعالة التي يستخدمها مديرو المشاريع لتتبع تقدم المشروع، وتُستخدم طوال دورة حياة المشروع. فهي تسهل إنشاء جدول/خريطة طريق مرئية للمشروع، وتشير إلى المعالم والتبعيات، وتعمل كمصدر معلومات لا غنى عنه للفرق وأصحاب المصلحة. تحظى مخططات جانت بشعبية كبيرة بين الفرق من أي حجم/منهجية لأنها تتوقع الجدول الزمني الأكثر واقعية للمشروع عند صيانته بشكل صحيح ويمكنها تسليط الضوء على مجالات المخاطرة أو الاهتمام لمديري المشاريع. - طريقة المسار الحرج (CPM)
إن التخطيط الحرج للأنشطة هو أحد أكثر أساليب التخطيط وإدارة المشاريع تعرضًا للانتهاك. فهو يتضمن تصور أطول مسار أو تسلسل للأنشطة في المشروع من خلال الاستفادة من مخطط جانت وهيكل تقسيم العمل وتقنيات رسم المخططات الشبكية. وتُسمى الأنشطة التي تقع في هذا التسلسل أو “المسار الحرج” بالأنشطة الحرجة وتفترض أعلى أولوية في جدول المشروع. أما الأنشطة الأخرى التي لا تقع في هذا المسار الحرج فهي أنشطة ذات فترة زمنية محددة، وهذا يساعد في تحديد المسار الآخر أي المسار الحرج الذي يمثل أقصر وقت مطلوب لإكمال المشروع. - مخطط تقييم البرنامج ومراجعته (PERT)
PERT هي تقنية تقدير وجدولة تستخدم الاحتمالات والحسابات الإحصائية البسيطة لإنشاء مخطط PERT مرئي وتحديد الأنشطة المستقلة. يتم تمثيله في شكل عقد وسهام مرسومة بناءً على ترتيب الأنشطة في المشروع. بمجرد إنشاء مخطط الأنشطة، يتم تحديد أقرب وقت (ET) وأحدث وقت (TL) ووقت الركود لكل نشاط. - هيكل تقسيم العمل (WBS)
هيكل تقسيم العمل هو أسلوب مفيد لتنظيم مهام المشروع وتتبعها بشكل تسلسلي وهرمي. وهو عبارة عن تمثيل مرئي لكل مهمة في المشروع ويتضمن تفكيك العمل إلى مجموعة أصغر وأكثر قابلية للإدارة من المهام/الأنشطة. وغالبًا ما يستخدمه مديرو المشاريع بالاشتراك مع CPM وPERT. - توثيق المشروع
تُعد وثائق المشروع نقطة البداية التي توفر لمحة عن تفاصيل المشروع وحالته والعناصر المفتوحة. يجب أن يحتوي كل مشروع على قاعدة معرفية أو مستودع يساعد الوافدين الجدد على اكتساب المعرفة بسرعة فيما يتعلق بالمشروع ومعالجة مخاوفهم بشكل فعال.
نصائح للتخطيط للمشروع
- ابدأ دائمًا بالنهاية في ذهنك.
- فهم أهداف المشروع والفوائد ومقاييس النجاح
- تحديد أصحاب المصلحة واهتماماتهم
- فهم الحالة الحالية/بيان المشكلة
- فهم بيان الحالة/الحل المقترح
- تحديد الأدوار والمسؤوليات
- مراجعة المخاطر والتواصل بشأنها
- إنشاء خريطة طريق على مستوى الوحدة مع المعالم
- التأكد من مراعاة التحديات البيئية
- إعادة النظر في الخطط التي تم صياغتها ومراجعتها بشكل متكرر مع تتبع التغييرات
وبعيدًا عن النصائح المذكورة أعلاه لمحترفي تخطيط المشاريع، من المهم للغاية فهم متى يجب التوقف أو الانسحاب في بعض الظروف المؤلمة حيث تستمر المشاريع في التراجع – وفي هذه الحالة، فإن امتصاص التكاليف الغارقة وإغلاق المشاريع هو الحل الوحيد الممكن والاقتصادي.
مثال لخطة مشروع بسيطة
تحتوي خطة المشروع التقليدية أو البسيطة بشكل أساسي على المكونات التالية: - غرض المشروع
- معلومات أصحاب المصلحة في المشروع
- الملخص التنفيذي
- أهداف العمل
- هيكل تقسيم العمل
- عملية النشر والتحكم في التغيير
- إدارة الجدول الزمني
- المعالم والتبعيات
- تمثيل جدول المشروع
- إدارة التكاليف والميزانية
- إدارة الجودة
- إدارة الموارد
- إدارة الاتصالات
- إدارة المخاطر
- إدارة المشتريات
- مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس للمشروع
مثال لخطة مشروع Agile
تتبع خطة المشروع الرشيقة نفس هيكل خطة المشروع التقليدية مع وجود فرق وحيد وهو أن جدولة المشروع والأنشطة متكررة وتتحرك في حلقة تغذية مرتدة مستمرة.
قوالب تخطيط المشاريع المجانية - قالب خطة المشروع – IC-Agile-Project-Plan-Template_Google_Doc
- قالب مخطط جانت – قالب مخطط جانت في ورقة جوجل
- قالب خارطة طريق المشاريع المتعددة – IC-Multiple-Project-Roadmap-Template_Google_Doc
- قالب الجدول الزمني للمشاريع المتعددة – IC-Multiple-Project-Roadmap-Template_Google_Doc
- نموذج تتبع المشروع – تتبع المشروع
كن محترفًا معتمدًا في إدارة المشاريع من خلال دوراتنا التدريبية PRINCE2 Practitioner. ارتق بمسيرتك المهنية وأتقن فن إدارة المشاريع.
كيف يمكن للتخطيط للمشروع أن يحسن من مؤسستك ومسيرتك المهنية؟
إن التخطيط للمشروع هو عنصر لا يمكن المساومة عليه لنجاح أي مدير مشروع أو منظمة. ولا يمكن المبالغة في أهمية التخطيط في دورة حياة المشروع. فعندما يتم تنفيذه بشكل صحيح، يساعد التخطيط كل وظيفة وجزء آخر من المنظمة على الأداء بسلاسة. والتخطيط المنظم لا يساعد مدير المشروع في التنفيذ اليومي فحسب، بل يحرر أيضًا تقدم المشروع من عوامل التشتيت بسبب المهام غير المدروسة والميزانيات والضوابط. كما يساعد التخطيط والمراجعة المنتظمة مدير المشروع على تحسين الكفاءة، ومواءمة الموارد المطلوبة فقط، وتوفير التكاليف للمشروع والمنظمة.
في الواقع، تميل المشاريع إلى الاستمرار دون نهاية ثابتة ما لم يتم التخطيط لها بشكل مناسب ومراجعتها بشكل متكرر. إن التخطيط هو الذي يحدد الأنشطة التي يجب تسلسلها بالترتيب المطلوب لإنشاء مخرجات المشروع وإكمال المشاريع كما هو متوقع. باختصار، يؤدي التخطيط الأفضل للمشروع إلى تنفيذ المشروع وضوابط أفضل لأنه يعالج العديد من الجوانب الرئيسية مثل: - تحسين العمليات التجارية الشاملة
- توفر فرصًا لتحقيق اقتصاديات الحجم
- يقلل من إعادة العمل والنفايات
- الحصول على التوافق بين أصحاب المصلحة منذ البداية
- يساعد في تحديد نطاق المشروع بشكل واضح
- يخلق الشفافية في الأدوار والمسؤوليات
- يوفر فرصًا للإشارة إلى المخاطر مسبقًا ووضع خطط التخفيف
وبالإضافة إلى الفوائد المذكورة أعلاه، فإن تخطيط المشروع يحافظ أيضًا على نزاهة مدير المشروع والمنظمة في الوفاء بالتزاماتهم تجاه العملاء والجهات الخارجية وأصحاب المصلحة الآخرين.
خاتمة
إن التخطيط للمشروع هو جزء لا يتجزأ من دورة حياة أي مشروع، وخاصة عندما تعمل المشاريع في بيئات غير تقليدية ومتقلبة ومعقدة، حيث تحتوي على العديد من المكونات التي تتطلب الاهتمام. والتخطيط ليس مجرد مرحلة أخرى من دورة حياة المشروع، ولكنه العامل الأكثر أهمية وتحديدًا مع التأثيرات والعواقب البعيدة المدى. إن وضع خطة مشروع ملموسة يمكن أن يكون بسيطًا وسهلاً لأي مدير مشروع، ولكنه أيضًا معقد ومطول حسب طبيعة المشروع. إن عدم وجود خطة للمشروع لن يؤدي إلا إلى الفشل لأنه لن يكون هناك وضوح بشأن الأهداف التجارية أو الأدوار والمسؤوليات التي تشكل جوهر تنفيذ أي مشروع ومراقبته والتحكم فيه.
تتضمن صياغة خطة المشروع رسم خرائط وتصنيفات شاملة لأهداف المشروع والجداول الزمنية والأنشطة والموارد لضمان وقوع الأشياء في المكان الصحيح أثناء تنفيذ المشروع. من الضروري أيضًا ملاحظة أن المشاريع لها تأثير أكبر على المنظمة ككل. عندما يتم التخطيط لها بدقة، تعمل المشاريع على زيادة الكفاءة وتوفير الموارد وتقليل التكاليف وتحسين الأخلاق والمساهمة في بيئة إيجابية. تبدأ إدارة المشاريع في أي منظمة دائمًا بالتخطيط للمشروع – إذا كان التخطيط مركّزًا ودقيقًا، فإن المنظمة تقف لتكسب الفوز بنجاح المشروع. انجح في حياتك المهنية من خلال الدورات التدريبية والتدريبات ذات المستوى العالمي من الخبراء – تعرف على ذلك من خلال كتالوج دورات SPOTO لمديري المشاريع اليوم.
الأسئلة الشائعة
- من المسؤول عن التخطيط لمشروع جماعي؟
مدير المشروع هو المسؤول عن المشروع. وهو الموظف الرئيسي الذي يقوم بالتخطيط للمشروع وجمع الموارد وتنظيم وإدارة الأنشطة والموارد والمهام طوال دورة حياة المشروع. - كيف يمكن للتخطيط للمشروع أن يساعد في تقليل المخاطر؟
يساعد التخطيط للمشروع في إدارة المشاريع على تحديد الأنشطة وتسلسلها وإنشاء الجداول الزمنية ومواءمة المعالم والأهم من ذلك تحديد المخاطر وتقييمها وبالتالي المساعدة في تحديد العناصر في وقت مبكر من الدورة وتقليل تأثير المخاطر أو قيادة استراتيجيات التخفيف لمعالجة المخاطر. - كيف تؤثر تكلفة المشروع على تخطيط المشروع؟
تعتبر تكلفة المشروع عنصرًا مهمًا في المثلث الحديدي لإدارة المشروع، ويتضمن تخطيط تكلفة المشروع تقدير وتخصيص والتحكم في تكاليف المشروع. لا يمكن استخدام الميزانيات المخططة والموافق عليها في تخطيط تكلفة المشروع إلا أثناء تنفيذ المشروع.
