ما هو تخطيط القدرات؟

ما هو تخطيط السعة؟
إذا كنت ترغب في إدارة مهامك بأكبر قدر من الكفاءة، فمن الضروري أن يكون لديك خطة واضحة لمقدار السعة التي يتطلبها مشروعك. يعد تخطيط السعة ذا أهمية قصوى إذا كنت ترغب في تنفيذ إدارة المشروع على نطاق واسع. فهو يساعدك على تقييم الموارد اللازمة لإنجاز المشروع بنجاح وحساب مقاييس إدارة المشروع المختلفة مثل التكلفة المتوقعة والجدول الزمني ووقت بدء التشغيل وطريقة المسار الحرج.
التعريف: تخطيط السعة
تخطيط السعة هو تحديد جميع الموارد والأنشطة والتكاليف المطلوبة لإكمال المشروع. الهدف من تخطيط السعة هو ضمان توفر الموارد المطلوبة للمشروع في بداية المشروع وطوال دورة حياته.
يجب إجراء تخطيط القدرات عند بدء مشروع جديد أو عند الحاجة إلى تعديل مشروع قائم لتلبية المتطلبات أو التحديات الجديدة. كما يمكن إجراؤه في أي مرحلة لتحديد مقدار العمل الذي تم إنجازه ومقدار العمل المتبقي قبل اكتماله.
تخطيط القدرات ضروري لأنه يُعلم الإدارة بالجهد المطلوب لإكمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. فهو يسمح للمديرين بتخصيص مواردهم بشكل أفضل ويضمن أن لديهم ضوابط مالية كافية للبقاء ضمن قيود الميزانية.
أنواع تخطيط القدرات
يعد تخطيط القدرات خطوة أساسية في إدارة المشاريع حيث يساعد على تحديد الجهد المطلوب لإكمال المهام أو المشاريع. والغرض من تخطيط السعة هو تحديد جميع الأنظمة والموظفين والمعدات والخدمات الهامة التي يحتاجها المشروع في مراحل مختلفة طوال دورة حياته.
يساعد تخطيط السعة على ضمان توفر جميع الموارد عند الحاجة إليها من قبل فريق المشروع، مما يمنع التأخير بسبب ظروف غير متوقعة أو أعطال المعدات. يضمن تخطيط السعة أيضًا تخصيص المبلغ الصحيح من المال لكل مهمة ضمن ميزانية معينة.
هناك ثلاثة أنواع مهمة من تخطيط السعة:
تحليل حالة العمل
هذا هو النوع الأساسي من تخطيط السعة لأنه يحدد ما إذا كان المشروع جديرًا بالاهتمام وينبغي تنفيذه أم لا. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يحدد الموارد المطلوبة ويعد خطة لتلك الموارد.
تخطيط القدرات للإدارة
يحدد هذا التحليل ما هي المهارات والأدوات والمعدات المتوفرة داخل منظمة المشروع. كما يحدد أيضًا ما إذا كانت هذه الموارد كافية لدعم المشروع أم لا، خاصة إذا كانت هناك تأخيرات أو مشاكل غير متوقعة على طول الطريق.
تخطيط القدرات للموارد البشرية
يحدد هذا النوع من التحليل عدد الأشخاص اللازمين لإكمال المشروع والمهارات التي يحتاجون إليها للقيام بذلك بنجاح. كما أنه يساعد في تحديد مقدار التدريب المطلوب لإتقان التكنولوجيا أو الإجراءات الجديدة التي قد يتم إدخالها خلال المشروع.”
تخطيط القدرات التقنية
هذا يوسع نطاق تخطيط القدرات التنظيمية، حيث تحدد المؤسسات المهارات المطلوبة لأداء مهمة أو مشروع معين.
تخطيط القدرات المالية
يتضمن ذلك تحديد مقدار الأموال اللازمة لمهمة أو مشروع معين بحيث يمكنك تخطيط ميزانيتك وفقًا لذلك.
فوائد تخطيط القدرات
يتم إنشاء خطط السعة باستخدام صيغة بسيطة تحدد الموارد المطلوبة، مثل الموظفين والمعدات والمواد والوقت المستغرق في كل مهمة. ثم تُستخدم هذه المعلومات لحساب عدد الأشخاص أو المواد المطلوبة لكل مهمة. على سبيل المثال، إذا كان لديك 10 موظفين يعملون في مشروعك، فستحتاج إلى شخص واحد يمكنه التعامل مع كل مهمة وآخر مسؤول عن جدولة الاجتماعات مع أعضاء الفريق الآخرين.
هناك العديد من فوائد تخطيط القدرات في إدارة المشاريع. تتضمن بعض الفوائد المهمة ما يلي: يمكن استخدامه لتقييم مخاطر المشروع وتخفيف المخاطر. يمكن لنتائج تخطيط السعة تقدير الطلب المستقبلي، مما يساعد على تقليل التكاليف وزيادة الأرباح. يساعد على تحديد مجالات المشاكل قبل أن تصبح حرجة من خلال إطلاعهم على قدراتهم الحالية واحتياجاتهم المستقبلية حتى يتمكنوا من اتخاذ إجراءات لمعالجتها. يساعد تخطيط القدرات أصحاب المصلحة على فهم أدوارهم المحددة في توفير الخدمات أو المنتجات التي تحتاجها الشركة أو المؤسسة، مما يساعدهم على فهم مسؤولياتهم تجاهها. تقديم تقدير دقيق للتكاليف ضمان اكتمال جميع المهام قبل المواعيد النهائية تحديد أي مخاطر محتملة مرتبطة بالمشاريع الكبيرة
عند الحاجة إلى تخطيط السعة
تخطيط السعة هو عملية مستمرة طوال دورة حياة المشروع. وهذا يعني أنه من الضروري أن يبقي جميع مديري المشاريع والإدارة العليا موظفيهم على علم بأي تغييرات في أعباء العمل الخاصة بهم، بالإضافة إلى أي متطلبات أو قيود جديدة قد تؤثر على قدرتهم على إنجاز المشروع بنجاح.
سيكون لحجم فريقك تأثير كبير على كيفية إدارتك لعملية تخطيط السعة. على سبيل المثال، لنفترض أن لديك مجموعة صغيرة. في هذه الحالة، قد يكونون قادرين فقط على التعامل مع بعض الأعمال التي يتطلبها المشروع بموارد إضافية. إذا كان هذا هو الحال، فمن المحتمل أن تحتاج إلى الاستعانة بمصادر خارجية لبعض الأعمال أو التفكير في تعيين موظفين آخرين يمكنهم المساعدة في دعم فريقك في هذا المشروع المحدد.
ومع ذلك، حتى مع وجود فرق أكبر، يجب ألا تكون هناك اختناقات في عمليات التسليم أو المجالات التي يحدث فيها تأخير بسبب سوء التواصل أو سوء الإدارة. قد يؤدي ذلك إلى مشاكل مثل عدم الالتزام بالمواعيد النهائية وتأخر المدفوعات من العملاء، مما يؤدي إلى خسارة الإيرادات والإضرار بالسمعة – مالياً وعاماً!
إن تخطيط القدرات هو مهارة نحتاجها، كمديري مشاريع، لإكمال مشاريعنا قبل الموعد النهائي وفي حدود الميزانية. ولسوء الحظ، لم نتمكن من الوفاء بجميع المواعيد النهائية إلا بالتخطيط السليم للقدرات، مما تسبب في تأخيرات مكلفة وفرص ضائعة.