ما هو النطاق في إدارة المشاريع؟

حلم كل مدير مشروع هو أن يسير المشروع بسلاسة من البداية إلى النهاية، دون أي تأخير أو تجاوز للميزانية. ومع ذلك، فإن هذا أمر نادر الحدوث في الواقع. حتى لو قمت بمناقشة وتخطيط جميع التفاصيل في وقت مبكر مع جميع أصحاب المصلحة في المشروع، فإن شيئًا ما سيؤدي دائمًا إلى تعديل نطاق المشروع أثناء تنفيذه. يعد زحف النطاق مصدر قلق كبير لمديري المشاريع، حيث يؤثر على 52% من المشاريع. يمكنك توثيق كل ما يلزم لتحقيق هدف المشروع وتقليل الصعوبات مثل زحف النطاق من خلال تنظيم النطاق في إدارة المشروع.
إن تحديد وتسجيل قائمة بأهداف المشروع المحددة والمخرجات والمهام والتكاليف والمواعيد النهائية هو نطاق المشروع. بيان النطاق، المعروف أيضًا باسم الاختصاصات، هو وثيقة توثق نطاق المشروع. وهو يحدد حدود المشروع، ويخصص المهام لكل عضو من أعضاء الفريق، ويضع طرقًا للتحقق من العمل المنجز والموافقة عليه.
ما هي إدارة نطاق المشروع وكيف تعمل؟
كجزء من عملية التخطيط، تساعد إدارة نطاق المشروع في تحديد وتسجيل قائمة بجميع أهداف المشروع ومهامه ونواتجه ومواعيده النهائية وميزانياته. من الطبيعي في إدارة المشاريع أن يخضع المشروع الكبير لتغييرات على طول الطريق. يكون من الأسهل بكثير على الفرق إدارة وإجراء التعديلات المناسبة عندما يتم تحديد نطاق إدارة المشروع في البداية.
من أصعب المهام التي تقع على عاتق مدير المشروع هي إدارة توقعات أصحاب المصلحة والعملاء. يمكن للمديرين ببساطة الحفاظ على المسار الصحيح وضمان الوفاء بجميع المواعيد النهائية طوال دورة حياة المشروع عندما يكون هناك نطاق واضح للمشروع.
ستساعدك استراتيجية إدارة نطاق المشروع المحددة جيدًا على منع حدوث مشاكل مثل: الطلبات التي تتغير باستمرار عندما تكون في منتصف المشروع، يمكنك تغيير الاتجاه. إدراك أن النتيجة النهائية ليست ما كنت تأمله فحص الميزانية التي تم ذكرها الفشل في الوفاء بالجداول الزمنية للمشروع
توفر الإدارة الفعالة لنطاق المشروع صورة واضحة لوقت المشروع والعمالة والتكلفة. يساعد في تحديد ما هو مطلوب وما هو غير مطلوب لإكمال المهمة. في إدارة المشروع، يحدد النطاق أيضًا عوامل التحكم في المشروع، والتي تتعامل مع المكونات التي قد تتغير خلال دورة حياة المشروع.
ما هي المعايير المستخدمة لتحديد نطاق المشروع؟
نطاق المشروع عبارة عن وثيقة تسجل الأهداف والمخرجات والميزات والميزانيات المحددة كجزء من عملية تخطيط المشروع. تضع وثيقة النطاق قائمة بالمهام التي يجب إكمالها حتى يكتمل المشروع بنجاح.
يساعد فهم احتياجات المشروع وتوقعات العميل على تحديد النطاق. في معظم الحالات، يتضمن بيان النطاق، واستثناءات مخرجات المشروع قيود المشروع والافتراضات.
بيان النطاق في إدارة المشروع
في إدارة المشاريع، بيان النطاق هو إعلان يصف نطاق المشروع. يُعرف بيان نطاق المشروع أيضًا باسم وثيقة النطاق أو بيان العمل.
بيان نطاق المشروع
تحدد هذه الوثيقة حدود المشروع بالإضافة إلى واجبات الفريق. يمنح أعضاء الفريق دليلاً إرشاديًا محددًا لاتخاذ القرارات المتعلقة بالمشروع من خلال تحديد جميع الإجراءات التي يجب اتباعها للتحقق من العمل المنجز والموافقة عليه.
يجب على أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة أن يكونوا مفصّلين قدر الإمكان عند توثيق نطاق المشروع للحد من زحف النطاق، وهي حالة تحتاج فيها بعض مكونات المشروع في نهاية المطاف إلى وقت وجهد أكبر مما تم الاتفاق عليه في الأصل بسبب سوء التواصل أو سوء التخطيط. يمكن للفرق أن تضمن اكتمال المشروع في الوقت المحدد وأن النتيجة النهائية تلبي المواصفات الأولية باستخدام الإدارة الجيدة للمشروع.
عملية إدارة نطاق المشروع
1. إدارة تخطيط النطاق
يمكنك إنشاء مستند خطة النطاق في الخطوة الأولية لإدارة نطاق المشروع، والتي يمكنك الرجوع إليها لاحقًا. تُستخدم الوثيقة في المقام الأول لتحديد نطاق المشروع وإدارته والتحقق من صحته وتنظيمه. وهي تحتوي على العناصر التالية: وصف تفصيلي لنطاق المشروع يتم تقسيم جميع متطلبات المشروع. نواتج المشروع المتوقعة عملية إدارة التغيير
ليس من الضروري أن تكون الورقة على درجة عالية من الشمولية، بل يجب أن تخدم الهدف المنشود فقط. يمكنك أيضًا استخدام خطة إدارة النطاق من مشروع سابق كدليل إرشادي.
2. الحصول على المواصفات
الخطوة التالية هي معرفة ما يريده ويتوقعه أصحاب المصلحة. من خلال المقابلات واستطلاعات الرأي ومجموعات التركيز، من المتوقع أن تقوم بتوثيق جميع احتياجات المشروع وتوقعاته وميزانياته ومنجزاته.
هذه مرحلة حاسمة لأن أصحاب المصلحة غالبًا ما يكون لديهم معايير أو توقعات غير معقولة، ويجب على مديري المشاريع التدخل لإيجاد حل مقبول لجميع الأطراف من أجل تجنب التأخير في المشروع. يجب أن تكون لديك العناصر التالية في نهاية مرحلة تجميع المتطلبات المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية على حد سواء توقعات أصحاب المصلحة احتياجات العمل احتياجات المساعدة ومتطلبات التدريب للمشروع
3. تحديد نطاق المشروع
ستحتاج في هذه المرحلة إلى وضع متطلباتك في وصف تفصيلي للخدمة أو المنتج الذي تسعى لتقديمه من خلال المشروع. بعد ذلك، سيكون لديك بيان نطاق المشروع للرجوع إليه طوال فترة المشروع.
في حين أنه من الأهمية بمكان تحديد ما هو مدرج في نطاق المشروع، إلا أنه من المهم بنفس القدر ملاحظة ما هو مستبعد. يجب أن تخضع أي إضافات للنطاق لإجراءات التحكم في التغيير الكاملة لضمان أن الفريق يعمل فقط على ما يفترض أن يعمل عليه.
ستحصل على نقطة مرجعية لفريق المشروع وأي شخص آخر معني بنطاق محدد. إذا كان هناك شيء ما ليس جزءًا من النطاق، فلا يتعين على الفريق إنجازه.
4. إنشاء هيكل تفصيلي للمشروع
هيكل تقسيم المشروع هو مستند يقسم جميع الأعمال التي يجب إنجازها في المشروع ثم يوزع جميع المهام على أعضاء الفريق. كما يتضمن أيضًا قائمة بالمخرجات التي يجب إكمالها بالإضافة إلى المواعيد النهائية لها.
يمكنك استخدام برنامج إدارة المشروع لتعيين المهام وترتيب أولوياتها في هذه المرحلة من العملية، مما يسهل تتبع التقدم العام للمشروع وتجنب أي اختناقات غير ضرورية.
5. التحقق من صحة النطاق
يجب إرسال النطاق والمخرجات التي سجلتها في هذه المرحلة إلى المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة في المشروع للموافقة عليها. قبل البدء في المشروع، يجب إكمال التحقق من صحة النطاق لضمان أنه إذا حدث خطأ ما، فسيكون من السهل معرفة الخطأ الذي حدث.
6. إدارة النطاق
يجب على مديري المشروع ضمان بقاء المشروع ضمن النطاق المحدد منذ البداية. إذا كانت هناك حاجة إلى تغيير بعض الأشياء، فيجب اتباع إجراءات إدارة التغيير الصحيحة.
خمس طرق لإدارة نطاق المشروع بفعالية إنشاء هيكل تفصيلي للعمل (WBS) بحيث يمكن تقسيم بيان النطاق إلى أجزاء أصغر يمكن التحكم فيها. تجنب الغموض في نطاق عملك لتجنب بذل المزيد من الجهد والإجهاد. حدده بأكبر قدر ممكن من الدقة. لتجنب التفسيرات الخاطئة للمتطلبات، اجعل عملية تحديد النطاق عملية تعاونية. لتجنب أي توسيع للنطاق بما يتجاوز ما تم تحديده في الأصل، تأكد من عدم تغيير وثيقة النطاق أثناء تنفيذ المشروع. أخيرًا، خذ وقتك في التشاور مع جميع أصحاب المصلحة المهمين وتحديد نطاق المشروع، حيث لن يكون من الممكن تغييره بمجرد الانتهاء منه.
الخلاصة
لن تصنع قطعة ملابس بدون نمط، ولن تبني منزلاً بدون مخططات. ومع ذلك، ولسبب ما، تبدأ العديد من المبادرات بدون نطاق واضح، وهو أمر سيء تمامًا مثل صنع البقلاوة بدون وصفة.
نطاق إدارة المشروع هو موضوع يصعب فهمه. دورة حياة المشروع هي إحدى المراحل الأولية في إدارة المشروع وإنجازه، وهي مهمة للغاية لأنك هنا ستكتشف أهداف مشروعك أهداف مشروعك مبررات المشروع متطلبات تبرير المشروع استراتيجية المشروع القيود القيود التكاليف المقدرة المهام التي يجب إكمالها ضمن ميزانية معينة تحليل نسبة التكلفة إلى الفائدة تحليل نسبة التكلفة إلى الفائدة التسليمات المواعيد النهائية
يمكنك البدء في تعيين المهام بمجرد أن يكون لديك فهم واضح لأهداف المشروع ومنجزاته، ولكن من المهم أن يكون لديك نطاق أولاً. سيعمل النطاق كقوة توجيهية طوال المشروع، مما يساعدك في البقاء على المسار الصحيح. قد يحدث زحف النطاق حتى في أكثر المبادرات التي تبدو واضحة ومباشرة.
يعد زحف النطاق أمرًا طبيعيًا، ولكن يمكن أن يساعدك إعلان نطاق المشروع على تجنبه. عندما يطلب منك شخص ما الإضافة إلى المشروع، يمكنك أن توجهه بلطف (ولكن بحزم) إلى إجراء التحكم في التغيير بفضل هذه الوثائق الشاملة التي تحتوي على ملخص لما هو داخل النطاق وما هو خارج النطاق.
التواصل الجيد مطلوب للتحكم الفعال في النطاق. ويضمن ذلك أن يكون جميع أعضاء الفريق على دراية بنطاق المشروع والاتفاق على كيفية الوصول إلى أهداف المشروع. ومع تقدم المشروع، يجب أن يسعى قائد الفريق إلى الحصول على موافقات وتوقيعات أصحاب المصلحة كجزء من إدارة النطاق، مما يضمن أن المشروع النهائي المخطط له يلبي احتياجات الجميع.
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية بقيادة مدرس وجلسات التدريب المباشر عبر الإنترنت بقيادة مدرس للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضاً تدريباً للشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات.
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: شهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) دورات تدريبية للحصول على الشهادة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه.