ما هو التواصل بالسحب؟ التعريف، الأمثلة، الأنواع، الفوائد

في عالم إدارة المشاريع، يعد التواصل الفعال أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح، كما يعد فهم مفهوم “التواصل السحبي” في سياق إطار عمل إدارة المشاريع الاحترافية (PMP) أمرًا ضروريًا.
عند التفكير في رحلتي الشخصية، أتذكر مشروعًا أثبت فيه تطبيق تقنيات الاتصال المباشر أنه تحولي. فبدلاً من إغراق أصحاب المصلحة بالتحديثات غير المرغوب فيها، اعتمدنا نهج الاتصال المباشر. لقد أنشأنا قنوات واضحة لأصحاب المصلحة للوصول إلى المعلومات عند الحاجة إليها، وتمكينهم من الحصول على التحديثات ذات الصلة وفقًا لتفضيلاتهم ومتطلباتهم.
ولم يعمل هذا النهج على تبسيط عملية الاتصال فحسب، بل عزز أيضًا مشاركة أصحاب المصلحة وتشجيعهم على المشاركة. ومن خلال السماح لأصحاب المصلحة بسحب المعلومات حسب الحاجة، فقد ضمنا أن يكون الاتصال مستهدفًا وفي الوقت المناسب وذا مغزى، مما ساهم في نهاية المطاف في نجاح المشروع. إن تبني عملية سحب المعلومات في منهجيات إدارة المشاريع يمكن أن يكون بمثابة تغيير جذري، وتعزيز التعاون والشفافية، وفي نهاية المطاف، نتائج المشروع.
ما هو التواصل السحب؟
تتضمن عملية التواصل مع أصحاب المصلحة البحث بنشاط عن معلومات المشروع حسب الحاجة، على النقيض من نهج الدفع التقليدي للتحديثات العشوائية. كما أنها تمكن أصحاب المصلحة من الوصول إلى قنوات الاتصال، مما يسمح لهم باسترجاع المعلومات بناءً على متطلباتهم وتفضيلاتهم. تعمل هذه الاستراتيجية على تعزيز مشاركة أصحاب المصلحة والشفافية، وتقليل العبء الزائد من المعلومات، بما يتماشى مع مبادئ PMP للتواصل الفعال. يمكن أن يساعد التسجيل في الدورات التدريبية حول إدارة المشاريع التي تقدمها SPOTO بشكل كبير في فهم عملية التواصل مع أصحاب المصلحة بعمق أكبر.
أهمية التواصل الفعال في إدارة المشاريع
في سيناريو مشروع آخر، كُلِّفت بقيادة فريق متعدد الوظائف لتنفيذ نظام برمجي جديد لمنظمتنا. وإدراكًا لأهمية التواصل الفعّال، اعتمدنا استراتيجية التواصل المباشر. فبدلًا من إغراق أعضاء الفريق بالتحديثات المستمرة، أنشأنا مستودعًا مركزيًا حيث يمكنهم الوصول إلى مستندات المشروع وتقارير التقدم والمعلومات ذات الصلة حسب رغبتهم.
وقد مكن هذا النهج أعضاء الفريق من الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها، مما أدى إلى زيادة المشاركة والملكية لمهام المشروع. ونتيجة لهذا، ازدهر التعاون، وشعر أعضاء الفريق بمزيد من الاستثمار في نجاح المشروع. وعلاوة على ذلك، من خلال السماح لأعضاء الفريق بالوصول إلى المعلومات عند الطلب، قللنا من خطر سوء التواصل وضمننا أن يكون لدى الجميع إمكانية الوصول إلى أحدث تحديثات المشروع.
بشكل عام، أدى تبني منهجيات التواصل الجذابة إلى تسهيل تنفيذ المشروع بشكل أكثر سلاسة، وتعزيز ديناميكيات الفريق، وفي النهاية المساهمة في التنفيذ الناجح لنظام البرمجيات.
المفاهيم والمبادئ الأساسية
تدور المفاهيم والمبادئ الأساسية لمبدأ سحب دورة PMP حول تمكين أصحاب المصلحة من البحث بشكل استباقي عن معلومات المشروع حسب الحاجة، وتعزيز المشاركة والشفافية والكفاءة. وفيما يلي المبادئ الرئيسية:
تمكين أصحاب المصلحة: تعمل عملية التواصل التشاركي على تمكين أصحاب المصلحة من خلال تزويدهم بالقدرة على الوصول إلى قنوات الاتصال والموارد، مما يسمح لهم باسترجاع المعلومات وفقًا لاحتياجاتهم وتفضيلاتهم. وتعزز هذه الاستقلالية الشعور بالملكية والمساءلة بين أصحاب المصلحة.
الوصول عند الطلب: تضمن الاتصالات المباشرة توافر معلومات المشروع عند الطلب، مما يتيح لأصحاب المصلحة الوصول إلى التحديثات والمستندات والبيانات ذات الصلة كلما لزم الأمر. يعمل هذا النهج على التخلص من الحاجة إلى التحديثات والمقاطعات المستمرة، مما يؤدي إلى تبسيط الاتصالات.
الاتصالات المستهدفة: من خلال السماح لأصحاب المصلحة بسحب المعلومات حسب الحاجة، يسهل الاتصال المستهدف. يمكن لأصحاب المصلحة استرداد المعلومات ذات الصلة بأدوارهم ومسؤولياتهم فقط، مما يقلل من العبء الزائد للمعلومات ويضمن أن تكون التحديثات ذات معنى وقابلة للتنفيذ.
الشفافية والمشاركة: تعمل الاتصالات المباشرة على تعزيز الشفافية من خلال جعل معلومات المشروع متاحة بسهولة لأصحاب المصلحة. وتعزز هذه الشفافية مشاركة أصحاب المصلحة وثقتهم، حيث يشعرون بأنهم على علم بالتقدم الذي يحرزه المشروع ويشاركون فيه.
المرونة والقدرة على التكيف: توفر الاتصالات المباشرة المرونة والقدرة على التكيف، مما يسمح لأصحاب المصلحة بالوصول إلى المعلومات بالتنسيق المفضل لديهم وفي الوقت المفضل لديهم. وهذا يستوعب تفضيلات الاتصال المختلفة ويضمن أن يتمكن أصحاب المصلحة من البقاء على اطلاع بالطريقة التي تناسبهم بشكل أفضل.
بشكل عام، يؤكد مبدأ PMP pull على تمكين أصحاب المصلحة، وتعزيز الشفافية، وتحسين الكفاءة في اتصالات المشروع. من خلال تبني منهجيات الاتصال pull، يمكن لمديري المشاريع تحسين مشاركة أصحاب المصلحة، وتبسيط الاتصالات، وفي النهاية، دفع نجاح المشروع. تساعد دورة PRINCE2 عبر الإنترنت أيضًا في التعرف على المفاهيم والمبادئ الرئيسية للاتصال pull.
أنواع الاتصالات السحبية
تتضمن أنواع اتصالات سحب PMP ما يلي:
مستودعات المستندات: منصات مركزية حيث يمكن لأصحاب المصلحة الوصول إلى مستندات المشروع والتقارير والتحديثات حسب الحاجة.
بوابات المعلومات: بوابات تعتمد على الويب توفر لأصحاب المصلحة إمكانية الوصول عند الطلب إلى معلومات المشروع والموارد وقنوات الاتصال.
أدوات إعداد التقارير ذاتية الخدمة: أدوات تمكن أصحاب المصلحة من إنشاء تقارير مخصصة واسترجاع بيانات مشروع محددة وفقًا لمتطلباتهم.
قواعد المعرفة: قواعد بيانات تحتوي على معلومات ذات صلة بالمشروع، والأسئلة الشائعة، وأفضل الممارسات التي يمكن لأصحاب المصلحة البحث فيها والوصول إليها بشكل مستقل.
مثال على التواصل عن طريق السحب
من أمثلة التواصل المباشر استخدام ويكي المشروع أو قاعدة المعرفة. يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى ويكي المشروع للعثور على معلومات حول عمليات المشروع والوثائق وأفضل الممارسات والدروس المستفادة. وبدلاً من انتظار التعليمات أو التحديثات، يمكن لأعضاء الفريق البحث بشكل استباقي عن المعلومات التي يحتاجون إليها لأداء مهامهم بشكل فعال. وهذا يعزز التعلم الذاتي ويمكّن أعضاء الفريق من المساهمة في نجاح المشروع من خلال الاستفادة من المعرفة والموارد الجماعية المتاحة في ويكي المشروع.
فوائد التواصل بالسحب
تتمتع عملية التواصل بالفوائد العديدة في إدارة المشاريع:
إشراك المزيد من الأشخاص: عندما يتمكن الأشخاص من الحصول على المعلومات بسهولة، يصبحون أكثر ميلاً للانضمام إلى المشروع والمساعدة فيه.
من الأسهل الفهم: عندما يتمكن الجميع من رؤية ما يحدث، يصبح من الأسهل عليهم فهم ما يجري.
عدم إعطاء الكثير من المعلومات: بدلاً من إعطاء الناس الكثير من المعلومات في وقت واحد، يمكنهم فقط الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها.
إنجاز الأمور بشكل أسرع: عندما يتمكن الأشخاص من العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها بسرعة، فإنهم يستطيعون إنجاز عملهم بشكل أسرع.
يسهل العمل معه: عندما يتمكن الأشخاص من اختيار كيفية وتوقيت الحصول على المعلومات، يسهل عليهم العمل على المشروع.
بشكل عام، يجعل التواصل المتبادل من الأسهل على الجميع فهم ما يحدث، وإنجاز عملهم بشكل أسرع، والعمل معًا بشكل أفضل.
سحب أدوات وتقنيات الاتصال
تتضمن أدوات وتقنيات الاتصال السحب ما يلي:
مستودعات المستندات: منصات مركزية حيث يمكن لأصحاب المصلحة الوصول إلى مستندات المشروع والتحديثات حسب رغبتهم.
لوحات معلومات المشروع: شاشات مرئية توفر بيانات المشروع في الوقت الفعلي والمقاييس وتحديثات الحالة.
قواعد المعرفة: قواعد بيانات تحتوي على معلومات ذات صلة بالمشروع، والأسئلة الشائعة، وأفضل الممارسات التي يمكن لأصحاب المصلحة البحث فيها والوصول إليها بشكل مستقل.
أدوات إعداد التقارير ذاتية الخدمة: منصات تمكن أصحاب المصلحة من إنشاء تقارير مخصصة واسترجاع بيانات المشروع المحددة وفقًا لمتطلباتهم.
بوابات المعلومات: بوابات تعتمد على الويب تتيح لأصحاب المصلحة الوصول إلى موارد المشروع وقنوات الاتصال والمعلومات ذات الصلة.
تعمل هذه الأدوات والتقنيات على تمكين أصحاب المصلحة من الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها، وتعزيز الشفافية والمشاركة والكفاءة في الاتصالات الخاصة بالمشروع.
أفضل الممارسات لتنفيذ الاتصال المتبادل
تتضمن أفضل الممارسات لتنفيذ اتصالات السحب ما يلي:
قنوات اتصال واضحة: إنشاء منصات يمكن الوصول إليها بسهولة لأصحاب المصلحة لاسترجاع المعلومات.
التدريب والدعم: تقديم التوجيه والموارد لضمان فهم أصحاب المصلحة لكيفية استخدام أدوات الاتصال الفعال.
التحديثات المنتظمة: حافظ على تحديث المعلومات وتحديثها بشكل دوري لضمان حصول أصحاب المصلحة على قيمة في الوصول إليها.
آليات التغذية الراجعة: تشجيع أصحاب المصلحة على تقديم التغذية الراجعة حول قابلية استخدام أدوات الاتصال السحب وفائدتها.
تجربة شخصية: تصميم قنوات الاتصال لتناسب تفضيلات واحتياجات أصحاب المصلحة، وتعزيز مشاركتهم.
من خلال تجربتي، أدى تنفيذ التواصل المباشر إلى تحسين شفافية المشروع وإشراك أصحاب المصلحة، مما أدى إلى تعاون أفضل ونتائج أفضل.
التواصل بالسحب والدفع
يوفر هذا الجدول نظرة عامة موجزة للاختلافات الرئيسية بين أساليب الاتصال الجذب والدفع في إدارة المشاريع:
توفر دورات SPOTO في إدارة المشاريع للمحترفين الطموحين والمتمرسين معرفة شاملة حول اتصالات السحب والدفع، بالإضافة إلى رؤى عامة حول مبادئ PMP.
خاتمة
إن التواصل المباشر، مع التركيز على حصول أصحاب المصلحة على المعلومات حسب الحاجة، يثبت قيمته في إدارة المشاريع. على سبيل المثال، في مشروع حديث، قدمنا قاعدة معرفية حيث يمكن لأعضاء الفريق استرداد المستندات والأسئلة الشائعة ذات الصلة. وقد مكن هذا النهج أعضاء الفريق من العثور على المعلومات بشكل مستقل، مما قلل من الاعتماد على التحديثات المستمرة. وبالتالي، شعر أعضاء الفريق بمزيد من المشاركة والإعلام، مما أدى إلى تحسين التعاون ونتائج المشروع. لا يعمل التواصل المباشر على تبسيط تدفق المعلومات فحسب، بل يعزز أيضًا رضا أصحاب المصلحة ونجاح المشروع.